إجرائية الإتصال الداخلي

-

إجرائية الإتصال الداخلي
HR - PD – 001 - Rev. (00)

البيان أعـــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــدَّه اســــــــــــــــــــتــ عــرضــــــه وافــــــــــــــــــق عليــــــــــــــــــــــ ـــــه
الاســــــــــــــــــــم
الــوظــيــــفـــــــــــ ـة
التـــوقيـــــــــــــــع
التـــــــاريــــــــــــ خ


عدد النسخ عدد الصفحات
- 1 - - -





الـمــحــتـــويــــــــــ ــــــــات
م المحتوى رقم الصفحة





قـائــمــة الـتـعـديـــــلات
رقم الاصدار التاريخ رقم الصفحة البند ملخص التعديل الجهة الطالبة













إجرائية الإتصال الداخلي
الهدف :
1- تحقيق الاتصال الداخلي الفعَّال، ومشاركة جميع عمال الشركة في صنع القرار.
2- فتح قنوات فعَّالة بين كل المستويات الإدارية وفق الهياكل التنظيمية بمايضمن سلاسة مرور المعلومات بين مختلف المستويات الإدارية.
3- تنمية المعلومات وتكامل صورة الأفكار بين جميع الموظفين.
4- إستطلاع جميع الآراء من كافة المستويات لإتخاذ قرارات سليمة.
5- تصحيح أي معلومة خاطئة أو مواقف مظللة أو غموض في السياسات أو إشاعات مغرضة.
6- إعداد العاملين لأي تغيير في الأساليب أو البيئة بواسطة تزويدهم بالمعلومات الضرورية مقدماً.
7- تشجيع العاملين على تقديم أفكارهم واقتراحاتهم لتحسين الإنتاج أو بيئة العمل وإعتماد الإدارة العليا على كافة المستويات الإدارية كمصادر لصنع القرار .
8- تحسين العلاقات بين الموظفين والإدارة بالمحافظة على قنوات الاتصال مفتوحة.
9- تعزيز العلاقات الاجتماعية بين الموظفين بتعزيز الاتصالات بينهم.
10- بناء نموذج تنسيقي متكامل بين مختلف الإدارات بما يضمن تحقيق أهداف الشركة.
11- إشراك جميع العاملين في وضع الأهداف والخطط للشركة .



وسائل التصال :
1- الوسائل الشفهية : وهي الوسائل لتي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به شفاهه عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل (المقابلات الشخصية ، والمكالمات الهاتفية ، والندوات والاجتماعات ، المؤتمرات) ، ويعتبر هذا الأسلوب أقصر الطرق لتبادل المعلومات والأفكار وأكثرها سهوله ويسراً وصراحة .
2- الوسائل الكتابية : وهي الوسائل لتي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الكلمة المكتوبة مثل ( االنظام الداخلي ودليل الموارد البشرية والتقارير والتعاميم والمذكرات والمقترحات والشكاوى ...إلخ) وتتم عن طريق ( الفاكس. البريد الالكتروني، البريد الرسمي ، شبكة الكمبيوتر، شبكة الانترنت ) .
الإجراءات:
3- يتم الإتصال بين الرؤساء والمرؤوسين والمرؤوسين والرؤساء ضمن الإدارات ويستخدم لمراجعة الخطط اليومية ومتابعة الأعمال .
4- يتم الإتصال بين المستويات الإدارية على المستوى الأفقي أو العمودي بما يخدم تحقيق الأهداف المرحلية والمستقبلية للشركة .
5- يتم التواصل المباشر بالنسبة للمدراء مع الإدارة العليا بشكل مباشر .
6- تتواصل المستويات الإدارية الوسطى والدنيا مع الإدارة العليا عن طريق المدراء أو عن طريق الإجتماعات الشهرية أو الجولات التي تقوم بها الإدارة العليا أو من ينوب عنها.
7- مديرية الشؤون الإدارية هي المسؤولة عن إصدار وتوزيع القرارات والتعاميم ونشرها في لوحات الإعلانات وإبلاغ كافة العمال بها.
8- إدارة الموارد البشرية مسؤولة عن التعاميم أو الإعلانات الخاصة بالموارد البشرية وتوزيعها في لوحات الإعلانات وعبر الإيميل والكتب الرسمية وإبلاغ كافة العاملين بها.
9- يقوم المدراء بإصدار التعاميم عبر الإيميل الداخلي بما يخص عملهم.
10- يقوم المدراء بالدعوة لإجتماعات تضم باقي المدراء فيما يخص عملهم بعد الحصول على الموافقة الشفهية للإدارة العليا.
11- تعتمد الموافقات الإلكترونية الصادرة من الإدارة العليا في كافة القرارات .
12- مكتب المدير العام هو المسؤول عن تنسيق عميلة التواصل مع المدير العام مع كافة المستويات الإدارية .














توزيــــع الـســـــلطة وإجــراءات المـســــــؤولـيـة
الهدف :
1- تحقيق الاتصال الداخلي الفعَّال، ومشاركة الأفراد في صنع القرار.
2- تفويض السلطات، وتصميم الإجراءات، وتوزيع الأعمال بين مختلف مستويات الهيكل التنظيمي.
3- توفير القواعد والوسائل اللازمة لتقييم أداء العاملين.
4- تحديد العلاقات، ولمن يتبع كل شخص، ومن هم الأشخاص الذين يتبعون له، وتطبيق نطاق الإشراف.
5- خلق تنسيق واضح في الأعمال، والقضاء على الازدواجية.
6- إزالة العقبات، وتضمين الأداء، وتوفير الشكل الأسرع والأنسب لزيادة الفاعلية والانتاج.
7- تقليص التكاليف من خلال الاعتماد على أفضل التدابير والممارسات الإدارية.
8- زيادة الابتكار وتنمية الابداع في كافة إدارات ومصانع الشركة.

الإجراءات:
1- تقوم إدارة الموارد البشرية بوضع الهيكل التنظيمي لكافة إدارات وأقسام ومصانع الشركة بالتنسيق مع فرق العمل في الإدارات والأقسام والمصانع.
2- يتم الاتفاق على الهيكل التنظيمي بين إدارة الموارد البشرية والإدارة المعنية، ثم يتم عرضه على المدير العام لإعتماده.
3- تقوم إدارة الموارد البشرية بوضع الوصف الوظيفي لكل إدارات وأقسام الشركة، بناءً على الهيكل التنظيمي الذي تمَّ اعتماده من قِبَل المدير العام وبالتنسيق مع الإدارة المعنية.
4- تقوم إدارة الموارد البشرية بعرض الوصف الوظيفي على الإدارة المعنية بعد الانتهاء منه، وذلك لإجراء أي تعديل أو زيادة أو توضيح أو حذف.
5- بعد إجراء التعديلات اللازمة، تقوم إدارة الموارد البشرية بعرض الوصف الوظيفي على المدير العام لاعتماده.
6- بعد اعتماد الوصف الوظيفي من قِبَل المدير العام، تقوم إدارة الموارد البشرية بتسليمه إلى الإدارة المعنية، ويتم أخذ توقيع بالاستلام من كل فرد استلم وصفه الوظيفي.
7- تقوم إدارة الموارد البشرية بحفظ نسخة من كل وصف وظيفي تم تسليمه إلى الإدارة المختصة أو المعنية بذلك.










[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.png[/IMG]تخطيط القوى العاملة والإختيار والتعيين
1. تخطيط القوى العامله:
1.1 الأهداف:
· وضع خطة العمالة السنوية للشركة والعمل على تطبيقها في التواريخ المحددة لتحقيقها.
· تحديد الميزانية التقديرية السنوية المتعلقة بالمرتبات والمزايا النقدية والعينية للعمالة.

1.2 الإجراءات:
· تعتمد إجراءات تخطيط الموارد البشرية على أساس الأهداف الإستراتيجية للشركة والخطة المتكاملة لتحقيق الأهداف.
· في الأسبوع الأول من شهر أكتوبر من كل عام ميلادي، تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال نموذج”خطة العمالة السنوية للإدارة”إلى كافة إدارات الشركة، بالإضافة إلى كشف موضح فيه الوظائف المتوقع شغرها نتيجة لإنهاء خدمات شاغليها لأى سبب (بلوغ سن التقاعد – إنتهاء عقد العمل المحدد المدة – الترقية – النقل – الإنتداب).
· يقوم المدير المختص بالتعاون مع فريق العمل بدراسة وتحليل التغييرات المرتقبة في إدارته، ثم تحديد العدد المطلوب من العمالة موزعاً على فترات العام الميلادي القادم (أربع فترات وكل فترة تمثل ثلاثة أشهر) وإعادة النموذج إلى إدارة الموارد البشرية مدعماً بالمبررات المناسبة وذلك في موعد غايته الأسبوع الأول من شهر نوفمبر من ذات العام الميلادي.
· تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة خطط العمالة والتغييرات في الإدارات في ضوء البيانات المقدمة إليها والأهداف الإستراتيجية للشركة، ويتم عرضها على الإدارة العليا للموافقة والإعتماد.
· بناءً على خطط العمالة والإدارات المعتمدة، تقوم إدارة الموارد البشرية بإصدار خطة العمالة السنوية والتى تتضمن الموازنة التقديرية السنوية المتعلقة بالمرتبات والمزايا النقدية والعينية للعمالة الجديدة وعرضها على الإدارة العليا للموافقة والإعتماد في موعد غايته نهاية شهر نوفمبر من ذات العام الميلادي، ويخضع أي تعديل على خطة العمالة السنوية المجمعة المعتمدة لدراسة فريق إدارة الموارد البشرية وإعتماد الإدارة العليا.
· يتم إرسال نسخة من خطة العمالة السنوية المعتمدة إلى المدير المالي الرئيسي لإدراج الميزانية التقديرية السنوية للعمالة ضمن الميزانية العامة للشركة.
· عند وجود ضرورة إلى طلب عمالة غير واردة في خطة العمالة السنوية المعتمدة، يقوم المدير المختص بتحرير نموذج”طلب إحتياجات وظيفية”وإرساله إلى إدارة الموارد البشرية مدعماً بالمبررات المناسبة وبمدة لا تقل عن شهر من التاريخ المطلوب لشغل الوظيفة، والذي يقوم بدوره بدراسة الطلب وعرضه وإعتماده من الإدارة العليا، ويتم إدارجه بالتقرير الخاص بتنفيذ خطة العمالة السنوية.
· تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل بطاقة التوصيف الوظيفي للوظائف الجديدة وإتباع الأسس التالية:
أ#. مناسبة بطاقات التوصيف الوظيفي للأهداف التى توضع من أجلها، والمتمثلة في إتخاذها وسيلة لأغراض تقييم وترتيب الوظائف، وأساساً للتتعيين، ثم قياس أداء العاملين شاغلى هذه الوظائف، بالإضافة إلى التحديد الواضح للمحتوى الوظيفي لكل منها.
ب#. وضع مسمى واضح لكل وظيفة يعكس طبيعة عملها ووضعها في الهيكل التنظيمى.
ت#. تحديد العلاقات الإشرافية والتنظيمية لكل وظيفة بما لا يتعارض مع الوظائف الأخرى وبما يحقق التكامل بينها.
ث#. تحديد الحد الأدنى المقبول لشروط شغل الوظيفة دون مغالاة أو تفريط بما يسهل لإدارة الموارد البشرية تعيين العناصر المناسبة لأداء الأعمال وبالتكلفة المناسبة.
ج#. مراعاة التوسعات المستقبلية والزيادة المتوقعة في حجم أعمال الشركة وما يتطلب ذلك من إلمام كل عامل بالشركة إلماماً تاماً بدوره ومسئوليته في تحقيق أهداف الشركة وزيادة حجم وجودة منتجاتها.


[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image004.jpg[/IMG]
2. الإختيار والتعيين:
2.1 الهدف:
تهدف سياسة الإختيار والتعيين إلى وضع النظام وإصدار التعليمات وتحديد المسئوليات لدعم الشركة بالعناصر البشرية المؤهلة علمياً وعملياً لشغل الوظائف الشاغرة بالهيكل التنظيمى المعتمد وذلك لتطوير الأداء وتحقيق الأهداف الإستراتيجية للشركة.

2.2 مجال التطبيق:
تطبق هذه السياسة على جميع المتقدمين للعمل بالشركة وعلى كافة المستويات الوظيفية.

2.3 المسؤولية :
تكون إدارة الموارد البشرية مسؤولة عن إصدار و/أو تعديل وتنفيذ أسلوب الإختيار والتعيين وذلك بعد إعتماد الإدارة العليا.
2.6 المقابلات الشخصية:
1. بالنسبة للمتقدمين من داخل الشركة:
· يخضع العامل المتقدم لشغل الوظيفة الشاغرة لكافة الإختبارات الفنية والمقابلات الشخصية التي تحددها إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع باقي الإدارات وذلك لتحديد مدى مناسبته لشغل الوظيفة المتقدم لها.
· في حالة ثبوت مناسبة العامل المتقدم لشغل الوظيفة المنوه عنها، تقوم إدارة الموارد البشرية بإتخاذ الإجراءات اللازمة لنقل أو ترقية العامل للوظيفة الشاغرة وذلك بإستيفاء البيانات الواردة في نموذج ” تغيير وظيفي” وموافقة كل من المدير المباشر والمدير الجديد وموافقة مدير إدارة الموارد البشرية والإدارة العليا.



2. بالنسبة للمتقدمين من خارج الشركة:
· إستلام وتصنيف طلبات العمل:
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بإستلام كافة طلبات العمل الواردة من مختلف الصادر الداخلية والخارجية وتسجيلها في نظام الحاسب الآلى.
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بتقييم طلبات العمل مقارنة بالتوصيف الوظيفي المعتمد وفرزها على النحو التالي:
1. طلبات مرفوضة: وهى الطلبات التى لا ينطبق عليها الحد الأدنى من شروط شغل الوظيفة/الوظائف الشاغرة.
2. طلبات مقبولة: وهى الطلبات التى ينطبق عليها الحد الأدنى من شروط شغل الوظيفة/الوظائف الشاغرة.

· إجراءات عقد المقابلات الشخصية والإختبارات الفنية:
1. تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال طلبات العمل المقبولة إلى فريق العمل المختص لمراجعتها وتحديد مدى مطابقة الخبرات والمؤهلات في المتقدمين مقارنة بمتطلبات الوظيفة/الوظائف المطلوب شغلها.
2. يقوم فريق العمل المختص بإعداد كشف بأسماء المرشحين المطلوب إستدعائهم للمقابلات الشخصية والإختبارات الفنية وإرساله لمدير الموارد البشرية وتحديد المواعيد المناسبة للمقابلات والإختبارات الفنية.
3. تقوم إدارة الموارد البشرية بالإتصال بالمرشحين للمقابلات الشخصية وفقاً للموعد المحدد لكل مرشح وتقوم إدارة الموارد البشرية بإستيفاء بيانات المرشحين عند البدء لإجراء المقابلات الشخصية الموضحة بنموذج بيان المرشحين للمقابلة الشخصية .
4. يتم تشكيل فريق عمل المقابلات الشخصية والذي يضم كل من:
§ مدير أو أحد أخصائيي الإدارة المركزية التي يتبع لها الطلب.
§ أحد الخبراء المختصين بالإختصاص أو أكثر ويمكن الإستعانة بأخصائي من خارج الشركة في حال عدم وجود أخصائيين بكفاءة عالية .
§ أحد أعضاء فريق عمل إدارة الموارد البشرية.
5. يقوم كافة أعضاء فريق عمل المقابلات الشخصية بتقييم المرشحين بإستخدام نموذج”تقرير المقابلة الشخصية”.
6. يتم تجميع نتائج تقارير المقابلة الشخصية في ملف واحد والذي يوضح ترتيب المرشحين وتوصية فريق العمل وتقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال خطابات شكر للعناصر المرفوضة بناءً على نتيجة لجنة المقابلات الشخصية وذلك بإستخدام نموذج”خطاب شكر”.
7. تقوم إدارة الموارد البشرية بإبلاغ العمال المقبولين وإبلاغهم برواتبهم التي توضع وفق سلم الرواتب والأجور المعتمد من الإدارة العليا.
8. يقوم العمال المقبولين بتسليم أرواقهم في قسم شؤون العاملين وتقوم إدارة الموارد البشرية بتوقيعهم على إخطارات التعيين وتسليمهم لدليل الموارد البشرية واللائحة الداخلية والوصف الوظيفي.
9. تقوم إدارة الجودة والسلامة المهنية بتعريف العمال الجدد بأساليب الصحة والسلامة المهنية.
10. يقوم العامل بالمباشرة في عمله.







[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image006.jpg[/IMG]
1. التدريب:
1.1 الأهداف:
§ يهدف نظام التدريب للعاملين بالشركة إلى ما يلى:
· إظهار نقاط القوة والضعف لدى العاملين للعمل على تطوير وتحسين الأداء.
· تأهيل العاملين الجدد للتكيف مع ظروف العمل بالشركة.
· توضيح إمكانية الترشيح لشغل وظيفة أعلى.
· فتح آفاق جديدة أمام العاملين للتفكير العملى البناء.
· تعريف العاملين بأحدث التطورات الخاصه بنشاط الشركه.

1.2 تحديد الاحتياجات التدريبيه:
§ تقوم إدارة الموارد البشرية في شهر نوفمبر من كل عام بمخاطبة المديرين المختصين لتحديد الإحتياجات التدريبية للعاملين بإستخدام نموذج”تحديد الإحتياجات التدريبية"، وفيه يقوم الرئيس المباشر بتحديد الإحتياجات من التدريب والمهارات والتعليم المطلوب له وللعاملين التابعين له، ويتم مراجعة الإحتياجات السابقة بمعرفة المدير المختص للتحقق من مدى مناسبة الإحتياجات لطبيعة العمل ومدى إحتياج العمل لها ومطابقتها مع أهداف الجودة للإدارة والهدف الرئيسى للشركة.
§ يقوم المديرين المختصين بإرسال هذه الإحتياجات إلى إدارة الموارد البشرية في موعد أقصاه أسبوعين من تاريخ إستلامها.
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة الإحتياجات التدريبية للجهات الطالبة من حيث تكرارية الموضوعات المطلوبة والأعداد المرشحة للتدريب وإمكانية التدريب الداخلى والتكلفة التقديرية ومقارنتها بالميزانية المقررة لتدريب العاملين والمعتمدة من قبل الإدارة العليا، ويتم تحديد جهات التدريب المقترحة طبقاً لجهات التدريب المعتمدة لدى الشركة.




1.3 إصدار الخطة التدريبية السنويه
§ بناءً على دراسة الإحتياجات التدريبية، تقوم إدارة الموارد البشرية بإصدار”الخطة التدريبية السنوية”، ويتم عرضها على الإدارة العليا للموافقة والإعتماد، ثم يتم إخطار الادارات بالخطط التدريبية المعتمدة لها.

1.4 إعتماد جهات التدريب:
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بإختيار الجهات التدريبية بعد تقييمها بإستخدام نموذج”تقييم جهة تدريب"، ويتم إتخاذ القرار على النحو التالي:
· جهات التدريب التى تحصل على تقييم جيد جداً أو إمتياز في التقييم يتم الإستعانة بها كجهة تدريب معتمدة لدى الشركة.
· جهات التدريب التى تحصل على تقييم جيد يتم إعادة تقييمها.
· جهات التدريب التى تحصل على تقييم ضعيف أو مقبول لا يتم الإستعانة بها.


1.5 تقييم دورة تدريبية:
§ يقوم المتدرب مع إنتهاء الدورة التدريبية بتقييم الدورة، وذلك لمعرفة مدى توافر الجودة المطلوبة في العملية التدريبية بإستخدام نموذج”تقييم دورة تدريبية”، على أن يتم إعادة التقييم إلى إدارة الموارد البشرية في خلال فترة لا تتعدى أسبوع من تاريخ إنتهاء الدورة التدريبية.

1.6 تقييم متدرب:
§ يقوم القائم بالتدريب (المحاضر) بتقييم المتدرب بإستخدام”نموذج تقييم متدرب" للوقوف على مدى تفاعل المتدرب مع الدورة التدريبية، على أن يتم الإحتفاظ بهذا التقييم في الملف التدريبى الخاص بالمتدرب مع صورة من الشهادة التى يحصل عليها المتدرب من جهة التدريب.

1.7 التقييم الدورى لجهات التدريب:
§ تقوم إدارة تنمية الموارد البشرية بمتابعة الجهات التدريبية والتحقق من قيامها بأداء الخدمات التدريبية بفعالية بواسطة التقييمات المقدمة من المتدربين وتحرير نموذج”تقييم جهة تدريب (التقييم الدورى)” بعد الإنتهاء من كل دورة تدريبية.
§ جهات التدريب التى تحصل على تقييم جيد جداً أو إمتياز يستمر العامل معها سواء أثناء تنفيذ الخطة التدريبية الحالية أو الخطة التدريبية القادمة.
§ جهات التدريب التى تحصل على تقييم جيد يتم إعادة تقييمها بعد دورة تدريبية ثانية لأخذ قرار بشأنها.
§ جهات التدريب التى تحصل على تقييم ضعيف أو مقبول يتم إنهاء التعامل معها.

1.9 تقييم فاعلية التدريب:
§ يقوم المدير المختص التابع له المتدرب بتقييم المتدرب بعد مرور ثلاثة أشهر من تنفيذ التدريب بإستخدام نموذج “تقييم فاعلية التدريب” وذلك لمعرفة مدى تحقق الهدف من التدريب، ويتم الإحتفاظ بالتقييم في الملف التدريبى الخاص بالمتدرب.

1.10 تدريب غير مخطط (تدريب طارئ):
§ يتم اللجوء للتدريب الغير مخطط أو الطارئ في حالات (عقد ندوات متخصصة ومتفردة قد ترد من جهات التدريب، إحتياجات تنظيمية مستحدثة، التدريب على أنظمة جديدة).
§ يتم طلب هذا النوع من التدريب بمعرفة الجهة الطالبة بإستخدام نموذج”طلب تدريب غير مخطط” وإرساله لإدارة الموارد البشرية لمراجعة الطلب وتحديد مدى إمكانية التنفيذ في الحدود المسموح بها بميزانية التدريب، ثم يتم عرضه على الإدارة العليا للموافقة والإعتماد، ومن ثم يتم تسجيله بخطة التدريب السنوية للشركة.

1.11 تدريب العاملين الجدد:
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بإخطار إدارة الموارد البشرية بالعاملين الجدد بالشركة لحصولهم على”البرنامج التعريفي للعاملين الجدد”.
§ يتم إدراج هذا التدريب بسجل تدريب العامل وكذلك في تقرير نجاح الخطة التدريبية.

1.12 الملف التدريبى:
§ تقوم إدارة الموارد البشرية بالإحتفاظ لكل متدرب بملف تدريبى يوضع داخل الملف الشخصى للعامل يشتمل على:
· سجل تدريب.
· صور شهادات البرامج التدريبية الحاصل عليها.
· تقييمات المتدربين من خلال جهات التدريب.
· تقييمات فاعلية التدريب.

1.13 تقرير نجاح الخطة التدريبية:
§ بنهاية الخطة التدريبية النصف سنوية للشركة، تقوم إدارة تنمية الموارد البشرية بإصدار تقرير نجاح الخطة موضح به الآتى:
§ عدد الدورات المخططة والمنفذة.
§ برامج تدريب العاملين الجدد
§ عدد المتدربين المخطط والفعلى
§ تقييم البرامج التدريبية المنفذة كل على حدة
§ التكلفة التقديرية والفعلية
§ الصعوبات التى واجهت تنفيذ الخطة
§ عدد الدورات الغير مخططة (تدريب طارئ)
§ الإقتراحات والتوصيات