المهارات التنظيمية الخمسة التي يجب أن تمتلكها
يعتبر إدارة الوقت والإنتاجية هما الأساس لمواصلة تحقيق أهدافك وغاياتك بفاعلية. وإذا كنت ترغب في البقاء على هذا المسار، يجب أن تكون قادر على فعل الشيء المناسب، في الوقت المناسب. لقد قرأت ألاف المرات عن نصائح إدارة الوقت، والكثير منهم كان مفيد جدًا، ولكن لمن يعانون بشدة من إدارة الوقت، فإنهم يميلون أن يكون هناك خلل واحد مشترك وهو أنهم يأتون متأخرين جدًا في العملية. ولا تعمل غالبية حلول مشكلة إدارة الوقت، إذا لم تطورأسس المهارات التنظيمية أولًا. فأسس المهارات التنظيمية تشكل العمود الفقري لإدارة وقتك، وتمامًا مثل العمود الفقري للإنسان؛ إذا غابت أسس المهارات التنظيمية لا يوجد شيء لتجميعهم معًا.

بينما تعتبر إدارة الوقت هى القيام بالفعل المناسب، في الوقت المناسب، وبالطريقة المناسبة، وقبل أن تتمكن من القيام بذلك، يجب عليك أولًا أن تكون قادر على إتخاذ قرارك الأساسي إعتمادًا على المعلومات الدقيقة. فعلى سبيل المثال؛ كيف يمكنك تحديد أولوياتك، إذا كنت لا تعرف كل الأشياء المتفق على القيام بها؟ وتسمح لك أسس المهارات التنظيمية بالتأكد من أن لديك جميع المعلومات التي تحتاجها لصنع القرارات الفعالة. وليس فقط ذلك؛ بل تتأكد أن لديك جميع المعلومات المتصلة عندما كنت بحاجة إليها فعلًا. وبالفعل فإنك لن تتمكن من فعل كل ما كنت ترغب بفعلة، ولكن بإمتلاك أسس المهارات التنظيمية ستكون قادر على استكمال وإنهاء المهام الأكثر أهمية بإستمرار.

5 أسس للمهارات التنظيمية
يجب أن تشكل أسس المهارات التنظيمية التالية العمود الفقري لأي نظام إنتاجية فعّال.فعندما تمتلك تلك المهارات وتستخدمها بفاعلية، سترى تطور كبير في إدارة وقتك وفي الإنتاجية. أنا أول من صادف هذه المهارات عند قراءة أعمال ديفيد ألين.

1_ الإلمام بالمهمة
عادة ما يُطلب منك تنفيذ مهمة معينة، وتوافق على ذلك. و بدلًا من ذلك، ربما يكون لديك فكرة عن شيء ما عليك القيام به. وفي هذه النقطة، يعتقد العديد من الأشخاص أنهم ألموا بالمهمة وقاموا بفهمها . مفترضين أنها في رؤسهم، ولذلك فهم قادرين على تذكرها.


ويعتبر هذا الإفتراض صحيح جزئيًا، سوف تكون في رؤسهم، وسيتذكروها في مرحلة ما. ولكن ، إذا أردت أن تكون منتجًا، عليك أن تتذكر هذه المهمة في الوقت الذي يكون لديك مهمة يتوجب عليك القيام بها. وفي حين أن العقل البشري جيد في تخزين وإستعادة المعلومات، فإنه عادة لا يسترجع المعلومات في الوقت المفيد لذلك. بالإضافة أن عقلك يحاول تذكر والإحتفاظ بتلك المهام في ذاكرة المدى القصير، كمهام قصيرة المدى. كما لم تصمم ذاكرتك قصيرة المدى لتخزين المعلومات الكبيرة، فيبدأ هذا بسرقة عقلك ويتسبب في توترك.

ولهذا السبب، فمن الضروري أن تفهم كل وأي إلتزام قمت به، وعندما تأخذ التبعية بعيدًا عن عقلك وتضعها في النظام الذي يمكنك الوثوق به بالفعل، ستصنع خطوات عملاقة ستجعلك أكثر فاعلية.
لاحظ: الإلمام بالإلتزام لا يعني أنه يتوجب عليك أن تقرر ما ينبغي عليك القيام به حيال ذلك هنا وهناك، ويمكن أن يكون الأمر بسيط كوضع مذكرتك في الدرج.

2_ المعالجة
وبمجرد فهمك وإلمامك بالإلتزامات، يجب عليك معالجتهم بإنتظام لتحديد ما يتوجب عليك القيام به بشأنهم. وبعض الناس يقوموا بكتابة كل الإلتزامات في القائمة ويطلقون عليها قائمة المهام. والمشكلة مع هذا النهج هو أنه ينتهي بك الأمر مع الكثير من الأشياء التي لاينبغي أن تظهر في قائمة المهام. منها مثلًا:
* الأشياء التي لا تتطلب العمل.
*الأشياء التي يتوجب على شخص آخر القيام بها.
الأشياء التي يجب أن تتم في وقت لاحق.*
*الأشياء التي يمكن القيام بها في فترة قصيرة من الوقت؛ على سبيل المثال، دقيقتين.
*المشروعات( التي يجب تظهر مهامها فقط في قائمة المهام)
وهذه ليست سوى أمثلة قليلة، ولكن يمكنك أن ترى بسهولة كيف يمكن أن ينتهي بك الأمر مع قائمة ضخمة من المهام التي تشتمل على الكثير من الأشياء التي لا يجب أن تكون هناك. وعندما يكون لديك قائمة مهام معبأة مثل ذلك، فيمكن أن يكون الأمر ساحق وصعب للغاية لتقرر ما الذي يجب عليك القيام به بعد ذلك. مما يؤخرك ، ويمكن أن يؤدي إلى الجهد والتوتر.
وفضلًا عن ذلك، فعليك أن تأخذ كل بند من البنود التي ألممت بها وفهمتها، والإنتقال من واحدة تلو الأخرى. ويجب أن تأخذ وجهة نظر حماية قائمة مهامك من خلال التأكد من أن البنود الوحيدة الموجوده بها، هى البنود التي يجب عليك القيام بها على المدى القصير.

3_ التنظيم
التنظيم هو ما تحصل عليه نتيجة للقرار الذي إتخذته عن كل بند قمت بفهمه وألممت به، ونتيجة للتنظيم يجب أن ينتهي كل بند إلى واحدة من عدد محدودجدًا من الأماكن، مثل:

* في تقويمك إذا كان الوقت والتاريخ محددين.
* قدمت شيء على نحو ملائم كمرجع فقط.
* في بعض الأيام، ربما تستخدم القائمة إذا كان سيتم مراجعتها في وقت غير محدد في المستقبل.
* في ملف تيكلر أو المذكرة الرقمية إذا كان يحتاج إلى إعادة النظر والمراجعة في وقت محدد.
* على لا ئحة المشروع إذا كان ذلك مشروع. ولإنها المهمة المقبلة سيضاف إلى قائمة المهام المناسبة.
* على قائمة المهام المناسبة إذا كانت مهمة ستنتهي في المستقبل القريب.
وكما ترون في الأمثلة المذكورة أعلاة، ستكون قادر على العثور على البنود على وجه السرعة وفي الوقت المناسب.

4_ المراجعة
تعتبر هي القدرة على مراجعة خياراتك وتحديد أكثر المهام أهمية التي تستطيع إنجازها بالوقت والموارد المتاحة لك. وكلما قمت بتنظيم البنود بطريقة جيدة، كلما كانت مراجعتها أسهل. ولهذا يجب على كل فرد أن ينظم على نحو مناسب للطريقة التي يعمل ويعيش بها.
على سبيل المثال، لقد تنقلت كثيرًا ووجدت أن من الأفضل الحفاظ على سياق قوائم المهام. فواحدة من قوائمي هي ببساطة المكالمات الهاتفية، وأنا أطلق عليها (@phone) والتي تقوم بعمل مكالمة بين عدد من الأفراد، والملاحظة السريعة حول الموضوع إذا لزم الأمر. فإذا كنت بعيدًا عن مكتبي ومعي هاتفي فقط، فلست بحاجة إلى إهدار الوقت بالنظر إلى القوائم الأخرى. فأنا ببساطة أذهب إلى قائمة تطبيق (@phone) وأختار أهم مكالمة لدي في هذا الوقت ولدي الطاقة والمعلومات الازمة لذلك، ثم أقوم بهذا الإتصال وإذا تبقى وقت أخر أختار أهم اتصال قادم.

5_ أفعلها
لا يمكن أن تظل منظمًا إذا لم تفعل شيئًا على الإطلاق. وتعترف أسس المهارات التنظيمية بأنها ليست كافية للحفاظ على إضافة الأشياء إلى قوائمك؛ يمكنك ركل الأشياء من قائمتك بالإنتهاء منها.وإلا سيكون لديك مجرد قائمة مُحبطة من الأشياء التي لم تنجز بعد.
والمفتاح للقيام بجميع الأشياء هو أن يكون لديك القدرة على الثقة بأنك فعلت الشيء المناسب في ذلك الوقت. هناك ملايين الأشياء التي يمكن أن تقوم بها، ولكن عندما تمتلك وتنفذ أسس المهارات التنظيمية ، سيكون لديك الثقة الأكبر في إختياراتك. فعدم وجود الشك يسمح لك بالتركيز فقط على تناول المهمة وإتمامها بشكل أسرع، وبمستوى أعلى.
وإذا أردت أن تكون أكثر إنتاجية مع تحسين إدارة الوقت، يجب أن تبدأ من البداية؛ مثل بناء المنزل، لابد وأن يكون الأساس موجود. وفي مصطلح الإنتاجية، هذا يعني إمتلاك أسس المهارات التنظيمية وتنفيذهم بإستمرار. وتتيح لك أسس المهارات التنظيمية بالإلمام بكل إلتزام قمت به، وتحديد أفضل مسار للعمل، وإختيار المهمة المناسبة في الوقت المناسب. وهناك العديد من النصائح لإدارة الوقت والتي بإمكانها مساعدتك لتحسين أدائك، ولكن إذا لم تمتلك أسس المهارات التنظيمية الأساسية في موضعها، ستحد من مدى إنتاجيتك.