الموضوع: نموذج مقترح لوضع نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة

نموذج مقترح لوضع نظام متكامل
لإدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة


أولاً : اعداد النظام المتكامل :
يستغرق اعداد وتدشين النظام مدة لا تتجاوز ستة وقد تحددت عناصر الخطة في المراحل التالية :

1. دراسة نوع/طبيعة الإدارة Type of Management:
وفي هذه المرحلة يتم دراسة الاسلوب الحالى المتبع في الادارة وبيان نقاط القوة التي تميزه وكذلك نقاط الضعف التي يجب معالجتها على الفور، كما يتم استعراض أنماط الإدارة العالمية المتبعة للوقوف على بديل مناسب إذا كان ذلك مطلوباً.
ويتم ذلك عن طريق اجتماع يضم كافة المستويات الادارية وكافة الأقسام وصولاً الى المدير العام.
وفيما يلي الموضوعات التي يتم مناقشتها في الاجتماع:
a. بيان الهدف من الاجتماع وشرح فكرته
b. عرض عدد من الأنماط الادارية المتبعة
c. محددات اختيار نمط إداري معين
d. توصيف النمط الاداري المتبع حالياً
e. تشخيص نقاط القوة في النمط الحالي
f. تشخيص نقاط الضعف في النمط الحالى
g. اقتراح أساليب العلاج

2. بناء الهيكل التنظيمي :
الاساس لجميع عمليات وأنشطة إدارة الموارد البشرية اللاحقة من:
1) تخطيط الموارد البشرية
2) وضع كافة نظم العمل : أجور – تدريب – أجازات – تدرج وظيفي ..الخ
3) القيام بعملية الوصف الوظيفي
وفي هذه المرحلة سنبدأ برسم الهيكل التنظيمي الحالى ودراسة ملائمته لمراحل العمل وهل سيكون من المفيد اجراء تعديلات في الهيكل الحالى بحيث يتم اضافة أو دمج وحدات وما الى ذلك.
على أن الهدف النهائي سيكون بناء هيكل تنظيمي قوي يتناسب ومتطلبات العمل


3. الوصف الوظيفي :
تهدف هذه العملية الى تحقيق المعيارية والقياسية في اختيار الموظفين لشغل الوظائف وذلك عن طريق اعداد بطاقات الوصف الوظيفي التي تشمل على :
1) المسمى الوظيفي
2) موقع الوظيفة على الهيكل التنظيمي
3) نوع الاشراف على الوظيفة (إشراف مباشر – غير مباشر)
4) المسمى الوظيفي للمشرف
5) مهام ومسئوليات شاغل الوظيفة
6) ظروف العمل المثلى
7) الأدوات الواجب توافرها لآداء مهام الوظيفة
8) الخبرات العملية المطلوبة
9) التأهيل العلمي المطلوب
10) القدرات والمهارات المطلوبة
وسيتم أولا الاتفاق على المسميات الوظيفية المستخدمة بحيث تكون موحدة ومحددة، يلي ذلك الخطوات التالية:
1) اختيار نموذج التوصيف الوظيفي المناسب
2) تحديد أولويات الوصف الوظيفي وترتيب الوظائف حسب نوعها والبدء بالوظائف في المستوى الاداري الادنى
3) البدء في توزيع النماذج على العاملين وتحديد موعد لاستلامها مستوفاه
4) بعد الانتهاء من كافة الوظائف في المستوى الاداري الأدنى، يتم تصعيد النماذج الى المستوى الاداري الأعلى لمراجعتها واضافة وحذف ما يجب من المسئوليات والمهام وغيرها
5) بعد الانتهاء من استيفاء النماذج من جانب المستوى الاداري الاعلى يتم تصعيدها الى المستوى الاداري النهائي لاضافة وحذف وتعديل ما تم كتابته في المستويين السابقين
6) بذلك نكون قد انتهينا من استيفاء نماذج الوصف الوظيفي فتبدأ المرحلة الأهم وهي إجراء التوصيف الوظيفي للوظائف المختلفة
7) وبعد الانتهاء منها يكون قد تم الانتهاء من هذه المرحلة تماماً ونبدأ في الاستخدام الفعلى للبطاقات في سياسات التعيين والتدريب وتخطيط الموارد البشرية


4. اعداد اللوائح المنظمة لسير العمل:
وفي هذه المرحلة يتم اعداد اللوائح الداخلية المنظمة لسير العمل والتي تحدد :
1) نظام التعيين والتدرج الوظيفي (طريقة الاختيار – المقابلة الشخصية - العلاقات مع جهات التوظيف – قاعدة معلومات التوظيف)
2) نظام الأجور
3) الحضور والإنصراف والعمل الاضافي
4) نظام الحوافز والمكافآت (تحفيز مادي – تحفيز معنوي)
5) نظام التدريب وتنمية الآداء (موظفون جدد – موظفون)
6) الاجازات
7) نظام تقييم الآداء
8) نظام الجزاءات

5. الدراسات والمعدلات الدورية :
في هذه المرحلة يتم حصر ودراسة المعدلات الدورية التي ستقوم ادارة الموارد البشرية بعملها بصورة دورية وعرضها على الادارة ومنها :
1) معدل الانتاج قسم/شهر
2) معدل الانتاج عامل/شهر
3) معدل دوران العمالة
4) معدلات أخرى
5) دراسات تقييمة


ثانياً : أنشطة حالية :
هناك بعض الأنشطة التي يجب البدء فيها حالياً وهي:

6. نظام تقييم الاداء:

لماذا نقيم الآداء؟
الهدف الاساسي من تقييم الاداء هو الوقوف على معدل تحقق الخطة الموضوعة سلفاً، تشخيص العوائق التي تحول دون ذلك. وتقييم الاداء هو العملية الوحيدة التي يمكن من خلالها تقييم نظام العمل بكامله، بحيث يتعرض التقييم لكافة الجوانب والأنشطة المتصلة بآداء الفرد والمؤثرة فيه بالسلب أو الإيجاب.
فنحن عندما نقيم أداء الافراد نقيم اداء النظام بكامله






خطوات تقييم الاداء:
يتم اختيار نماذج التقييم المناسب لكل وظيفة فهناك نماذج للوظاءف الفنية وأخرى للوظائف الخدمية تختلف فيما بينها في عناصر التقييم ودرجات التقييم أيضاً وذلك على النحو التالي :
يتم التقييم بصورة ربع سنوية
تقوم ادارة الموارد البشرية بتعبئة النماذج الخاصة بالوظائف وتسليمها للسادة مشرفي الأقسام
يقوم مشرفي الأقسام بتقييم أداء الافراد من النواحي الإنتاجية والفنية وذلك بوضع درجة معينة أمام كل عنصر من عناصر التقييم
ترد النماذج الى ادارة الموارد البشرية لتقييم الجوانب السلوكية للأفراد بناء على عدد أيام الغياب التي قام بها الفرد وعدد ساعات التأخير وعدد أيام الجزاءات الموقعة عليه خلال فترة التقييم
تقوم ادارة الموارد البشرية باحتساب التقييم العام بخصم درجات التقييم السلوكي من الدرجات الانتاجية والفنية
ويعد الكشف النهائي للتقييم ويصعد الى السيد المدير العام للاعتماد
يتم عمل اخطار لكل فرد يوضح فيه التقييم الانتاجي والفني والتقييم السلوكي والتقييم العام
في حالة ورود تظلمات بخصوص التقييم الفني يتم ارسالها الى مشرف القسم المختص لمناقشة الفرد بشأنها
في حالة ورود تظلمات بخصوص التقييم السلوكي تقوم ادارة الموارد البشرية بحصر باعلام المتظلم بالعناصر التي تم تقييمه بناء عليه ودرجات كل عنصر بالتفصيل ومناقشة ذلك معه (حتى يتم تلافي أي اخطاء تكون قد حدثت اثناء احتساب أيام الغياب والجزاءات وساعات التأخير)
يتم وضع صورة من اخطار تقييم الأداء بملف الفرد
في حالة وجود أخطاء يتم تعديل الكشف النهائي وحفظه ويضاف اليه الاحصائيات التالية :
نسبة التقييم "ممتاز" بالنسبة للمؤسسة ككل
نسبة التقييم "جيد" بالنسبة للمؤسسة ككل
نسبة التقييم "مقبول" بالنسبة للمؤسسة ككل
نسبة التقييم "ضعيف" بالنسبة للمؤسسة ككل

نسبة التقييم "ممتاز" بالنسبة لكل قسم
نسبة التقييم "جيد" بالنسبة لكل قسم
نسبة التقييم "مقبول" بالنسبة لكل قسم
نسبة التقييم "ضعيف" بالنسبة لكل قسم


تحليل تقييم الاداء:
تقوم ادارة الموارد البشرية بناء على تقييم الاداء باعداد تقرير يحلل المعدل العام للتقييم في كل قسم والاسباب التي جعلت التقييم بهذا الشكل وما يجب اتخاذه من إجراءات لرفع آداء العاملين

7. وضع خطة تنمية وتطوير آداء الافراد :
متى نحتاح اليها :
يتم الاستعانة بهذه الخطة في احدى حالتين :
1. دخول افراد جدد الى فريق العمل : غالباً ما يحتاج الموظفون الجدد الى تنمية مهاراتهم في جانب معين وتدريبهم على اكتساب مهارات جديدة
2. انخفاض مستوى الاداء الخاص بالفرد أو ثباته عند حد معين
وفيما يلي نشرح الحالتين بشئ من التفصيل :
1. إعداد خطة توجيه الموظفين الجدد:
وهي خطة لمدة ثلاثة شهور يتم اعدادها بهدف توجيه الموظف الجديد وتوفير التغذية المرتجعة له وحل ما قد يواجهه من صعوبات أو عوائق تحول دون تقدمه في اكتساب الخبرات على النحو التالي :
i. بعد اتخاذ القرار بتعيين الموظف الجديد يتم وضعه تحت التعيين لمدة ثلاثة أشهر.
ii. يقوم مسئول الموارد البشرية بمقابلة الموظف الجديد لتعريفه بنظام التوجيه والارشاد وكيفية التصرف عند وجود عائق ما أو الحاجة الى معلومات حول موضوع معين
iii. يقوم مشرف القسم بتحديد نقاط الضعف في اداء الموظف الجديد وعمل خطة زمنية لعلاجها (خطة تنمية آداء موظف جديد) كما يقوم بتدريب الموظف والاشراف المباشر على عمله وتقديم التغذية المرتجعة له بصورة فورية
iv. في حالة وجود مشكلات أخرى ترتبط بأدوات العمل أو النواحي الادارية أو الحاسوبية أو غيرها يقوم الموظف الجديد بالاستفسار من ادارة الموارد البشرية التي تقوم على حل المشكلة أو توفير المعلومات المطلوبة عن طريق الاتصال بالشخص المسئول والوقوف على المشكلة حتى يتم حلها.
v. يقوم مشرف القسم وادارة الموارد البشرية بإعداد تقرير شهري حول أداء الموظف والنواحي السلوكية والاجتماعية للموظف والتقدم الذي تم تحقيقه في علاج نقاط الضعف لديه أو إكسابه مهارات جديدة ويصعد هذا التقرير الى المدير العام
vi. في نهاية فترة التدريب يتم عمل تقرير شامل يشمل توصيف فني ودقيق للجوانب المهارية لدى الموظف وما تحقق من الخطة التي وضعت لتطوير آداره وتنمية مهاراته، مذيلاً برأي المشرف في استمرار الموظف من عدمه أو نقله الى وظيفة أخرى.
المدة الزمنية : اسبوع
2. انخفاض مستوى الاداء الخاص بالفرد أو ثباته عند حد معين
وهذه الخطوة تعتمد على نتائج عملية الاداء التي سبق تنفيذها وذلك على النحو التالي:
1. تقوم ادارة الموارد البشرية بحصر الافراد الذي يقل آدائهم أو يساوي "جيد"
2. تقوم الادارة بمناقشة أسباب ذلك مع مشرف كل قسم وتطلب منه تحديد نقاط ضعف الفرد وكيفية علاجها وما المهارات التي يجب اكسابها للفرد لرفع معدل آداءه
3. يتم عمل خطة تطوير وتنمية آداء الموظف عن طريق مشرف القسم بمشاركة ادارة الموارد البشرية وتحدد هذه الخطة ما يلي:
i. اسم الموظف
ii. تاريخ تعيينه
iii. المسمى الوظيفي
iv. آخر ثلاثة تقييمات آداء حصل عليها الموظف
v. اسباب انخفاض معدل الاداء
vi. المدة الزمنية لتنفيذ الخطة
vii. المهارات التي يجب اكسابها له والمدة الزمنية لكل منها
viii. مستوى الاتقان المطلوب لكل مهارة
ix. البدائل المتوفرة في حالة عدم حدوث التحسن المطلوب (نقل – تحويل مسار وظيفي – دورات تدريبية متخصصة – الاستغناء)
x. توقيع مشرف القسم ومسئول الموارد البشرية
xi. توقيع الموظف بالعلم وموافقته على نتائج خطة تطوير الاداء

8. اعداد دليل الموظف:
دليل الموظف هو عبارة عن كتيب صغير يقدم تعريفاً بالمؤسسة وأنشطته وأقسام العمل داخله وتعريف موجز بكل قسم، كذلك يبين الهيكل التنظيمي للمؤسسة ووحداته وأسماء الاشخاص الشاغلين لهذه الوحدات
ويعرف الموظف بالاجراءات المتبعة في انجاز المهمات المختلفة الادارية وغيرها مثل كيفية اعتماد اجازة سنوية أو مرضية أو إمكانية العمل لساعات اضافية وكيف تحتسب ....الخ
الخطوات التنفذية لاعداد دليل الموظف :
i. تقوم ادارة الموارد البشرية بتعريف السادة رؤساء الاقسام الانتاجية والمعاونة بمشروع الدليل وتحدد لهم عدد من الاسئلة ليجيبوا عنها والتي تقدم تعريفاً بأقسامهم وما يسند اليهم من ادوار وتحدد مدة زمنية للحصول على المعلومات مستوفاه
ii. تقوم ادارة الموارد البشرية باعداد المعلومات وتحريرها وتجهيزها على الشكل المناسب وعرضها على السادة مشرفي الاقسام لإبداء الرأي
iii. بعد ورود التعديلات – اذا وجدت تعديلات – يتم تنفيذها ورفع الشكل النهائي للسيد المدير العام لإبداء الرأي والاعتماد
iv. يتم طباعة الدليل وتوزيعه على الموظفين الحاليين، واعتبار تسليمه للموظف الجديد احد اجراءات التعيين فيما بعد.
v. يوضع في الحسبان اجراء التعديلات المطلوبة كل فترة من الزمن على مادة الدليل اذا كان هناك ما يجب تعديله.


9. اعداد النشرة الشهرية:
مراحل الاعداد :
i. نشر الفكرة بين العاملين للمشاركة في مادة النشرة.
ii. تحديد حجم النشرة المناسب وعدد أبوابها.
iii. تحديد معايير قبول الموضوعات التي ستنشر بالنشرة.
iv. اختيار محرر النشرة الذي سيوكل اليه عملية اعداد وتحرير مادة النشرة.
v. البدء في استلام المشاركات من الزملاء.
vi. اختيار الموضوعات التي يتم وضعها بالنشرة والموضوعات التي ترحل الى اعداد قادمة ورفض الموضوعات التي لا تنطبق عليها معايير الاختيار.
vii. البدء في اعداد العدد الأول للنشرة
viii. عرضه على المدير العام لابداء الرأي
ix. يتم تعديل ما ورد من تعديلات ثم يتم نشر النشرة


10. دراسة الاحتياجات التدريبية الحالية

في هذه المرحلة من مراحل العمل وبناء على ما لوحظ من وجود عقبات فنية لدى العاملين خاصة الجدد منهم لذلك يجب دراسة الاحتياجات التدريبة للوقوف على الجوانب التي تحتاج الى تدريب عملي لتقويتها لدي العاملين ووضع الخطة لتنفيذ التدريب بصورة تحقق رفع الاداء
وبناء على نتائج هذه الدراسة يتم وضع خطة تدريب فورية وتنفيذها تلافياَ للمشكلات التي تشكل عائقاً أمام العاملين
وهنا نشير الى انه يمكن حصر وعلاج المشكلات ونقاط الضعف في اداء العاملين باستخدام هذه الطريقة أو باستخدام خطة تطوير وتنمية اداء العاملين وان كانت خطة تطوير العاملين تعطي نتائج أشمل وتتناول جوانب متعددة تؤثر على اداء العاملين وليس فقط النواحي التدريبية