الموضوع: ما هو الهيكل التنظيمي المصفوفي

ما هو الهيكل التنظيمي المصفوفي
فى منشوراتى السابقة، ناقشت هيكل المنظمة الوظيفى وهيكل المنظة المتطور، وفى هذا المنشور، سأناقش هيكل المصفوفة التنظيمى.
إن هيكل المصفوفة التنظيمى مزيج من نوعين أو أكثرمن الهياكل التنظيمية، مثل هيكل المنظمة المتطورة وهيكل المنظمة الوظيفية.
ويمثل هذان النوعان من الهياكل التنظيمية نقطتين متطرفتين، فى حين أن هيكل المصفوفة التنظيمى هو التوازن بين هذين النوعين.
وقد يساعد هذا المدمج المنظمات على تحقيق كفاءة أعلى، واستعداد، وسرعة في التكيف مع السواق. وعلاوة على ذلك، فإنها في كثير من الأحيان ، يمكن أن تستجيبوا بشكل أسرع إلى السوق أو متطلبات العملاء مع تقليل الوقت اللازم لإنتاج منتج جديد.

هذا النوع من الهياكل هو الأنسب للمنظمات ذات بيئة ديناميكية.
إذا كانت تعمل المنظمة فى بيئة راكدة، وتنتج مننتجات قياسية مع عملاء الذين نادرًا ما تتغير متطلباتهم، يكون هيكل المصفوفة ليس مناسبًا تمامًا بالنسبة لتلك المنظمات. وينبغى على تلك المنظمات أت تعتمد على الهيكل الوظيفى بدلًا من هيكل المصفوفة.


المنظمة ذات الهيكل التنظيمي المصفوفي
ووفقًا لدليل بمبوك، فإن المنظمة ذات هيكل المصفوفة مزيج من هياكل المنظمة الوظيفية والمنظمة التى تركز على المشروعات(projectized.
حيث تتدفق سلطة المدير الوظيفى رأسيًا نحو الأسفل، وتتدفق سلطة مدير المشروع بشكل جانبى. وبما أن هذه السلطات تتدفق نحو الأسفل والجانب، فإن هذا الهيكل يسمى هيكل مصفوفة المنظمة.


ومن الممكن أن يكتب الموظفون فى المنظمات ذات هيكل مصفوفة تقارير إلى العديد من المديرين.و يمكن للبعض من قسم واحد تقديم التقارير إلى مدير واحد، فى حين يقدم الباقى تقارير إلى مدير آخر.

. على سبيل المثال، دعنا نقول أنك مهندس ميكانيكا، تعمل فى قسم وظيفى. وتولت منظمتك مسئولية مشروع ما وتحتاج إلى مهندس ميكانيكى لمساعدة مدير المشروع فى مهام معينة. ففى هذه الحالة، قد يتم تعيينك للمشروع لفترة قصيرة أو قد يتم نقلك هناك حتى تنهى مهامك. إذا تم تعينك لفترة قصيرة، فأنت بحاجة إلى تقديم تقارير إلى اثنين من المديرين.
يتخذ هيكل المصفوفة خصائص كل من هياكل المنظمة. ويعتبر هيكل المصفوفة مركب من الهيكل التنظيمى والهيكل الذى يركز على المشروعات . وهنا، يتم تقاسم المعرفة و المهارة أو الموهبة الخاصة بالموظف بين الإدارة الوظيفية وفريق إدارة المشروع.


و فى هيكل المصفوفة، عادة ما يعمل الموظفون تحت إشراف أكثر من مدرب( عادة اثنين). ويكون أو ل رئيس لهم إما مدير وظيفى أو فى كثير من الأحيان مدير مشروع.
وقد يهتم المدير الوظيفى بالجزء الوظيفى من المشروع ويجوز له أن يقرر كيفية القيام بالعمل ومن الممكن أن يقوم بتوزيع مهام المشروع على مرؤسيه. سوف يكون لمدير المشروع سلطة على الجزء الإدارى من المشروع مثل ما يجب القيام به ومتابعة الجدول الزمنى وتقييم الأداء و ما إلى ذلك.
يمكن أن يكون العمل فى منظمة ذات هيكل مصفوفة صعبًا وتحديًا لأن مهامك ستكون صعبة بينما تقدم التقارير إلى اثنين من المديرين. ولتجنب الحيرة والعمل بجدية بالمنظمة ذات هيكل المصفوفة، يجب أن تكون واضحًا بشأن مهامك ومسئولياتك وأولويات عملك.
وعادة ما يوجد هيكل المصفوفة فى المنظمات الكبيرة والمتعددة المشاريع، حيث يمكن للمنظمة نقل الموظفين كلما وحيثما كان هناك حاجة إلى خدماتهم. فلدى هيكل المصفوفة مرونة فى نقل مواهب المنظمة. ويعتبر الموظفون موارد مشتركة بين المشاريع والوحدات الوظيفية.

نمط الهيكل المصفوفي
ويمكن تصنيف نمط هيكل المصفوفة إلى ثلاث فئات، ويعتمد ذلك إلى حد كبير على مستوى سلطة مدير المشروع. وفيما يلى أنماط هيكل المصفوفة:
هيكل مصفوفة قوى
هيكل مصفوفة متوازن
هيكل مصفوفة ضعيف

الهيكل المصفوفي القوى
فى المنظمات ذات هيكل مصفوفة قوى، تكون السلطة بيد مدير المشروع. ولدى مدير المشروع مهام طوال الوقت ولديه موظف إدارى متفرغ لإدارة المشروع ويتحكم فى ميزانية المشروع. ولدى هيكل المصفوفة القوى الكثير من سمات المنظمة (التى تركز على المشروعات).
وسيكون للمدير الوظيفى دور محدود جدًا داخل المنظمات ذات هيكل مصفوفة قوى.


الهيكل المصفوفي المتوازن
فى المنظمات ذات هيكل مصفوفة متوازن، يتم تقاسم السلطة والقيادة بين المديرين الوظيفيين ومديرى المشاريع. فعلى الرغم من أن مدير المشروع لديه مهام يقوم بها طوال اليوم، إلا أنه سيكون هناك جزء مخصص من وقته للإشراف على الموظفين الإداريين و إدارة المشاريع.وفى هذا النوع ، يتحكم كل من المديرين فى ميزانية المشروع.



الهيكل المصفوفي الضعيف
فى المنظمات ذات هيكل مصفوفة ضعيف، سيكون لدى مدير المشروع سلطة وقوة محددة. وسيكون له دور جزئى ولن يقوم أى موظف بتقديم التقارير إليه. وسيكون دوره أشبه بالمنسق . وهنا ، يتحكم المدير الوظيفى فى ميزانية المشروع.

ويشبه هيكل المصفوفة الضغيف بخاصئص الهيكل الوظيفى للمنظمة.
مميزات هيكل المصفوفة
وفيما يلى بعض مميزات هيكل المصفوفة التنظيمى:
· ويمكن تقاسم الموارد العالية المهارة والقادرة بين الوحدات والمشاريع الوظيفية، مما يتيح المزيد من خطوط التواصل المفتوحة التي تساعد على تقاسم المعرفة ذات القيمة داخل المنظمة.
· يعتبرهيكل المصفوفة أكثر ديناميكية من الهيكل الوظيفي لأنه يسمح للموظفين التواصل بشكل أكثر سهولة عبر الحدود، وخلق بيئة عمل جيدة و تعاونية، مما يساعد على دمج المنظمة.
· ويمكن للموظفين توسيع مهاراتهم ومعارفهم من خلال المشاركة في أنواع مختلفة من المشاريع. يوفر هيكل المصفوفة بيئة جيدة للمهنيين للتعلم والنمو فى حياتهم المهنية.
· في الإدارات الوظيفية، يكون الموظفين ذوي مهارات عالية، ويمكن لفرق المشروع الحصول على هؤلاء الموظفين ذوي المهارات العالية كلما كانت هناك حاجة إلى خدماتهم.
· وبما أن هناك إحساسا بالأمن الوظيفي، فإن الموظفين يميلون إلى أن يكونوا مخلصين للمنظمة وأن يؤدوا أداءًا جيدا، وبالتالي فإن كفاءة منظمة المصفوفة أعلى.


عيوب الهيكل المصفوفي
وفيما يلى بعض العيوب الخاصة بهيكل المصفوفة بالمنظمات.
· قد یتعین علی الموظفین تقدیم تقریر إلی مدیرین، مما یؤدي إلی إرباك وقد یتسبب ذلك في حدوث نزاع. وعادة ما يحدث ذلك في هيكل المصفوفة المتوازنة حيث يكون لكل من الرؤساء سلطة وقوة متساوية.
· وقد ينشأ نزاع بين مدير المشروع والمدير الوظيفي فيما يتعلق بالسلطة والقوة.
· إذا لم يتم تحديد الأولويات بشكل واضح، قد يخلط الموظفون بين أدورهم ومسؤوليتهم، خاصة عندما يتم تكليفهم بمهمة تختلف عن، أو حتى مقابلة لما كانوا يفعلونه.
· إذا كان هناك أي مورد نادر، قد يكون هناك منافسة لاستخدامه، مما قد يسبب العداء داخل مكان العمل ويمكن أن يؤثر ذلك على العملية.
· ومن المعتقد عموما أن منظمات ذات المصفوفة لديها مدراء أكثر من المطلوب، مما يزيد من التكاليف العامة.
· وفي منظمة ذات هيكل مصفوفة، يرتفع عبء العمل. ويجب على الموظفين القيام بأعمالهم العادية جنبا إلى جنب مع الأعمال الإضافية المتعلقة بالمشروع، والتي يمكن أن تستنفد طاقتهم. ومن الممكن أيضا أن يتجاهل الموظف مسؤولياته الوظيفية أو مسؤولياته الخاصة بإدارة المشروع إذا كان مبالغا فيه.
· يكون هيكل المصفوفة مكلفة للغاية عند الحفاظ علي استمراريته. ويتعين على المنظمات أن تدفع مبالغ إضافية للحفاظ على الموارد لأن جميع الموارد لن تكون مشغولة في جميع الأوقات. ويكون هناك حاجة إلى بعض الموارد فقط لفترة قصيرة.
.
كيفية التغلب على عيوب الهيكل المصفوفي
هناك بعض العيوب التى يمكن التغلب عليها:

· ويجب أن يكون هناك تعاون وثيق بين مدير المشروع والمدير الوظيفي. وهذا سوف يساعد على تجنب الارتباك والصراعات.
· وينبغي أن يكون هناك تواصل واضح ومحدد جيدا في جميع الاتجاهات. وهذا مهم للحصول على الدعم من المديرين التنفيذيين والمديرين والمشرفين والموظفين. يجب على المنظمات التواصل مع الموظفين بشأن رؤيتها، الهدف.
· وينبغي أن يكون هناك توزيع سليم ومتوازن للسلطة والقوة بين مدير المشروع والمدير الوظيفي. و يجب على كلا المديرين الحصول على السلطة والسلطة المطلوبة. وأي اختلال في التوازن قد يؤثر على فعالية العمليات.
· يجب حل أي نزاع يحدث بين مدير المشروع والمدير الوظيفي في أقرب وقت ممكن، وعلى انفراد.
· ويجب توثيق الأدوار والمسؤوليات بوضوح والتواص مع جميع الموظفين لتجنب حدوث ارتباك.


الملخص
وتعرف منظمة المصفوفة بأنه المنظمة ، التى يقدم موظفيها التقارير لأكثر من رئيس\ مدير. ويعتبر هيكل المصفوفة مزيج من المنظمة (التى تركز على المشروعات) والمنظمة الوظيفية، وتحاول أن تمزج أفضل ما بالمنظمتين معًا. وفى المنظمة ( التى تركز على المشروعات) ، يتمتع مدير المشروع بجميع الصلاحيات والسلطة، بينما يكون للمدير الوظيفى ( المنظمة الوظيفية) سلطة فى المنظمة الوظيفية. وفى منظمة المصفوفة، كلاهما يحمل السلطة، ويتغير تقاسم السلطة وفقًا لنوع هيكل مصفوفة المنظمة. ويتناسب هيكل المصفوفة مع المنظمات الكبيرة التى تعمل فى بيئة ديناميكية والتى تحتاج إلى استجابة سريعة لطلب سوق العمل.