كيف يمكنك القيام بالاجتماعات الفردية بنجاح.
يعتبر الاجتماع الفردى بين المشرفين و الموظفين أداة لا تقدر بثمن للإدارة، و لكنها تتطلب الكثير من الاهتمام بالتفاصيل. و قامت جوليا أوستن بشرح أفضل الممارسات للحصول على الاستفادة القصوى من الاجتماعات الفردية.

فإذا كنت الرئيس التنفيذى أو مدير إنتاج، ففريق عملك مهم لك كأفراد ( كأشخاص) أيضًا. تقدم الشركات التى تعمل فى مجال التكنولوجيا العديد من الامتيازات لجذب و الاحتفاظ بأفضل الموظفين. و نحن نقدم رواتب تنافسية و تدريب و وعود بالنجاح مهنيًا و ماليًا. و لكن الطريقة التى نتعامل بها معم هى التى تحدد تآثيرهم على منظمتك. ما الذى تقوم به كمدير لتتأكد من أنهم راضين و يقدمون أفضل مساهمة لمنظمتكم.
لقد قمت بإدارة أكثر من مئة تقرير مباشر خلال حياتى المهنية. من مهندسين انطوائيين إلى مهندسين منفتحين. لقد كانوا إما كبار عنى بعشرين عامًا أو صغار بالنسبة لى و كان هناك من ييبعد عن من حيث المسافة كالمسافة بينى و بين الهند والصين و من قريب جدًا لى كقربى من المكتب المجاور. فبغض النظر عن وظائفهم وخبراتهم والعلاقة بيننا. حرصت دائمًا على أن اجعل الاجتماعات الفردية أولوية من أهم أولوياتى. لماذا الاجتماعات الفردية مهمة لهذه الدرجة؟
· سواء كان اجتماعًا لمدة ساعة واحدة أسبوعيًا أو 30 دقيقة شهريًا، يشعر الموظف بأن هناك من يهتم به لذاته عند عقد المدير اجتماعًا فرديًا معه.
· تعتبر الاجتماعات الفردية ميدان عام للنقاش الصادق و الخاص والتحدث مع بعضهم البعض حول ما يحدث فى الحياة المهنية و الحياة الشخصية.
· و تعبر هذه فرصة روتينية لك، كمدير، لتقييم موظفيك التى يؤدى إلى إنتاجية ـــــــ و التى نعلم جميعًا مدى أهميتها.
· نادرًا ما يعانى القائد الذى يسمع لأعضاء فريقهــ خاصة القادة أيضًا من فقر فى الأداء الذى ينتج عن الغموض و قلة الثقة. فكل اجتماع فردى فرصة لتوضيح أهداف المنظمة و توقعات أدائك و بناء علاقة ثقة مع موظفيك من خلال التعرف عليهم كأفراد و ليس موظفين فقط.
· و آخيرًأ، تؤدى الاجتماعات الفردية على مدار العام الإرتقاء بمراجعات الأداء. فمن خلال روتين الاجتماعات الفردية، يمكن أن يصبح وقت المراجعة عن الأهداف والسنة المقبلة بدلًا من ردود فعل مبنية على الماضى.
لا تقم بجدولة هذه الاجتماعات الهامة مع تقاريرك المباشرة، كن حذرِا بشأن متى يمكن عقد هذه الاجتماعات. و فيما يلى إرشادت قمت بصياغتها لمساعدة المديرين الجدد على إجراء الاجتماعات الفردية.


تحديد توقعات

سواء إذا كان الموظف الخاص بك يعمل لفترة و عقدت معه اجتماع فردى أو أنه موظف جديد و أنت تدربه على الشركة ، قم بتحديد التوقعات.
· فأنا أؤمن جدًا بأهمية الوضوح بشأن تغييرات السلوك. إذا كانت هذه عملية جديدة وضعت ضمن مسئولياتك من قبل شركتك \ فريق عملك، فكن شفافًا بشأن هذا الموضوع. و إلا، سيشعر الأفراد بالقلق تجاه شىء ما سيحدث ( الفصل عن العمل)، إذا قمت بجدولة الاجتماعات الفردية بشكل مفاجىء. قم بالإعلان عن الاجتماع فى اجتماع الفريق أو إرسال رسالة بريد إلكترونى لتوضيح أهمية ذلك.
· إن هذا الاجتماع مهم لهم بقدر ما هو مهم لك.. كن على علم بأنك تفعل ذلك مع جميع الموظفين الذين يعملون مباشرة معك. لا أحد يُستثنى.
· لا بأس إذا تخطيت موظف واحد كل فترة و لكن عليك الالتزام بالجدول الذى حددته لموظفيك من أجل الاجتماعات الفدية.
· تحديد أفضل توقيت يناسبهم ( أسبوعيًا أ, و ثلاثين دقيقة أو ساعة ؟) و ما ينبغى أن يكون عليه شكل مكتبك و مكاتبهم و سواء كان الاجتماع فى هيئة تجول أو تناول قهوة. تختلف الصيغ باختلاف الموظفين يمكن دائمًا تغيير تلك الصيغ لتجنب الوقوع فى الروتين. لا تقم باجتماعات بعد تناول مشروبات العمل لأن هذا يشير إلى مناقشة أقل خطورةً.

جدول العمل

إذا كان الاجتماع مهم بما فيه الكفاية، يجب أن يكون له جدول عمل

· يجب أن تكون الموضوعات التى تتم مناقشتها فى الاجتماعات الفردية عن التطور المهنى والتواصل الشخصى و إعطاء ردود فعل للبعض الآخر. لا تستخدم هذه الاجتماعات لمزج أشياء من الاجتماعات الجماعية إلا إذا كانت أشياء محددة حددتها من الاجتماع أو تحتاج إلى تقديم ردود فعل بناءة لها.
· قبل عقد الاجتماع بأربع و عشرون ساعة أو أكثر، قم بإرسال رسالة بريد إلكترونى إلى الموظف بالقائمة التى تحتوى على ما ترغب بالحديث عنه. حاول أن تفصل بين الموضوعات الاستراتيجية و التكتيكية و الشخصية و اسأل الموظف أيضًا بما إذا كان يرغب فى الحديث عن شىء أيضًا. ولتحقيق الكفاءة، دعهم على علم بما إذا كنت ترغب منه بقراءة \ إحضار \ القيام بشىء ما قبل الاجتماع. على سبيل المثال:


n مراجعة التغيير المُحتمل لخارطة الانتاج وكيفية تآثير ذلك على فريقك. يرجى إحضار آخر خارطة إنتاجية
n إحضار عرض تدريب الموظفين الجدد الخاص بك. يرجى إحضار نسخة معك اليوم إذا استطعت.
n ردود الأفعال تجاه تغيير الميزانية التى أجريتها و كانت معاونة. دعونى أعرف ما إذا كان هناك أرقام جديدة ينبغى أن أطلع عليها قبل أن نجتمع.

n لقد سمعت عن عطلتك الخاصة! صورك تبدو رهيبة. دعنى أرى ما لديك أيضًا.

الاجتماع الفردى

فمن خلال جدول الأعمال والمواد التى تم عرضها مُسبقًا و فى متناول يديك، انت الآن على استعداد للقيام باجتماع مُثمر.
n اتبع جدول العمل. اسأل ما إذا كان هناك أى شىء آخر تضيفه قبل البدء. اترك الباب مفتوحًا دائمًا للموظفين ــــ لأن الموظف قد يعيقه شىئًا ما أحيانًا.
n إذا كان هناك أشياء صعب مناقشتها ( ربما بعض ردود فعل حادة بشأن تقييم الأداء)، حاول أن تتحدث عن موضوعين إيجابين قبل إنهاء الحديث. و بهذه الطريقة، لن يشعر الموظف بالإحباط بعد الإنتهاء من الاجتماع. لقد قمت بإعطائهم ردود فعل جيدة وبعض الأشياء للعمل عليها.
n لا تحتكر المحادثة لصالحك. فهذا الوقت مخصص ليتحدث الطرفين. اتخذ استراحة و تأكد من توافر فرص للمناقشة و طرح الأسئلة.
n قم بإنها الاجتماع بالسؤال عن كيف تسير الأمور بشكل عام و ما إذا كان هناك شىء آخر يمكنك القيام به. هل يبدو ذلك محرجًا! إذا كان موظفيك ناجحون ، فأنت مدير ناجح.

بعد إنهاء الاجتماع

n من المهم دائمًا متابعة أى اجتماع فردى ( أو اجتماع مجدول) مع كتابة الملاحظات حول ما تم مناقشته والقرارات المتخذة و إذا كان هناك ردود فعل ذات صلة سيتم قياسها فى المستقبل. ابقها مختصرة و لطيفة:
n هل تعتقد أن خارطة العمل المتغيرة لن تناسب جدول العمل الزمنى. يرجى مشاركة الجدول الجديد لكى يراه باقى الفريق قبل بدء اجتماع جماعى بشأنه.
n هل أحبب التدريب! دعنى أعرف ما إذا كنت تدريب أن تتدرب معى على الممارسة قبل أن تبدأ عرض التدريب الأسبوع المقبل. و سوف تُبدع فى ذلك.

n
n . هل يبدو أن الميزانية لا تناسب احتياجات الفريق. سأحل تعديلها لاحقًا ولكن يجب عليك التعامل معها و إدارة النفقات الخاصة بعناية.
n أشكركم على السماح لى بمعرفة انكم تعملون على حل مشاكل الموظفين داخل فريق العمل. اسمحوا لى أن أعرف ما إذا كنتم بحاجة إلى. اسمحوا لى بأن أ:ون على علم بما يجرى.
والخلاصة أن عليك القيام بذلك مع جميع الموظفين. و إلا قج يتسأل البعض لماذا يحصل البعض على رسائل متابعة والبعض الآخر لا يحصل. فالتنسيق أمر هام فى القيادة.



الموظفين العاملين عن بعد

n يمكن أن يكون عقد اجتماع مع موظف يعمل عن بعد أمر فى غاية الصعوبة. لذا أوصى باستخدام مكالمات الفيديو كلما أمكن. إذا كانت هناك صعوبة فى الاجتماع الفردى ( فرد مع فرد) ، عليك بالاجتماع لثنائى و لكن احرض على وجود اجتماع فردى كل عام للحفاظ على التواصل الشخصى. تنطبق جميع الاقتراحات الأخرى أعلاه.
n من الجيد عقد اجتماع فردى مع صغار الموظفين الذين لا يتعاملون معك مباشرةً. تذكر أن، أنت لست مديرهم. كن واضحًا بشأن لماذا ترغب فى الاجتماع بهم.


ربما تكون الرئيس التنفيذى للشركة و تغب فى عقد اجتماع فردى مع مهندس ما للفهم الأفضل لتحديات المنتج:
n تأكد من أن مدير ذلك المهندس يعلم سبب رغبتك فى الاجتماع به.
n تأكد من أن المهندس يفهم أنك ترغب فى معرفة التفاصيل مباشرة منهم وليس من خلال الآخرين.
n كن حذرًا بشأن ردود الأفعال. قم بإنهاء مثل هذه الاجتماعات بالخطوات التالية بشأن كيف تتابع مع مدير الموظفين إذا كانت هناك أى إجراءات آخرى. لا تقل من شأن مدير شخص ما و لا تعطى توجيهات بدون التشاور مع مديرهم المباشر. خاصة إذا كنت فى منصب عالى أو رئيس تنفيذى. لأن توجيهاتك التى قد تبدو "بسيطة" ينظر لها على إنها " أمر" خاصة إذا كانت من شخص أعلى من مديرك المباشر.

استثمر فى فريقك


يمكن أن تحدث الاجتماعات الفردية فارقًا كبيرًا. فالقيام بما هو صحيح مع الموظفين يعود على المنظمة .

هل لديك نصائح آخرى بشأن نجاح الاجتماعات الفردية. أو لديك مدروس مستفادة عن عدم القيام بها؟ يرجى المشاركة بالتعليق أدناه.