المقابلات القائمة على الأداء

هل قمت بتوظيف أفضل شخص للعمل؟
هل حان الوقت لترقية أسئلتك عن الكفاءة والسلوك إلى المقابلات التي ترتكز على الأداء؟
بالنسبة للعديد من المنظمات، فإن المقابلات هي أداة الاختيار الوحيدة أو الأكثر أهمية التي تستخدم في اتخاذ قرارات الاختيار، ولكن العديد من الشركات التي تعتمد بشكل كبير على المقابلة لقرارات الاختيار الخاصة بهم، قد لا يدركون أن بعض أنواع المقابلات السلوكية أو مقابلات الكفاءة المنظمة يمكن أن تكون مشكلة، وقد تؤدي إلى خسارة توظيف أفضل شخص لهذا المنصب، فمن الهام أن نفهم القيود المفروضة على هذه الأنواع من المقابلات، وكيف يمكنك التغلب عليها دون عناء وترقيتهم باستخدام المقابلات القائمة على الأداء.

المقابلات المنظمة تعد تطويرًا كبيرًا عن المقابلات غير المنظمة

وقد أجريت منذ سنوات مقابلات كفاءة منظمة بمقاييس تصنيف راسخة من الناحية السلوكية وكانت تعد تحسنًا كبيرًا مقارنة بالمقابلة غير المشهورة وغير المنظمة، وقد تم تصميمها لسؤال وتقييم كل متقدم للوظيفة باستخدام نفس الأسئلة وتحديد الاستجابات السلوكية، وقد جعل هذا الإجراء مقابلات الكفاءة السلوكية المنظمة أكثر قابلية للدفاع عنها من المقابلات غير المنظمة، كما قلل أو أزال العديد من أنواع التحيز، ( على سبيل المثال، تأثير التباين: حيث تتم مقارنة المتقدمين للوظيفة مع الأشخاص الذين تمت مقابلتهم من قبل، تأثير الانطباع الأول: حيث "الشعور الفطري" فيتم اتخاذ القرار في أول دقيقتين من المقابلة، وما إلى ذلك). وكانت مقابلات الكفاءة السلوكية المنظمة في الواقع تعد تطورًا كبيرًا على العصور المظلمة للمقابلة غير المنظمة لأن الأسئلة التي قد طرحت كانت في كثير من الأحيان أكثر صلة بالوظيفة، وهذا أدى في الغالب إلى موظفين جيدين ولكن ليس دائمًا الأفضل.

مشاكل مقابلات الكفاءة والمقابلات المنظمة

للوهلة الأولى، تبدو المقابلات المنظمة أو مقابلات الكفاءة دقيقة جدًّا، ولكن لسوء الحظ، يمكن للمتقدمين الآن الحصول على هذه الأنواع من الأسئلة والأجوبة من مجموعة متنوعة من المصادر، على سبيل المثال، البحث عبر الإنترنت عن "المقابلات السلوكية" سوف ينتج سريعًا العديد من الأسئلة السلوكية والاستجابات المثالية. وكل مكتبة تقريبا مخزنة بشكل جيد بمجموعة متنوعة من الكتب التي تقدم أسئلة وأجوبة عن المقابلات السلوكية ومقابلات الكفاءة. فضلا عن ذلك، فإن العديد من مراكز الإرشاد المهني تدرس أيضا للمتقدمين كيفية الرد على هذه الأسئلة، ولقد رأيت مقالًا غريبًا عن كيفية التركيز التعليمي السريع على الأسئلة السلوكية أو أسئلة الكفاءة. ومن الواضح أن الاستخدام الواسع أدى إلى توافر هذه المواد على نطاق واسع. وقد أدى ذلك بدوره إلى موجة من المتقدمين للوظائف الذين تم إعدادهم بشكل جيد والذين قد لا يمتلكون في الواقع جميع المعارف والمهارات أو القدرات الحقيقية المطلوبة في العمل، ولكنهم جيدون في التعرف على أسئلة الكفاءة والاستجابة بإجابات محفوظة.
الأسئلة السلوكية وأسئلة الكفاءة تستهلك وقتًا لتطويرها

السبب في أن الأسئلة والأجوبة أصبحت واسعة الانتشار قد تكون ناجمة في جزء منها عن شكوى مشتركة أسمعها من متخصصي الموارد البشرية: إن التطوير السليم لأسئلة المقابلات المنظمة أو مقابلات الكفاءة يمكن أن يستغرق وقتًا طويلًا للغاية وهذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة وقت دورة الاختيار أو تأخير التوظيف. وهكذا، فبمجرد تطوير السؤال، غالبًا ما يتم "إعادته " لمجموعة واسعة من الوظائف ذات الصلة، مع تعديل ضئيل أو معدوم. وعلى أية حال، فإن أسئلة السلوك والكفاءة تستهدف عادة المهارات والصفات القابلة للنقل التي تشكل 75 % من كل وظيفة، ويمكن للمتقدمين القيام بحفظ الردود الصحيحة على هذه الأنواع من الأسئلة لأنه في النهاية، لا يوجد حقًا العديد من الأسئلة المختلفة (على سبيل المثال، صنع القرار، وحل المشكلات، وإدارة الوقت، وحل النزاعات، والعمل الجماعي، والاتصالات، والمبادرة، الخ .)! وهذا يؤثر تأثيرا خطيرًا على صحة مقابلتك وكذلك نجاح موظفك الجديد، حينما يكون هؤلاء الأفراد قد حفظوا فقط الإجابات "الصحيحة".

تحديد الاستجابات يمكن أن يؤدي إلى زلة توظيف الكثيرين أثناء المقابلة

حتى عندما لا يحفظ المتقدمون الإجابات على أسئلة المقابلة المنظمة، فإن العديد من المدراء (حتى المدربين أو الذين لديهم خبرة طويلة) يقدمون عن غير قصد أو دون وعي للمتقدمين المساعدة أثناء المقابلة من خلال طرح أسئلة رئيسية. وينطبق هذا بشكل خاص على الأسئلة التي تتوفر فيها الردود المقترحة (مثل معظم المقابلات السلوكية ومقابلات الكفاءة). في هذه الحالة، یستخدم المدیرون الردود المقترحة کقائمة مرجعیة ویطلبون من المتقدمین إذا کان لديهم خبرة في أي من النقاط المفقودة. وغالبًا ما يقول المتقدمين دائمًا "نعم، يمكنني أن أفعل ذلك"، "نعم، أنا أحب أن أفعل ذلك"، و"نعم، لدي الكثير من الخبرة في القيام بذلك ..." ولا شيء أكثر يقال. والنتيجة النهائية هي درجة مرتفعة للمتقدمين، مما يزيد من فرص توظيفهم. وإذا كان المدير غالبا ما يشعر بخيبة أمل ويتساءل لماذا الموظفين الجدد لا تلبي التوقعات. على الرغم من أن هؤلاء المديرين يعرفون أنهم اتخذوا قرار الاختيار بتعيين هؤلاء الأفراد، وبالتالي، سوف يحاولون على مضض "القيام بالعمل" معهم، دون أن يقولوا شيئًا.

وتحدث مشكلة مماثلة عندما يبتعد المديرون عن عملية المقابلات المنظمة، ربما هؤلاء المديرين لديهم أسئلة مفضلة يريدون طرحها، ربما كانوا يعتقدون أن لديهم موهبة للعثور على أفضل أداء باستخدام "الشعور الفطري"، وربما أنم لا يشعرون بالراحة أو غير متأكدين من استخدام المقابلات السلوكية أو مقابلات الكفاءة وربما أنهم فقط يشعرون بأن الأسئلة والأجوبة لا تعطيهم صورة واضحة عن مدى أداء كل متقدم في الوظيفة. أيًا كان السبب، فإن المديرين في العديد من المنظمات لا يزالون يستخدمون مقابلات غير منظمة على الرغم من أن إدارة الموارد البشرية قد اعتمدت رسميا المقابلات السلوكية أو مقابلات الكفاءة للمنظمة.

تجربة العمل السابقة ليست أفضل مؤشر على الأداء في وظيفة جديدة

هناك مشكلة ناشئة أخرى في المقابلات السلوكية أو مقابلات الكفاءة المنظمة هي أنها غالبًا ما تقيم المتقدمين للوظيفة بناء على الخبرة السابقة في العمل، بدلًا من قدرة كل متقدم على تطبيق معارفهم وخبرتهم للأداء المطلوب في الوظيفة الجديدة. وبما أن المتقدمين يمكن أن يختاروا ذاتيا أي حالة أو سيناريو عندما يجيبون على سؤال منظم أو سؤال الكفاءة، فإنهم يختارون الإجابات التي وضعت لهم بحكمة في أفضل شكل ممكن. وذلك أقرب ما يكون إلى أيام المقابلات غير المنظمة عندما تعلم المتقدمين الرد على السؤال، "ما هي نقاط ضعفك؟" بقائمة من نقاط القوة المتصورة في تمويه (أوه، أنا مخلص للعمل، مدقق في التفاصيل، وما إلى ذلك"). وهناك مشكلة أكبر عندما تحدث عبارة سلبية كاذبة. ويحدث ذلك أكثر مما تعتقد لأن المتقدمين أحرار في اختيار مثال أو مثالين يبدو أنهما يظهران أفضل قدراتهما (من العديد من الأمثلة والتجارب الممكنة). والمشكلة هي أن المتقدمين يجب أن يختاروا دون معرفة ما يريده المدير بالضبط ، وهذا يعني أن أفضل أداء حقيقي يمكن أن يتم فحصه عن طريق الخطأ في المنافسة.


دليل على مشاكل المقابلات المنظمة ومقابلات الكفاءة

ويمكن العثور على أدلة على مشاكل المقابلة بسهولة في عدد من المواضع. أولًا: راجع بعض الأسئلة من المقابلات الأخيرة في قسمك أو مؤسستك. إذا كانت الأسئلة غير موجودة، أعتقد أنك سوف تجد بعض المديرين يستخدمون نهج غير منظم وربما يرجحونه. فمجرد الإحاطة بعدد قليل من المقابلات تؤكد ذلك لك، وبالنسبة للمقابلات السلوكية ومقابلات الكفاءة، أعتقد أنك سوف تجد نفس الأسئلة (أو أنواع من الأسئلة) يتم استخدامها مرارًا وتكرارًا لكثير من الوظائف المختلفة مع تغييرات قليلة جدًّا. بعد كل شيء، العديد من الإدارات أو المنظمات تعتمد على لمحة أو تسليط للضوء أو تتطلب من ستة إلى ثمانية من "الكفاءات الأساسية" كل عام، وإذا عثرت على القليل من هذه المقابلات المنظمة، أعتقد أنك سوف تجد أيضًا أن مديري التوظيف كثيرًا ما يسألون أسئلة رئيسية (تصل إلى 40 % من الوقت). فيكاد يكون من المستحيل الحصول على أفضل أداء إلا إذا كنت تسأل الأسئلة الصحيحة.


ويمكن الاطلاع على الأدلة الأكثر إلحاحًا لهذه المشاكل بسهولة من خلال استعراض الأداء أثناء العمل من الأشخاص اللذين وظفتهم من خلال هذه الأنواع من المقابلات. فمرة واحدة تحسنت المقابلات السلوكية ومقابلات الكفاءة المنظمة (بالمقارنة مع النهج غير المنظم) بفرص توظيف العامل الكفء أو على الأقل أشارت إلى مقدمي الطلبات غير مقبولين. الآن، أعتقد أنك سوف تجد (حتى في المنظمات التي تستخدم المقابلات السلوكية أو مقابلات الكفاءة لسنوات) أقل من 20 % من القوى العاملة أو التعيينات الجديدة لتكون أعلى أداء و 25 % على الأقل من القوى العاملة أو التعيينات الجديدة التي ستتألف من غير المقبولين وأقل من المتوسط. والعمال الباقون أو الموظفون الجدد ربما يكونون فقط متوسطي الأداء. لذا قد يكون الوقت قد حان لترقية عملية الاختيار الخاصة بك إذا كانت هذه الأرقام تمثل الموظفين في المؤسسة أو الذين تم التعاقد معهم.

تقوم المقابلات القائمة على الأداء بملء الفجوة وتحديد أفضل أداء حقيقي

لسوء الحظ، تثبت فقط المقابلات السلوكية و الكفاءة المنظمة أن المتقدمين للوظيفة يمكنهم التحدث عن الموضوع بثقة و بشكل مثير للإعجاب. فقد لا يون الشخص الذي تم تعيينه أفضل عامل، و لكنه كان أنجح شخص في تقديم نفسه بصورة معينه، وكان الأكثر استعدادًا. و بالمقابلات السلوكية و الكفاءة المنظمة، كلما قام المتقدمين بالمزيد من التحضير و الاستعداد، كلما سيكونوا أكثر نجاحًا في هذا الدور (وخاصًة إذا كانوا يبحثون ويتدربون على الردود المقترحة على الأسئلة النموذجية). وتقوم المقابلات القائمة على الأداء بتجنب الكثير أو كل المشاكل المذكورة أعلاه، وتضمن لك تحديد أفضل أداء يلبي أو يتجاوز توقعاتك. و الأهم من ذلك، أنها إضافة سلسة إلى العملية الخاصة بك إذا كنت تستخدم بالفعل أي نوع من المقابلة المنظمة.

و تكون أسئلة المقابلة القائمة على الأداء خاصة بالوظيفة الشاغرة، ومشاكل الشركة، وثقافة الشركة. و تعتبر هذه الخصوصية أمر بالغ الأهمية لأنها تمكنك من تحديد أفضل الموظفين من مجموعة المتقدمين الخاص بك في كل مرة. بنفس القدر من الأهمية، فإنه يعرض نقاط القوة والضعف والتناسب التنظيمي والشخصي والثقافي لمقدمي الطلبات المفضلين لديك. ولا يتطلب الأمر إلا القليل من الجهد للتطور تدريجيًا من المقابلات السلوكية أو الكفاءات المنظمة إلى المقابلات القائمة على الأداء.

فهو يتطلب فقط أخصائيين الموارد البشرية الذين كانوا يشعرون بالأريحية لفترة طويلة مع نماذج الكفاءة و استثمروا الآلاف إن لم يكن الملايين في هذه الأنواع من نماذج التوظيف، لدمج التقنيات القائمة على الأداء في ممارسات الاختيار الحالية. وقد وجدت المنظمات التنظيمية التي قامت بذلك، أن التغيير غير مؤلم والنتائج مثيرة (توفير الوقت والتكلفة كبيرة وتحسنت قرارات التوظيف التي تحدد الأداء الأفضل في كل مرة).

المقابلات القائمة على الأداء متشابهة لكنها متفوقة على المقابلات المنظمة

تعتبر المقابلات القائمة على الأداء متشابهة، حيث يتلقى كل شخص يجرى معه المقابلة نفس مجموعة الأسئلة و يتم تسجيلها باستخدام الردود المقترحة. كما يستخدم مقياس تقييم من خمس نقاط يستند إلى الأداء لتقييم المرشحين، ولكن هذا المقياس يبدأ عند الصفر (لماذا تعطي نقطة للإجابة الخاطئة أو غير المقبولة؟). وعلاوة على ذلك، فباستخدام مقياس التصنيف القائم على الأداء، يتم تقييم "صحة" و "اكتمال" إجابات المتقدمين (ملاحظة: من السهل تحديد الموظفين ذوي الأداء العالي لأنهم يعطون دائمًا إجابات كاملة و تامة على حد سواء، وغالبًا ما يعطون إجابات تتجاوز التوقعات). و تعتبر المقابلات القائمة على الأداء متفوقة لأنه بدلا من تقييم المتقدمين على أمثلة العمل التي يقدمونها، يطلب من المتقدمين القيام "بالعمل" أو حل المشاكل التي من شأنها أن تكون نموذجية للوظيفة الجديدة شفويًا . وبعبارة أخرى، يقوم مقدمو الطلبات بالفعل بأداء المكونات الهامة و الضرورية للوظيفة. وهذا يضمن لك تحديد من يمكنه القيام بالعمل وحل مشاكلك، بدلًا من تحديد من يمكنه أن يخبرك بما يفعله الآخرون في مكان آخر فقط. وعند مقارنة الردود من مقدمي الطلبات المختلفين، سترى بسرعة المتقدمين الأكثر أداء (أي المتقدمين الذين يتجاوزون التوقعات). و الأهم من ذلك، أن أسئلة المقابلة القائم على الأداء يمكن أن تتطور بسرعة لأنها تأتي مباشرة من العمل.



كما أن المقابلات القائمة على الأداء تتمتع بعمر طويل، لأنها يمكن تعديلها بسهولة دون التأثير على فعاليتها. من خلال تغيير واحد أو أكثر من الأبعاد الحاسمة للمعلومات الخلفية أو الأسئلة المطروحة، لابد من طلب إجابات مختلفة تماما. وهذا يمنع المتقدمين من حفظ الردود المقترحة (مشكلة رئيسية في المقابلات السلوكية والكفاءة) ويسمح للأسئلة لمواكبة المناصب لأنها تتطور. وھذا یعني أن الطریقة الوحیدة التي یمکن لمقدمي الطلبات الإجابة علی کافة الأسئلة ھي إذا کان بوسعھم أداء جمیع جوانب العمل الفعلي. فإذا كانوا مؤهلين تماما، فإن المقابلة ستكون سهلة. إذا لم تكن كذلك، فإن أي قدر من الإعداد أو الممارسة لن يجدي نفعًا.

مرحبا بكم في عالم جديد من الاختيار القائم على الأداء

وقد حددت المقابلات القائمة على الأداء باستمرار المتقدمين الأفضل أداء لمجموعة واسعة من الوظائف بما في ذلك مستوى الدخول، والكتابية، والخدمات، والتقنية، والطبية، والمهنية، فضلا عن الإدارة التنفيذية. كما يساهم استخدام المقابلات القائمة على الأداء في تسريع عملية الاختيار (خاصة عند استخدامها بالاقتران مع التقييمات الجزئية التي تكون أساسا مقابلات كتابية مسبقة تستند إلى الأداء ويمكن إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى مقدمي الطلبات في جميع أنحاء البلد أو في جميع أنحاء العالم، وتحسین جودة المتقدمین بشکل کبيير وتقلیل عدد المتقدمین الذین سیتم مقابلتھم مما یؤدي إلی وفورات إضافیة في التکالیف). ويمكن عادة الوصول إلى قرارات الاختيار النهائية في غضون أسبوع واحد (و أحيانا حتى في يوم واحد). وهذا يوفر للشركات الآلاف من الدولارات في وقت الموظفين. الشروط المسبقة الوحيدة للمقابلات الناجحة المستندة إلى الأداء هي الفهم الكامل للمؤهلات الأساسية للوظيفة الشاغرة والتدريب على المقابلات لضمان إجراء المقابلات ومقياس التقييم بشكل صحيح (ولكن هذا أمر سهل جدا وسريع القيام به).

مرة أخرى، قد يكون بعض مهني التوظيف والمديرين في البداية مترددين في التغيير إلى المقابلات على أساس الأداء لأنهم استثمروا قدرًا كبيرًا من الوقت والمال في الكفاءة أو المقابلات السلوكية أو أنهم لا يريدون الاعتراف بأن عملية التوظيف الحالية تستغرق وقتا طويلا، ولا تؤدي دائمًا إلى الحصول على الموظفين ذوي الأداء المرتفع. ولكن التغيير سيكون غير مؤلم والنتائج ستكون مثيرة. والواقع أن إجراء المقابلات على أساس الأداء هو على الأرجح النهج الأقوى والأكثر فعالية من حيث التكلفة المتاح حاليا بمزايا منها تخفيض معدل الدوران بنسبة 20 %، وتخفيض تكاليف الاختيار بنسبة 40% تقريبًا، وتخفيض عدد المقابلات بنسبة تصل إلى 75 %، و تحسن بشكل ملحوظ جودة وإنتاجية الموظفين الجدد (أي يتم تحديد أفضل أداء حقيقي تقريبا في كل مرة). لذلك إذا كنت تستخدم حاليا المقابلات السلوكية أو الكفاءة، قد ترغب في "الترقية" إلى المقابلات على أساس الأداء من أجل توظيف "أفضل" الموظفين.