الموضوع: توجيه الموظفين: عملية تأهيل الموظفين الجُدد

توجيه الموظفين: عملية تأهيل الموظفين الجُدد
تعتبر عملية توجيه الموظفين من المهام المهجورة فى أغلب المنظمات. حيث أن كُتيب و أوراق العمل ليست على قدر كافِ من الكفاءة التى تمكنها من الترحيب بالموظفين الجُدد.
ومن الشكاوى الشائعة عن عملية توجيه الموظفين الجُدد أنها عملية مُملة أو أنها لا تساعد الموظفين بدرجة كبيرة للاستعداد للعمل وتولى المسئوليات.حيث يشعر الموظفون بأن أدمغتهم ممتلئة بالمعلومات التى من المفترض فهمهما والعمل بها فى وقت قصير.
وغالبًا ما تكون النتائج مُخيبة، لأن هناك موظفون ليسوا على قدرعالِ من الكفاءة. ومن المُحتمل أن يغادرون المنظمة فى خلال سنة واحدة. وينتج عن هذا تكلفة باهظة لكل من الموظف وصاحب العمل. وتكون تكلفة الموظفين الذين يتم تعينهم كل عام أضعاف مضاعفة وتصبح عملية الدوران( عملية استبدال موظف بموظف آخر جديد) عملية متكررة.
ومع استمرار أزمة نقص العِمالة،ومع استمرار أومة نقص الِعمالة، يصبح وجود عملية توجيه فعالة أمرًا حاسمًا.ومن المهم أن تحتوى البرامج الخاصة بتوجيه الموظفين الجُدد على خطط لتعليم الموظفين الجُدد عن قيم وتاريخ المنظمة وعن كبار الموظفين بها
إن برامج التوجيه الجيدة، سواء استمرت يومًا أو ستة أشهر، ستساعد المنظمة على الاحتفاظ بالموظفين و على زيادة إنتاجيتهم أيضًا. ونجد أن المنظمة التى لديها برامج توجيه جيدة، تجذب الموظفين الجُدد بصورة أسرع من غيرها وتجد بها تناسب بين ما يقوم به الموظف وما تحتاجه المنظمة وبالتالى سيكون معدل الدوران لديها أقل من غيرها.
الغرض من عملية التوجيه:
يجب على الموظفين أن يدركوا أن عملية التوجيه ليست مجرد لفتة لطيفة تقوم بها المنظمة. ولكنها عنصر هام للترحيب بالموظفين الجُدد.
*لتقليل التكلفة الخاصة بالتدريب: يساعد التوجيه الجيد على أن يفهم الموظف مهامه الجديد بشكل أسرع، وبالتالى نحد من التكاليف المرتبطة بالتدريب
للحد من القلق: يشعر أى موظف جديد، يتعرض لمكان جديد ووظيفة جديدة بالقلق الذى يعيق قدرته على فهم وتعلم مهام وظيفته الجديدة. ولكن يساعد التوجيه الجيد على الحد من القلق الناتج عن تواجد الموظف فى بيئة عمل جديدة ويوفر للموظف الإرشادات والتوجيهات، لتخفيف الضغوط عن الموظف.
للحد من عملية دوران الموظفين: إن معدل الدوران فى ارتفاع بسبب شعور الموظف بعدم التقدير أو بسب عدم وضعهم قى المناصب المناسبة لهم. وتوضح عملية التوجيه أنه يتم تقدير الموظف ويتم توفير الأدوات اللازمة له
الحفاظ على وقت المشرفين : كلما كانت عملية التوجية أفضل، كلما استغرق المشرف وزملاء العمل وقتًا أقل فى تعليم الموظف. فمن خلال عملية التوجيه، يمكن تغطية كافة المعلومات عن الشركة والإدارات وبيئة العمل والثقافة بشكل فعال. وعندئذ سيكون مهام المدرير والزملاء فقط هو تعزيز المفاهيم فقط
وضع توقعات واقعية وسولكيات إيجابية ورضا عن العمل: من المهم أن يتعلم الموظفون ماهو متوقع منهم فى أقرب وقت ممكن، بالإضافى إلى تعلم القيم والسوكيات الخاصة بالمنظمة.
فإذا اعتمدت المنظمات على التجربة بأن تترك الموظف يعمل ويتعلم بنفسه، سيكون هناك العديد من الأخطاء التى لا لزوم لها وربما يحدث تلف. والسبب الرئيسى وراء عدم نجاح برامج التوجيه هو عدم التخطيط لها جيدًا و عدم وعى الموظف بمتطلبات الوظيفة وعدم شعور الموظف بالترحيب من قبل المنظمة..
إن عملية التوجية مهمة للغاية ولها الكثير من الفوائد، يمكنك الاستعانة بردود أفعال الموظفين المشاركين لتطوير عمليات التوجيه.
القى نظرة على عشرة طرق لإيقاف موظف جديد
يجب على جميع الموظفين الجُدد إكمال برنامج التوجيه الذى يهدف إلى مساعدتهم على التكيف مع وظائفهم وبيئة عملهم الجديدة وبث الروح الإيجابية والتحفيز على بدء العمل.
يمكن لبرنامج التوجيه الفعال أن يقلل من عملية الدوران وحفظ آلالاف الدولارات. فمن أغلب الأسباب التى تدفع الموظفون على ترك العمل هو عدم ترحيب المنظمة لهم وعد شعورهم بأنهم جزء ينتمى لهذا الكيان الجديد.

ما الذى تحتاجه فى عملية توجيه الموظفين الجدد؟؟
فمن أهم النقاط التى يجب أن يغطيها التوجيه هو تعهدك بالاستمرار فى التطوير والتعلم المُستمر. وبهذه الطريقة، يشعر الموظفون بالراحة بطرح الأسئلة للحصول على المعلومات وحل المشكلات وصنع القرارات.
تحتوى عملية التوجيه على الطاقة والوقت والالتزام، فهى تعود بالنفع على الموظفين والإدارة والمنظمة بأكملها. وعلى سبيل المثال، نجحت بلدة ميكلينبرج( شمال كارولينا) فى تجديد برامج التوجيه الخاصة بها.
وفى حين أن يريد صاحب العمل أن يعزز من مصدقيته باعتبار الموظفين أكبر مورد للمنظمة، فى عام 1996، كان هناك مبادرة لإعادة هيكلة الخدمات لتلبيةاحتياجات العملاء. وقام قسم الموارد البشرية فى مقاطعة ميكلنبورج باتخاذ قرارًا ذكيصا، حيث اعتبروا الموظفين الجُدد جزءًا من قاعدة عملائهم و قاموا بتلبية احتياجات عملائهم( أى موظفيهم الجثدد)

وسُئِل الموظفين عما يريدونه و يحتاجون إليه من عملية التوجيه. وسُئلوا أيضًا عما عجبهم ولم يعجبهم فى عملية التوجيه. وسُئل الجُدد عما يريدون معرفته عن المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، سُئل أيضًا كبار المديرين فى المنظمة عما هو مهم بالنسبة للموظفين ليتعلموه عند الانضمام إلى كشوف رواتب المقاطعة.
فمن خلال ردود أفعال الموظفين، أدرك طاقم عمل تدريب الموارد البشرية بمقاطعة ميكلنبروج أن تلبية احتياجات الموظفين تتطلب نص يومًا من دورات التدريب. ونتجة لذلك، قام المدربون بدورة توجيه لمدة يوم واحد، التى أعطت الموظفون ما يريده وما يحتاجونه (من وجهة نظر الإدارة).
وتشمل عملية التوجية على السياسات والإجراءات المختلفة، بالإضافة إلى التفاصيل التى تسمح للموظف أن يعرف أشياءًا عن المنظمة.
هل تحتاج المزيد من المعلومات حول كيفية التخطيط للقام ببرامج توجيه ممتعة ومفيدة؟
أسئلة بشأن خطط برامج توجيه الموظفين الجُدد:
يحتاج مديرون الموارد البشرية و مديرون الإنتاج إلى وضع الأسئلة الخاصة ببرامج التوجيه فى الاعتبار أولًا قبل تنفيذ أو تجديد البرامج الحالية. وإليك الأسئلة:
ما هى الأشياء التى يحتاج الموظفون الجُدد إلى معرفتها عن بيئة العمل ليشعروا بالراحه أكثر تجاه المنظمة؟
ما الانطباع والتآثير الذى ترغب فى أن يتركه الموظف الجديد فى أول يوم عمل له؟
ما هى السياسات والإجراءات التى يجب على الموظف إدراكها لتجنب ارتكاب الأخطاء؟ ركز على القضايا الحية.
ماهى الأشياء ( المكتب و بيئة العمل والمعدات والتعليمات الخاصة) التى يمكن أن تقدمها لتجعل الموظف يشعر بالراحة والترحيب والأمن؟
ماهى الخبرات الإيجابية التى يمكن أن تقدمها للموظف فى نهاية أول يوم عمل له؟ يجب أن تجعل هذا الخبرات الموظف أن يشعر بالتقدير من قبل المنظمة.
كيف تستطع مساعد المشرف الخاص بالموظفين الجُدد على على أن يكون متواجدًا فى أول يوم عمل للموظف الجديد لتقديم التوجيهات لتعزيز فكرة أن الموظف الجديد هو إضافة جديد فى غاية الأهمية للمنظمة؟.


* بما أن الانطباع الأول أمرًا فى غاية الأهمية، إليك بعض النصائح:

قم بالبدء قبل أن يشرع الموظف الجديد فى العمل. قم بإرسال جدول أعمال إليهم مع خطاب العرض ليكون لدى الموظف علم بما تتوقع. تواصل معه بعد قبوله \قبولها الوظيفه للإجابة على الأسئلة. تأكد من صحة بيئة العمل.
تأكد من أن يقوم موظفيك الرئيسيين بالترحيب بالموظفين الجُدد قبل بدء التوجيه. سيمح خطاب الترحيب مع جدول الأعمال أن يتواصل زملاء العمل مع الموظفين الجُدد.
قم بتعيين موجه \معلم وإعطاء التعليمات وبدء التدريب يجب أن سيتمر التوجيه لمدة 90 يوم ويمكن أن تستمرفترة أطول إذا كانت العلاقة قوية.وتستمر كثير من العلاقات لسنوات وربما تتحول إلى رعاية.
ابدأ بالأساسيات، يصبح الأفراد أكثر إنتاجية إذا كانو على معرفة بالأساسيات والمعلومات اللازمة لفهم الوظيفة. ركز على سبب ومتى وأين وكيف كانت الوظيفة قبل توقع التعامل مع المهام والمشاريع. لا تعطيهم الكثير من المعلومات فى آن واحد
توفير عينات عن كيفية إكمال النماذج والوصف الوظيفى مع مجموعة من التوجيهات.
استمتع قليلًا. ركز فقط على الموضوعات المهمة من كُتيب الموظف. مع بعض الوقت للألعاب - هذا سيساعد الموظفون على التعلم. وتتضمن الألعاب تتطابق الصور: بعد الجولة(حول المنظمة). يتم إعطاء كل موظف صورة الموظفين الآخرين مع قائمة بالأسماء. وتكون اللعبة عبارة عن تطابق الإسم مع الصورة.
صيد التوقيعات: فى حين أن أخذ الموظفين جولة حول المنظمة، قم بإعطائهم ورقة بأسماء الأفراد الذين سيجتمع بهم الموظفين. ومن ثم يُطلب منهم أن يحصلوا على توقيعات من هؤلاء الأفراد. والموظف الذى يحصل على أكثر التوقيعات من مجموعة مختلفة من الموظفين يستحق جائزة.
والآلعاب الآخرى التى تتعلق بتعليم الموظف خلال فترة التوجيه هى أيضًا أشياء فعالة تشير إلى أن عملية التوجيه ناجحة وفعالة.
اعطى الموظفين قائمة بالأسئلة الشائعة مع أرقام الهواتف وجهات الاتصال بالأشخاص
خطط للموظفين الجُدد اجتماع لتناول الغداء أو اطلب منهم الانضمام إلى الموظفين الجُدد لتناول الغداء أو فى قاعة المؤتمرات مع أفرادآخرين من الإدارة.. لا ينبغى أن نترك الموظف الجديد يتناول غداءه بمفرده فى أول يوم عمل له
هذا هو أنسب وقت يمكن أن يصطحب فيه المشرف الموظفين لتناول الغداء مع باقى زملاء العمل و تأكد من راحتهم. ويعتبر تناول الغداء معًا بيئة مناسبة للتعرف على بعضهم البعض
ضع فى الاعتبار أسرة موظفيك الجُدد. ويجب أن تكون الوظيفة الجديدة مُريحة لعائلة الموظف، خاصة إذا انتقل مؤخرًا. افعل ما بوسعك لتسهيل عملية الانتقال مع مساعدتهم على الشعور بالراحة فى المجتمع.
جمع ردود الأفعال. من خلال جمع ردود الأفعال من الموظفين الجُدد السابقين، يمكن معرفة وجهة نظرهم بشأن عملية التوجيه، ولا تقلق بشأن حدوث تغييرات نتيجة لتعليقات الموظفين.يمكنك إرسال تقيم بعد أسبوع أو أربعة أسابيع من بدء العمل مع طرح سؤال بشأن: لقد مر فترة على تواجدك معنا فى الشركة، هل قامت عملية التوجيه بتلبية احتياجاتكم؟.
ويمكن أن تكتشف أن عملية التوجيه لم تكن مفيدة فى تعليم الموظفين بعد مرور فترة من التوظيف. ففى مقاطعة ميكلنبورج، وبعد إعادة هيكلة العملية، قال أحد المدربين:" نحن ندرك أن علينا تطوير عملية التوجيه باستمرار لتلبية احتياجات العملاء المتغيرة." فما قمنا به الآن ، قدد لا يكون مناسبًا للقيام به السنة القادمة"
إن برامج التوجيه الفعالة - ستُحدث فرقًا كبيرًا فى مدى سرعة إنتاجية الموظف الجديد بالإضافة إلى تآثيرها الطويل المدى على مؤسستك.إن نهاية اليوم الأول والأسبوع الأول ونهياة كل يوم فى عملك مهم مثل البداية.

ساعدهم على الشعور بأنهم مرغوبين بهم للعمل فى كل يوم قادم..