خطة عمل لادارة المشاريع من خمس خطوات

بالنسبة للشركات لكي تنجح في عالم اليوم فمن المهم ان تعمل بحذاقة وذكاء بقدر الإمكان أكثر من أي وقت مضى. وهناك العديد من المجالات التي يُمكن للشركة النظر فيها لإدخال تحسينات، ولكننا نظرنا إلى خمسة مجالات رئيسية نعتقد أنها حاسمة كنقطة انطلاق كبيرة.
1_ ركز على نقاط القوى الأساسية
كرجل أعمال، فمن المهم أن تحدد نقاط القوة الخاصة بك، وأن تجعل تلك المجالات هي التي ينصب عليها تركيزك الرئيسي. فمن المستحيل أن تكون جيد في كل شيء، ولكن كشركة ناشئة أو مشروع صغير ، فمن المستحيل أيضًا توظيف عدد إضافي للمساعدة من اليوم الأول بسبب جميع التكاليف المرتبطة بالتوظيف.
حاول تجنب القيام بكل شيء بنفسك، لأن معيار العمل سيتأثر وستعاني صحتك أيضًا. ولن يمر وقتًا طويلًا وانت تعمل كل الساعات المُتاحة في اليوم، حتى وتشعر وكأنك لا تزال تسير في دوائر مُفرغة. وخلافًا للإعتقاد الشائع، فمساعدة كل من حولك بالفعل، لايتعيين أن يكون مُكلف.
وتعني التحولات في مواقف وتوجهات العمل المرنة أن الخبراء ذوي المهارات العالية والخبراء متاحون ومستعدون لدعم الشركات على أساس كل مهمة على حدة، أو على أساس كل مشروع على حدة. فالقدرة على الاستعانة بمصادر خارجية حتى في الأجزاء الصغيرة من العمل تُمكن الشركات من إدارة عددهم وميزانياتهم، والأفضل من ذلك، تحقيق أهدافهم.

2_ كن واضحًا بشأن الأشياء التي يُمكن تنفيذها والنتائج المتوقعة
وهذا بشأن التأكد من أنك تقوم بفعل الأساسيات الصحيحة. لذا؛ فأهداف (SMART) هى أبسط طريقة لتوفير هيكل لإنجاز الأمور . ومعظمنا على دراية بهذه المنهجية، ولكن كم منا يأخذ قدرًا من الوقت للتأكد من أننا نقوم بتطبيق ذلك في كل مرة نضع فيها الأهداف؟
وهناك عدة تعريفات لما يرمز إليه (SMART) ولكني أعتقد أنه شيء محدد، وقابل للقياس، وقابل للتحقيق، وواقعي، ومحدد زمنيًا. إسأل نفسك في كل مرة تقوم فيها بوضع هدف مهما كان صغيرًا، إلى أي مدى يتناسب مع هذه الأشياء والمجالات الخمسة؟ فمن السهل أن تقول: " أريد المزيد في أرباحي"، ولكن يجب أن تقول " أريد أن أرى زيادة في صافي الأرباح بنسبة 20% من بداية الربع الثاني وحتى نهاية الربع الرابع"، وبالطبع؛ يجب أن تكون هذه الزيادة واقعية وقابلة للتحقيق مع خط الإنتاج وقاعدة العملاء المتاحة . ويعطي هذا المستوى من التفاصيل عند وضع الأهداف الوضوح، و المسئولية، والتعقب.

3_ استخدام والإستفادة من التكنولوجيا
أصبح العمل من مكان العمل يوميًا من الساعة 9 صباحًا وحتى 5 مساءًا يعد شيئًا من الماضي. فالتكنولوجيا تسمح لنا بالإتصال، والمساهمة، والتعاون، والتواصل من أي مكان تقريبًا على الكوكب. فعليك الإستفادة من ذلك عندما يمكنك. ومن المحتمل أن يكون الحفاظ على التكاليف المنخفضة هى الأولوية الأولى بالنسبة لرواد الأعمال. فيمكن للتكنولوجيا أن تساعد بالفعل في تحقيق ذلك. وعلى سبيل المثال، هل يمكنك تسجيل الدخول والعمل من المنزل أو من أماكن العمل المشترك بدلًا من دفع الإيجار في مكتب؟ إذا كنت شركة أكبر ولديك مكتب، هل يمكنك إستخدام والإستفادة من أنواع معينة من البرمجيات لرعاية المهام المتكررة اليدوية للمساعدة في الحفاظ على النفقات العامة إلى الحد الأدنى؟ هل يمكنك تمكين فريقك من العمل عن بُعد، بمعنى أنه يمكنك أن تأخذ مكتب أصغر يسمح للموظفين بمكتب عمل مشترك؟ و هناك برامج مُتاحة لتمكين الفرق العاملة بهذه الطريقة للتعاون.

4_ آلية العمليات
تعتبر آلية العمليات هي وسيلة سهلة للتأكد من أن المهام الرتيبة ، ذات العمالة الكثيفة يُمكن التعامل معها بكفاءة وفاعلية من حيث التكلفة. وهناك العديد من المجالات التي يُمكن أن تكون آليه بصورة كُلية أو جزئية والتي يُمكن أن تُساعد المشروعات التجارية على العمل بذكاء وحذاقة أكثر.
ألقي نظرة على العمليات الخاصة بك، وقم بتقسيمهم إلى أقصى حد ممكن. وسيمكنك ذلك بسهولة من أن تنظر في كل مهمة، وتقرر كيف ينبغي التعامل معها، ومن أو ما الذي يجب أن يتعامل معها. هل هناك فجوة في المحاسبة الخاصة بك؟ انظر إلى شيء ما مثل (Quickbooks) أو (Xero) للمساعدة في إدارة الأشياء لك والتخلص من المهام اليدوية. وإذا كنت تجد صعوبة في تتبع العملاء والزبائن أو كنت تنفق الكثير من الوقت في البحث عن الملاحظات من المحادثات السابقة، انظر إلى إدارة العلاقات العامة (CRM)لمساعدتك. ويعتبر بعض من تلك الأشياء مجاني للإستخدام، ولكن على الرغم من ذلك، أصبح الآخرين بأسعار مقبولة، مما يجعلها في متناول الشركات الصغيرة. أمّا إذا كنت تجد صعوبة في تتبع من يفعل ماذا، و أين كنت مع بعض وحدات العمل ، انظر إلى شيء ما مثل (Asana) لمساعدتك في إدارة المشاريع. وهذه فقط أمثلة فقط، ولكنها ستساعدك على توفير الوقت للتركيز على ما تفعله بشكل أفضل.

5_ اخلق توازن بين الحياة والعمل
ويمكن القول بأن النقطة الأخيرة هي الأكثر أهمية. و هي إيجاد الوقت للأشياء الهامة في حياتك. فأحيانًا نُركز كثيرًا على العمل ونتجاهل ونهمل الأشياء المهمة حقًا. من مقالة بروني وير، (أكبر خمس أسباب تدعو للندم على فراش الموت)، والتي تعتبر مثال عظيم على كيفية أن ما نعتقده هامًا في الوقت الراهن، ربما قد لايكون هامًا كما كُنا نعتقد حقًا.
فلقد قضت بروني سنوات من العمل كممرضة الرعاية التلطيفية وعملت بشكل وثيق مع المرضى الذين ذهبوا إلى ديارهم للموت. وتحدثت إليهم بصراحة ووضوح عن حياتهم ، وخاصًة أسفهم عندما ينظرون إلى الوراء وإلى الماضي . ويعد المقال مادة عظيمة للقراءة ، ولكن المثير للإهتمام أن ثاني أكبر أسف وندم هو أن هؤلاء الأشخاص كانوا يعملون بجد للغاية. وفي الواقع، قالت أن كل المرضى الذكور الذين قابلتهم قد أعربوا عن رغبتهم في أن ليتهم لم يعملون بجد، وقضوا المزيد من الوقت مع أطفالهم وأسرهم ، وقاموا بفعل الأشياء التي يتمتعون بها في الكثير من الأحيان. فمن السهل جدًّا أن تُستهلك بواسطة العمل والتكنولوجيا. و يمكن الوصول إلى الأفراد عبر رسائل البريد الإلكتروني والهواتف الذكية في كل وقت، ولكن يجب بذل جهد واعي لإيجاد الوقت لأشياء أخرى في حياتنا. وكرجال أعمال ، فجميعنا لدينا الأحلام والتطلعات التي تحركنا وتدفعنا ، ولكن يجب ألا ننسى أنه لايوجد شيء أكثر أهمية من الصحة والأسرة. تعلم الإيقاف وإيجاد الوقت لشيء آخر غير العمل. وإذا لم تفعل، فستندم على ذلك يومًا ما!