كيف تصبح مساعد الموارد البشرية
يعتبر مساعدو الموارد البشرية هم المعاونين و الزملاء وراء الكواليس الذين تركز مسئولياتهم الوظيفية الرئيسية على مساعدة مديري الموارد البشرية و المديرين لإنجاز المهام المتعلقة بالموارد البشرية.
و يشارك مساعدي الموارد البشرية في جميع البرامج و الخدمات تقريبًا التي تتصل بقسم الموارد البشرية للشركة. و ينطوي عملهم، الذي غالبًا ما يكون إداريًا بطبيعته، ينطوي على توثيق الشكاوي، و إنهاء الخدمة، و الغياب، و تقارير الأداء، و معلومات التعويضات والإمتيازات.
و بعيدًا عن الواجبات الإدارية، فإن مساعدي الموارد البشرية غالبًا ما يشاركون في توظيف، و تعيين، و تدريب الموظفين الجدد. ومن ثم، فإن المهام النموذجية تشمل نشر فرص العمل، وجمع المعلومات عن المتقدمين الجدد، والاتصال بالمراجع، وإعلام الموظفين في حالة توظيفهم. كما أن هؤلاء الأعضاء من فريق الموارد البشرية هم أيضًا مسئولين عن التعامل مع كل شيء من جدولة مجموعة الأجازات الخاصة بالشركة للتعامل مع ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين للشركة.
الواجبات الوظيفية ومسئوليات مساعدي الموارد البشرية
وتشمل الواجبات اليومية ومسئوليات مساعدي الموارد البشرية اليومية ما يلي:
· الإجابة على أسئلة الموظف.
· معالجة البريد الإلكتروني.
· إنشاء الوثائق وتوزيعها.
· توفير خدمة العملاء لموظفي المؤسسة.
· العمل كنقطة اتصال مع امتيازات البائعين/ الإداريين.
· الحفاظ على نظام الكمبيوتر عن طريق تحديث وإدخال البيانات.
· تحديد المواعيد وترتيب الاجتماعات.
· الحفاظ على التقويمات الخاصة بفريق إدارة الموارد البشرية.
· تجميع التقارير وجداول البيانات وإعداد جداول البيانات.
ويشارك مساعدو الموارد البشرية في عدد من مجالات الموارد البشرية، بما في ذلك:
التوظيف/ عمليات التعيين الجديدة
· المشاركة في جهود التوظيف.
· نشر إعلانات الوظائف وتنظيم السير الذاتية وتطبيقات العمل.
· جدولة مقابلات العمل والمساعدة في عملية المقابلة.
· جمع معلومات التوظيف و الضرائب.
· ضمان الإنتهاء من فحص الخلفية المعلوماتية و المراجع.
· إعداد ملفات الموظف الجديد.
· الإشراف على استكمال وثائق التعويضات و الإمتيازات.
· توجيه الموظفين الجدد إلى المنظمة (إنشاء تسجيل الدخول، محطة العمل، عنوان البريد الإلكتروني، الخ).
· إجراء عملية تسجيل الإستحقاقات و الإمتيازات.
· إدارة تقييمات التوظيف الجديدة.
· القيام بمثابة الشخص الذي يجيب على اسئلة جميع الموظفين الجدد.
إدارة الرواتب و الإمتيازات
· تجهيز كشوف المرتبات، والتي تشمل ضمان تتبع العطلة والوقت المرضي في النظام.
· الإجابة على الأسئلة الخاصة بالرواتب.
· تسهيل الحل لأي أخطاء في كشف الرواتب.
· المشاركة في مهام المنافع، مثل حل الشكاوي، والتوفيق بين بيانات الفوائد و الإمتيازات، والموافقة على فواتير الدفع.
الإحتفاظ بالسجل و صيانته
· الحفاظ على ملفات الموارد البشرية الحالية وقواعد البيانات.
· تحديث والحفاظ على استحقاقات الموظفين، والوضع الوظيفي، والسجلات المماثلة.
· الحفاظ على السجلات المتعلقة بالمظالم، واستعراض الأداء، والإجراءات التأديبية.
· إجرء عمليات تدقيق الملفات لضمان جمع جميع وثائق الموظفين المطلوبة و الحفاظ عليها.
· إجراء تسويات الرواتب و الإمتيازات.
· إجراء تدقيق كشوف المرتبات و الإمتيازات و التوصية بأي إجراء تصحيحي.
· الإنتهاء من أوراق انهاء العمل و المساعدة في إجراء المقابلات الحالية.
صفات مساعد الموارد البشرية المختص
لأداء مهام مساعد الموارد البشرية بفعالية، يجب أن يكون الأفراد قادرين على إثبات عدد من الكفاءات الضرورية للمنصب، و تشمل ما يلي:
· يجب أن يكونوا بارعون في حل المشاكل، بما في ذلك القدرة على تحديد القضايا وحل البرامج في الوقت المناسب.
· يجب أن يمتلك مهارات شخصية قوية.
· يجب أن يكون قادر على التواصل بوضوح، سواء لفظيًا أو كتابيًا، للتواصل مع الموظفين وأعضاء فريق إدارة الموارد البشرية، وفي العروض الجماعية والاجتماعات.
· يجب أن يكون قادر على قراءة وتفسير المعلومات بشكل فعال، وتقديم البيانات العددية بطريقة بارعة، وجمع وتحليل المعلومات بمهارة.
· يجب أن يكون قادر على تحديد الأولويات و تخطيط أنشطة العمل لإستخدام الوقت بكفاءة.
· يجب أن يكون منظم، و دقيق، و عميق، و قادر على مراقبة العمل من أجل الجودة.
· يجب أن يكون جدير بالثقة، و قادر على اتباع التعليمات، و الإستجابة لإتجاه الإدارة، ويجب أن تكون قادرة على تحسين الأداء من خلال ردود فعل الإدارة.
كيف تصبح مساعد للموارد البشرية
إن الحد الأدنى من المؤهلات لتصبح مساعد الموارد البشرية عادة ما يكون الحصول على درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، على الرغم من أن مساعد الموارد البشرية قد يكون حاصل أيضًا على درجة البكالوريوس في مجالات مثل التمويل وإدارة الأعمال.
و قد تم تصميم بكالوريوس العلوم (BS)، أو بكالوريوس الأداب (BA)، أو بكالوريوس إدارة الأعمال (BBA) في إدارة الموارد البشرية لتزويد الطلاب بالقدرات ليكونوا بمثابة موظفي الموارد البشرية الفعالين.
على سبيل المثال، يتعلم طلاب إدارة الأعمال في إدارة الموارد البشرية المهارات المتعلقة بوظائف إدارة التخطيط الاستراتيجي والفعال للموارد البشرية ، والتعويض، والتوظيف، والتدريب والتطوير، والتخطيط الوظيفي، والفاعلية التنظيمية، والعلاقات مع الموظفين وغيرها.
درجة البكالوريوس في مجال الموارد البشرية ذات الصلة لا يجهز الطلاب ليصبحوا مساعدي الموارد البشرية فقط ، ولكن أيضًا يفتح الباب لوظائف إدارة الموارد البشرية. وكثيرا ما تحتاج مناصب الإدارة العليا في الموارد البشرية الأشخاص الحاصلين على درجة الدراسات العليا المتعلقة بالموارد البشرية، مثل ماجستير إدارة الأعمال في إدارة الموارد البشرية. . وبالتالي، فإن مساعدي الموارد البشرية الحاصلين على درجة البكالوريوس في مجال متعلق بالموارد البشرية على استعداد جيد لمواصلة تعليمهم لمستوى الدراسات العليا.
و تعتبر الدورات المثالية في درجة البكالوريوس في برنامج الموارد البشرية ما يلي:
· ادارة الموارد البشرية (Human resource management)
· القيادة و مجموعة الديناميكيات (Leadership and group dynamics)
· مشاكل العمال (Labor problems)
· تعويضات الموظفين (Personnel compensation)
· عملية التوظيف (The staffing process)
· العمل و التفاوض الإجتماعي (Labor and social negotiation)
· حل نزاعات مكان العمل(Workplace dispute resolution)
· السلوك في المنظمات (Behavior in organizations)
و على الرغم من أن الشهادات المهنية غالبًا ما يتم متابعتها من قبل مدراء الموارد البشرية، والمديرين، والمتخصصين، فقد يجد مساعدي الموارد البشرية أن امتلاك التسمية المهنية، جنبًا إلى جنب مع درجة متعلقة بالموارد البشرية والخبرة، يضعهم للتقدم و النهوض في مهنتهم. و بعض التسميات المهنية المعترف بها على نطاق واسع تشمل:
· جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)
o SHRM-CP (محترف موارد بشرية)
o SHRM-SCP (محترف موارد بشرية محترف)
· معهد شهادة الموارد البشرية (HRCI)
o محترف موارد بشرية (PHR)
o محترف موارد بشرية متقدم (SPHR)
o محترف موارد بشرية عالمي (GPHR)
o أخصائي إدارة الموارد البشرية (HRMP)
o محترف أعمال إدارة الموارد البشرية (HRBP)
o شهادة كاليفورنيا لمحترف الموارد البشرية و محترف الموارد البشرية المتقدم.
توقعات المرتبات لمساعدي الموارد البشرية
ووفقا لوزارة العمل الأمريكية، حصل مساعدي الموارد البشرية على راتب سنوي متوسط قدره 040 38 دولارا، اعتبارا من أيار / مايو 2014، وحققت أعلى 10 في المائة رواتب تزيد عن 54960 دولارا.
وقد حصل موظفو الموارد البشرية في الصناعات التالية على أعلى المرتبات خلال الفترة نفسها:
· استخراج المعادن الخام: 53،570 $
· حاملات الاتصالات السلكية: 50,310$
· تصنيع أثاث المكاتب: 49،700 $
· توزيع الغاز الطبيعي: 49,040 $
· تصنيع معدات الاتصالات: 48،650 $
وعلاوة على ذلك، أفادت وزارة العمل بأن معدلات البطالة لا تزال أقل بكثير من معدل البطالة القومي للأفراد ذوي المهارات المهنية، مثل مساعدي الموارد البشرية.