COMPANY VEHICLE POLICY
السياسة الخاصة بالسيارة التابعة للشركة
مترجمة من شركة أجنية

فيما يلى دليل إسترشادى لما يجب أن يتضمنه المخطط الخاص بسيارة الشركة.
يمكن إستخدام هذا الدليل كنموذج يساعدك على تعديل أو صياغة سياسة بما يتناسب مع شركتك.

هذا الدليل يحتوى على أسئلة يجب أن تؤخذ فى الإعتبار.
البنود القادمة فى مجملها قد لا تتوافق مع ظروف كل عمل لذا يمكنك إلغاء ما لا تراه مناسبا˝لك.
تذكر أن هذا مجرد دليل وعلى الرغم من هذا سوف يتمكن شريكك التجارى من مساعدتك على إستكماله وسد الثغرات فيه.
عليك أن تقر بموافقتك على أن شركة Compare Contract Hire – الشريك التجارى للإيجار - لا تتحمل فى كافة الأحوال أى مسؤولية تتعلق بالمعلومات التى تشتمل عليها هذة الوثيقة ، وهذا فى حال أن قررت إستخدام هذا الدليل كأساس تقوم عليه سياسة سيارة الشركة.

تحديدا˝ إن شركة Compare Contract Hire المحدودة لن تتحمل أدنى مسؤولية بشأن أية أضرار أو خسائر مادية ومالية فى العمل قد تنجم بسبب عدم دقة هذة الوثيقة.


نموذج "محتويات" يمكنك تعديله حسبما تشاء.
1- معجم المصطلحات
2- بيان سياسة الشركة و حيز التنفيذ
3- من يفعل ماذا ؟ أى على من تقع المسؤوليات ؟
3-1 السائق
3-2 المدير
3-3 فريق إدارة اسطول المركبات – إن وجد.
3-4 الموارد البشرية

4- إرشادات إستخدام مركبات الشركة ؟

5- من له حق الحصول على سيارة من الشركة ؟
5-1 الأهلية والتخصيص
5-2 سيارة أفضل فى الإمكانيات
5-3 سيارة أقل فى الإمكانيات
5-4 طلب سيارة الشركة
5-5سياسة كماليات السيارة
5-6 الإستبدال قصير الأجل للسيارة
5-7 إقرارات السائق أو السائقين الإضافيين
5-8 رخصة قيادة كاملة ، مؤقته أو دولية

6- سياسة إستهلاك الوقود
6-1 إستخدام بطاقة الوقود
6-2 تقليص تكاليف الوقود وترشيد الإستهلاك
6-3 التعويض عن نفقات الوقود الخاص
6-4 شراء البنزين


7- المسؤوليات التى تقع على عاتق السائقين – ما هو دورهم بالتحديد ؟
7-1 تشغيل وصيانة مركبات الشركة
7-2 ماذا يفعلون فى حالة تعطل السيارة؟
7-3 غرامات وقوف السيارات والملاحقات القضائية
7-4 الحوادث ومسؤولية السائق
7-5 الهاتف الجوال
7-6 السفر عبر البحار
7-7 النفقات التى قد يتحملها السائق
7-8 رسوم الإختناقات المرورية








8- غطاء التأمين
8-1 ما هى الجوانب التى تقدمها شركة التأمين للسائق؟
8-2 أضرار الحوادث و تجاوزات الموظف
8-3 ملكية الشركة & و الملكية الشخصية


9- ضرائب السائق وإبلاغ الشركة
9-1 المسؤولية الضريبية المتعلقة بسيارة الشركة
9-2 إمتيازات الوقود و إجراءات إبلاغ الشركة

10- التخلص من سيارة الشركة
10-1 إعادة سيارة الشركة
10-2 تكاليف إصلاح التلفيات ورسوم الموظف
10-3 تسوية النزاعات


11- الصحة والسلامة والوعى البيئى
11-1 تدريب السائق وسلامته
11-2 الصحة & اللياقة
11-3 سلامة النظر
11-4 التأثير البيئى
11-5 مخطط الرحلات

12- سحب السيارة وإنهاء التوظيف

13- نموذج موافقة السائق

1- معجم المصطلحات
- انت فى حاجة إلى تعريف أى مصطلح مكرر فى هذة الوثيقة.
- هذا المعجم من شأنه أن يضمن وضوح مفردات هذة الوثيقة للجميع و فيما يلى بعض أمثلة عن هذة المصطلحات.

سيارة الشركة :
المقصود هنا أى مركبة لها محرك تقوم الشركة بمنحها للسائق بشكل دائم أو شكل مؤقت.
رحلات عمل الشركة :
هى كل الرحلات المتعلقة بالعمل فيما عدا السفر من و إلى مقر المكتب الرئيسى للموظف.

السائق:
هو أى موظف تزوده الشركة بسيارة ويدخل تحت هذا المسمى أى سائق إضافى يطلبه الموظف.
المدير:
هو الموظف الذى يقوم السائق بتقديم التقارير إليه ( أو هو مدير مركز التكاليف فى بعض الأحيان)
السياسة:
عقد توظيف للعاملين من سائقى سيارة الشركة.
نحن/ الشركة :
" اسم الشركة يتبعها حروف ذ.م.م – ذات مسؤولية محدودة"، اسم الشركة التى تخضع لهذة السياسة و توفر السيارات للشركة و اسم صاحب العمل .
تنويه :
"سوف تتم مراجعة هذة السياسة بشكل دورى لضمان أنها تعكس متطلبات العمل و أن السياسة فى مضمونها تترجم كل ما يتعلق بشروط الصحة و السلامة ونحن نحتفظ بحق إدخال تغييرات على هذة السياسة كلما تطلب الأمر"

2. COMPANY POLICY STATEMENT AND SCOPE
2- بيان سياسة الشركة وحيز التطبيق
من المفيد تحديد أهداف السياسة الخاصة بسيارة الشركة.
أى ما هو الغرض منها ومن له حق الحصول على سيارة الشركة ومن ليس له حق الحصول عليها ؟

هل تقوم برفع أو خفض البدل الشهرى للموظفين المؤهلين لديك ؟


الأن عليك أن تؤكد على الغرض المخصص من أجله هذة الوثيقة خاصة بعد أن حددت من هو الشخص المؤهل لنيل سيارة الشركة .


عليك أن توضح أيضا˝ أن كل سائقى سيارات الشركة الذين يستخدمون هذة السيارات من حين لأخر فى رحلات العمل خاضعين لهذة السياسة سواء أن قاموا بتوقيع الإقرار المرفق فى نهاية الوثيقة أم لا .
3- من يفعل ماذا؟
المسؤوليات
3-1 السائق المنفرد
حدد ما هى مسؤوليات السائق المنفرد.
يجب على الموظف قراءة و فهم هذة السياسة و من ثم الإلتزام بها.
3-2 المدير

حدد مسؤوليات المدير المباشر للموظف مثلا˝: سوف يضمن لك المدير منح السيارة التى تتناسب مع منصب كل موظف.

3-3 "فريق إدارة المركبات"
حدد مسؤوليات الفرد المسؤول عن إدارة اسطول الشركة من المركبات و الذى يقوم بدعم إحتياجات سائقى سيارات الشركة.
من الممكن أن يكون القائم بهذة المهمة فرد واحد ، فإذا كان الأمر كذلك عليك توفير تفاصيل الإتصال به.
3-4 الموارد البشرية

إذا كان لديك قسم للموارد البشرية فى الشركة عليك أن تؤكد على أن هذا القسم سيتعامل مع الشكاوى المتعلقة بتطبيق هذة السياسة.

4- تعليمات إستخدام سيارات الشركة
يجب أن يتم التأكيد على الموضوعات الرئيسية التالية و إبرازها جملة واحدة.
كيف ينبغى إستخدام سيارة الشركة و ما هو الغر ض من إستخدامها؟
ما هى سياستك تجاه الموظفين الذين يقومون بإستخدام سيارتهم الشخصية فى أغراض تتعلق بالعمل خاصة وأنك تتحمل مسؤولية واجب الرعاية؟
من مسؤول عن تقرير متى وكيف يتمكن الموظف من تغيير سيارته؟
يجب عليك أن توجه السائق فى جزء من هذة الوثيقة إلى القسم المناسب إذا وقع حادث للسائق .
إذا كنت تنوى أن يكون لديك سيارات معروضة أو مقترضة أو مؤقته عليك أن توضح كيفية إستخدامها ؟

إذا كان لديك شريك تجارى مستمر عليك أن تقوم بإبلاغه عن عدد السائقين الذين يجب توفير سيارات لهم.

ماذا يحدث إذا لم يلتزم الموظف بهذة السياسة ؟

5- من يحصل على سيارة الشركة؟
5-1 الخطوط الإسترشادية للتخصيص والأهلية
ما هى السياسة التى تحدد أهلية الموظفين لقيادة سيارة الشركة ، بمعنى أخر هل هناك أية ضوابط و إن كان هناك ضوابط فما هى؟ على سبيل المثال : لا وجود للسيارات المكشوفة.
تقوم معظم الشركات بوضع قوائم خيارات مأخوذة من عقد إيجار نموذجى مثلا˝عقد صيانة بضمان عدد الأميال التى قطعتها السيارة على سبيل المثال : 3 سنوات – 20.000 ميل سنويا˝وذلك للتأكد من أن كل فرد يحصل على عروض أسعار تروق له.

يستطيع شريكك التجارى مساعدتك فى إعداد هذة القوائم وقد تكون كما يلى :

القائمة الخيارية لحق الإنتفاع ببدل السيارة


مستوى 1 : حتى200 £فى الشهر
مستوى 2 : 200 £- 250 £ كل شهر
مستوى 3 : 300 £- 350 £ كل شهر
مستوى 4 : 300£- 350 £ كل شهر

إذا كان لديك سيارات زائدة عن حاجتك عليك أن تؤكد أن الموظفين المؤهلين الجدد قد يتسلمون واحدة من تلك السيارات مما يوفر عليك الكثير و يساعدك على بيع أو إعادة السيارة مبكرا˝.


عليك أن تحدد دورة التغيير مثلا˝ بأن تكون ثلاث سنوات أو تكون مثلما تكون ، على الرغم من أن قائمة الإختيار قد تكون على أساس 3 سنوات أو كل 20,000 ميل سنويا˝، فإنك ربما تقرر كتابة عقدك وفقا˝ لعدد الأميال الصحيحة حتى تتجنب إحتساب تكاليف أميال إضافية أو أية نفقات زائدة.


5-2 ترقية السيارة

عليك أن تقرر ما إذا كنت ستسمح للموظفين لديك بالمساهمة فى دفع البدل بحيث يتمكنوا من الحصول على سيارة أفضل.


يجب أن تنتبه إلى النقطة السابقة جيدا˝ لأنه فى حالة ترك الموظف للعمل قد تجد أنه لديك سيارة غير مناسبة للتخصيص لموظف مؤهل أخر، لأنه قد يرفض دفع مبلغ الإيجار الإضافى الذى يتم دفعه كل شهر.

كيف ستقوم بجمع المبالغ المالية التى سيساهم بها الموظفون ؟

هل الموظف على دراية تامة بحجم المجازفة المالية و المسؤولية الضريبية التى تقع عليه جراء هذه المساهمة فى الدفع؟

5-3 سيارة أقل فى الإمكانيات
1- إذا رغبت فى ترقية نوع السيارة فسوف يتم سؤالك عم إذا كنت تستطيع الحصول على سيارة أقل فى الإمكانيات.
2- وهذا يعنى الحصول على سيارة أقل فى الإمكانيات من السيارة التى تستحقها مع أخذ الفارق المادى.
3- انتبه جيدا˝ إلى هذا و قرر ما إن كانت السيارة تصلح فى هذا الغرض و الظرف؟
4- على سبيل المثال : لن تصلح سيارة ذات محرك سعته صغيرة فى السفر ألاف الأميال خلال العام مثلما تصلح سيارة ذات موديل أكبر فى هذا الغرض.


5-4 طلب سيارة الشركة
انت فى حاجة إلى تحديد إجراءات طلب سيارة ، على سبيل المثال ماذا يجب أن يفعل السائق؟


5-5 سياسة كماليات السيارة
هل ستقوم بتوفيق أية إكسسوارات عادية تتناسب مع سيارتك؟ يجب توضيح هذا فى سياستك على سبيل المثال: طلاء فضى ، دواسات : مكيف هواء.
6
هل يعى السائق أنه سوف تكون هناك زيادة فى أعباءه الضريبية؟ يجب عليك أن توضح له مسؤولياته


يجب عليك أن توضح عملية الدفع التى تتم من أجل الحصول على إكسسوارات إضافية على حسب وضع كل فرد مع إبراز ما قد يترتب على ذلك عند إنتهاء التعاقد أو فى حالة مغادرة السائق العمل لدى الشركة.

ما هى الإكسسوارات التى تسمح بها وما هى الإكسسوارات التى لا تسمح بها؟

عليك أن تؤكد وجوب مطابقة هذة الإكسسوارات للمواصفات الصناعية وأنها لن تترك تأثير على قيمة السيارة عند إعادة البيع.