وضع خطة العمل


يمكن أن يساعد وضع خطة العمل صانعى التغيير على تحويل رؤاهم إلى واقع و زيادة الكفاءة و المسئولية داخل المنظمة. تصف خطة العمل الطريقة التي ستفي بها مؤسستك بأهدافها من خلال خطوات عمل مفصلة تصف كيف و متى ستُتخذ هذه الخطوات. يقدم هذا القسم دليلاً لتطوير و استخدام خطة عمل مجموعتك.

ما هي خطة العمل؟
إن خطة العمل هي عمل "بطولي": فهي تساعدنا على تحويل أحلامنا إلى حقيقة. خطة العمل هي طريقة للتأكد من أن رؤية منظمتك رؤية ملموسة. فهى تصف الطريقة التي ستستخدم بها مجموعتها استراتيجياتها لتحقيق أهدافها. تتكون خطة العمل من عدد من خطوات العمل أو التغييرات التي سيتم طرحها في مجتمعك.

يجب أن تتضمن كل خطوة عمل أو تغيير مطلوب البحث عنها المعلومات التالية:


  • ما هي الإجراءات أو التغييرات التي ستحدث
  • من سيقوم بتنفيذ هذه التغييرات
  • متى سيحدث ذلك و إلى متى
  • ما هي الموارد (أي المال و الموظفين) اللازمة لتنفيذ هذه التغييرات
  • التواصل (من يجب أن يعرف ماذا؟)


ما هي معايير خطة العمل الجيدة؟
يجب أن تستوفي خطة العمل لمبادرتكم عدة معايير.

هل خطة العمل:


  • مكتملة؟ هل تدرج جميع خطوات الإجراء أو التغييرات المطلوب البحث عنها في جميع الأجزاء ذات الصلة من المجتمع (على سبيل المثال ، المدارس ، الأعمال ، الحكومة ، المجتمع الديني)؟
  • واضحة؟ هل من الواضح من سيفعل ماذا و متى؟
  • حديثة؟ هل تعكس خطة العمل العمل الحالي؟ هل تتوقع الفرص و الحواجز الناشئة حديثا؟


لماذا يجب عليك وضع خطة عمل؟

هناك مقولة ملهمة تقول " لا يخطط الأفراد للفشل. و لكن يخفقون في التخطيط" لأنك بالتأكيد لا تريد أن تفشل، فمن المنطقي أن تتخذ جميع الخطوات اللازمة لضمان النجاح، بما في ذلك وضع خطة عمل.

هناك الكثير من الأسباب الجيدة لوضع تفاصيل عمل منظمتك في خطة العمل ، بما في ذلك:


  • لإضفاء المصداقية على منظمتك. توضح خطة العمل أعضاء المجتمع (بما في ذلك صانعي المنح) أن مؤسستك مرتبة بشكل جيد و مكرسة لإنجاز المهام.
  • للتأكد من أنك لا تغفل أي من التفاصيل
  • لفهم ما هو ممكن و ما غير الممكن أن تقوم به مؤسستك
  • من أجل الكفاءة: لتوفير الوقت و الطاقة و الموارد على المدى الطويل
  • للمسئولية: لزيادة فرص قيام الأفراد بما يجب القيام به


متى يجب عليك وضع خطة عمل؟

من الناحية المثالية ، ينبغي وضع خطة عمل في غضون الأشهر الستة الأولى إلى سنة واحدة من بداية المنظمة. تم وضعها بعد أن حددت الرؤية و المهمة و الأهداف و الاستراتيجيات الخاصة بمجموعتك. إذا قمت بتطوير خطة عمل عندما تكون مستعدًا للبدء في إنجاز المهام ، فستقدم لك مخططًا لإنشاء منظمتك أو للقيام بمبادرة.

تذكرأن خطة العمل دائمًا قيد التقدم. إنه ليس شيئاً يمكنك كتابته و حفظه في أدراج الملفات الخاصة بك و نسيانه. ابقيها مرئية. اعرضها بشكل بارز. عندما تتغير مؤسستك و تنمو ، ستحتاج باستمرار (عادةً شهريًا) إلى مراجعة خطة عملك لتلائم الاحتياجات المتغيرة لمجموعتك ومجتمعك


كيف تصيغ خطة عمل

حدد ما ينبغي أن يتغير شعب المجتمع و القطاع في إيجاد الحلول
إذا كنت تستخدم نموذج VMOSA (الرؤية ، المهمة ، الأهداف ، الاستراتيجيات ، خطط العمل)، ربما تكون قد قمت بذلك بالفعل، عندما كنت تقرر أهداف مجموعتك. مرة أخرى ، حاول أن تكون الخطة شاملة. تحتاج معظم قضايا الصحة و التنمية التي تتعامل معها الشراكات المجتمعية على مستوى المجتمع ككل إلى حل على مستوى المجتمع. تشمل القطاعات المحتملة وسائل الإعلام و مجتمع الأعمال و المنظمات الدينية و المدارس و منظمات الشباب و منظمات الخدمات الاجتماعية و المنظمات الصحية و غيرها.

بعض أعضاء المجتمع الذين قد تفكرون في مطالبتهم بالانضمام إلى مجموعة تخطيط العمل تشمل:


  • الأشخاص ذو النفوذ من جميع أجزاء المجتمع من قبل مبادرتكم (على سبيل المثال ، من الكنائس و المعابد اليهودية و النظام المدرسي و مُطبقى القانون ، وما إلى ذلك)
  • الأشخاص الذين يشاركون بشكل مباشر في المشكلة (على سبيل المثال ، يمكن أن يشارك طلاب المدارس الثانوية المحلية و أولياء أمورهم في تخطيط المنظمة للحد من إساءة فهم المراهقين)
  • أعضاء المنظمات الشعبية
  • أعضاء مختلف المجموعات العرقية و الثقافية في مجتمعك
  • الأشخاص الذين تعرفهم و الذين يهتمون بالمشكلة أو القضية
  • الوافدون الجدد أو الشباب في المجتمع الذين لم يشاركوا بعد


دعونا نفكر في بعض الأشخاص الذين شاركوا في مجموعة التخطيط الخاصة بتحالف الحد المخاطر (RTR) الخيالي الذي يأمل في تقليل معدل حمل المراهقات. شمل بعض أعضاء مجموعة التخطيط هذه معلمين في المدرسة الثانوية المحلية والمراهقين المحليين و أولياء أمورهم و أعضاء من رجال الدين و المستشارين و ممرضات المدارس و موظفي إدارة الصحة بالمقاطعة و أعضاء منظمات الشباب و وكالات الخدمات و غيرها من المنظمات التي تركز على قضايا الشباب.

عقد اجتماع تخطيط في مجتمعك لتصميم خطة عملك. قد تكون هذه نفس مجموعة الأشخاص الذين عملوا معك لتحديد استراتيجيات و أهداف مجموعتك. إذا كنت تقوم بتنظيم مجموعة جديدة من الأشخاص، حاول أن تجعل لجنة التخطيط الخاصة بك متنوعة و شاملة قدر الإمكان. يجب أن تبدو مجموعتك مثل الأشخاص الأكثر تضررًا من المشكلة أو القضية.

بعد أن يحضر الجميع، انتقل إلى مؤسستك:


  • الرؤية
  • المهمة
  • الأهداف
  • الاستراتيجيات
  • أهداف و وكلاء التغيير (مثل الشباب و أولياء الأمور و الأوصياء و رجال الدين)
  • التغييرات المقترحة لكل قطاع من قطاعات المجتمع (على سبيل المثال المدارس ، المجتمع الدين ، منظمات الخدمات ، المنظمات الصحية ، الحكومة)



وضع خطة عمل تتألف من إجراءات تتناول جميع التغييرات المقترحة. يجب أن تكون الخطة كاملة و واضحة وحديثة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتضمن خطة العمل المعلومات و الأفكار التي جمعتها بالفعل أثناء العصف الذهني حول أهدافك واستراتيجياتك. ما هي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتنفيذ أهدافك بينما تستمر في تحقيق رؤيتك ورسالتك؟ الآن حان الوقت لجميع مكونات VMOSA للاجتماع معًا. على الرغم من أن الخطة قد تتناول الأهداف العامة التي ترغب في تحقيقها ، فإن خطوات الإجراء سوف تساعدك على تحديد الإجراءات المحددة التي ستتخذها للمساعدة في جعل رؤيتك حقيقة. فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب اتباعها لكتابة خطوات الإجراء.
سيريد أعضاء مبادرة المجتمع تحديد:

ما العمل أو التغيير الذى سيحدث
من سيقوم بها
متى سيحدث ذلك، و إلى متى
ما هي الموارد (أي المال والموظفين) اللازمة لتنفيذ التغيير
التواصل (من يجب أن يعرف ما)


مثال: خطة عمل منظمة RTR
كان التغيير المجتمعى الذى سعت إليه هذه المنظمة لمنع حمل المراهقين هو زيادة الوعى حول وسائل منع الحمل و الحمل الغير مرغوب به فى المدارس الثانوية المحلية.

  • ما الإجراء أو التغيير الذى سيحدث: تعليق الملصقات و العروض و غيرها من المعلومات الخاصة بوسائل منع الحمل و الحقائق عن الحمل غير المرغوب به فى المدرارس الثانوية المحلية. ستصبح الملصقات و المعلومات الآخرى جزءًا دائمًا فى المدارس الثانوية. سيتم تغيير الملصقات و المعلومات بإنتظام كلما توفرت مواد جديدة.
  • من سيقوم بتنفيذها: ستكون لجنة فرعية مكونة من الآباء و الأوصياء و المعلمين و الطلاب و أعضاء المنظمة مسؤولة عن شاشات العرض. ستعمل المنظمة ككل على إيجاد التمويل لشراء المواد. ستكون مجموعة المدارس ماري و أليكس مسؤولة عن البحث وترتيب المواد.
  • متى سيحدث ذلك، و إلى متى: ستحاول المنظمة وضع ملصقات معلقة و تظهر في غضون ستة أسابيع من اتخاذ قرار بشأن خطوة العمل (2/19/2013).
  • ما هي الموارد اللازمة لتنفيذ الخطوة: ستقترب المنظمة من حى المدرسة لطلب التمويل للمشروع. خلاف ذلك، سوف تسعى المجموعة للحصول على تمويل من مصادر أخرى مثل المؤسسات و الشركات المحلية لتمويل البرنامج.
  • التواصل حول خطوة الإجراء. يجب إعطاء مدير المدرسة و القيادة في منظمة الآباء و المدرسين (PTO) معلومات حول هذا التغيير المخطط له.



أشياء يجب ملاحظتها حول هذا الجزء من خطة عمل RTR:


  • تبدو كاملة. على الرغم من أن هذه الخطوة تبدو متطورة تمامًا، إلا أننا نحتاج إلى مراجعة خطة العمل بالكامل لمعرفة ما إذا كانت جميع التغييرات التي تم إجراؤها على المجتمع و النظام و التي ينبغي البحث عنها متضمنة.
  • الأمر الواضح. نحن نعرف من سيفعل ما عنده.
  • تبدو حديثة. سوف نحتاج إلى معرفة المزيد عن الأعمال الجارية الأخرى (و الفرص و الحواجز الجديدة) للحكم على ما إذا كان هذا الجزء من خطة العمل حديثًا أم لا.


راجع خطة العمل المكتملة بعناية للتأكد من اكتمالها. تأكد من أن كل تغيير مقترح سيساعد في تحقيق مهمة مجموعتك. أيضا، تأكد من أن اتخاذ خطة العمل كلها سيساعدك على إكمال مهمتك، تأكد من أنك لا تغفل أي شيء.
المتابعة حتى النهاية. تم الإنتهاء من جزء واحد صعب (معرفة ما يجب القيام به) . الآن ضع خطتك و نفذها! تذكر القاعدة 80-20: الجهود الناجحة هي 80 ٪ من خلال متابعة الإجراءات المخطط لها و 20 ٪ للتخطيط للنجاح.
ابق الجميع على علم بما يحدث. التواصل مع جميع المعنيين بكيفية دمج المدخلات. لا أحد يحب أن يشعر بالسخرية و تجاهل الحكمة.
تتبع ما (و كيف) قمت به. دائما اتبع ما فعلته المجموعة بالفعل. إذا استغرق تغيير المجتمع (برنامج أو سياسة جديدة) وقتًا كبيرًا أو موارد، فمن الجيد أيضًا تقييم ما قمت به، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي.

ضع في اعتبارك عدة أسئلة لكل من نفسك و الآخرين:

هل نفعل ما قلنا أننا سنفعله؟
هل نفعل ذلك بشكل جيد؟
هل ما نفعله هو النهوض بالمهمة؟
يمكنك معالجة هذه الأسئلة بشكل غير رسمي (اسأل نفسك و الدردشة مع الأصدقاء و الأشخاص الآخرين) و كذلك بشكل رسمي من خلال استطلاعات الرأي و أساليب التقييم الأخرى.

احتفل بعمل جيد! احتفل بإنجازاتك. أنت و أولئك الذين تعمل معهم يستحقون ذلك. يساعد الاحتفال على إثارة اهتمام الجميع بالعمل الذي يقومون به.

بعد أن قمت بكتابة خطة عملك: سيقوم الأفراد بما خخطوا للقيام به
لقد قامت كل منظمة مجتمعية بهذا: أنت تخطط و تتولى مهام لإنجاز كل ما خططت للقيام به. يوافق الجميع (ربما يقدمون) على القيام بمهام معينة و يشعر الجميع بشعور عظيم من الإنجاز. المشكلة؟ في الاجتماع التالي ، لم يتم عمل شيء. إلى جانب تمزيق شعرك ، فما الذي يمكنك القيام به؟

لحسن الحظ، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك تجربتها. إنه أمر صعب بشكل خاص في حالة المتطوعين، لأنك لا تريد أن تتكئ على شخص يتبرع بوقته وطاقته للبدء معك. و مع ذلك ، يمكنك أن تجعل من السهل على الأعضاء إنجاز الأشياء دون التصرف مثل الجار في الشارع المجاور. تتضمن بعض هذه التذكيرات اللطيفة ما يلي:

  • مكالمات هاتفية منتظمة بين موظفين أو متطوعين متخصصين يسألون الآخرين عن كيفية القيام بمهامهم. يجب أن تكون المكالمة داعمة و ليست مكالمة عن "يجب أن تفعل ما يفترض بك أن تفعله". يمكن للشخص المتصل تقديم الدعم العاطفي "كيف حالك؟" وكذلك معرفة ما إذا كان عضو المجموعة يحتاج إلى أي مساعدة أخرى. يمكن اعتبار مكالمة ودية كهذه على أنها مفيدة، و أن يشعر العضو بأنه جزء مهم جدًا من المجموعة، و يكون بمثابة تذكير عظيم للقيام بما قال إنه سيفعله.
  • توزيع خطة العمل كتابة لجميع الأعضاء، مع كتابة الأسماء التى ستتولى مهام محددة. (بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون هذا وقتًا رائعًا لطلب التعليقات قبل أن تصبح الخطة "رسمية".)
  • التأكد من أن الجداول الزمنية (مع تواريخ الاستحقاق) كاملة و واضحة و حديثة.
  • في اجتماعات المجموعات العادية، مثل اجتماعات اللجان أو اجتماعات مجلس الإدارة ، اطلب من الأعضاء كتابة تقارير عن إنجاز المهام التي حددوها. فكر في جعل هذا جزءًا عاديًا من الاجتماع.
  • الاحتفال بإنجاز المهام. من المهم أن يكون هاك رد فعل جيد بشأن القيام بإنجاز المهام و الاعتراف بالإنجازات أمام الكل

قم بمتابعة خطة العمل بانتظام. أنت تطلب من الأعضاء الالتزام بالمسئولية و إنجاز الأمور على أساس منتظم. إذا وافقوا، يجب عليك مساعدتهم على الوفاء بالتزاماتهم بأفضل ما يمكنك.