كيفية تقليل تكاليف العمالة في مشروعك التُجاري

تعد الرواتب والأجور هي واحدة من أكبر تكاليف كل شركة، وغالبا ما تكون الأكثر صعوبة في السيطرة عليها. ولكن التعويض و المكافأت المتغير يعتبر أمر شائك لأولئك الذين يتأثرون، لذلك فمن المهم التعامل مع التغييرات بشفقة وصدق وثبات.
و إحدى الطرق للقيام بذلك هي تحديد موظفيك الرئيسيين والحصول على التزامهم بخططك قبل تنفيذها. فالشركات التي تقلل من التعويضات والمكافأت أو تقوم بإقالة وتسريح العاملين دون النظر في أساليب أخرى لزيادة الإنتاجية أو خفض التكاليف تُعاني دائمًا من المعنويات السيئة والعلاقات غير المبالية مع العملاء، فضلًا عن انخفاض المبيعات، ويحتمل الوقوع في دوامة من التي لا يمكن التعافي منها.

نصائح لخفض تكاليف العمالة المُباشرة
سوف تقودك النصائح التالية خلال عملية صعبة لكنها ضرورية لضمان والتأكد من وضع شركتك من أجل البقاء والنمو في أي بيئة إقتصادية.

1- مراجعة مستويات التعويضات والمكافأت

وتميل الرواتب والأجور إلى التحرك في اتجاه واحد: على الرغم من تغير الأسواق والظروف المالية. قم بمراجعة جداول الأجور الخاصة بك للتأكد من أنها تتماشى مع الإتجاهات الحالية، وليست نتيجة للتاريخ. إذا كان الموظفون الحاليون يكسبون أكثر مما يستحقون مقابل عملهم اليوم، فإن التأخير أو الزيادة فقط إلى أن تأتي كشوف المرتبات وفقًا للإتجاهات الحالية.
تحدث بصراحة مع الموظفين المتضررين بحيث يعرفون ما يُمكن توقعه، ولماذا لم يحدث الزيادة المتوقعة مثلما كانت تحدث في الماضي. يمكنك أيضًا إقتراح الطرق التي يُمكن أن تصبح أكثر قيمة للشركة عن طريق إضافة مهارات لكسب الزيادات في المستقبل.

2- تقليل معدل دوران الموظف

إذا كان لديك دوران كبير، لديك تكاليف زائدة في العملية الخاصة بك بسبب الرسوم ورواتب أولئك الناس الذين يعملون في مجال التوظيف من حيث الإختيار، والتوظيف، وتدريب الموظفين الجدد. وتعتبر التكاليف غير المباشرة وغير المرئية ذات نوعية وجودة رديئة، وتأخذ أوقات إنتاج أطول، وتُنتج مزيد من الهدر، وزيادة الرقابة مما يؤدي إلى الإحتيال والغش ، لأن موظفيك يعتبرون وقتهم معك مؤقتًا. لذا؛ فإن الحفاظ على جوهر الموظفين المُستقر هو المُفتاح لخفض التكاليف بشكل فعَّال.

3- خضوع وتدريب الموظفين في مهام ومهارات مختلفة

المتخصصين هم العُمال ذوي المهارات الفريدة والترخيص وهم الذين يأخذون عمومًا رواتب مرتفعة في السوق. لكنهم أيضًا يكبحون قدرتك على إجراء تغييرات في العملية الخاصة بك إذا كنت تعتمد على مهاراتهم. فالقوة العاملة المُدربة على تنفيذ مجموعة متنوعة من العمليات تُمكنك من إجراء تغييرات، بما في ذلك تسريح العمال دون التأثير على قدرتك في تقديم المنتجات أو الخدمات لعملائك.


4- تخصيص وقت راحة من العمل لتقليل نفقات الرواتب

وقد خفضت بعض الشركات التكاليف عن طريق تغيير ساعات عملها. على سبيل المثال، الذهاب إلى العمل لمدة أربعة أيام، أوالعمل لمدة 10 ساعات في اليوم الواحد لمدة خمسة أيام، أو العمل ثماني ساعات مقابل أجر أو راتب أقل قد يكون موضع ترحيب من قبل الموظفين الذين يسعون لقضاء المزيد من الوقت مع الأسر أو الذين لديهم مشاريع شخصية.


5- تقسيم ومشاركة الوظائف بين الموظفين

تعتبرالوظائف المكتبية مُناسبة خاصًة لتقاسم ومشاركة الواجبات والمهام. ويُمكن أن يؤدي استبدال الموظفين المتفرغين الذين يعملون بدوام كامل بالموظفين العاملين بدوام جزئي إلى خفض التكاليف الإدارية دون أن تقلل بالضرورة من ساعات العمل المُتاحة للموظف الذي يعمل بدوام كامل.
في معظم المجتمعات، هناك عدد من الأشخاص المهرة تقتصر على العمل بدوام جزئي. استخدم هذه المورد عندما تكون حاجتك أقل من أسبوع عمل كامل أو شارك وظيفة بدوام كامل بين اثنين من الموظفين الذين يعملون بدوام جزئي.





6- تحويل الرواتب الثابتة والأجور إلى العمولات أو الرسوم
بدلًا من إنهاء عمل الموظفين، حاول تحويل تكاليفهم إلى حساب يتم دفعه فقط عندما تكون هناك إيرادات مصاحبة. على سبيل المثال، قد يكون البائع بأجر مُستعد لقبول سعر عمولة أعلى وبأقل ضمان، أو قد يقبل عامل التركيبات العمل كعامل بعقد مؤقت عند توفر العمل.

7- تقليل وخفض الإمتيازات (Perqs)

إذا كان لديك خطط المعاشات التقاعدية، وقم بتحويلها إلى خطط تقاسم الأرباح. قم بتخفيض تكاليف التأمين الصحي مع خصومات أعلى، ويقوم الموظفين بدفع حصة أعلى من تكاليف أقساط التأمين. القضاء على الإمتيازات التي بدأت ونمت خلال أوقات أفضل، بما في ذلك تلك التي تأخذها كمالك.
وتعتبر القضاء على الإمتيازات إشارة واضحة للموظفين أنك جاد في خفض تكاليف الأعمال. إذا كنت تلعب هذا الدورلصالحك أو للإحتفاظ بمزايا لنفسك أو عدد قليل من المنافع، فمن المُحتمل أن تنفر موظفيك مما سيزيد الوضع سوءًا.

8- القضاء على التكرار بين الإدارات

مع نمو الشركات، فإنها غالبًا ما تتطور إلى مجموعة من الإدارات المستقلة، مما يُقضي بشكل فعَّال على تدفق الإتصالات بين الإدارات. مما يؤدي في كثير من الحالات،إلى تكرار نفس المهمة في عدة إدارات. لذا؛ قم بمراجعة دورية للعمليات الخاصة بك - التعامل مع الأوامر، وجمع الأموال، و توجيه التعيين - لضمان الحد الأدنى من التكرار بين الوظائف المُنفصلة.

9- الإستعانة بمصادر خارجية أتوماتيكية للمهام غير الحرجة

وقد تحسنت التكنولوجيا، ولا سيما برامج الحاسوب، تحسُنًا هائلًا في السنوات الأخيرة؛ حيث أنها سهلة الإستخدام ، وغير مُكلفة ، ويمكنها التعامل مع المزيد من الواجبات والمهام.

الإستفادة من الموظفين الحاليين بإستخدام أحدث الأدوات لتبسيط وتسريع عملهم. فكر في الإستعانة بمصادر خارجية لإحتياجاتك المتخصصة لأطراف ثالثة، خاصًة إذا كان استخدامك لتلك الخدمات عرضي وغير حرج. فبدلًا من الحفاظ على مهندس مرخص أو مُحاسب قانوني معتمد، على سبيل المثال، قد تكون قادرًا على استخدام موظف بأقل تكلفة والاستعانة بمصادر خارجية للإشراف على شركة مستقلة بتكلفة أقل من المرتبات الكاملة للمتخصصين.
ولكن قبل إتخاذ مثل هذا الإجراء، تأكد من أن المهمة التي تم تنفيذها لن تؤثر على جودة المنتج الخاص بك، أوالقدرة على تقديم المنتجات، أو قدرتك على الإشراف على العملية الكاملة والنهائية.

10- العمل الإضافي قبل تعيين موظفين جدد
قبل تعيين موظفين جدد، فكر في ما إذا كان الموظفون الحاليون قادرون على القيام بالعمل إذا كانوا متوفرين ومتواجدين أكثر. إذا كان الأمر كذلك، حاول مد المواعيد النهائية للتسليم أو قم بإضافة وقت إضافي. فمعظم الموظفين يستمتعون بالأجر الإضافي. قارن تكاليف أجور العمل الإضافي مع التكاليف الكاملة لجذب، وتقييم، وتوظيف، والإحتفاظ بالموظفين الجدد. في مرحلة ما، إذا استمرت الحاجة ، سوف تكون قادرة على توظيف أشخاص جدد آمنة في المعرفة التي ستستمر وظيفتهم.

11- قم بإستشارة المحامي قبل تخفيض القوى العاملة الخاصة بك

إذا قررت أنك بحاجة إلى تقليل عدد العاملين، فعليك أولًا زيارة أحد المحامين للتأكد من إلتزامك بجميع القوانين واللوائح المتعلقة بإنهاء العمل. ولا يعد من السهل أبدًا تسريح الموظف المخلصين، ولكن عدم إتخاذ التدابير المُناسبة يضع جميع موظفيك في خطر فقدان وظائفهم بشكل دائم.
وإذا كان ذلك مُمكنًا، ضع خطة تمويل للموظف الذي يتم فصله وتسريحه من العمل، أو قم بساعدته على خلاف ذلك للبقاء على قيد الحياة في فترة البطالة. فقد تستمر، على سبيل المثال، في تغطية الرعاية الصحية لبعض الوقت أو المُساهمة في برنامج إعادة التدريب. وعلى الرغم من أنك تشعر بالقلق إزاء أولئك الأشخاص الذين يتم تسريحهم من العمل، لا تنسى أن تحمي نفسك. فالمكان الأخير الذي ينتهي بك المطاف فيه هو قاعة المحكمة للفصل في دعوى الفصل التعسفي من العمل .







كلمة أخيرة

تعتبرخفض التكاليف الكبيرة في الشركة أقرب إلى الضغط على بالون: فبينما تقوم بالضغط على منطقة واحدة، تتمدد منطقة أخرى. ونتيجة لذلك، يجب أن تكون مُنتبه إلى العواقب غير المتوقعة وتكون مُجتهد في التنفيذ والتطبيق الخاص بك.

ويعتبر التواصل مع الموظفين قبل البدء في حملة خفض التكاليف، وإعلامهم بالتحديثات المُتكررة، أمر بالغ الأهمية لتجنب التخمينات السيئة والشائعات المُدمرة بين الموظفين. أخبرهم عن سبب ضرورة تغيير السياسات التي تؤثر على التكاليف وما تأمل وتتطلع إلى تحقيقه نتيجة للتغيير وقم بتشجيع مشاركتهم وأفكارهم في هذه العملية. فكونك مُشاركًا بدلا من كونك ضحية، سيحافظ على إلتزامهم تجاه الشركة و سيعمل على ترسيخ دورك كقائد وليس مُحاسب.