بناء الهيكل الوظيفي :
يعتبر الهيكل الوظيفي رمز للتطورات الجديدة في بيئة الإعمال حيث أحدث ثورة كبيره خاصة فيما يتعلق بتحديد الأدوار و المسؤوليات و مستويات السلطة و المسؤولية و قنوات الاتصال و المركزية و تدرج الوظائف حيث يعرف الهيكل الوظيفي بأنه " يتميز بمبدأ التدرج الذي يحدد العلاقات نحو الاتجاهات الأربعة : اليمين واليسار والأعلى والأسفل – وقد يظهر على أساس التسلسل القيادي وقد يكون على أساس الوظائف فانه لا يبتعد عن المظهر الهرمي وكل منصب في التنظيم دور يناسبه من حقوق وواجبات وامتيازات والالتزامات التي تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل رسمي "ويرى weisهيكل تنظيم مؤسسة معينة يعني انتظاما ثابتا من العلاقات المتناسبة ويفترضانه وضع لتوفير الأشخاص المناسبين وهذا يدخل ضمن إطار تحليل الوظائف وتوظيف الموارد البشرية في المكان المناسب من أجل التقيد بإستراتيجية المؤسسة الرامية لتحقيق أهداف المؤسسة " كما " و فيه تتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة هندسية واحدة و إدارة مخازن واحدة و إدارة صيانة واحدة. يعيب هذا النظام قلة المرونة و سوء العلاقة بين التخصصات المختلفة و طول الهرم الوظيفي بمعنى أن مستويات الإدارة كثيرة. ميزة هذا النظام هو أنه اقتصادي لأننا لا نحتاج لأكثر من مخزن و أكثر من ورشة ….بل كل شيء مركزي. كذلك يستفيد كل موظف من خبرات زملائه في نفس التخصص لأنهم يعملون في نفس الإدارة أو القطاع"
من خلال التعاريف السابقة نستطيع القول أن الهيكل التنظيمي هو أساس معرفة السلطة و نوع الوظيفة في المنظمة لذلك يتميز بما يلي :"
1. المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح وتحقيق الأهداف.
2. تسهيل تحديد أدوار الأفراد في المنظمة ويحدد من يمتثل لمتطلبات المنظمة وليس العكس.
3. المساعدة في اتخاذ القرار وممارسة القوة."
كما و يتميز ب
1. ترتيب الناس على أساس من المصالح المشتركة ولذلك ، فإنها يمكن أن يتعلمون الكثير من بعضهم البعض.
2. Secondly, problem solving becomes easier in a functional organizational structure. حل المشاكل يصبح من الأسهل في الهيكل التنظيمي والوظيفي. Thirdly, skilled employees of the same group can find more skilled employees for the company.
3. يمكن للموظفين المهرة من نفس المجموعة البحث عن مزيد من الموظفين من ذوي المهارات للشركة.
4. Fourthly, control in functional structure is increased because people will try to supervise each other work. زيادة التحكم في الهيكل الوظيفي و الإشراف على كل الأعمال الأخرى.
5. تنمية العمل الجماعي "
حيث يمكننا تلخيص و شرح هذه المميزات كما يلي :
1. المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح: حيث يوضح ماذا يحدث داخل المنظمة من حيث المركزية أو إلا مركزيه حجم المنظمة ومستويات السلطة و المسؤولية .
2. تحديد دور و مسؤولية كل موظف في الهيكل الوظيفي: وفق لموقعة التنظيمي في الهيكل الوظيفي .
3. تقسيم العمل و تحديد الاحتياجات: لكل مهمة أو وظيفة و جمعها بقسم واحد
4. تحديد وصف الوظائف و مؤهلات شاغلها .
5. تحقيق الخطط التي ترسم لها المنظمة بفعالية و نجاح: و ذلك لكونها توضح خطوط السلطة و المسؤولية و من أين يبدأ التنفيذ و من المسئول عنه.

حيث يمكننا أن نوضح ماذا يعمل الهيكل التنظيمي في المنظمة من خلال ما يلي :
1- توزيع الأعمال والمسئوليات والسلطات بين الأفراد حيث يوضح الهيكل موقع كل وظيفة في التنظيم و من يرأسها و من يقع تحت إطار سلطتها .
2- تحديد العلاقات و نطاق الإشراف حيث يبين لكل شخص مستوى سلطته لمن هم اقل منه درجه بالهيكل الوظيفي.
3- تجميع الأفراد في أقسام والأقسام في دوائر والدوائر في وحدات أكبر وهكذا.
5- تصميم الأنظمة والوسائل لضمان تحقيق الاتصال الداخلي الفعال ومشاركة الأفراد صنع القرار والتفاعل مع الجمهور وتقديم منتجات جيدة.
6- توفير القواعد والوسائل اللازمة لتقييم أداء العاملين من خلال توضيح واجباتهم الوظيفية .