الموضوع: نصائح لعمل جدولة مواعيد فعالة (تنظيم الوقت)

نصائح لعمل جدولة مواعيد فعالة

إن نظام الجدولة الفعال واحد من الاختلافات الرئيسية بين العيش فى حياة فعالة ومنتجة والعيش فى حياة مليئة بالضغوط حيث تناضل من أجل التعايش مع المطالب التى وُضِعت فوق عاتقك. حيث هناك الكثير من الضوضاء فى الحياة الحديثة وتوجد أشياء تجذب انتباهك. فإذا كنت ترغب فى التفوق، فأنت تحتاج إلى التركيز باستمرارعلى ماهو أهم والقيام به. يجب ان يتم التركيز دائماً على الأهميةعندما تواجة الضغوط، فمن السهل أن تقع فى فخ محاولة فعل المزيد. يتطلب فعل ذلك وجود المنظمة والتحضير.فإن الجدولة الفعالة جزء واحد فقط من هذا ولكن إذا تم تطبيقها فإنها يمكن أن تحدث فرقاً كبيراً فى النتائج ونوعية الحياة.


8 نصائح للقيام بجدولة زمنية فعالة
سوف تساعدك الثمانى نصائح التالية على عمل جدولة زمنية فعالة لتصبح جزء رئيسى من حياتك اليومية.فمن خلال اتخاذ بضع دقائق كل يوم لتنفيذ هذه الخطوات،سوف توفر الكثير منا لوقت لديك:

- 1 احرص على التخطيط فى الليلة السابقةplan the night before
يمكنك عمل جدولة زمنية فعالة وبداية قوية لهذا اليوم من خلال رسم الخطط الخاصة بك فى الليلة السابقة، بدلاً من الاستيقاظ فى الصباح غير مهيأ تماماً.عندما تخطط فى الليلة السابقة، سينخفض حدة قلقك وتوترك وتحصل على ليلة نوم أفضل. ويمكن أن يعمل عقلك الباطن على الخطة أثناء النوم. ثم تستيقظ فى صباح اليوم التالى مع المزيد من الطاقة والاستعداد لمواجهة تحديات اليوم.


2- حدد مهمة رئيسية واحدة Select 1 key task
إن الجدولة الزمنية الفعالة لا تتعلق بالحصول على كمية كبير من الأعمال التى أًنجزت.يمكنك ان تنجز أعمالك ولك لا زال لديك يوم غير فعال:إذا كان هذا العمل غير مهم لأهدافك.فالجدولة الزمنة الفعالية هى للتأكد من أنك تحددمهامك حسب الأكثر أهمية لكل يوم ومن ثم أن تنجز هذه المهام..
يجب عليك أيضاً أن تحدد اثنين من المهام التالية من حيث الأهمية. وبمجرد الانتهاء من المهمة الأكثر أهمية، حاول أن تنجز باقى المهام أيضاً.

3- المهمة الرئيسية أولاً key task first
هناك معتقد قديم أنه يجب أن تبدأ اليوم بالمهمة سهلة والترويح عن نفسك باقى اليوم. ولكن أنا لا اتفق مع هذا النهج. لأنك عادة ايكون لديك أكبر قدر من الطاقة فى بداية اليوم،,وهذه الطاقة تحتاج إلى أن تسغلها فى مهمتك الأكثر أهمية،وليس المهام الأقل اهمية والأقل تأثير على تحقيق أهدافك.
فالحياة لايمكن التنبؤ بها.,ويمكن أن تصيبك بالارتباك.ولذلك،من الأفضل أن تقوم بتنفيذ المهام الأكثر أهمية أولاً.،فإذا تعرضت لأى حالات طارئة التى ستعطلك عن مسار يومك، سوف لايزال لديك يوم فعال لأنك بالفعل قمت بتنفيذ أكثر المهام أهمية.

4-قوائم تستند إلى السياق context based lists

فإذا كان لدي أقل من 20 مهمة فى قائمتك، فيمكن أن تعمل الجدولة الزمنية الفعالة على قائمة واحدة فقط. ومع ذلك، إذا كان لديك عدد أكبر من المهام، فأنت تحتاج إلى النظر فى القوائم المبنية على السياق.حيث تقوم هذه القوائم بتقسيم المهام تحت عناوين بناءه على الوضع التى تجد نفسك فيه، أو الموارد(ويعتبر الأفراد موارد أيضاً)المتاحة لك فى ذلك الوقت. وهذا يعنى أنه ، بغض النظر عن الوضع الذى تجد نفسك فيه، يمكنك أن تسأل نفسك"ماهى المهمة الأكثر أهمية التى يمكننى القيام بها مع توافر الوقت والموارد المتاحة؟"هذا يسمح لك المضى فى قائمتك مع التركيز على الأكثر أهمية.على سبيل المثال، فيما يلى بعض القوائم التى لدى:

· المكتب - يجب أن أكون فى مكتبى للقيام بهذه المهام
· الهاتف- أنا فقط بحاجة إلى هاتفى للقيام بهذه المهام
· جامى- جميع المهام\ القضايا\ الأفكار يتحتاج للمناقشة عندما أتحدث إلى صديقى جامى
· المدينة- تحتاج المهام إلى التنفيذ بينما أكون فى المدينة.

هذه ليست سوى عدد قليل من القوائم التى أحافظ على القيام بها. نأمل أن ترى مدى فاعلية هذا النهج،على سبيل المثال.عندما أكون بالمدينة، أنا استطع أن انفذ كل المهام التى تحتاج إلى تنفيذ فى المدينة، مما يوفر لى العديد من الزيارات المتكررة، أو إذا كنت بعيداً عن مكتبى ولا استطع سوى الوصول إلى هاتفى فقط، يمكننى إجراء خمس مكالمات هاتفية فى فترة زمنية قصيرة.

5-لا يوجد جدول أعمال ؟ إذن لا حضور اجتماعات No agenda ..No meeting

إن الاجتماعات الفعالة هى واحدة من أكبر الأدوات المتاحة لأية أعمال ولكن الاجتماعات الغير فعالة هى واحدة من أكبر مسببات هدر الوقت. تتطلب الجدولة الفعالة أن تتعامل مع وقتك على أنه شىء ثمين لك. كحد أدنى، رفض حضور الاجتماعات التى لاتلتزم بجدول أعمال واضح. ينبغى أن يحدد جدول الأعمال المواضيع التى ستُناقش مع حدود زمنية لكل بند. وهذا يضمن أن يأتى الأفراد على أتم استعداد للقيام ببعض الأعمال الهامة .فالاجتماعات التى لا تتضمن جدول أعمال واضح هى مجرد محلات تجارية.احذر منها كمرض الطاعون. لا تحضر مثل هذه الاجماعات و تقدم ببعض الأعذار واطلب نسخة ليتم ارسالها فى طريقك.


6- توطيد الطقوس Establish rituals
فالروتينيات مثل المهام المتكررة وانجازها مع أقصى قدر من الكفاءة والحد الأدى من الفكر.إنها تجعل الجدولة الزمنية فعالة وأسهل كما يمكنك منع ذلك الوقت فى التقويم الخاص بك وهناك عدد قليل من الاشياء الغير مخطط لها معنية.ومن أمثلة الروتينيات
· الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية فى أوقات محددة فى أيام محددة
· أخذ زوجتك\شرك حياتك فى مقابلة غرامية فى احدى الليالى
· ممارسة التأمل فى وقت محدد كل يوم
وتذكر أن الطقوس يجب أن تكون مهمة بالنسبة لك، لذلك لا ينبغى أن يكون هناك الكثير منها. فأنت لا تريد ملىء الجدول الزمنى الخاص بك بذلك الهراء.

7-ضع فى التقويم الخاص بك المهام المحددة زمنياً فقطonly time specific tasks go in your calendar
يجب عليك وضع مهام زمنية محددة فى التقويم الخاص بك، على سبيل المثال اجتماع الساعة الثالثة. كما أؤكد مراراً و تكراراً،إن الهدف من الجدولة الزمنية الفعالة هو انجاز أكثر المهام أهمية. ولفعل ذلك، تحتاج إلى المرونة فى الجدول الزمنى الخاص بك وأن تكون مدركاً بأن أولوية المهام تتغير باستمرار.قد يكون لديك قائمة أولويات واضحة فى الثامنة صباحاً ولكن بحلول منتصف النهار يمكن أن يكون لديك عدد من المهام الجديدة.التى تغير قائمتك المرتبة حسب الأولوية.فإذا كانت قائمتك محشوة بالمهام الغير مهمة، فهذا يصبح كابوساً فى التكيف مع الظروف الجديدة الخاصة بك.
8- المشروعات & المهام projects vs. Tasks

قد تستنتج من قراءة المدونة أننى كبير مشجعى أفكار دافيد آلين. فمن أهم الأفكار التى اعتنقتها من أعمال دافيد آلين هى التمييز بين المشاريع والمهام. إليك منهج دافيد:


· المهمة هى شىء تحتاج إلى أن تقوم به، ولكن لم يتم حتى الآن.
· المشروع يحتاج إلى أن تقوم به ولكن لم يتم حتى الآن، وسوف يستغرق أكثر من مهمة للقيام بتنفيذه
قد يبدو لك هذا شيئاً تافهاً ولكن العمل بهذه الأفكار، سوف تدرك أن لديك العديد من المشاريع اكثر مما تخيلتها.فيعتبر هذا التفكير بمثابة فائدة حقيقية وتقسم المشروعات إلى مهام. وسوف أوضح لك هذا باستخدام مثال كتابة منشور مدونة.قد يبدو لك هذامثل مهمة واحدة ولفترة طويلة رأيت ذلك على النحو التالى، ولكن تسلط القائمة التالية الضوء على عدد من المهام التى أقسمها إلى:

· اختيار الموضوع
· إدراج النقاط الرئيسية التى سوف أتناولها
· كتابة مسودة فى ميكروسوفت ورد
· نسخ هذه المسودة إلى موقع الويب الخاص بى
· البحث عن صورة مناسبة
· إدراج تلك الصورة فى منشور
· إضافة الروابط ذات الصلة
· تحسين ال"سى آى أو"
· نشر المنشور
· المشاركة على وسائل التواصل الاجتماعى


هناك فوائد كثيرة لهذا النهج بما فى ذلك أننى أشعر بأننى أقل مقاومة تجاه واحدة من هذه المهام الصغيرة مما كنت أشعربه تجاه المشروع بأكمله.يمكننى تقسيم المشروع بأكمله على مدى عدة أيام بدلاً من محاولة الحصول على ذلك فى دفعة واحدة.

إن الجدولة الزمنية الفعالة أمر يتطلب قدر قليل من الوقت والجهدعلى أساس زمنى، ولكن يحصد مكافآت كبيرة. تسمح لك الجدولة الزمنية الفعالة بالتكيف مع المطالب المتغيرة باستمرار فى الحياة. عليك أن تبدأ اليوم بوضع خطة فى الاعتبار، و فى كثير من الحالات ،سوف تعرف أهمية الخطة. ومع ذلك، ولأن تصميم جدولك الزمنى الخاص بك ديناميكياً، فإنك لن تستغرق الكثير من الجهد لتتكيف مع الاحداث الغير متوقعة.ففى حياة تسير بخطى سريعة، تحتاج إلى أن تكون قادراً على التكيف بسرعة وبشكل متكرر مع الحفاظ على تركيزك للأشياء الأكثر أهمية.فالجدولة الزمنية الفعالة تمكنك من القيام بذلك.