7 نصائح لتنظيم جدولك الزمنى كمحترف

قال لو جيرستنر، الرئيس التنفيذى السابق لشركة آى إم بى، شيئاً مازال عالقاً فى رأسى: لا تدع أى شخص يقوم بعمل الجدول الزمنى الخاص بك " فهو بسيط وواضح وعبقرى.
على مر السنين، كلما لم أتبع النصيحة، أصبح متوتراً و أقل انتاجياً. وتعلمت تدريجياً أن التخطيط و اتباع روتين يحدث فرقاً كبيراً فى ما أشعر به وما أفعله. إليك بعض الأشياء التى تساعدنى فى التمكن من عمل الجدول الزمنى الذى قد تجده مفيداً.

1- إتباع الروتين Create a routine
بغض النظر عن ما تعمل عليه، اتبع روتين محدد، تخطى الأنشطة المحددة ، وتمسك بالخطة. قم بتحويل التقويم الخاص بك إلى مجموعة من الكتل، وما لم يتم التخطيط له ، لا تفعله. إذا أردت الحصول على وقت فراغ ، خطط له.
قد يتغير روتينك على مدار السنة، ولكن من الأفضل أن يكون لديك خطة فى كل الأوقات. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على تأسيس شركة، وتحتاج إلى اكتشاف العملاء، وترميزهم وتوظيفهم ، ثم يتم الترتيب على حسب الأولوية و تخطى أوقات معينة لكل نشاط محدد.
وفيما يلى نموذج لتقويم، قمت بعمله ليوضح لك بعض المفاهيم والأفكار .


2-اجتماعات المجموعة و حجب المكالماتGroup meetings and calls into blocks
على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة لعقد اجتماعات خارجية، وقمت بتحديد يومين ونص يوم فى الأسبوع لتلك الاجتماعات، وقررت الذهاب إلى الاجتماعات الخارجية فقط خلال تلك الأوقات.افعل نفس هذه الطريقة فى اجتماعات المكتب.وبهذه الطريقة ، فانت بذلك لا توفر جزء من الوقت للاجتماعات فقط ، بل تخلق كتل من الوقت التى سوف تجعلك قادراً على العمل المهم. افعل نفسى الشىء مع المكالمات جميعاً.



3- تنظيم الوقت لمختلف أنواع الاجتماعات
شخصياً، أنا الآن مشجع كبير للاجتماعات التى تستغرق ثلاثين دقيقة والمكالمات التى تستغرق عشر دقائق.فأنا أعتقد أن المكالمات التى تستغرق 10 دقائق هى مناسبة للغاية للتواصل فى البداية مع شخص ما أو إعطاء شخص ما المشورة السريعة. يمكن أن تستخدم مواقع مثل هانج أوت أو سكايب، إذا كنت تفضل رؤية الشخص بدلاً من سماعه فقط. فالسبب وراء استغراق المكالمات 10 دقائق فقط، هو أن هؤلاءالاشخاص يتخطون الهراءات و يدخلون سريعاً فى صلب الموضوع. جرب ذلك. فى الواقع تعنى الـ 10 دقائق الكثير من الوقت، إذا حافظت على تركيزك. أنا أفضل إجراء هذاه المكالمات يوم الجمعة، حيث أعمل عادة من المنزل.
أنا لست من مشجعى الاجتماعات التى تبدأ بفنجان قهوة أو غداء و عشاء. ولكنى مشجع كبير لتناول القهوة والوجبات مع الأفراد الذين أعرفهم بالفعل. فتلك الأنواع من الاجتماعات تكون منتجة وممتعة، ولكن إذا كانت أول مرة تلتقى فيها بشخص ما، يكون من الأفضل ومن الأكثر إنتاجية أن تجرى معه مكالمة أو اجتماع مدته 30 دقيقة فى المكتب.

فيما يلى أنواع الاجتماعات التى قد ترغب فى تسجيلها:
اجتماع مدته 30 دقيقة فى المكتب للتعرف على الشخص
اجتماع مدته 45 دقيقة خارج المكتب.السماح ب 15 دقيقة للسفر.
دعوة لمدة 10 دقائق لمساعدة شخص يحتاج إلى المشورة
احتفظ ب 15 دقيقة يومياً احتياطياً-- فهو شىء مفيد للشركات الناشئة والفرق الهندسية.
30-دقيقة لاجتماعات طاقم العمل الأسبوعية
أياً كانت الاجتماعات التى تعقدها، قم بجمعهم فى كتلات اعتماداً على الجدول الزمنى الخاص بك.إذا كنت تشعر بأن نوع معين من الاجتماعات يحتاج وقت أكثر أو أقل، قم بتعديل الكتل وفقاً لذلك.

4- استخدم فتحات المواعيد Use appointment slot
هناك ميزة كبيرة فى تقويم جوجل تسمى فتحات المواعيد. انها تسمح لك بتدوين جزء من الوقت، ومن ثم تقسيمه إلى أجزاء أصغر.على سبيل المثال، يمكننى حجز ثلاث ساعات للاجتماعات الخارجية ومن ثم تقسيمها إلى ثلاثة اجتماعات- ساعة واحدة لكل اجتماع. أو يمكننى حجزساعة واحدة للمكالمات وتقسيمها إلى ست مكالمات كل عشر دقائق.هناك أيضاً مجموعة من الأدوات المحددة، مثل دوودل"doodle، التى تقوم بذلك أيضاً.

الخطوة التالية هى أن تقوم بإنشاء روابطbit.ly لكتل مختلفة من الزمن ، يمكن أن يكون لديك روابط لك فى اجتماعاتك الخارجية، وروابط آخرى لاجتماعات الداخلية التى مدتها 30 دقيقة و أيضاً روابط آخرى للمكالمات التى تستغرق 10 دقائق.ثم يمكنك مشاركة هذه الروابط، ويمكن لهذه الروابط أن تدون الوقت لك. لقد فعلت هذا مع المتقدمين للوظائف لتشستارس وكان فعالاً ومثير للدهشة.إ نها تقلل من التأرجح يميناً وشمالاً فى البريد الالكترونى وتوفرأطنان من الوقت لى والشركات.

هذا لن يجدى مع الجميع، لأن قد يفسر بعض الأفراد ذلك على أنه وقاحه. و على أية حال، إذا لم تشعر بالراحة تجاه إرسال الروابط إلى شخص ما، فيمكنك استخدام فُتحات المواعيد الخاصة بك، واقترح بعض أوقات الاجتماعات القليلة، ثم قم بتدوين الفاصل الزمنى الخاص بك بنفسك.

إذا طلبت من شخص ما أن تجتمع معه، اقترح دائماًعدة أوقات بديلة مثل يوم الثلاثاء فى 4:30 مساءاً أو 5 مساءاً يوم الأربعاء.ولقد أعطى ديفيد خطاباً عظيماً، قام بتغطية جدولة الاجتماعات والعديد من أساسيات الاتصال.
Block time for email
تعتبر هذه أهم النصائح التى ذكرها المنشور.لتقتنى بريدك الالكترونى يجب أن تقوم بعمل جدولة زمنية للقيام بالبريد الالكترونى الخاص بك. إنه آمر لا بد منه، فمن المهم جداً أنى قمت بكتابة المنشور باكمله حول إدارة البريد الالكترونى.


6-قم بتخطيط لأوقات التمرين الخاص بك و أوقات الأرة Plan your exercise and family time


إذا لم تضع ذلك فى التقويم، فلن تقوم بتنفيذه.وهذا ينطبق على أوقات تمارينك و الأوقات التى تقضيها مع عائلتك.سواء كنت تقوم بذلك فى الصباح أو بعد الظهر أو فى المساء، افعلها ثلاث مرات أسبوعياً أو يومياً، رتب أوقات التمرين فى التقويم. قام صديقى ومعلمى نيكول غلاروس، بتوضيح أن فترة الصباح لديها حتى الساعة الـ 10 صباحاً، لديها الحرية لتمارس رياضة المشى أو الذهاب إلى صالة الألعاب، وهذا يعتمد على حالة الطقس ، و أوضحت أيضاً أنها نادراً ماتنحرف عن الروتين.
وينطبق الشىء نفسه على التخطيط لقضاء الأقات مع العائلة. فإذا كنت شخصاً عملياً مثلى ،ستجد نفسك ف آخر الآمر تسرق أوقات عائلتك إذا لم تتمكن من توفير وقت لهم مقدماً وتدريب نفسك أن تفصل قليلاً عن العمل.ولقد تحدث العديد من الأفراد فى هذا المجال عن تخطيط وقت للعائلة، ولكن الشخص المفضل لدى منهم هو براد فيلد، الذى تحدث عن ذلك كثيراً.


7-إدارة و تنظيم وقتك Actually manage your time
أنا أفكر كثيراً فى وقتى. أفكر فيما استخدمه. أفكر فى كيفية الحصول على المزيد منه، وكيف يمكن أن أنظمه.عندما كنت استهلك الكثير من الوقت فى تطبيق جيتغلو، كان لدى مساعدة تدير وقتى.كانت رائعة.ولكن عندما انضممت لموقع تيشستارس، قررت أن أنظم تقويمى الخاص بى بنفسى.لا بد لى أن أعترف بأننى سعيد بهذا القرار.
ووجدت نفسى أفكر فى ما أقوم به، ومع من أتقابل، فأنا أتقابل مع الكثير كل أسبوع. فالجدول الزمنى الخاص بى مخبول أثناء عملية الاختيار. ومع ذلك، لأننى أدير التقويم الخاص بى، اتبع روتينى، تخطيط الاجتماعات فى مجموعة كتل واستخدام فتحات المواعيد، فأجد نفسى أقل ضغطاً و توتراً.

فتولى مسئولية التقويم الخاص بى ووضع الخطط للأيام والأسابيع، تجعلنى أكثر سعادة و إنتاجية. و آمل أن يساعد هذا المنشور على تحقيق ذلك.
أود أن أسمع النصائح الإنتاجية الخاصة بك. كيف تدير وقتك؟ كيف تتعامل مع التقويم الخاص بك؟ ماهى الأدوات التى تستخدمها ؟ يرجى المشاركة بالتعليقات فى قسم التعليقات أدناه.
تم كتابة هذه المقالة من قبل عضو فى شبكة المساهمين "ألينيك". تعتبر "ألينيك" واحدة من أكبر مراكز الابتكار فى العالم، مما يساعد على تعزيز نمو الشركات الناشئة فى كوقعها الرئيسى بنيويورك.وتكون جريدة "انتربرينيور " الإعلامية شريكة لها.