تسابق العلماء في تحديد مفهوم للتخطيط ، فهذا هنزي فابول وبيتر دراكر وريتشارد هود جيتس وتيري وغيرهم قدموا تعريفات عديدة له. وأجمعت التعريفات السابقة على شمول المفهوم على ركيزتين ، هما التنبؤ والخطة ، ويمكننا وضع المفهوم السابق في العادلة التالية :
التخطيط = التنبؤ + الخطة
Planning = Prediction + Plan


بمعنى : "إن التخطيط يعني التنبؤ بالأحداث المستقبلية وأخذها في الحسبان عند وضع لخطط المواجهة لهذه الأحداث"
"Planning Means Predicting future & taking them into consideration while setting – up plans to meet such events"




هل التخطيط ضروري ؟


تُعد كلمة التخطيط من الكلمات ذات المعنى الواسع الذي يرتبط بالفكر الحالي والنشاط المستقبلي، فالتخطيط عملية ذهنية تعتمد على قدرة المدير على تصور الشكل المقترح للأنشطة الواجب ممارستها لبلوغ الأهداف الموضوعة ، كما يعتمد التخطيط أيضاً على خبرة المدير وممارساته السابقة بما يمكنه في النهاية من التعامل مع الأشياء غير الملموسة ووضع أفكاره الخلاقة في صورة خطط محددة .
وتبدو أهمية التخطيط من خلال قدرته على مساعدة الإدارة في الإجابة عن التساؤلات التالية :
• ماذا يجب أن نعمل ؟ What is to be done ?
• كيف سيتم عمله ؟ How is to be done ?
• متى سيتم عمله ؟ When is to be done ?
• أين سيتم عمله ؟ Where is to be done ?
• من الذي سيقوم بعمله ؟ Who is to be done ?
يشمل التخطيط التنبؤ بما سيكون عليه الحال في المستقبل، مع الاستعداد لهذا المستقبل
يمثل التخطيط علم وفن التعامل مع المستقبل ، ومن ثم يجب على المخطط أن يكون على دراية بإمكاناته وقدراته المتاحة حالياً ، هذا إلى جانب إلمامه التام بما تم في الماضي والآثار التي ترتبت عليه ، بالإضافة إلى ما سبق يمكنه توقع مجريات الأمور في المستقبل . إن المخطط الفعال لا يتعامل مع المستقبل فقط وإنما تحكمه نتائج النشاط في الماضي ، والإمكانات المتاحة في الحاضر ، وتبدو ضرورة للتخطيط من خلال استعراضنا للنقاط التالية .
1- يسهم التخطيط في بناء الغايات والأهداف .
2- مواجهة الطبيعة الديناميكية للأنشطة.
3- الحفاظ على الجهد والوقت المبذول.
4- التغلب على حالات عدم التأكد.
5- التخطيط هو الذي يشكل الأساس الذي تقوم عليه كل الأعمال المستقبلية.
6- التعرف على الفرص المتاحة والسعي لاقتناصها ، والعمل على تجنب التهديدات أو تقليل أثرها.
7- التخطيط يسهم في إعمال الفكر الابتكارى لدى المديرين ، ويعمل على التجديد والإبداع الدائم.
8- محاولة توقع المشكلات المستقبلية التي ينتظر أن تواجه المنظمة والسعي لحلها .
9- يعمل التخطيط على تقليل النشاط العشوائي والجهود غير الضرورية .
10- يساعد التخطيط على تخفيض التكاليف إلى أقل حد ممكن.
11- تحقيق الوفورات الاقتصادية عند التشغيل.
12- تيسير إجراء العمليات الرقابية والمتابعة المستمرة.