الموضوع: 10 نصائح رئيسية لمراجعات أداء الموظف الفعالة

10 نصائح رئيسية لمراجعات أداء الموظف الفعالة
هل ترغب في الحصول على نصائح حول كيفية جعل مراجعات الأداء ناجحة في مؤسستك؟ بينما تختلف أساليب مراجعة الأداء والنهج من منظمة إلى أخرى، إلا أن المبادئ العالمية حول كيفية التحدث معا لموظف حول أدائهم وجودة و ثابتة.
وسواء كانت مراجعة الأداء،أو اجتماع تسوية الرواتب،أو خطة تحسينا لأداء (PIP) ،فإن هذه النصائح ستساعدك على قيادة الاجتماع بشكل أكثر ثقة.
وتنطبق هذه النصائح في محادثاتك اليومية مع الموظفين. كما أنهم ذوي أهمية خاصة في اجتماعاتك الرسمية الدورية مع الموظفين لمناقشة أهداف العمل والأداء. وهذه النصائح العشرة سوف تساعدك على جعل استعراضات الأداء إيجابية وتحفيزية. وستحسن قدرتك على التفاعل مع موظفي التقارير الخاصة بك.
نصائح مراجعة الأداء

• يجب ألا يسمع الموظف أبدًا عن الأداء الإيجابي أو أن الأداء بحاجة إلى التحسين لأول مرة في اجتماع مناقشة الأداء الرسمي الخاص بك إلا إذا كانت معلومات أو أفكار جديدة. ويناقش المديرون الفعالون كلا من الأداء الإيجابي ومجالات التحسين بانتظام يوميًا أو أسبوعيًا. مما يهدف إلى جعل محتويات مناقشة مراجعة الأداء إعادة تأكيد على النقاط الهامة.

وفي سبيل تقديم تغذية مرتدة منتظمة،فإن مراجعات الأداء ليست حدثًا سنويًا. ويوصى باجتماعات ربع سنوية مع الموظفين.
وفي إحدى الشركات متوسطة الحجم،يحدث تخطيط الوظائف وتقييمها مرتين في السنة. ومن المقرر أيضًا تخطيط التطوير الوظيفي للموظفين مرتين في السنة، وبالتالي فإن الموظف سيناقش وظيفته ومهمته رسميًا أربع مرات في السنة.

• بغض النظر عن مكونات عملية مراجعة أدائك، فإن الخطوة الأولى هي و ضع و إعداد الأهداف. ومن الضروري أن يعرف الموظف بالضبط ما هو متوقع من أدائه.

و تحتاج مناقشاتك الدورية حول الأداء إلى التركيز على هذه الأجزاء المهمة من عمل الموظف.
و ستحتاج إلى توثيق خطة العمل هذه: الأهداف والتوقعات في خطة العمل،أو تصميم توقعات العمل. فبدون اتفاق مكتوب وصورة مشتركة لأهداف الموظف،فإن نجاح الموظف سيكون غير محتمل.

• أثناء الإعداد وتحديد الأهداف، ستحتاج إلى جعل طرق وكيفية تقييم أداء الموظف واضحة. صف بالضبط ما كنت تبحث عنه في الموظف وما كنت تتطلع إليه، وكيف ستقيم الأداء بالضبط. ناقش مع الموظف دوره في عملية التقييم. إذا كانت عملية مراجعة أداء مؤسستك تتضمن التقييم الذاتي للموظفين،شارك النموذج وتحدث عما يستلزمه التقييم الذاتي.

تأكد من أنك تشارك أيضًا تنسيق مراجعة الأداء مع الموظف، لذلك فهو لا يفاجأ في نهاية الفترة الزمنية لمراجعة الأداء. ويتمثل أحد العناصر الهامة في مناقشة التقييم هذه في المشاركة مع الموظف في كيفية تقييم مؤسستك للأداء.
و يحتاج الموظف إلى فهم أنه إذا كان يفعل ما هو متوقع، فإنه سيتم اعتباره موظف جيد الأداء. وفي بعض المنظمات التي ترتب الموظفين،فإن هذا يعادل ثلاثة على المقياس المكون من خمس نقاط.
يجب على الموظف أن يفعل أكثر من مجرد الأداء ليكون الموظف المتميز.

• تجنب تأثير الهالة و الذي فيه يتم مناقشة الأحداث الإيجابية و السلبية الأخير التي نوقشت في الاجتماع. فالأحداث الأخيرة تصبغ حكمك لتقييم الأداء. بدلا من ذلك،فأنت مسئول عن توثيق الأحداث الإيجابية مثل المشاريع المنجزة، والحوادث السلبية مثل الإخفاق في الموعد النهائي،خلال الفترة الزمنية الكاملة التي يغطيها استعراض الأداء.

(و في بعض المنظمات، يسمى ذلك بتقارير الحوادث الحرجة). اطلب من الموظ فأن يفعل الشيء نفسه بحيث يمكنكم وضع نظرة شاملة معًا على أداء الموظف خلال الفترة الزمنية التي تغطيها المناقشة الخاصة بك.

• اطلب تعليقات وردود فعل من الزملاء الذين عملوا بشكل وثيق مع الموظف. و يسمى ذلك في بعض الأحيان بردود الفعل 360 درجة لأنك تحصل على ردود الفعل للموظف من رئيسه، وزملاء العمل، وأي موظف التقارير،و يمكنك استخدام ردود الفعل لتوسيع معلومات الأداء التي تقدمها للموظف.

ابدأ بمناقشات غير رسمية للحصول على معلومات التغذية المرتدة وردود الفعل. ضع في اعتبارك وضع صيغة بحيث يسهل استخلاص الملاحظات ومشاركتها مع المدير.

• إذا كانت شركتك تستخدم نموذج أو استمارة تقوم بملؤها قبل الاجتماع، قم بإعطاء مراجعة الأداء للموظف قبل الاجتماع. وهذا يسمح للموظف بفهم واستيعاب المحتويات قبل مناقشتها معك بالتفصيل. ويمكن لهذه الإشارة البسيطة أن تزيل الكثير من العاطفة والدراما من اجتماع استعراض الأداء.

• قم بالتحضير للمناقشة مع الموظف.لا تذهب أبدا إلى استعراض الأداء دون الاستعداد و التحضير. فإذا لم تفعل ذلك، ستفشل مراجعات الأداء. و سوف تفوت الفرص الرئيسية لردود الفعل والتحسين،و لن يشعر الموظف بتشجيع على نجاحاته. وستخدمك الوثائق التي حافظت عليها جيدًا خلال فترة مراجعة الأداء أثناء التحضير لمراجعة أداء الموظف.

إذا لزم الأمر، قم بالتدرب مع موظف الموارد البشرية الخاص بك،أو زميلك،أو مديرك. دون باختصار النقاط الرئيسية من ردود الفعل. قم بتضمين علامات تنقيط توضح بوضوح الأشياء التي تعتزم تقديمها للموظف. وكلما أمكنك التعرف على الأنماط وإعطاء أمثلة، كلما سيكون فهم الموظف أفضل وسيكون قادرًا على التصرف بناءًا على ردودا لفعل.

• عندما تجتمع مع الموظف، اقضي بعض الوقت في الحديث عن الجوانب الإيجابية لأدائه. وفي معظم الحالات، ينبغي أن تستغرق مناقشة العناصر الإيجابية لأداء الموظف وقتا أطول من الوقت الذي تستغرقه العناصر السلبية.

وبالنسبة للموظفين الذين يؤدون فوق المتوسط والموظفين الذين يؤدون وظائفهم بشكل جيد، يجب أن تتضمن التعليقات الإيجابية والنقاش حول كيفية استمرار الموظف في زيادة أدائه غالبية المناقشات. وسيجد الموظف أن ذلك بمثابة مكافأة وتحفيز له.
لا يوجد موظف يؤدي عمله بشكل سيء تمامًا، فإذا كان الأمر كذلك، لماذا لا يزال الموظف يعمل لمؤسستك؟ ولكن،لا تهمل المجالات التي تحتاج إلى تحسين أيضًا. وخاصًة بالنسبة للموظف ضعيف الأداء، تحدث إليه مباشرًة و بصراحة ولا تتصنع و تفكر في الكلمات.
فإذا لم تكن صريح و مباشر،فلن يفهم الموظف خطورة وضع الأداء. لذا، استخدم أمثلة من الفترة الزمنية بأكملها التي يغطيها استعراض الأداء.
إن الروح والطريقة التي تقوم من خلالها بنهج هذه المحادثة ستشكل الفرق في فعالية تلك المحادثة. فإذا كنت نيتك حقيقية لمساعدة الموظف على التحسين، وكان لديك علاقة إيجابية مع الموظف، فإن المحادثة ستكون أسهل و أكثر فعالية. ويجب على الموظف أن يثق بأنك تريد مساعدته على تحسين أدائه. فهو بحاجة إلى سماعك تقول أن لديك الثقة في قدرته على التحسين. وهذا سيساعده على الاعتقاد بأن لديها لقدرة والدعم اللازم للتحسين.

• المحادثة هي الكلمة الرئيسية عند تحديد اجتماع مراجعة الأداء. فإذا أصبح كل من الحديث أو الاجتماع الخاص بك بمثابة محاضرة،فإن استعراض الأداء سيكون أقل فعالية. و سوف يشعر الموظف بالظلم في المعاملة. و هذه ليست الطريقة التي تريد الموظفين أن يشعروا بها وهم يغادرون استعراض أدائها.

فأنت ترغب في الموظف المتحمس بشأن قدرته على الاستمرار في النمو والتطور والمساهمة. و تهدف اجتماعات مراجعة الأداء التي يتحدث فيها الموظف أكثر من نصف الوقت. و يمكنك تشجيع هذه المحادثة عن طريق طرح أسئلة مثل هذه.

• ماذا تتوقع أن تكون أكثر التحديات حول أهدافك لهذا الربع؟
• ما هي آمالكم لإنجازاتكم في شركتنا هذا العام؟
• كيف يمكنني أن أكون مدير أفضل بالنسبة لك؟
• كم عدد المرات التي تريد تلقي التعليقات و الملاحظات فيها؟
• ما هو نوع الجدول الزمني الذي يمكننا إعداده بحيث لا تشعر بالإدارة الجزئية، ولكني أتلقى الملاحظات التي أحتاجها فيما يتعلق بالتقدم المحرز في تحقيق أهدافك؟
• ما هي الأجندة التي ستكون مفيدة لاجتماعاتنا الأسبوعية المباشرة؟

إذا أخذت هذه النصائح الخاصة بمراجعة الأداء إلى محور و ممارسة في اجتماعات مراجعة الأداء الخاص بك، ستقوم بتطوير أداة هامة لحقيبة أداة الإدارة الخاصة بك.
و يمكن أن يعزز استعراض الأداء علاقتك مع الموظفين، ويحسن أداء مؤسستك، ويعزز التواصل بين الموظفين والمديرين بشكل ملحوظ – فهو هبة للعملاء وعلاقات العمل.