الموضوع: مراحل تبسيط الإجراءات
مراحل تبسيط الإجراءات
مراحل تبسيط الإجراءات
تمر عملية تبسيط الإجراءات في ست مراحل كالآتي:-
1 - اختيار الإجراءات المراد دراستها لأجل تقييمها وتحسينها.
2 - جمع المعلومات عن الإجراءات.
3 - تحليل وتقييم المعلومات.
4 - وضع المقترحات والتوصيات لأجل تحسين الإجراءات.
5 - التنفيذ.
6 - المتابعة.
وستناقش هذه المراحل بإيجاز في ما يلي:
1 - اختيار الإجراءات المراد دراستها:
يعتمد تحديد عدد ونوع الإجراءات التي سندرس على حجم برنامج تبسيط الإجراءات الذي سينفذ في المنشأة – فإذا كان البرنامج شاملاً فإنه تجري عملية حصر لجميع الإجراءات الموجودة في المنشأة ثم يصار إلى دراستها وتحليلها، وإذا كان البرنامج محدداً في تبسيط بعض الإجراءات فيتم اختيارها على ضوء توجيهات الإدارة العليا وفي كثير من الأحيان فإن الإجراءات المعقدة والتي يكثر الشكوى والتذمر منها فإنها هي التي تختار لأجل الدراسة، من الأمور الهامة لنجاحها فهي تساعد على حشد كافة الجهود والطاقات وعلى توجيهها لأجل تحقيق الأهداف المرجوة من الدراسة.
2 - جمع المعلومات عن الإجراءات:
تعتبر عملية جمع المعلومات من أهم المراحل التي تمر فيها الدراسة وهي تستنفذ القسم الأكبر من الوقت المدد للدراسة، وعليها نعتمد المقترحات والتوصيات التي تقدم إلى الجهات المختصة بعد انتهاء عملية إجراء الدراسة.
3 - تحليل وتقييم المعلومات:
بعد أن يتأكد المحلل من أن المعلومات اللازمة والمطلوبة عن إجراءات المنشأة قد أصبحت متوفرة لديه يقوم بعد ذلك بالخطوة التالية وهي دراسة هذه المعلومات دراسة تحليلية ويستعين المحلل بقوائم الأسئلة التي وضعها المفكرون في هذا المجال (التنظيم والإدارة) ومنها الأسئلة التالية:
أ - ما هو العمل الذي يؤدي وما هي الخطوات المتبعة في أدائه؟
ب - أين تؤدي هذه الخطوة وأين يجب أن تؤدي؟
جـ - متى تؤدي هذه الخطوة ومتى يجب أن تؤدي؟
د - من الذي يقوم بأداء هذه الخطوة ومن الذي يجب أن يؤديها؟
هـ - كيف يؤدي هذا العمل (الخطوات) وهل يمكن القيام به بطريقة أفضل؟
4 - وضع المقترحات والتوصيات لأجل تحسين الإجراءات:
تتم عملية تحسين وتبسيط الإجراءات وذلك بواسطة القيام بما يلي :-
أ - حذف الخطوات غير الضرورية من خطوات الإجراءات .
ب - ضم بعض الخطوات إلى بعضها أو إدماجها كأن تدمج خطوتان أو أكثر في خطوة واحدة .
جـ - إعادة ترتيب بعض الخطوات وتنظيمها ويتم ذلك بتقدير أو تأخير بعض الخطوات.
د - تبسيط خطوات الإجراءات وذلك باقتراح خطوات أسهل لإجراء العمل.
وهناك أمور أخرى تساعد في تحسين وتبسيط الإجراءات والإسراع في إنجاز المعاملات وللمحلل أن يقترحها وهي كالتالي :-
أ - اقتراح استعمال بعض الأجهزة والمعدات المكتبية الحديثة.
ب - اقتراح إعادة ترتيب المكاتب بحيث يسهل سير العمل فيها ويكون بشكل تسلسلي.
جـ - اقتراح إعادة توزيع الأعمال بين الموظفين لمنع تكدسها على مكاتب بعضهم دون البعض .
د - اقتراح تصميم نماذج جديدة للإجراءات .
هـ - اقتراح تنظيم الملفات ومصادر المعلومات اللازمة للإجراءات .
5 - التنفيذ
قبل البدء بتنفيذ الإجراءات الجديدة المبسطة فلا بد من الحصول على موافقة المسؤولين في الإدارة على ذلك ويمكن تسهيل عملية الحصول على الموافقة بواسطة تقديم دراسة مقارنة للإدارة تبين الفرق بين الإجراءات القديمة والإجراءات الجديدة المقترحة وتوضح الوفورات المتوقعة من تطبيق الإجراءات الجديدة لا سيما فيما بتعلق بالوفر في الوقت (نتيجة لسرعة إنجاز المعاملات) وبالوفر في جهود الموظفين، والوفر في النواحي المادية والمالية بالنسبة للمنشأة ، بعد الحصول على الموافقة بالتنفيذ تبدأ عملية التنفيذ الفعلي وتطبيق الإجراءات الجديدة فيدرب الموظفون على الطريقة الجديدة، المصمم النماذج اللازمة لها، وترتب المكاتب حسب تسلسل الإجراءات، وعند ظهور المشاكل أو المعوقات أمام الإجراءات الجديدة أولاً بشكل تجريبي وعلى نطاق منسق في المنشأة وكذلك للتأكد من صلاحيتها ولاكتشاف نقاط الضعف فيها وبعد نجاح التجربة تعمم في جميع أقسام وإدارات المنشأة وتطبق بشكل شامل فيها.
6 - المتابعة :
لا تنتهي مهمة المختصون بمجرد البدء في تطبيق الإجراءات الجديدة ولكن عليه أن يقوم من حين لآخر (كل ثلاثة شهور مثلاً) بتفقد وتفحص الإجراءات الجديدة التي اقترحها للتأكد من عدم تسرب خطوات غير ضرورية إلى الإجراءات المقترحة، وللتأكد من اتباع الموظفين للإجراءات الجديدة، وأن عدم متابعة تنفيذ الإجراءات الجديدة من قبل المحلل الإداري قد يؤدي إلى رجوع الموظفين للإجراءات القديمة، ولذا فإن من المهم جداً أن يكون المحلل على اتصال دائم بالمنشأة ليعرف ما يحدث تماماً بالنسبة للإجراءات الجديدة، وليقدم الحلول المناسبة للمشاكل التي تواجهها أثناء عملية التنفيذ.
وسائل تبسيط الإجراءات
هناك ثلاث وسائل لتبسيط الإجراءات، يمكن أن يلجأ إليها المختصون عندما يشعر بأن إجراءات العمل في إدارته معقدة، وغير مناسبة، وهذه الوسائل هي:
1 - الاستعانة بخبراء التنظيم... (مشاركات: 0)
تبسيط الإجراءات
يساء استخدام الإجراءات في كثير من الأحيان فقد تطول وتتعقد ، وتكثر الشكوى منها ، فتنقلب فوائدها ومحاسنها إلى عيوب، وتصبح عبئاً على المنشأة بدل أن تكون أداة مساعدة لها للقيام... (مشاركات: 0)
تبسيط الإجراءات هو عبارة عن الدراسة العلمية والعملية الخاصة بتنظيم العمل واختصار خطوات أدائه.
مفهوم تبسيط الإجراءات : هو منهجية إعادة النظر بالإجراء الأداري وذلك بدمج خطوات أو إلغائها أو... (مشاركات: 0)
دورة تبسيط الإجراءات
أهداف الدورة:
تهدف هذه الدورة إلى تطوير وتنمية مهارات وقدرات المديرين والمشرفين والعاملين في مجال تبسيط إجراءات العمل أداء أعمالهم بكفاءة وفعالية من خلال: (مشاركات: 1)
المدير .. ودوره في تبسيط الإجراءات
بداية يمكننا القول بأن علم الإداره كأحد العلوم الاساسيه في دنيا الاعمال يسعى إلى تحقيق الاهداف من خلال :-
أ - بيئه متغيره ودائمه التغير
ب - امكانيات محدده... (مشاركات: 4)
شهادة تدريبية متخصصة تهدف لتأهيل المشاركين على تطبيق الضوابط في العمليات المحاسبية، والتعرف على ادوار ووظائف قسم المحاسبة، كذلك تصميم الدورات المهنية للأعمال المؤسسية لتحقيق ضوابط افضل، وتطبيق تقسيم المهام والضوابط الداخلية في قسم المحاسبة والعمليات المتعلقة بها، بالاضافة الى تدريب المشاركين على تقليل احتمالية التعرض للاحتيال في المؤسسة والامتثال لمتطلبات اعداد التقارير الخارجية للسلطات الحكومية وشبه الحكومية.
تقدم هذه الدبلومة للمتدربين فرصة قوية لفهم وتطبيق مفاهيم التسويق في مجال الفنادق، كما تتناول الدبلومة دور التسويق في الفنادق وفي مجال الضيافة بشكل عام. وتسلط الضوء على الادوات والاساليب المستخدة في وضع استراتيجية التسويق للفندق.
دبلوم تدريبي متقدم يهدف الى تدريب المشاركين على آليات تخطيط الاحتياجات من المواد من خلال تزويدهم بمهارات إعداد موازنة الإحتياجات من المواد وموازنة المشتريات وأساليب التجزئة والتجميع، وأساليب التنبؤ، وتدريب المشاركين على أساليب وإجراءات فحص المواد، والتصرف في المواد غير المطابقة للمواصفات، وتدريب المشاركين أيضا على أفضل الطرق لمراقبة المخزون
برنامج يشرح دور المدرب الرياضي المجتمعي ويؤهل المشاركين لاكتساب المهارات الرياضية والمجتمعية اللازمة للنجاح في هذا الدور. يتناول البرنامج الاعداد البدني وبناء الالعاب الصغيرة والترفيهية واسس التغذية السليمية والاسعافات الاولية والمهارات الحياتية والادارية
احصل على شهادة دبلوم ادارة مستشفيات والتي تعد واحدة من أقوى الشهادات في مجال ادارة المستشفيات ومراكز الرعاية الصحية، حيث يتم دراسة مفهوم الإدارة ومهام المدير الطبي ومرورا بتعريف المشاركين بعناصر إدارة المستشفيات، وخطوات إنشاء الهيكل التنظيمي للمستشفيات، وكذلك إدارة الأزمات والطوارئ وخطة الإخلاء وإدارة المشتريات والمخازن الطبية، وادارة وتخطيط الموارد البشرية لتنفيذ الخطة الاستراتيجية للمستشفى، وكذلك الادارة المالية، ثم يتم شرح ودراسة إدارة الجودة الطبية والجودة الشاملة في المستشفيات، وآليات تحسين الجودة ومعاييرها وغيرها ذلك الكثير من المحاور المطلوبة للعاملين في مجال ادارة المستشفيات.