عرفنا فيما سبق القرار الإداري على أنه حكم بشأن مشكلة ما أو تبني حل من الحلول الممكنة لمشكلة ما. في نفس الوقت هو نتيجة لعملية تشخيص و تحليل الحالة ـ المشكلة قيد البحث
ومفاضلة بدائل الحلول الممكنة واعتماد أحدها وإصدار ذلك للجهات المعنية للتنفيذ، بأمر. ولو تفحصنا عمليات إتخاذ القرار: تشخيص الحالة – المشكلة والمفاضلة والاختيار ومن ثم إنتاج
القرار، لوجدنا أننا نتعامل مع مورد واحد لا غير ألا وهو المعلومات فقط. فمتخذ القرار عند تشخيصه للحالة - المشكلة (دراسة أعراضها، حصر متغيراتها وتحديد أسبابها) يستند حصراً إلى المعلومات الوصفية عن الحالة ـ المشكلة، وعند تحديد البدائل والبحث عن الحل يعتمد أيضاً على المعلومات العلمية والعملية المتاحة لديه إلى جانب المعلومات الوضعية الواقعية عن الحالة ـ المشكلة وعندما يتخذ القرار ويصدره فهو في الواقع يولف هذه المعلومات ويعالجها ويحولها بشكل ما ويصدرها على شكل معلومة أيضاً.
وهكذا فإن القرار عبارة عن منتج نهائي تم إنتاجه بتحويل مادة أولية هي المعلومات إلى مادة جديدة ذات أبعاد وجوانب ومعاني نظرية وتطبيقية جديدة.
وما عملية إتخاذ القرار إلا عملية جمع وتحليل ومعالجة وتوليف للمعلومات، وما القرار الإداري إلا معلومة أعيد انتاجها. وبالتالي فإن المعلومات هي مادة القرار الإداري. فما هي
المعلومات.
المعلومات (Information): خاصية وجودية من خصائص المادة (Matter) وعنصر رئيس من عناصر النظم المعقدة، وهي مادة (Material) التفكير والإدارة وحامل المعرفة، وعامل
أساسي من عوامل تطور النظم الديناميكية. وهي بمثابة رسالة، تتجلى في الصفات الكمية والكيفية للأشياء، وفيما تحدثه من تأثير على مستقبلها. لا توجد بدون حامل مادي – طاقوي لها.
يمكن الإحساس بها ووعيها، قابلة للإآتشاف والجمع والتحليل والمعالجة والنقل والإرسال والحفظ والتناسخ والإستنساخ والتوالد والتكاثر والإنبعاث والفناء والتحكم بها. تخضع في حرآتها
لقوانين عامة، يمكن نمذجتها وقياسها آمياً والتعبير عنها بأشكال تعبيرية – رمزية عديدة.
لا تظهر المعلومات ولا يمكن التعمل معها على المستوى المعرفي إلا من خلال ما يعرف بالمعطيات والبيانات.
المعطيات(Data): مجموعة من الأشكال التعبيرية ذات الدلالات الكمية والكيفية التي تعبر عن عناصر النظام الإعلامية آالحروف والكلمات والأرقام وغيرها. ويحصل الباحث على المعطيات بالمراقبة والاختبار والقياس وغيرها من أساليب جمع المعطيات.
البيانات (Statements): هي مجموعة من الأشكال التعبيرية ذات الدلالات الكمية والكيفية، تم استنباطها من مجموعة المعطيات باستخدام أساليب التحليل المنطقي أو الرياضي أو الإحصائي أو غيرها من الأساليب.
وبخلاف المعلومات (التي تكون دوماً صادقة)، يمكن للمعطيات أو البيانات أن تكون صادقة أو آاذبة.
نظم المعلومات والقرار الإداري: المعلومات، آما أشرنا أعلاه، مادة القرار الإداري إن آان من حيث صنعه أو إتخاذه. وفي تحليل المشكلات وإتخاذ القرارات نحن نتعامل مع نظم إن آانت
على شكل ظاهرة أو عملية أو حالة أو مشكلة أو غيرها وذلك من خلال المعلومات الوصفية والتحليلية التي تعبر عنها. والمعلومات وآما أشرنا أعلاه أيضاً لا يمكن على المستوى المعرفي – الذهني التعامل معها إلا من خلال المعطيات والبيانات. وهذه الأخيرة عبارة عن مفردات إعلامية توصف جانباً من جوانب النظام أو نظمه الجزئية أو عناصره الأولية أو علاقاته أو خاصية من خصائصها أو عمليات النظام ووظائفه أو أهدافه.
وفي تحليل المشكلات وإتخاذ القرارات وفي أي حالة من الحالات لا يمكن للمعطيات أوالبيانات آمفردات أو عناصر إعلامية أن تفي بأغراض التشخيص والتحليل وإتخاذ قرار ما لمتكون هذه المفردات نظاماً إعلامياً متكاملاً (حسب المشكلة – النظام) يحاآي وبوثوقية عاليةالنظام – المشكلة موضوع البحث.
لذا آان من الضروري تحليل وتصميم نظم المعلومات بشكليحاآي الواقع الموضوعي ( موضوع البحث) أفضل محاآاة من حيث الدقة والشمولية ويخدمبأفضل ما يمكن إنجاز عمليات صنع القرار.
نظام المعلومات (Information system): عبارة عن مجموعة من العناصر الإعلاميةمعطيات أو بيانات، تربطها علاقات ذات خصائص معينة، يحاآي النظام الأم و يقوم بوظيفةالإعلام لتحقيق هدف معرفي أو إداري تطبيقي معين.
تُصنف نظم المعلومات، من حيث المبدأ إلى نوعين: طبيعية، يتم الكشف عنها وتحليلها منقبل علماء الطبيعة، أو صنعية، يتم تحليلها وتصميمها وتصنيعها من قبل الإداريين والتقنيين،حسب الإختصاص.ونظم المعلومات، نظم معقدة وديناميكية. وآأي نظام معقد وديناميكي، تحتاج إلى إدارة، يمكنلنظم المعلومات أن توضع وتدار يدوياً بالطرق التقليدية المعروفة.
وإن آانت هذه الطرق التقليديةآافية، وتفي من حيث جودة النظام ووسائل النقل والمعالجة والحفظ بتحقيق غرض ما، فإن نظمالمعلومات الصنعية المطلوبة الآن ووسائل النقل والمعالجة والحفظتحتاج إلى أرقى الخبرات البشرية وأحدث وسائل المعالجة والنقل والحفظ، آالحاسباتالإلكترونية ذات السعات الكبيرة والسرعات العالية في المعالجة، و وسائل الاتصال الحديثة.فعلى مستوى جودة نظام المعلومات، وسرعة معالجتها ونقلها، إلى جانب آفاءة المدير والمستفيد،يتوقف مستوى آفاءة النظام الإداري، إن آان في الآلة أو الجسم الحي أو المجتمع.
فإدارةالمعلومات وخاصة فيما يتعلق بنشاط الإنسان الإجتماعي تتطلب، في غالب الأحيان، إدارة آلية،وعلى الخصوص عمليات المعالجة والنقل والحفظ، وهذا ما عرف بالمعلوماتية.المعلوماتية (Informatics): هي المعالجة الآلية للمعلومات، (إستقبال، إرسال، نقل، تحليل،وحفظ) بواسطة الحواسب الإلكترونية ووسائل الاتصال الحديثة ونماذج المحاآاة الكمية.موضوع (Subject) القرار الإداري: الموضوع بالتعريف هو ذلك الشيء الذي يقع عليه الفعلمن أجل تحقيق شيء ما: تحويل المادة أو إعادة تشكيلها، تشغيل النظام أو التحكم به، تغيير الحالةأو معالجة المشكلة. وبالعودة إلى وظائف وأهداف ومادة القرار الإداري، نجد أن موضوعهيترآز في نسق المعلومات الوصفية والتحليلية للمشكلة الإدارية ومسائل حلها.