إدارة الفرق و المجموعات
بناء فريق عمل متماسك

تأسيس التماسك بين الفريق و الحفاظ عليه
ترابط أو تماسك الفريق Team Cohesion هو :
أن يبرز الأفراد مشاعر الانتماء و التوحد تجاه المجموعة الخاصة بهم .
و لكى يتحقق التماسك بين الفريق يجب أن يكن هناك ...
وحدة الهدف المشترك ...
فبدون الهدف المشترك ينفرط عقد الفريق و يتحول فى النهاية إلى أفراد يعمل كل منهم بحسب أجندته الشخصية بدلاً من أن يعمل الجميع تجاه هدف بعينه . فيجب أن يشعر أفراد الفريق بأنهم جزء لا يتجزأ من مجموعة تعمل معاً للوصول إلى حالة من الإنسجام التام بينهم.
و هذا يشير إلى أن تحقق الإلتزام من جهة الموظفين أمر مرهون بمعرفتهم ما هو الهدف و ما هو متوقعاً منهم .
بمجرد الإعلان عن الهدف بوضوح يجب و أن تحتفظ الإدارة برؤيتها و تبقي على الهدف حياً ...بمعنى أن هناك الكثير من العقبات و الأزمات التى ستواجه الفريق و هنا تأتى دور الإدارة فى المعالجة و فى دعم و تجديد هدف الفريق.
فالمسؤلية الرئيسية للإدارة هنا هى ضمان وصول الفريق لهدفه ، لذا يجب عليها أيضاً تحسين بيئة العمل ، ووضع توقعات و مهام واضحة و أخيراً أن تطلق يد الفريق ليصل إلى الهدف أى أن تقوم الإدارة ب :
الإبتعاد عن طريق الفريق
بعد أن يتعرف فريق العمل على المهام المطلوبة منه و بعد الإعلان عن الهدف يجب أن تأخذ الإدارة خطوة إلى الوراء و تدع الفريق وشأنه ليعمل.
و اجمالاً تم التوصل إلى 5 أفكار لبناء فريق عمل متماسك و هى كما يلى :
1- التقدير Appreciation
2- التحفيز Incentive
3- الصلة Relevance
4- قياس الأداء Performance Measurement
5- العلاقات بين الأشخاص Interpersonal Relationships
و قد تم وضع نموذج على هيئة نجمة خماسية تمثل هذة النقاط الأساسية لبناء تماسك الفريق و ذلك حتى يسهل على القارئ تذكرها:
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif[/IMG]
1- التقدير
قائد الفريق الناجح هو من يستخدم التقدير كأحدى الأدوات الهامة التى يُدار بها الفرد داخل المجموعة :
الموظف الذى لا يشعر بالتقدير فى عمله هو الموظف الذى يترك عمله بسهوله . فبدون أن يشعر الموظف بقيمته يكن عرضه لمشاعر سلبية مثل شعوره بأنه منعزل عن فريق العمل . فجميع الأفراد بحاجة للشعور بأن جهودهم محل اهتمام وتقدير من الجميع و إلا لن يشعروا بالارتباط مع الفريق و لن ينجح الفريق فى تحقيق التماسك المطلوب .
· تقدير الأفراد و الفرق
التقدير مبدأ ينطبق على الأفراد بداخل الفريق و على الفريق نفسه كوحدة. و هذا يعنى أن القائد يجب و أن يركز على النقطتين . فبدون تقدير الفرد يشعر الشخص وكأنه لا يمثل أهمية أو بالأحرى و كأنه غير مرئى ...، و بدون تقدير الفريق لن يتم الحفاظ على التماسك فيه و كأن التركيز قد تحول بعيداً عن انجازات الفريق و تم اختزالها فى شخص واحد.
ايجاد التوازن بين تقدير الفرد و الفريق ليس علماً قائماً بذاته و يختلف فى آلياته و لكنه على كل حال ضرورى للتوصل إلى فريق عمل متماسك.
· التقدير فى السر و العلانية
الاقرار بالإنجاز يجب و أن يتم فى السر و فى العلن . التعبير عن التقدير و العرفان يجب و أن يتم بأشكال مختلفة و فى مناسبات مختلفة ...فمثلاً ابداء الفريق استعداده بذل المزيد من الجهد لاستكمال مشروعه بحلول الموعد النهائى أمر يستحق الثناء و التقدير لكل فرد بالفريق على حدا.و يمكن مثلاًً لقائد الفريق أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مجلس الإدارة يثنى فيه على عمل الفريق و يضع فى خانة النسخة الغير مرئية أعضاء الفريق . هناك الكثير و الكثير من الأشياء التى يمكن القيام بها ، و لكن نعود إلى المغزى و هو ضرورة أن يتم تدعيم رسالة الثناء و التقدير بحيث تتم بشكل فيه خصوصية و شكل فيه علانية.
· الإخلاص فى التقدير
عندما ينتاب الشخص الإحساس بأن كلمات التقدير لا تنبع من القلب تتلاشى الثقة . فالثناء على شخص يجب و أن يكون صريحاً و لا يجب أبداً على قائد الفريق أن يجامل أحدهم أولاً ثم يتحدث عن الأخطاء قائلاً له " ولكن أنت قمت بكذا وكذا ، و الفريق فعل و فعل .." فليس هذا الوقت المناسب بكل تأكيد لأن التعبير عن التقدير و الإمتنان لا يجب و أن يخالطه كلمات سلبية.


2- التحفيز
التحفيز فى علم الاقتصاد و علم الاجتماع هو أى عامل أو فعل ( مادى أو غير مادى ) يحفز نسق معين من الأفعال أو الأداء ... أنواع التحفيز تتضمن المكافآت النقدية ، المنح الشرفية ، الترقيات ، فرص القيادة ...إلخ .
تحفيز الفريق أمر له أثر كبير على الإنتاجية و يدعم مفهوم فريق العمل.
واحد من أهم العوامل التى تسهم فى نجاح الحوافز و المكافآت و التى تدفع باتجاه تطوير تماسك الفريق هو التأثير المستمر للتحفيز على الفرد وعدم انقطاعه ...
على سبيل المثال : اعطاء الفرصة للفريق كى يختار المشروعات المستقبلية أو أن يتخذ قرارات محددة فيما يتعلق بكيفية انجاز المشروعات ، وحينها سيرى الجميع مدى التفاعل و التعاون بين أعضاء الفريق .

3- الصلة
من أصعب التحديات المتعلقة بقيادة فريق من الأفراد هو جعل كل عضو بالفريق يشعر بالصلة و نعنى بذلك تحديداً ...
أن أعضاء الفريق قد يشعرون بأنهم غير متصلين بالهدف العام للفريق أو المؤسسة . و هذا الشعور هو مؤشر على أن الفرد يشعر بالبؤس داخل الفريق. كل شخص يحتاج معرفة أن وظيفته تعنى شيئاً للمؤسسة ، فبدون رؤية الصلة بين العمل و ابداء رضا المؤسسة عن العمل لن يشعر الموظف بالإنجاز أبداً.
قد يعتقد المرء بأن قادة الفرق لديهم الوقت لمساعدة الفرق على تنسيق أهدافهم مع الأهداف العامة للمؤسسة ،و لكن العديد من القادة و للأسف يتجاهلون توضيح الأهداف للفرق أو ينسون مشاركة الأهداف معهم على الرغم من أنها مسؤولية أساسية ...يمكن الوصول لها و تحملها كالتالى :
· من البداية :
كقائد لا تعلن عن أهداف المؤسسة إلى أن يتم وضعها بالفعل . و اعلم أن تغيير الهدف فى منتصف الطريق من الأمور التى تخل من توازن الفريق كلية، فبمجرد وضع الأهداف ، عليك باعلانها بشكل واضح فى مراحل مبكرة من تطوير الفريق. و أخيراً عليك أن تتأكد من أنك ربط بالفعل بين العمل الذى يقوم به الفريق و بين أهداف المؤسسة .
· خلق حوار :
طريقة توصيل الهدف إلى الفريق هامة للغاية . فلا يمكنك مثلاً ارسال أهداف المؤسسة للفريق فى طرد بريدى أو عبر الرسائل الالكترونية . إذ يجب عليك أن تستعرض الأهداف أمام الفريق و فى حضور الجميع و أن تسأل عن رأي أعضاء الفريق و عن الكيفية التى سيعملون بها للوصول إلى هذة الأهداف المعلنة.
· احصل على مساعدة الفريق :
اترك المجال للفريق للتعامل مع هذة الأهداف بحرية ، فهذا سيمنح الفريق شعوراً بملكية المؤسسة و سيسمح بحدوث حالة رائعة من التوافق بين أعضاء الفريق .
· الرابط :
الفرق تحتاج إلى شخص من خارج الفريق للعمل كرابط بين الفريق و المؤسسة . و عادة يأتى هذا الشخص الراعى للفريق ليس لشئ سوى دعم الفريق و لكى يضمن له بأنه وحدة لا تتجزأ من المؤسسة و بأنه على مرئى ومسمع من إدارتها .
· اجعلهم مسؤولين :
بمجرد أن تتماشى أهداف الفريق مع أهداف المؤسسة ، فسوف يكون من الأسهل على الفريق تحمل المسؤولية . وهذا لا يحسن فقط من نتائج الفريق ، ولكنه يمكن و أن يحسن من الديناميكية العامة له.
· التركيز على الشخصيات :
لا توجد طريقة واحدة و مثالية لحل المسائل التى تتعلق بمشاعر أفراد الفريق أو بإحساسهم بأن عملهم لا يلاحظه أحد . و لكن ربما و تكن هناك طريقة ألا وهى فهم الشخصيات التى يتكون منها الفريق .
العديد منا يرى السمات الشخصية للأخرين بسهولة و يتحدثون عنها ، فنجد أن الأخرين يصفون فلاناً بأنه نشيط أو أن هذا الشخص حساس و أن ذلك ذكى ...ماذا يفيدنا إذاً التعرف على الشخصيات وفهم سماتها ؟ من خلال الفهم التام للشخصيات تتمكن قادة الفرق من استخدام تقنيات تساعدهم فى جعل عمل الفريق ككل ذى صلة و له قيمة .
فكرة تحليل شخصيات الفريق ربما تعتبر وسيلة غير تقليدية لجعل الأفراد تشعر بصلتها بالفريق حيث يتم التعرف على الديناميكية التى يؤثر بها كل فرد و هنا يؤكد قائد الفريق أن حاجة الفريق ملحة لكل شخصية فيه و أن الفريق ينقص ولا يكتمل أبداً بغياب أحد من هذة الشخصيات.
· التركيز على المسؤوليات الفردية :
فى العديد من المرات لا يملك قادة الفرق امكانية اختيار الأفراد التى سيتكون منها الفريق . و بغض النظر عن هذا إلا أن لكل فرد مسؤوليات يخصصها له قائد الفريق وفقاً لمعايير معينة مثل الخبرة و التمتع بنقاط قوة فى بعض المواطن .
فى أحيان أخرى ربما يطلب قائد الفريق من أحد الأعضاء أن يكون مسؤولاً عن شئ إلى جانب اختصاصاته من أجل تعميق الرؤية و الحصول على أفكار أفضل.

الخلاصة إذاً أن هناك العديد من الطرق التى يمكن أن نضمن بها صلة الفرد بالفريق مثل : تنسيق عمل الفريق مع أهداف المؤسسة . استيعاب الكيفية التى تلعب بها السمات الشخصية دوراً فى الفريق ، وضمان أن المسؤوليات الفردية تسمح لأعضاء الفريق بالشعور بتحقيق ذاتهم ، فهذة النقاط الثلاث سوف تساعد قادة الفرق على خلق شعور لدى أعضاء الفريق بالصلة .

4- قياس الأداء
هناك عنصر أساسى للحفاظ على روح معنوية مرتفعة بالفريق ألا و هو قياس الأداء . ليس كافياً أن يتم القياس بالطريقة البسيطة التى فقط تحدد ما إن تم إنجاز المهمة أم لا ؟ لأنه ببساطة سوف تأتى أوقات يبذل فيها الجميع قصارى جهده ومع ذلك لا يتم التوصل إلى الأهداف أو يتم إنجاز المهمة.
فى مثل هذة الحالة إن تم الحكم على المجموعة بالإخفاق فتثبط عزيمتهم و لن يكن لديهم قدرة على المشاركة فى أنشطة المستقبل. لهذا من المهم قياس أداء الأفراد داخل المجموعة لتحفيز كل فرد بها على أداء أقصى جهد ممكن . قياس أداء الفرد يفيد المؤسسة ككل فى اكتشاف نقاط قوتها وضعفها وذلك أثناء عمل الفريق معاً.
· تحديد ما يتم قياسه
فيما يتعلق بجودة عمل الفريق ، ليس من الواضح دائماً أى النتائج التى يجب قياسها . غالبية الفرق سوف تستخدم القياسات الواضحة بدون أن تسال ما هى النتائج التى ينبغي الحصول عليها و كيف سيتعرفوا على أنهم قاموا بعمل جيد.
أحياناً تعرف الفرق ما الذى تريد قياسه و لكن لا تعرف الكيفية التى سيتم بها هذا القياس . فليس كل شئ قابلاً للقياس بسهولة ـ وهذة بالضبط الصعوبة التى تواجهها الفرق عندما يتعلق الأمر بقياس أشياء مثل " الإبداع " أو " صداقة المستخدم " .
· أنواع الأداء التى يمكن قياسها :

* الهدف : بالطبع هذا الأمر هام للغاية ولكنه مع الأسف العنصر الوحيد الذى يتم قياسه وفقط فى كثير من الأحيان.

* الأهداف قصيرة الأجل : كثير من المشروعات تأخذ سنوات فى التنفيذ و لهذا قياس الأهداف قصيرة الأجل لا يحفز أعضاء الفريق فحسب ، بل يمدهم أيضاً بالمتابعة المطلوبة لتقييم مدى التقدم بالمشروع.
*جهد الفريق ككل : بلا شك سوف يتم تخصيص بعض المهام للمجموعات أو الفرق لن يتم التوصل فيها إلى نتائج شافيه ، مثل اسناد مهمة التوصل لعلاج أو مصل لمرض بعينه .و لتشجيع المشاركة المستقبلية فى جهود أو أنشطة أخرى أو فى نفس النشاط . تحتاج الإدارة إلى مكافأة المجموعة أو الفريق على الجهد المبذول حتى وإن لم يتم التوصل فيه إلى نتائج ...بالإضافة إلى ذلك ، مراقبة و قياس جهد المجموعات سوف يحدد الحكمة من استخدام أشخاص بعينهم أو المجموعة ككل للعمل فى مشروعات مستقبلية.


* مساهمة الفرد فى الفريق : المشاركة فى اجتماعات الفريق ، التطوع لعمل مشرعات ، عدد الأفكار التى يساهم بها الفرد ، رأى باقى أعضاء الفريق فى الفرد وما إن كان يمثل جزءاً له قيمة فى الفريق ...هذة نقاط يمكن قياسها.
* سلوك الفرد : كيف يعمل الفرد مع أعضاء الفريق الأخرين ، كيف يتواصل معهم بطريقة بناءة، كيف يتعاون مع أعضاء الفريق ويساهم بمقترحاته فى النقاشات و صنع القرار.
* سلوك المجموعة : هذا يتضمن إدارة اجتماعات فعالة ، التواصل مع الأخر ، السماح بمشاركة الآراء و المقترحات و الموافقة بعد المناقشة على القرارات.
* الفهم من البداية :
من المهم استيعاب أعضاء الفريق من البداية ما يلى :
1- أن آدائهم سوف يتم قياسه .
2- لماذا قياس الأداء و التقييم مهمان ؟
3- من سيقوم بقياس آدائهم ؟
4- كيف ستتم عملية القياس ؟
5-أى أنواع الأداء سوف يتم قياسها ؟
6- المكافآت أو النتائج المترتبة على عملية القياس .
7- ما إن كان أى من أنواع الأداء له أولوية على الأخر.
وعى أفراد الفريق بهذة النقاط من البداية سوف يسمح لهم بإنجاز المهام على الوجه الأكمل بما يرونه فى مصلحة المؤسسة ...بالإضافة إلى ذلك تعمل هذة النقاط كدليل يساعد الفريق على المضى فى مهمته.
* المتابعة الدورية :
إن كانت المهمة ستستغرق وقت كبير ، فإن القياس الدورى يجب وأن يتم و يجب كذلك أن يحصل أعضاء الفريق على رأى المدراء فيما يقومون به من عمل طول فترة التنفيذ و أن يتم إدخال تغييرات إذا اقتضت الضرورة ذلك .

* نظام ابداء الرأى فى عمل الفريق :
النظام يتكون من الوثائق و الاجراءات التى تستخدم لجمع و تلخيص البيانات :
o حدد البيانات التى سوف يتم جمعها عن كل معيار للأداء ، البيانات يجب وأن تكون ذات صلة و محددة بما فيه الكفاية لتسمح للفريق بمعرفة ما هو الشئ الصحيح أو الخطأ وفقاً لكل معيار.
o حدد مصدر الرأى أو التقييم ...فهل المصدر هو الوظيفة نفسها ، أم عضو من الفريق ، أم قائد الفريق ، أو من أشخاص أخرين يتسلمون عمل الفريق.
o حدد ما إن كانت جميع البيانات أو جزء منها يجب و أن يتم جمعه . اجمع كل البيانات إن كان القياس حيوياً . أو إن كان الإنجاز الذى يتم يحدث على فترات متباعدة أما إن كان يحدث على فترات متقاربة فلا حاجة لجمع كافة البيانات فى كل مرة لصعوبة ذلك عملياً.
o حدد متى تجمع البيانات وإن أمكن عليك بجمعها فوراً بعد استكمال العمل.
o حدد من سيجمع البيانات ، وإن أمكن ينبغى وأن يجمع الفريق البيانات بنفسه إلا إن كان قيام الفريق بجمع البيانات سوف يؤثر على سير العمل بشكل أو أخر.
o حدد من أيضاً غير الفريق يحتاج إلى استلام البيانات.
o راجع التقارير الحالية لاستخدامها مستقبلاً كتقارير لإبداء الرأى و التقييم .
o إن أمكن قم بتعديل التقاريرالحالية لكى تتوافق مع المعايير .
o قم بإنشاء نماذج و جداول لإبداء رأى كما يتطلب الأمر.
عندما يكون لدى أعضاء الفريق رؤية واضحة بشأن كل شئ و بخاصة عن أهمية مساهمة كل فرد فى الفريق و عن الكيفية التى سوف يتم بها القياس. هذا سوف يساعد الفريق على توحيد رؤيتهم و على تحفيز الفريق .
هذا أيضاً يساعد الإدارة على استيعاب أهمية الفرد داخل المؤسسة . التفاهم بشكل عام بين أعضاء الفريق وبين الإدارة يساعد على إنجاز الأهداف .
و هذا تماماً ما سيقودنا إلى نقطة هامة وأخيرة ألا وهى...

5- العلاقات بين الأشخاص
المجموعات أداة فاعلة للغاية فى حل المشكلات و فى إنجاز المهام . الأفكار و الجهود مجتمعة توفر نتيجة أفضل من التى يمكن الحصول عليها من جهد فرد واحد أو حتى من جهود نفس الأشخاص الذين يعملون بمفردهم على نفس المهام .
و مع هذا توجد مشكلات تواجه الفرق و المجموعات منها اختلاف الأراء التى قد تؤدى إلى نشوب صراعات . لذلك من المهم تشجيع الجوانب الإيجابية ونبذ الجوانب الأخرى السلبية فى بيئة العمل التى تقوم على عمل الفرق.


· أهمية العلاقات بين الأشخاص
واحد من أهم الأصول التى قد يملكها فرد أو مجموعة أو فريق هى العلاقات بينه وبين الأخرين . الفريق الذى يشعر أفراده بالراحة فى التعامل معاً تتولد لديه طاقة إيجابية تخلق بيئة عمل صالحة .
هذة البيئة الصالحة تجعل فريق العمل قادراً على العمل بشكل جاد ، وأكثر فاعلية و إنتاجية .
و هذا لأن العلاقة بين أعضاء الفريق قائمة على الثقة و هذا ما يجعلهم قادرين على حل الصراعات بينهم . فهم قادرين على تكثيف جهودهم و التركيز على العمل حتى أن 100 % من طاقتهم توجه إلى المشروع و أهدافه فقط و ليس على ما يتعلق بما يقول الأخر أو يفعله فى مسائل أخرى.
تكوين مجموعة أو فريق مع الزعم بأن الصراعات لن تحدث أمر فى منتهى السذاجة و الخطورة . فقادة الفرق و أعضائها يجب وأن يكونوا منتبهين لشئ هام وهو أن الصراعات سوف تحدث فى جميع الأحوال .
أعضاء الفريق أنفسهم لا يجب أبداً أن يتجاهلوا الصراعات داخل مجموعتهم ... فالصراعات و المشكلات التى يتم تجاهلها مع الإدعاء بأنها ستحل من تلقاء ذاتها تتسبب فى تفجير الموقف بالنهاية وفى توقيت غير مناسب.
لذلك من الأصلح حل المشكلات فور ولادتها و خاصة تلك التى تنشأ بين جزء من المجموعة حتى لا تتدمر المجموعة بأكملها .
هناك نوعين من الصراعات التى تنشأ داخل المجموعة كجزء من الفريق أو بين الفريق ككل ... الأولى هى ( الصراعات بخصوص المهام ) و هى تلك الصراعات التى تنشأ بسبب عدم الاتفاق على طريقة التنفيذ واختلاف الرؤى فيما يتعلق بذلك . أما النوع الأخر هو ( الصراعات الشخصية ) و هى نتيجة للخلافات الدائرة حول المسائل الشخصية بين الأفراد .
و عموماً النوع الأول من الصراعات هو الأكثر فائدة لأنه يفتح نقاشاً عن " كيفية تحسين عملية الإنتاج و توفير خدمة أفضل للعميل " ، فهى صراعات حميدة فى معظمها تقود إلى نتائج مثمرة . حتى أن أفضل الحلول هى تلك التى تقدمها الفرق بعد هذا النوع من الصراعات .
و لضمان حوار بناء بين أعضاء الفرق يجب أن يتم التركيز على الأسئلة التالية وهى :

o هل الحوار يصب فى اتجاه بناء و إيجابي ؟
o هل الحوار أحدث فارقاً ؟
o هل المشاركين فى الحوار يستوعبون وجهات نظر بعضهم البعض ؟
o هل الجميع التزم بعد الحوار بعمل المقترحات ؟

و فى النهاية من أجل بناء فريق عمل متماسك حتى وإن كان فريقاً رياضياً فلابد من الالتزام بالعناصر ال5 السابقة و أن تضيف عليها عنصر التواصل و أن تمنح أعضاء الفريق الفرصة للتفاعل على المستوى الإجتماعى لبناء الثقة بين أعضائه . ونؤكد فى النهاية على أن بيئة العمل الصحية هى التى تذوب فيها الخلافات و يعرف فريق العمل بها معنى التماسك الحقيقي.