الموضوع: مراحل تبسيط الإجراءات
مراحل تبسيط الإجراءات
مراحل تبسيط الإجراءات
تمر عملية تبسيط الإجراءات في ست مراحل كالآتي:-
1 - اختيار الإجراءات المراد دراستها لأجل تقييمها وتحسينها.
2 - جمع المعلومات عن الإجراءات.
3 - تحليل وتقييم المعلومات.
4 - وضع المقترحات والتوصيات لأجل تحسين الإجراءات.
5 - التنفيذ.
6 - المتابعة.
وستناقش هذه المراحل بإيجاز في ما يلي:
1 - اختيار الإجراءات المراد دراستها:
يعتمد تحديد عدد ونوع الإجراءات التي سندرس على حجم برنامج تبسيط الإجراءات الذي سينفذ في المنشأة – فإذا كان البرنامج شاملاً فإنه تجري عملية حصر لجميع الإجراءات الموجودة في المنشأة ثم يصار إلى دراستها وتحليلها، وإذا كان البرنامج محدداً في تبسيط بعض الإجراءات فيتم اختيارها على ضوء توجيهات الإدارة العليا وفي كثير من الأحيان فإن الإجراءات المعقدة والتي يكثر الشكوى والتذمر منها فإنها هي التي تختار لأجل الدراسة، من الأمور الهامة لنجاحها فهي تساعد على حشد كافة الجهود والطاقات وعلى توجيهها لأجل تحقيق الأهداف المرجوة من الدراسة.
2 - جمع المعلومات عن الإجراءات:
تعتبر عملية جمع المعلومات من أهم المراحل التي تمر فيها الدراسة وهي تستنفذ القسم الأكبر من الوقت المدد للدراسة، وعليها نعتمد المقترحات والتوصيات التي تقدم إلى الجهات المختصة بعد انتهاء عملية إجراء الدراسة.
3 - تحليل وتقييم المعلومات:
بعد أن يتأكد المحلل من أن المعلومات اللازمة والمطلوبة عن إجراءات المنشأة قد أصبحت متوفرة لديه يقوم بعد ذلك بالخطوة التالية وهي دراسة هذه المعلومات دراسة تحليلية ويستعين المحلل بقوائم الأسئلة التي وضعها المفكرون في هذا المجال (التنظيم والإدارة) ومنها الأسئلة التالية:
أ - ما هو العمل الذي يؤدي وما هي الخطوات المتبعة في أدائه؟
ب - أين تؤدي هذه الخطوة وأين يجب أن تؤدي؟
جـ - متى تؤدي هذه الخطوة ومتى يجب أن تؤدي؟
د - من الذي يقوم بأداء هذه الخطوة ومن الذي يجب أن يؤديها؟
هـ - كيف يؤدي هذا العمل (الخطوات) وهل يمكن القيام به بطريقة أفضل؟
4 - وضع المقترحات والتوصيات لأجل تحسين الإجراءات:
تتم عملية تحسين وتبسيط الإجراءات وذلك بواسطة القيام بما يلي :-
أ - حذف الخطوات غير الضرورية من خطوات الإجراءات .
ب - ضم بعض الخطوات إلى بعضها أو إدماجها كأن تدمج خطوتان أو أكثر في خطوة واحدة .
جـ - إعادة ترتيب بعض الخطوات وتنظيمها ويتم ذلك بتقدير أو تأخير بعض الخطوات.
د - تبسيط خطوات الإجراءات وذلك باقتراح خطوات أسهل لإجراء العمل.
وهناك أمور أخرى تساعد في تحسين وتبسيط الإجراءات والإسراع في إنجاز المعاملات وللمحلل أن يقترحها وهي كالتالي :-
أ - اقتراح استعمال بعض الأجهزة والمعدات المكتبية الحديثة.
ب - اقتراح إعادة ترتيب المكاتب بحيث يسهل سير العمل فيها ويكون بشكل تسلسلي.
جـ - اقتراح إعادة توزيع الأعمال بين الموظفين لمنع تكدسها على مكاتب بعضهم دون البعض .
د - اقتراح تصميم نماذج جديدة للإجراءات .
هـ - اقتراح تنظيم الملفات ومصادر المعلومات اللازمة للإجراءات .
5 - التنفيذ
قبل البدء بتنفيذ الإجراءات الجديدة المبسطة فلا بد من الحصول على موافقة المسؤولين في الإدارة على ذلك ويمكن تسهيل عملية الحصول على الموافقة بواسطة تقديم دراسة مقارنة للإدارة تبين الفرق بين الإجراءات القديمة والإجراءات الجديدة المقترحة وتوضح الوفورات المتوقعة من تطبيق الإجراءات الجديدة لا سيما فيما بتعلق بالوفر في الوقت (نتيجة لسرعة إنجاز المعاملات) وبالوفر في جهود الموظفين، والوفر في النواحي المادية والمالية بالنسبة للمنشأة ، بعد الحصول على الموافقة بالتنفيذ تبدأ عملية التنفيذ الفعلي وتطبيق الإجراءات الجديدة فيدرب الموظفون على الطريقة الجديدة، المصمم النماذج اللازمة لها، وترتب المكاتب حسب تسلسل الإجراءات، وعند ظهور المشاكل أو المعوقات أمام الإجراءات الجديدة أولاً بشكل تجريبي وعلى نطاق منسق في المنشأة وكذلك للتأكد من صلاحيتها ولاكتشاف نقاط الضعف فيها وبعد نجاح التجربة تعمم في جميع أقسام وإدارات المنشأة وتطبق بشكل شامل فيها.
6 - المتابعة :
لا تنتهي مهمة المختصون بمجرد البدء في تطبيق الإجراءات الجديدة ولكن عليه أن يقوم من حين لآخر (كل ثلاثة شهور مثلاً) بتفقد وتفحص الإجراءات الجديدة التي اقترحها للتأكد من عدم تسرب خطوات غير ضرورية إلى الإجراءات المقترحة، وللتأكد من اتباع الموظفين للإجراءات الجديدة، وأن عدم متابعة تنفيذ الإجراءات الجديدة من قبل المحلل الإداري قد يؤدي إلى رجوع الموظفين للإجراءات القديمة، ولذا فإن من المهم جداً أن يكون المحلل على اتصال دائم بالمنشأة ليعرف ما يحدث تماماً بالنسبة للإجراءات الجديدة، وليقدم الحلول المناسبة للمشاكل التي تواجهها أثناء عملية التنفيذ.
وسائل تبسيط الإجراءات
هناك ثلاث وسائل لتبسيط الإجراءات، يمكن أن يلجأ إليها المختصون عندما يشعر بأن إجراءات العمل في إدارته معقدة، وغير مناسبة، وهذه الوسائل هي:
1 - الاستعانة بخبراء التنظيم... (مشاركات: 0)
تبسيط الإجراءات
يساء استخدام الإجراءات في كثير من الأحيان فقد تطول وتتعقد ، وتكثر الشكوى منها ، فتنقلب فوائدها ومحاسنها إلى عيوب، وتصبح عبئاً على المنشأة بدل أن تكون أداة مساعدة لها للقيام... (مشاركات: 0)
تبسيط الإجراءات هو عبارة عن الدراسة العلمية والعملية الخاصة بتنظيم العمل واختصار خطوات أدائه.
مفهوم تبسيط الإجراءات : هو منهجية إعادة النظر بالإجراء الأداري وذلك بدمج خطوات أو إلغائها أو... (مشاركات: 0)
دورة تبسيط الإجراءات
أهداف الدورة:
تهدف هذه الدورة إلى تطوير وتنمية مهارات وقدرات المديرين والمشرفين والعاملين في مجال تبسيط إجراءات العمل أداء أعمالهم بكفاءة وفعالية من خلال: (مشاركات: 1)
المدير .. ودوره في تبسيط الإجراءات
بداية يمكننا القول بأن علم الإداره كأحد العلوم الاساسيه في دنيا الاعمال يسعى إلى تحقيق الاهداف من خلال :-
أ - بيئه متغيره ودائمه التغير
ب - امكانيات محدده... (مشاركات: 4)
دبلوم تدريبي يؤهلك لفهم ماهية التدريب الإلكتروني وأهميته، وأنواعه حيث تتعلم في هذا البرنامج التدريبي المتميز كيفية إعداد المادة التدريبية الإلكترونية باستخدام برنامجي word و power point ويساعدك على الإلمام بمهارات العرض والتقديم الإلكترونية وكيفية توظيف الألعاب الإلكترونية والأنشطة في عملية التدريب، كما يقدم لك نبذة عن نظام الفصول الافتراضية وأشهر المنصات المتاحة للتدريب الإلكتروني وكيفية إدارة الفصول الافتراضية باستخدام تطبيق Zoom واستخدام تطبيقات جوجل المجانية في مجال التدريب والتدريب من خلال مواقع التواصل الاجتماعي ومهارات التدريب باستخدام الفيديوهات المسجلة واساسيات عملية المونتاج وتوظيف الاختبارات الإلكترونية في عملية التدريب، وتقييم التدريب الإلكتروني وأنواع المدربين والمتدربين الكترونيًا ثم يختتم البرنامج بعدد من ورش العمل وتقييم المشروعات التي قدمها المتدربون.
إذا كانت هوايتك هي التصميم ولديك شغف خاص بشكل الأثاث، فلما لا تجعل هذا الشغف مهارة حقيقة ومن ثم عملك الخاص؟ من خلال كورس تصميم الأثاث الذي يؤهلك للعمل كمصمم أثاث محترف، ستتعلم في الكورس المباديء والمفاهيم النظرية لتصميم الأثاث، مع التدريب العملي على مشروع تصميم أثاث واقعي عن طريق برنامج الاوتوكاد AutoCAD لتكتسب الخبرة العملية أيضاً.
دورة تدريبية متخصصة تهدف الى إكساب المشاركين فن وأسلوب التعامل الجيد مع المرضى، وآلية تقييم كادر ذو علم ودراية في كيفية التعامل مع المرضى ودعم الحالة النفسية لهم.
دورة TOT هي دورة تدريب المدربين وتهدف الى أن تغطي كافة المراحل التي يمر بها المدرب خلال تدريبه، بداية من المستوى النفسي والحالة الشعورية التي يعيشها المدرب، من مشاعر القلق والخوف والارتباك التي تلازمه في بداية كل تدريب، وكيفية كسر هذه الحواجز النفسية وبدء التفاعل السليم مع المتدربين. وعلى المستوى العلمي تتيح هذه الدورة مجموعة من نماذج التدريب العلمية للمدرب مثل ( نموذج كولب – نموذج مك كارتي – نموذج الأنظمة التمثيلية – نموذج هيرمان). وعلى المستوى العملي توفر هذه الدورة مجموعة من الوسائل والتطبيقات الإلكترونية التي تساعد المدربين في تنفيذ التدريب عن بعد باحترافية وسهولة.
برنامج تدريبي يشرح نموذج ChatGPT وكيف يعمل وكيف يتم تدريب النموذج على المهام المختلفة ويشرح تصميم واجهة المستخدم وتطبيقات ChatGPT في مجموعة متنوعة من المجالات وفي نهاية البرنامج يقوم المتدربون بإنشاء مشروع عملي باستخدام ChatGPT