الموضوع: كيف تقول لمديرك لا بدون أن تقول لا

كيف يمكنك قول "لا" لرئيسك في العمل
من الناحية العمليةمديرك في العمل هو من تملك حق ادارة وقتك المهني. وهذا يعني أنه يحق له إعادة ترتيب أولويات العمل الذي تؤديه تمامًا إذا ما رأي أن هذا هو الأفضل لفريق العمل.
ولكن حتى رؤساء العمل الجيدين قد يجدوا صعوبة في ترتيب أولويات العمل والتنازل عن بعض المهام عند إسناد مهام ومشروعات العمل الجديدة. وإذا سمحت دومًا لمديرك في العمل أن يحملك بالمزيد من الأعباء، فستجد نفسك في نهاية المطاف مضطرًا لتأجيل بعض المهام الأخرى المطلوب منك أدائها أو أنك لن تستطيع القيام بجميع المهام على الإطلاق. وفي النهاية، سينعكس كل ذلك سلبًا عليك - وهذا ليس بالأمر العادل.
قد يكون قول "لا" لمديرك في العمل أمرًا رهيبًا، ولكن في كثير من الأحيان يكون رفض المهام الإضافية هو التصرف المناسب تمامًا للقيام به. والشيء الهام هو تعلم كيفية قول "لا" بشكل لبق يساعد مديرك في العمل على إيجاد حل بديل مناسب للجميع.
وهذه هي المهارة التي ستفيدك بشدة خلال كل مرحلة من مراحل حياتك المهنية. ستساعدك القدرة على قول "لا" في الوقت المناسب وبالشكل الملائم في نهاية المطاف على توفير الكثير من الوقت والجهد.
لذا في المرة القادمة عندما يحملك مديرك في العمل بأعباء إضافية، فهل ستقبل بالمهمة التي تجدها غير مناسبة، أو ستقوم بتأديتها خارج ساعات العمل الطبيعية الخاصة بك ... كيف يمكنك أن تعرف ما إذا كان الوقت مناسبًا لقول "لا"؟ وما هي الطريقة الأنسب لرفض المهمة المطلوبة؟
إليك الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل أن تقرر أن تقول "لا" لرئيسك في العمل
· هل أنا بالفعل مشغول بعدة مهام أخرى هامة ولا يمكنني إنجاز هذه المهمة؟
· هل يمكنني تفويض المهام الأخرى المطلوبة مني لشخص آخر كي أتفرغ لهذه المهمة؟
· هل يمكن إيجاد شخص بديل يتحمل بعض المهام الأخرى المطلوبة مني بينما أعمل على إنجاز هذه المهمة؟
· هل تقبلي لتأدية هذا العمل سيؤثر سلبًا على المهام الأخرى المطلوبة مني؟
· هل أفتقر تماما للمهارات اللازمة لإنجاز هذه المهمة؟
· هل أنا الشخص الوحيد القادر على إنجاز هذه المهمة بنجاح؟

متى يمكنك قول "لا" لرئيسك في العمل؟
هناك بعض المواقف التي يكون من المناسب فيها قول لا لمديرك في العمل، بينما قد لا يكون ذلك مناسبًا في بعض المواقف الأخرى. السؤال الأول الذي يجب أن تطرحه عل نفسك هو: ما هو الموقف الذي كنت تمر به عندما وُجه الطلب إليك؟
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل خلال الستة شهور الأولى من توليك لمهام وظيفتك الجديدة، فعليك أن تكون الشخص المُتّفق دائماً مع رئيسه أكثر من محاولة إظهار نفسك كشخص مجتهد في عمله ودءوب ومؤهل للعمل ضمن فريق. وفي الحقيقة، فإن بَذلك للمزيد من الوقت والجهد لإثبات نفسك لفريق العمل الجديد، هو أمر متوقع منك عندما يتم إسنادك لدور وظيفي جديد. وينطبق الشيء ذاته عند تلقيك لتعقيبات أو تقييمات سيئة على عملك فستكون بحاجة لبذل المزيد من الوقت لإثبات نفسك مرة أخرى.
وأخيرا، إذا كنت قد رفضت مؤخرًا طلبًا لرئيستك في العمل، فستحتاج إلى التفكير بعناية أكثر حين تُوجه إليك طلب جديد حتى لا يتم اعتبارك الشخص المعارض دومًا.
ولكن إذا تمكنت من إثبات نفسك في العمل كموظف ذو كفاءة عالية وزميل عمل له قيمة فبإمكانك وضع بعض الحدود في العمل.
كيف يمكنك أن تقول "لا" لرئيسك في العمل
دعنا نستعرض بعض النصائح التي تُمكنك من قول "لا" لرئيسك في العمل بطريقة دبلوماسية ومقبولة
1) الرد على الطلب بشكل فوري، حتى وإن كنت ستطلب المزيد من الوقت

عندما يوجه إليك رئيسك في العمل طلبًا من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة الافتراضية، فيكون من السهل عليك "الاختباء" والتظاهر بأنك لم ترى الرسالة حتى تفكر في الرد المناسب. (ما لم يستخدم رئيسك في العمل امتداد HubSpot Sales، الذي يخطرك عندما يقوم شخص ما يفتح رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك)
مهما بدا الأمر مغريًا، لا تنتظر للرد حتى تكون على أتم استعداد. فكلما كنت أكثر تواصلًا منذ البداية، كلما تركت انطباعًا بأنك جدير بالثقة وتتعامل بمهنية شديدة – وهذا ما يضعك في موقف أفضل للتفاوض في وقت لاحق.
ولكن ما الذي ينبغي عليك أن تقوله كرد مبدئي؟
إذا استطعت أن تستفيد من هذه المقالة بنصيحة واحدة فهي أن رفضك للطلب الموجه إليك من رئيسك في العمل لا يعني بالضرورة أن تقول "لا" بالفعل
فقول شيء مثل "لا، آسف، ليس لدي الوقت الكافي لأداء هذه المهمة الآن" يبدو وكأنه ردًا مشروعًا لك تمامًا، فالإجابة الفورية بـ "لا" لن تعبر عن المماطلة فقط، وإنما قد تعني أيضا لرئيسك في العمل انك تواجه مشكلة في تحديد أولويات العمل والقدرة على تنفيذ العمل المطلوب منك.
ومن أجل الحفاظ على علاقتك مع رئيسك في العمل ونزاهتك كموظف، فربما تحتاج إلى إتباع بعض الخطوات بعناية أكثر من ذلك. لذا فبدلا من ذلك، سنعرض فيما يلي ما يمكن أن تكتبه كرد مبدئي على الطلب الموجه إليك:
التأكيد على الطلب
تذكر كريستين ليندي الخبير المختص بتنمية المهارات القيادية أنه بدلًا من مجرد قول "لا"، فعليك أن تجيب ببعض العبارات التأكيدية أولًا
وتخبرك أنه يمكنك أن تجيب ببعض العبارات، بمجرد توجيه الطلب إليك، مثل، "أتفهم كم هذا العمل هام للقيام به". "أو إذا لم تكن تعتقد بذلك، فيمكنك قول "أعتقد أنني أتفهم ما تعنيه"
وهذا يؤكد على الطلب ويبين لرئيسك في العمل أنك تستمع إليها دون أن تكون أنت الشخص المعني بإسناد هذه المهمة بالضرورة.
اطرح الأسئلة
كما تذكر ليندي، أنه بمجرد أن تؤكد على الطلب فإنك بذلك أصبحت محبًا للإطلاع على الموضوع
وتذكر ليندي "اطرح الأسئلة"، قل، سيكون من المفيد أن أعرف المزيد عما تفكر به – حول الوقت، ما هو قدر الاهتمام الذي تحتاج مني أن أوجهه لهذا العمل، وما إلى ذلك". "قد يكون لديك مفهوم مختلف تمامًا عن رئيسك في العمل حول الوقت المستغرق لإنجاز هذا العمل والمهارات التي تحتاج إليها."
إن الإجابة على هذه الأسئلة سيعطيك المزيد من السياق لصياغة الرد (أو قد يكشف لك أنه بإمكانك أن تقبل المشروع بعد كل هذا، لاغيًا عبارة "لا" تماما).
1) أطلب المزيد من الوقت إذا كنت بحاجة لذلك
إذا كنت بحاجة إلى بعض الوقت لتقييم الطلب والتفكير في ما إذا كنت قادرًا على الوفاء به أم لا. فيمكنك أن تقول شيئًا مثل
: "هل يمكنك أن تسمح لي بنصف يوم للتفكير بالأمر والنظر فيما إذا كان سيتناسب مع أولوياتي الأخرى؟" إلا إذا كان الأمر عاجلًا، فمن المرجح أن يقوم رئيس العمل الجيد بالتعامل مع الطلب.
2) بيّن لما تحتاج أو ترغب في قول "لا"
بمجرد إقرارك بأنك قد تلقيت الطلب واستقطاعك لبعض الوقت للتفكير في الأمر، فبإمكانك استغلال ذلك الوقت لتقييم الموضوع بعناية حول ما إذا كنت بحاجة إلى رفض الطلب ولماذا ترغب في رفضه.
هل ستقوم برفض الطلب بسبب اقتراب الموعد النهائي للمشروع الهام الذي تعمل عليه حاليًا؟
أم لأنك لا توافق على هذه الإستراتيجية؟
أم لأنك تعتقد بأن هذا الطلب الموجه إليك هو عمل غير أخلاقي؟
أم لأنك على وشك أن تحصل على عطلة كبيرة وببساطة ليس لديك القابلية لتحمل أعباء جديدة الآن؟
حيث أنك شخص يمكنه طرح ومشاركة الأفكار، قم بتدوين الإجابات. فسيساعدك ذلك لاحقًا عند صياغتك لرد على رئيسك في العمل.
3) ضع نفسك في محل رئيسك في العمل
قد يكون التعاطف مع الغير أداة قوية عند محاولة إقناع شخص بشيء ما. وعندما تنظر للموقف من وجهة نظر رئيسك في العمل، فستكون قادرًا على صياغة حجة أكثر إقناعًا بكثير لاحقًا.
اسأل نفسك بعض الأسئلة مثل:
· لما توجه إليك رئيسك في العمل هذا الطلب؟
· ما هو الغرض المهني الذي سيحققه هذا الطلب؟
· ماذا سيحدث إذا ما رفضت هذا الطلب؟

عندما تنظر للموقف من وجهة نظر رئيسك في العمل وكذلك وجهة نظرك، فستكون قادرًا على إيجاد حلاً مقبولًا لدى كلا منكما بمنتهى السهولة - سواء كان هذا الحل هو تنفيذ الخطة المقترحة، أو وضع خطة أخرى والعمل على تنفيذها.
4) قم بإيجاد حلًا بديلًا
إذا كنت مازلت تميل إلى رفض الطلب الموجه إليك، فأقوى حجة يمكن أن تقدمها ستتضمن حلًا بديلًا للتعامل مع المشكلة. وبالتأكيد ستقدر رئيسك في العمل اهتمامك والجهد الذي بذلته لمساعدتها في إيجاد بعض الحلول لإنجاز العمل المطلوب، حتى وإن لم تكن أنت الشخص الذي سيتولى إنجاز هذا العمل.
فعلى سبيل المثال، قد تطلب تأجيل هذا العمل حتى تتمكن من إنجاز بعض الأعمال الأخرى المطلوبة منك ذات الأولوية، أو ربما يمكنك ترشيح بعض زملاء العمل القادرين على إنجاز هذا العمل. هل لديك أي زميل ممن يهتمون بالنجاح والتقدم في حياتهم المهنية من خلال إنجاز مثل هذه المشروعات، أو ممن لديهم خلفية مهنية تتوافق بشكل أكثر مع هذا المشروع؟ وهذه هي أفضل طريقة لإظهار مدى اهتمامك بتقدم زملاءك في الحياة المهنية.
5) أطلب من رئيسك في العمل أن يساعدك في إعادة ترتيب أولوياتك
إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإنجاز المهمة المطلوب منك القيام بها، اطلب من رئيسك في العمل أن يساعدك في إعادة ترتيب أولوياتك. فهذا ما سيوضح له ما تحمله بالفعل من أعباء، وما المهام التي ستضطر للتخلي عنها في حال وافقت على تحمل مهمة أو مشروع جديد، في حين أن هذا الأمر سيمنحه الفرصة لاختيار أي المهام أهم للقيام به أولًا.
يمكنك أن تقول شيئا مثل، "عندما سأتولى القيام بهذه المهمة، فأريد أن أتأكد بأن ذلك لن يؤثر سلبًا على الأولويات الأخرى المطلوبة مني. هل لديك مانع في مساعدتي في فرز المشروعات الحالية المطلوب مني إنجازها ومعرفة ما إذا كان قبولي لتحمل هذه المهمة سيتوافق مع عملي أم لا؟"
ومن ثم، قم بعقد اجتماع وشارك رئيسك في العمل المشروعات المطلوب منك إنجازها، والوقت المستغرق للقيام بها، وما هي المهام الأخرى التي قد تضطر لتأجيلها أو التوقف عن استكمالها في حال تحملك للمشروع الجديد. وحتى تكون مستعدًا بالقدر الكافي، فعليك تدوين ملاحظاتك بدقة وبوضوح في وثيقة يمكنك مشاركتها مع رئيسك في العمل حتى توضح لها الوقت والجهد الذي بذلته للتعاون معها في إيجاد حل مناسب للجميع.
وإذا سارت الأمور بشكل جيد، فعليك أن تنهي الاجتماع باستئذانه في أن ترتب أولوياتك بالشكل المرضي لكل منكما.
6) اختر عباراتك بعناية
خلال هذه المحادثة، قم بصياغة ردودك بطريقة توضح أنك تفكر وتهتم بمصالح الشركة - واختر عباراتك بعناية.
تقول ديانا أمندسون، استشاري التواصل في أماكن العمل "معظم رؤساء العمل الجيدون يذكرون أنهم على أتم الاستعداد للاستماع إلى الآراء المنطقية للتوصل إلى حل مناسب"، وتضيف "الأمر كله يدور حول كيفية صياغة وطرح الموضوع".
وفيما يلي بعض النصائح التي تمكنك من طرح أفكارك بشكل فعال
· اقر بفكرته. إما ستُبدي رئيسك في العمل تقبله للاستماع إلى حل بديل أو رفض الطلب إذا قمت بالتأكيد أولا على اقتراحه
· كن مباشرًا، ولكن لبقًا. هذه هي المهارة المهنية الرئيسية التي ستساعدك في كل مرحلة من مراحل حياتك المهنية.
· تجنب الأعذار السلبية، مثل "انه ليس دوري". "لقد قمت بذلك آخر مرة". "أنا لا أعلم كيف يمكنني القيام بذلك."
· استخدم العبارات الإيجابية. بدلًا من أن تقول "لا أستطيع أن إنجاز هذا المشروع لأنني محمل بالكثير من المهام الأخرى،" حاول أن تقول شيء مثل، "أعلم أن هذا المشروع هام لتحقيق إنجازات مهمة للشركة خلال هذا الشهر، ولدي بعض الأفكار حول إعادة تنظيم أعباء العمل لإنجاز المشروع المطلوب."
· اظهر نفسك كشخص واسع الحيلة من خلال قيامك ببعض الأبحاث وطرح أفكار جديدة أخرى
· لا تكن شخصًا دفاعيًا. وجه رسالتك بشكل عقلاني ومحايد. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، "أنا أتفهم وجهة نظرك جيدًا، ولكن هناك طريقة أخرى للتفكير في الموقف".
· اظهر اهتمامك بالأهداف التي يسعى فريق العمل لتحقيقها. تتشارك أنت ورئيسك في العمل في تحقيق هدف أسمى وهو: إنجاز الأهداف التي يسعى فريق عملك والشركة لتحقيقها. أكد بأنك تشاركهم في تحقيق هذا الهدف، وأطرح اقتراحاتك من أجل المساعدة في تحقيق هذا الهدف.
7) كن شخصًا متواصلًا
لا تنتظر طويلًا عند إجراء محادثة مع رئيسك في العمل أو دعها تعلم بأنك غير قادر على تنفيذ الطلب الموجه إليك. إذا وجدك رئيسك في العمل تنهي المحادثة بشكل مفتوح، سيشعر بخيبة الأمل.
كلما كنت شخصًا متواصلًا، كلما أصبحت شخصًا أكثر مهنية وذو مصداقية. وعلاوة على ذلك، فإبقاء رئيسك في العمل على إطلاع بما يجري سيساعدكما على إيجاد حلول بديلة بالإضافة إلى توفير بعض الوقت.
قد يكون معارضة الطلب الموجه إليك من رئيسك في العمل أمرًا مهددًا لعملك - خاصة إذا كانت رئيسك في العمل من الأشخاص المستمرين في طرح أفكار ومشروعات جديدة عليك بشكل غير متوقع.
ولكن في النهاية، كونك صادقًا بشأن ما يمكنك القيام به وما لا تستطيع إنجازه هو أفضل بكثير من تعريض نفسك للفشل.

ملف هام وجهد مشكور عليه مأجور بأذن الله جزاك الله خيرا

موضوع اكثر من رائع جزاك الله خيرا وجعله فى ميزان حسناتك