أبرز عشر قضايا لإتصالات الفريق وكيفية تجنبها

إن مهارات التواصل السيئة تخلق مشاكل في العمل كـقضايا التواصل الجماعي ومشاكل الموظفين، ناهيك عن فقدان ثقة زملاء العمل، وتعاون أعضاء الفريق، وحتى في بعض الأحيان يحصلون على الإزدراء "من الزملاء والمرؤوسين، اقرأ المزيد لمعرفة كيفية تجنب هذه القضايا!
يقول لي برانهام، مؤلف كتاب "7 أسباب خفية وراء ترك الموظفين العمل"، أن استطلاعات الرأي تُظهر أن الأفراد تترك وظائفهم لأنه لا يوجد ما يكفي من ردود الفعل أو التدريب. ما هي الكلمة الأخرى و المُماثلة لردود الفعل؟ الإتصالات.
و أضاف برانهام أن "المشكلة الجذرية هى عدم إهتمام المديرين بالأشخاص الذين يُشرفون عليهم، وردود الفعل غير المُنتظمة وغير الموجودة، والإنتقاد بدلًا من الثناء، وغيرها من المؤشرات التي لا تُقدر قيمة التغذية المُرتدة. وتشمل الممارسات لتحسين التدريب والتغذية المرتدة التركيز على الموظفين الجدد، وإقامة برامج موجهه للأصدقاء، أو عقد برامج مع الموظفين ذوي الخبرة، وتحميل المسئولين مسئولية ردود الفعل."
أبرز عشر قضايا للإتصالات
هناك العديد من اكثر من عشرة مشاكل تتعلق بقضايا إتصالات الفريق، وقد لا تُشكل المشكلات والقضايا المذكورة هنا القائمة الخاصة بك. ولكن في الأساس، هذه هى الأمور التي تمنع فرق العمل من العمل بكفاءة أو تؤثر على معنويات الفريق ككل.
1- الفشل في الإنصات
يعتبر عدم القدرة على الإستماع مشكلة كبيرة. ففي كثير من الأحيان سترى زملاء العمل الذين يقطعون المتحدثين أو يخططون لما سيقوله بعد ذلك بدلًا من الإستماع بفعَّالية. وتحدث الإنحرافات والأخطاء الأخرى عندما يصرف أعضاء الفريق نظرهم عن التعليقات أو مجرد إهمال فرضية عُمَّالهم؛ ولا يزال البعض حتى الآن ينسى أن يولي إهتمام، وهم أشخاص مضطربين للغاية، ويحتفظون بأفكارهم واهتماماتهم لفترة قصيرة . ومن الواضح أن كل هذه الأشياء تنعكس على فشلهم وإخفاقهم في الإنصات.
جرب هذا: أكد على أهمية الاستماع قبل بدء المناقشة. تحدث عن كيفية ان عدم الإنتباه يمنع الأشخاص من تعلم وجهات نظر مُختلفة وهم بالفعل لا يحبون أن يحدث لهم ذلك. اقترح عليهم أن يقوموا بالتركيز على الشخص والموضوع الذي يقومون به، لكتابة الملاحظات في وقت لاحق ، وللحفاظ على مساهماتهم موجزة ومتصلة. أكد الحفاظ على الإتصال المُباشر بالعين مع كل مُتحدث مُشارك.
2- بُعد مكان مكتب العمل عن المُساهمين
ونظرًا لإرتفاع مُعدل العولمة، والتعلم عن بُعد، أو المساهمات الحرة، فإنه يتم إجراء العديد من الإتصالات عن طريق البريد الإلكتروني أو المذكرة أو مؤتمر الفيديو القصير. وعندما تقع المكاتب بعيدًا عن المساهمين فيها، فإن الانفصال وعدم القدرة على التفاعل يشكلون عائقًا للإتصال. وغالبًا ما تتوقف المشاريع أو يُساء فهمها.
جرب هذا: قم بإجراء الإجتماعات في جدول منتظم. وعندما يجتمع فريق العمل، تواصل مع كل أعضاء الفريق للحصول على ردود الفعل. قم بمحاولة جدولة التفاعل المُباشر للقضايا الهامة، ولا تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني أو المُذكرات للقيام بالمهمة. عند إنتهاء المُكالمة الجماعية أو الإجتماع، اطلب من كل مشارك تلخيص محتوى الاجتماع ونشره حيث يمكن لجميع الأعضاء قراءته والموافقة عليه.

3- الإختلافات الثقافية
قد أصبح مكان العمل مكان مختلط، و به الكثير من الشخصيات من خلفيات وعادات ثقافية متنوعة. والأشخاص يميلون إلى التعلق بالآخرين الذين على دراية بثقافتهم وعاداتهم. فعندما تجتمع هذه المجموعات الفردية، فإن المديرين يواجهون تحديات ديناميكية المجموعة الصغيرة، وقضايا إتصالات الفريق.
جرب هذا: غالبًا ما يتمسك الأفراد بالأشخاص المُتشابهين لهم في التفكير أو يرغبون في مُشاركة مساحة مع الأخرين في ثقافتهم. قم بمحاولة مزجهم معًا. تأكد أنه من خلال جلسات العصف الذهني فإن الجميع سيساهم حتى إذا اضطررت إلى الإنتظار طويلًا للإستماع. إذا كان هناك شخص مُتحفظ ، اطلب منه الحصول على ردود فعل. ولكن الشيء الأكثر أهمية هى أن تُكرر ما قد سمعته. تأكد من أن فهمك واضح، فمن خلال إعادة صياغة فهمك، فإنه يسمح للآخرين أن يعرفوا أنك تنصت إليهم وتعزز التواصل.

4- السلوك & الأنا
في كثير من الأحيان يتوقف العمل الجماعي بسبب غرور شخص ما ، فإنهم يرفضون الإعتراف بأنهم قد يكونوا جزءًا من المُشكلة.
وتنشأ النزاعات أيضًا بسبب عدم الإنصاف. فبدلًا من جعل الوضع أكثر مساواة، يصبح الشخص دفاعي بدلًا من أن يتحمل المسئولية.

جرب هذا: إن طبيعة بعض العُمَّال قد لا تكون من المُرجح أن تتغير بسبب مشكلة السلوك أو الأنا. فقد يظن شخص ما أن المُناقشة لا تسير في طريقها وغالبًا ما يخلط التعاون مع الفوز بالمُناقشة. لذا؛ ينبغي على مدير الفريق أن يرجع المحادثة إلى أصلها في القضايا المطروحة، فالفهم المُتبادل والوصول إلى القرار الذي يعكس إحتياجات الجميع أمرًا صعبًا ويحتاج أن يُخفف من خلال رسالة هدف مُتسقة. تأكد أيضًا من أن تعبيرات الوجه والإيماءات ونبرة الصوت تتطابق مع الرسالة. وفي بعض الأحيان قد يحتاج الناس فقط للموافقة على عدم الإتفاق ومتابعة البرنامج حسب التوجيه.

5- مشاكل السلطة أو التسلسل الهرمي
قد يشعر العامل بالتحفظ بشأن النهج والتحدث إلى رؤسائهم. فقد يشعر شخص ما بالقلق بشأن القضية ولا يقوم بطرح الموضوع أبدًا. وقد يعتقد البعض أن المُناقشة شخصية جدًا.
جرب هذا: حاول فصل أو تحديد موعد للتحدث مع زميل العمل وجهًا لوجه إذا أمكن. تأكد من أن سرية المناقشة مُهمة للغاية بالنسبة إليك. قم بإعداد الحوار قبل تصاعد المشاكل، إن أمكن؛ واطرح الأسئلة في سياق لماذا تسأل. على سبيل المثال، "أود أن أعرف المزيد عن البحث حول احتياجات العميل قبل النشر، هل هذا هو الوقت المناسب لطرح بعض الأسئلة؟ ثم اكتشف الخطأ و قم بالعمل على تصحيح المشكلة.

6- سوء التواصل الكتابي
تعتبر مواد الكتابة السيئة والضعيفة، و بناء الجملة غير صحيحة، والقواعد النحوية السيئة، والبنود والعناصر الخارجة عن السياق كلها أخطاء مُتكررة جدًّا في المنشورات داخل قطاعات الأعمال التجارية وتؤدي مباشرة إلى الإرتباك واللبس.
جرب ذلك: تأكد من تدقيق وتصحيح النسخة و امتلك دائمًا مجموعة أخرى من العيون المتميزة التي تستطيع التحقق من الأخطاء. للحصول على توجيهات مهمة أو تغييرات من أي نوع يجب أن يتولى ذلك أفضل محرر في مكتب العمل.





7- التحيز القائم على الجنس / النوع
إن المعركة التي تقوم حول أي من الجنسين يصلح أكثر للقيادة ويكون أفضل قائد تُصرف التركيز بعيدًا عن المشكلة الحقيقية. ومن ثمّ أيضًا فإن العمال يريدون فقط التواصل مع الأفراد من نفس الجنس.
جرب هذا: لا تنتظر دعوة للتحدث. تحدث بصوت مرتفع وتأكد من التعبير عن وجهات النظر الخاصة بك. قم بعمل إتصال بالعين، وامتلك المساحة الخاصة بك. توقف عن إصدار التنازلات، والحط من قدرك، وتجنب الإعتذار غير المُبرر.

8- مشاكل الإنصات والتركيز
عدم قدرة الموظفين على تفسير المعلومات أو توفير التركيز الكافي يؤدي إلى قضايا التواصل الجماعي. فالفجوة في العمر، والفراغ الذي تركه جيل المتقاعدين المزدهر ، وغيرها من نقاط الضعف المجتمعية تجعل حاجز الإتصالات حقيقية واقعية.
جرب هذا: انشاء اتصال عين مع الشخص و قم بمحاولة إيجاد على بعض الخلفيات المشتركة لبدء المناقشة بإستخدام تقنية تركيز المجموعة. لا تذعن إلى "التملص والسكوت" ولكن استخدام التشبيهات للمساعدة في شرح المبادئ الصعبة.

9- إدراك المعرفة غير الكافية
قد تُعاني وظائف المجموعة من النكسات بسبب عدم فعالية التعليم أو عدم الفهم أو غيره من أسس المعرفة غير الكافية.
جرب ذلك: في بعض الأحيان يعتبر إستخدام المُصطلحات الصناعية هي سبب المشكلة ، وسيعمل السؤال البسيط والإجابة بلغة إنجليزية مُبسطة وسهلة على تصحيح تلك المُشكلة. وكثيرًا ما يظهر ضعف التعليم في استعراضات الأداء السنوية. وسيتعين بذل جهود إضافية لضمان معرفة جميع الأشخاص وفهم ما يقال لهم. ولكن حتى التدريب الإضافي في بعض الأشياء لن يرضي.




10- العُصبة، والمجموعات، والصداقات
ويُمكن أن يكون التجمع الضيق والحصري للأفراد الذين يربطون معًا لسبب أو لآخر مشكلة إذا لم تُكن هذه العلاقة موضوعية.
جرب هذا: تجنب أي إشارة أو تسمية شخصية ، ولا تحاول تحليل ما تعتقد أنهم يعرفونه، وإلا فمن السهل جدًّا الوقوع في التصورات الخاطئة. حاول التأكيد على أنه في بيئة الأعمال يجب على جميع العمال أن يحاولوا الإستيعاب بحيث يُمكن التقليل إلى أدنى حد ممكن من الخلافات، وأنه بالتعاون فإن هذه المهمة سوف تتحرك بسرعة وبأقل قدر من الإنقسام.
لا تخافوا من طلب المساعدة من الأشخاص الذين يظهرون مهارات اتصال فعَّالة.