5 أسباب شائعة للضعف والإختلال التنظيمي

بغض النظر عن الحجم، فإن جميع المجموعات البشرية تخضع لنفس الديناميكيات. فالعوامل التي تُعرقل مجموعة صغيرة يُمكن أيضًا أن تُكون سببًا في تعثر وترنح هيكل أكبر بكثير .
ففي الأعمال التُجارية، يُعاني المديرين والموظفين على حد سواء عندما لا تعمل المُنظمة على النحو الأمثل. ويشير بات برانز إلى ما هو مشترك بين المُنظمات المُختلة، وكيفية إكتشاف المشاكل الخمسة الكبرى. تعلم ما يُمكنك القيام به لتوجيه مؤسستك إليه.
أعتقد أنه يُمكنني القول أن كل واحد منا يعرف جيدًا الإحباط الذي تشعر به المجموعة المختلة وظيفيّا. لذا؛ وضعنا كل ما لدينا في مشروع جماعي، لنرى أن جهودنا تحد من أوجه القصور التنظيمي. فالمنظمة قد تفشل تمامًا أو تظل تعمل بطريقة سيئة إلى أجل غير مُسمى. ولكن، هناك أخبار جيدة! من خلال فهم الأسباب الشائعة التي تجعل المجموعات تضل طريقها، يُمكن للقادة إتخاذ الخطوات اللازمة للحفاظ على الفريق معًا، والأفضل من ذلك، الحفاظ على أداء المجموعة على المستويات المُثلى.
وبغض النظر عن حجمها، عندما تنهار منظمة ما، فإنها عادة ما تكون لسبب أو أكثر من الأسباب الخمسة التالية:
1- سوء فهم الرسالة
2- عدم وجود توافق في الآراء بشأن طبيعة المشاكل التي تواجه الفريق
3- سوء فهم الإستراتيجية
4- نقص تماسك الفريق
5 - نقص الموارد
والقائد الجيد سيحترس من كل هذه العوامل المُحتملة التي تعرقل الأداء وسيعمل على منعها، أو علاجها بسرعة. دعنَّا نُلقي نظرة على بعض الأمثلة.




سبب الإختلال الوظيفي رقم 1: سوء فهم الرسالة .
يجب على كل فرد في المنظمة أن يعرف سبب وجود المنظمة. فعندما يعرف الأعضاء قيم ومبادئ مجموعتهم، يمكنهم اتخاذ قرارات من تلقاء أنفسهم، وذلك ببساطة عن طريق مُقارنة أي خيارات مع مُهمة المجموعة.
يعتبر القادة مسئولون عن التأكد من أن جميع الأفراد يعرفون جيدًا هدف المجموعة. ضع في إعتبارك هذه الأمثلة:
• تعتبر المنظمة هيكل اجتماعي، تقوم بمساعدة الأفراد على مقابلة الآخرين مع وجهات النظر المشتركة.
• تعمل المنظمة على إنقاذ حياة الأطفال في المناطق النائية، وذلك بتوفير الأدوية الحيوية بتكلفة مخفضة.
• تقوم المنظمة بتصميم أفضل ألعاب الكمبيوتر في العالم.

إذا لم تفهم المُنظمة رسالنها، فإن ذلك يرجع إلى أن القادة أنفسهم لا يمتلكون رؤية واضحة لغرض المُنظمة. يحتاج القادة إلى إعادة تقييم مهمة المُنظمة بإستمرار، مع العلم أن المُهمة يُمكن وينبغي أن تتطور مع مرور الوقت. حيث يتم اختيار قادة جدد أو يحدث تغيير لضغوط الخارجية.
والسبب الشائع الأخر الذي مفادة أن المُنظمة قد تفشل في رسالتها هو أن الرسالة لم يتم توصيلها على نحو كاف. فقد يوافق القادة على هدف أو غرض ويحاولون شرحه للأعضاء، ولكن ضعف صياغة الرسالة سيعطي أفكار مُختلفة للأشخاص المُختلفة في المجموعة. وينبغي تكرار عرض بيانات الغرض والهدف في كثير من الأحيان لمُساعدة الجميع على معرفة سبب وجود المجموعة، والقيم التي تجمعها معًا.
ويُمكن التعبير عن أوضح رسالة في جملة واحدة: وإليك بعض الأمثلة من المُنظمات المعروفة:
• جوجل: "لتنظيم المعلومات في العالم وجعلها مُفيدة، وفي متناول الجميع ".
• كوكا كولا: "لإنعاش العقل والجسد والروح؛ و لإلهام لحظات من التفاؤل من خلال العلامات التُجارية والإجراءات ، و لخلق قيمة وإحداث فرق في كل مكان نشارك فيه".
• فرق السلام: "تعزيز السلام العالمي والصداقة من خلال توفير المتطوعين المؤهلين للبلدان المُحتاجة إلى القوى العاملة المدربة، من خلال المُساعدة على تعزيز فهم أفضل للثقافة الأمريكية، ومساعدة الأمريكيين على فهم ثقافات الدول المختلفة حول العالم."

سبب الإختلال الوظيفي رقم 2: عدم التوافق في الرأي
يحتاج أعضاء الفريق إلى مشاركة وجهة نظر مُشتركة للمشاكل التي يتعين على المجموعة حلها. على سبيل المثال، إذا كانت المنتجات لا تُباع بشكل جيد، ولكن فقط بعض أعضاء الفريق يدركون هذا الوضع، فلا يمكن للفريق التحرك في اتجاه موحد لحل المشكلة.
في بعض الأحيان يتفق أعضاء الفريق على االطلائع والعلامات، ولكنهم يختلفون حول الأسباب الكامنة وراءهم. فقد يظن بعض الأفراد أن المنتجات لاتُباع جيدًا، لأنه يتم تسويقها بشكل سيء أو لضعف تسويقها، وقد يظن البعض الأخر المسألة تكمن في عدم الجودة. ويمكن أن تساعد جلسات العصف الذهني في المُنظمة على كشف القضايا الحقيقية وأسبابها الجذرية. هل يُقدم العملاء مُتطلبات غير واضحة؟ هل تُحدد الإدارة العليا مواعيد نهائية غير معقولة للرتبة والملف؟ هل تُعاني صورة المجموعة في السوق؟
ولا ينبغي أن تشترك المجموعة في رؤية المشاكل والأسباب الجذرية فحسب؛ بل يجب أن تتوصل أيضًا إلى توافق في الآراء بشأن الأولويات. وفي بعض الأحيان يتفق الأفراد على مجموعة من القضايا، ولكنهم لا يوافقون على الأهمية النسبية لكل منهم. فقد يعتقد بعض أعضاء الفريق أن المُنافسة هي المشكلة الأكبر، والبعض الآخر قد يعتقد أن الموارد المحدودة أكثر إزعاجًا، في حين لا يزال البعض الآخر يركز على إنعدام الرؤية والتصور و وجهات النظر.
ويتعين على القادة التأكد من أن جميع أعضاء الفريق يتشاطرون وجهة نظر مشتركة حول قضايا المجموعة وأولوياتهم النسبية. وبدون هذا الإجماع، لا يمكن للأفراد الذين يشكلون المجموعة العمل معا لإيجاد الحلول.

سبب الإختلال الوظيفي رقم 3: سوء فهم الإستراتيجية
إن أعضاء الفريق ليسوا بحاجة فقط إلى معرفة إستراتيجية المجموعة، ولكن يجب عليهم تصديقه ودمجه في العمل. فعندما يعرف كل عضو من أعضاء المجموعة كيف سيذهب الفريق نحو تحقيق مهمته، يُمكن للأفراد العمل في إنسجام تام. هل استراتيجية الفريق لبناء منتجات أسرع من أي شخص آخر؟ هل سيتغلب الفريق على نقص في المبيعات من خلال الحصول على حصة سوقية في قطاع معين؟ هل يمكن للفريق تقديم اللقاحات في المناطق النائية من خلال الضغط على شركات الأدوية الكبرى لخفض أسعارها؟
وبمجرد فهم الاستراتيجية، يجب على أعضاء الفريق فهم تكتيكات المجموعة - أي كيفية تنفيذ الاستراتيجية. إذا كانت الاستراتيجية هي بناء منتجات أسرع من أي شخص آخر، ما هي النهج التي يمكن أن تتخذها لتحقيق هذا الهدف؟ استثمار المزيد من المال في الأدوات؟ تدريب الناس على العمل بشكل أفضل وأسرع؟
يجب على القادة التأكد من أن جميع الأفراد يفهمون الإستراتيجيات التي استهدفتها المجموعة لتحقيق أهدافها. وبمجرد أن يقوم جميع الأفراد بفهم وقبول استراتيجيات وتكتيكات المجموعة، فيمكنهم العمل معًا كمجموعة لتحقيق تلك الأهداف.

سبب الخلل الوظيفي رقم 4: عدم وجود تماسك في الفريق
إن الأفراد بحاجة إلى الشعور بالهوية والإنتماء. وقبل كل شيء، يجب أن يكونوا قادرين على الوثوق بقادتهم وبغيرهم من أعضاء الفريق. ومن خلال الخبرة، لقد لاحظت البديهية والحقيقة التالية:
تبقى وتظل جميع الهياكل البشرية فقط طالما أن غالبية الأفراد في المجموعة اعتقدوا وصدقوا أن الهيكل سيستمر في الوجود.
وعلاوة على ذلك، يحتاج أعضاء المجموعة إلى الإعتماد على أعضاء المجموعة الآخرين للقيام بما يقولون أنهم سيفعلونه، ويجب على أعضاء المجموعة أن يؤمنوا بقواعد وإجراءات الفريق.
بناء فريق متماسك هو أيضًا أكثر صعوبة عندما ينتشر فريق ماديًا. فبعض الفرق لا يُمكن أن تجتمع أكثر من مرة في السنة. ويقوم القادة الفعالون ببناء تماسك الفريق في مثل هذه الحالات باستخدام أدوات مثل مؤتمرات الفيديو. ويعتبر وضع قواعد للتفاعلات أمر مفيد للغاية ؛ وعلى سبيل المثال، يصر بعض القادة على أن أعضاء الفريق يستجيبون لجميع رسائل البريد الوارده من الزملاء خلال 24 ساعة.
و لبناء تماسك الفريق، سواء مع الفرق الموجودة في نفس المكان أو عن بعد، يجب على القادة أن يكون مثالًا جيدًا وقدوة حسنة. فالقادة الجيدون يعززون الثقة داخل المجموعة، ويضمنون أن كل فرد يشعر بأنه جزء من المجموعة. وفوق كل شيء، يثبت القائد أولًا أنه جدير بالثقة.


سبب الخلل الوظيفي رقم 5: نقص الموارد
تحتاج كل منظمة إلى موارد لكي تعمل، ويجب أن تتوفر تلك الموارد في الوقت المناسب. إذا لم يتمكن الفريق من الحصول على الأدوات والمواد التي يحتاجها للقيام بهذه المهمة، فلن يتم إنجازها. وسيشعركل عضو في الفريق بالإحباط، و ستعاني المعنويات من الإنخفاض.

هل تمتلك مجموعتك كل ما تحتاجه؟ فمثلًا:
• هل لديك ما يكفي من أجهزة الكمبيوتر المحمولة لدعم موظفي المبيعات الخاص بك؟
• ھل لدیك البرنامج المناسب لدعم العملیات الخاصة بمجموعتك؟
• هل تغطي أموال السفر الخاصة بك إرسال الأفراد إلى الأماكن التي يحتاجون الذهاب إليها لإنجاز المهمة؟
يجب على القادة الخروج من المجموعة حسب الحاجة لضمان حصول المجموعة على كل ما تحتاجه للقيام بعملها.

الملخص:
إن أكثر القادة نجاحًا يشاهدون هذه الأسباب الخمسة المشتركة للخلل التنظيمي. عندما تطل أحد الأسباب برأسها القبيحة، فإن القائد الإستباقي يرأس المتاعب قبل حدوثها، مع إبقاء الفريق على المسار الصحيح.