أثناء دورة اعداد القادة كنت اشرح مجموعة من المهارات التي تحول المدير إلى قائد.
وقال لي عبد الله الذي يوشك أن يترقى أنه يبذل ما في وسعه غير أن لديه عائق في عدم قدرته على إعداد تقرير جيد فأجبته بالتالي.
يعتبر التقرير احد الوسائل الهامة لنجاح الموظف مهنيا.
واعداد تقرير بشكل احترافي ليس صعبا كما يتخيله البعض.
فقط ركز معي على أربع خطوات:
الخطوة الاولى: نشأة التقرير.
والمقصود بنشأة التقرير ما السب الذي يجعلك تكتب تقريرا؟
والحقيقة أن هناك عدة اسباب تجعلك تكتب تقريرا أهمها الاتي:
1. أن يطلب منك مديرك أن تكتب تقريرا: وفي هذه الحالة قد يكون التقرير روتيني ومعروف مسبقا العناصر التي ستكتب فيه مثال التقارير البيعية.
2. أن يطلب منك مديرك أن تكتب تقريرا سوف يتم كتابته لاول مرة ومثل هذه التقارير تعتبر فرصة للموظف ليثبت فهمه ومدى كفائته فعلى الموظف أن يجلس مع المدير ويتعرف على المحاور التي تهمه في التقرير.
3. أن تعد تقريرا من نفسك ودون أن يطلب منك مديرك: وغالبا يكون هذا النوع بغرضين إما التطوير أو عرض مشكلة قائمة بهدف علاجها.
إن معرفة سبب نشأة التقرير ستوجهك في الخطوات التالية بكفائة.
الخطوة الثانية: جمع بيانات التقرير.
من أين أبدء وكيف أنتهي؟ هذا أهم سؤال يواجه من يريد أن يكتب تقريرا.
اكتب جميع العناصر التي سيحتوي عليها التقرير سواء كانت معروفة مسبقا أو كانت تحتاج منك التفكير.
وعليك في هذه الحالة استشارة المعنين بالامر من الزملاء أو من لهم مصلحة والرجوع إلى الوثائق والمستندات والمواقع الإليكترونية اللازمة في جمع البيانات والمعلومات اللازمة.
خذ وقتك في جمع البيانات ـ حسب الوقت المتاح أمامك ـ حتى تتأكد من صحة وموثوقية البيانات.
ثم راجع البيانات والمعلومات حتى تستقر على البيانات والمعلومات النهائية للتقرير.
الخطوة الثالثة: قسم التقرير على ثلاثة أبواب.
الباب الاول: لخص هذا التقرير فيما لا يتجاوز صفحة أو أقل إن استطعت.
واكتب في البداية إن هذا التقرير أعد بغرض كذا وتاريخ العمل به والمصادر التي جمعت منها معلوماتك ثم أكتب العناصر كلها بشكل مختصر.
الباب الثاني: عناص التقرير.
وهي المعلومات والبيانات التي قمت بجمعها في الخطوة السابقة.
وسر الاحتراف هنا هو تعليقك وأبداء رأيك كلما لزم الأمر على عنصر من العناصر
فمثلا تقول بعد البيانات التي جمعتها:
- إني أري أن هذا مؤشر جيد لنقوم بكذا
- وجه نظري أن نتريث في فعل كذا.
- وأرى أنه من الضروري قياس رضا الموظفين.
- ... الخ.
الباب الثالث: ملخص التقرير.
والاحترافية في تلخيص التقرير أن يكون في شكل جدول Table ـ خانات رأسية وأفقية بحيث تساعد المدير أن ينظر لها ويتذكر التقرير كله ويفضل أن تكون مختصرة قدر الاستطاعة وبدون شرح.
الخطوة الرابعة: تطوير التقرير.
والان أمامك طريقتان لتحسين التطوير
الطريقة الأولى: استخدام الرسومات البيانية والجداول لتوضيح جميع بيانات وهي سهلة جدا فمثلا يمكنك عرض دوران العمالة بالشركة بشكل سنوي على شكل رسم بياني يمكن من يشاهده بمعرفة أكثر السنوات وأقلها دوران العمالة.
الطريقة الثانية: وضع بعض الصور مع النصوص Text الكثيرة لإنها تكسر حدة الملل وتمكن المدير من قرأة التقرير بشغف.
وأخيرا ضع فهرس في النهاية لهذا التقرير.
د. سامر عوض
إستشاري ومدرب موارد بشرية
https://www.facebook.com/sameraalawad