قائمة بمراجعة إدارة بيئة العمل

تحقيق الكفاء داخل بيئة العمل

إن إدارة بيئة العمل هى الوسيلة التى تساعدك على أن تظهر أكثر كفاءة و أكثر إنتاجية و ذلك من خلال تنظيم الأشياء المحيطة بك داخل بيئة العمل. ويعنى زيادة الكفاءة فى بيئة العمل أن تصبح أكثر إنتاجية عند قيامك بالمهام اليومية و تتبع الجداول الزمنية و إجراء الاتصالات والتعاون مع الزملاء وباقى الإدارة. وعلاوة على ذلك، إن كفاءة إدارة بيئة العمل وسيلة رائعة لتوفير قدر كبير من المال والوقت. ومن المؤكد أنه يجب على كل شخص تعلم إدارة بيئة العمل والحفاظ على كل شىء مُنظم لتحقيق التميز فى التخطيط والإدارة اليومية.


تعريف " إدارة بيئة العمل"
ويعتبر الاستثمار فى تطوير استراتيجيات إدارة بيئة العمل المتكاملة التى تقضى على تعدد المهام وتساعد على تنظيم مساحة العمل داخل الشركة واحدة من أكثر الطُرق فعالية للحد من تكاليف الشركة و زيادة كفاءة الموظفين. تمكنك مثل هذه الاستراتيجيات من تحقيق التوازن بين احتياجات وتوقعات موظفيك. ولهذا السبب، من المهم أن يفهم الموظفين ماهى إدارة بيئة العمل وكيفية تنفيذ نهج لإدارة بيئة العمل من أجل نجاح الموظفين.

إن إدارة بيئة العمل هى سلسلة من الأنشطة الخاصة بالتخطيط والتصميم والاستفادة والتخلص من المواد المحيطة بك داخل بيئة العمل بهدف مساعدة الموظفين على تنظيم مهامهم اليومية وتحسين استخدام الموارد والمرافق. ويعنى إدارة بيئة العمل اتباع نهج إدارة مُحددة ووضع خطة لفهم الاحتياجات المُحتملة للموظفين ومعالجة التحديات التى يمكن أن تواجههم فى بيئة عملهم، مع ضمان التأكد أن الموظفين لديهم كل ما يحتاجونه للقيام بمهامهم وواجباتهم.

وعلى سبيل المثال يمكنك الاستثمار فى الأجهزة ( التى لها قدرة على أداء الوظائف التى يؤديها عادة جهازان منفصلان أو أكثر ) مثل ( الماسح الضوئى والطابعة والنسخ والفاكس) بدلًا من شراء كل أداة منفصلة على حدة. وإليك مثال آخر: أن تقوم شركتك بتوظيف مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات الذى يقوم بتلبية الاحتياجات المُتعلقة بتكنولوجيا المعلومات مثل الإنترنت و شبكة المكاتب وخطوط الهاتف و أدوات الويب وأدوات الاتصال من خلال خليط من أنظمة الاتصالات الهاتفية و إدارة البيانات. فإذا تم اتباع هذا المثال ستوفر شركتك الوقت والمال لأن مكالمة هاتفية واحدة فقط لمزود الخدمة يمكن أن تحل أى مشاكل مُتعلقة بتكنولوجيا المعلومات فى بيئة العمل.


خطوات إدارة بيئة العمل: قائمة التدقيق \التحقق\ المراجعة:
هل قرأت عن تعريف إدارة بيئة العمل. الآن حان الوقت لمعرفة كيف تُدير بيئة العمل أو ما هى الخطوات الأساسية المُتطلبة لإدارة بيئة العمل. دعونا نراجع معًا الخطوات الموضحة أدناه( قائمة المراجعة الصغيرة).


1- تصنيف العناصر حسب "الضرورى " و "الغير ضرورى"

إن الطريقة الصحيحة لفصل العناصر الخاصة بك هى استخدام المُلصقات والبطاقات. فمن خلال تصنيف العناصر يمكنك أن تحصل دائمًا على المعلومات الضرورية المُتطلبة فى بضع ثوانِ. وبعد اتباع هذه الخطوة ،قم بتصنيف العناصر الخاصة بك من خلال " ضرورية" و "غير ضرورية". ووضع العناصر اللازمة أمامك.يجب أن لا تعيقك العناصر" الغير ضرورية" عن عملك ولكن يمكنك العثور عليها بسرعة فى أى وقت تحتاجه.


2- استخدام برامج إدارة بيئة العمل
يتم استخدام هذه البرامج لتنظيم الأشياء المُحيطة بك بمكان عملك بالطريقة التى تساعدك على القيام بالمهام اليومية دون أى انقطاعات. قد تكون البرمجيات هى الحل الذى يساعدك على تخطيط المهام الخاصة بك و وثائق الإدارة و السجلات.و تسمح لد أيضًا حلول إدارة بيئة العمل لإنشاء قائمة إلكترونية من جميع العناصر وتنظيمها فى فئات مثل" ضرورى" و "غير ضرورى".



3- الاهتمام بنظافة وصيانة بيئة العمل
يجب عليك استخدام برنامج إدارة بيئة العمل الخاصة بك لعمل جدول زمنى بمهام الصيانة اليومية وعمل جدول لمراجعة التنظيف اليومى. يمكنك تصميم جدول زمنى خاص بالصيانة لإتباعه كل يوم.حيث تحتاج بيئة العمل إلى التأكد من التنظيف اليومى حتى تكون على استعداد لقضاء بضع دقائق كل يوم لتنظيفه.



4- كُن منضبطًا ومنظمًا
وتشمل خطوة إدارة بيئة العمل على الإلتزام بعادة الحفاظ على الإجراءات والقواعد المُحددة بقائمة التحقق الفعالة لإدارة بيئة العمل واتباعها. عليك تعلم أن تكون الشخص الممنظم والمنضبط من تلقاء نفسك ، الشخص اللذى يمكن أن يفعل الأشياء بكفاءة من خلال تخطيط المهام واستخدام قائمة بالمهام المُتطلبة والجداول الزمنية فى بيئة العمل. وسوف يساعدك هذا النظام على القيام بهذا الدور وتحقيق الكفاءة فى بيئة العمل.