تتكون أنظمة تقييم الأداء من الأداء الوظيفي والمراجعات التأديبية، وفي بعض الحالات، إجراءات التدريب وتنمية الموظفين. فالغرض من نظام تقييم الأداء هو تقييم مدى أداء الموظف لواجباته ومهامه الوظيفية، فضلاً عن قياس قدراته في المهارات الشخصية ذات الصلة مثل القدرات الإشرافية والقيادية وإدارة العلاقات في مكان العمل وحل النزاعات. ويمكن أن تقيس أنظمة تقييم الأداء الإنتاجية، خاصة في الصناعات التحويلية. حيث تعد المقاييس الكمية هامة و ضرورية لنجاح الأعمال. ويعتبر فهم الغرض من أنظمة تقييم الأداء أسهل بكثير بمجرد معرفة الطرق الفعَّالة لتقييم الأداء الوظيفي للموظفين.
طرق لتقييم الأداء الوظيفي
يجب أن تختلف الطريقة التي تستخدمها مؤسستك لتقييم أداء الموظف الوظيفي وفقًا للوظيفة، والدور داخل الشركة. فجميع الطرق تبدأ بمعايير الأداء، و لن ببساطة تعد معايير الأداء هي عبارة عن توقعات وأهداف. على سبيل المثال، توقعات الأداء الوظيفي الأساسية هي أن الموظف سيكون حاضراً في العمل (أو يكون مسئولاً إذا كان يعمل عن بعد)، وأن يؤدّي الوظائف الأساسية لوظائفه ويحافظ على علاقات عمل إيجابية مع زملاء العمل. ومن السهل تقييم الحضور ، وتقييم ما إذا كان الموظف يؤدي واجبات وظيفته يعتبر أمر سهل نسبيًا. ومع ذلك، فإن تقييم جودة العمل ومدى قيامه بغرس علاقات عمل جيدة هو أمر ذاتي للغاية ويتطلب مشرفًا بديهيًا ومذهلًا لإجراء تقييم عادل ونزيه. وتتطلب هذه التقييمات بصفة عامة من المشرف إنشاء تقييم سردي مصاحب للجزء الكمي من التقييم المتعلق بالحضور والإنتاجية.
وقد تكون مقاييس التصنيف البياني من أسهل الطرق لأنها تتطلب تقييمًا رقميًا لتقييم أداء الموظف. وتستخدم العديد من بيئات العمل الموجهة نحو الإنتاج، والصناعات السريعة مثل صناعة الأغذية والمشروبات، مقاييس التصنيف البياني. على سبيل المثال، قد يتم تقييم نادلة مطعم بناءًا على الحضور، وجودة الخدمة لزبائن المطاعم (يتم تقييمها من خلال الملاحظة أو ملاحظات العملاء)، وأداء الواجبات مثل ضمان مخزون كاف من مستلزمات الطاولة وتحويل عدد معين من الطاولات لكل ساعة. وباستخدام هذه الطريقة، يقوم المشرفون عادًة بتقييم الموظفين على مقياس من 1 إلى 5، وحساب مجموع النقاط لحساب المتوسط.
تستخدم الإدارة بالأهداف (MBOs) عادة للمديرين والمراكز القيادية الأخرى التي يتضمن تقييم العام السابق أهدافًا وغايات لتحقيقها بحلول نهاية العام. في وقت التقييم، يقوم المشرف على المدير بمراجعة الأهداف المتفق عليها مسبقًا، وتقييم الإنجازات خلال فترة التقييم. بالإضافة إلى تحديد الأهداف التي حققها المدير خلال الفترة، ناقش المدير الإداري ومديره الموارد المتاحة لمساعدته في تحقيق الأهداف ومعالجة التحديات التي واجهها خلال فترة التقييم. قد تتم مناقشة بعض هذه العوامل عند تحديد الأهداف ، على الرغم من صعوبة التنبؤ ببعض الموارد والتحديات. خلال تقييم المدير ، يشير إلى ما إذا كان قد حقق كل هدف - إن لم يكن بنسبة 100 بالمائة ، فإنه يقدم قياسًا إلى أين هو في هذه العملية. على سبيل المثال ، قد تتضمن أهداف المدير تحسين وصف 10 وظائف في إدارته. والموارد المتاحة هي الوصف الوظيفي الحالي، و 10 من الموظفين الحاليين الذين يقدمون مدخلات حول مهامهم و واجباتهم الوظيفية الفعلية. يمكن أن يكون التحدي المحتمل أن اثنين من الموظفين الذين فشلوا في تقديم قائمة المهام الخاصة بهم في الوقت المناسب، وفي هذه الحالة، ستكون الإدارة بالأهداف للمدير في هذا الجزء من التقييم بنسبة 80%. قد يكون لدى المديرين الذين يتم تقييمهم باستخدام تطبيقات الإدارة بالأهداف (MBO ) عدة أهداف - من خمسة إلى سبعة هي مجموعة معقولة من أهداف الإدارة لمدة عام واحد.
الغرض من نظام تقييم الأداء
تستخدم أنظمة تقييم الأداء، بما في ذلك المراجعات التأديبية، لمجموعة متنوعة من الأسباب. ويستخدم العديد من أصحاب العمل أنظمة التقييم لتحديد كيفية مكافأة الموظفين، إمَّا بزيادات في الرواتب أو الأجور أو المكافآت. على سبيل المثال، قد يتم استخدام متوسط مقياس التصنيف البياني لتحديد النسبة المئوية التي سيزيد من خلالها معدل الموظف بالساعة. يمكن أن يعني التقييم 5 على مقياس من 1 إلى 5 أن الموظف سيحصل على أعلى زيادة تحققها الشركة في تلك السنة. ويمكن لنظام تقييم الإدارة بالأهداف أن يساعد في تحديد الزيادات في الرواتب أو المكافآت للمديرين. وقد يحصل أولئك الذين يكملون جميع أهدافهم خلال فترة التقييم على زيادة، فالمديرين الذين يذهبون إلى أبعد من الأهداف المتفق عليها ويتفوقون في وظائفهم قد يحصلون على مكافآت كثيرة.
ويمكن أن تحدد أنظمة التقييم أيضًا ما إذا كان الموظف في الوظيفة المناسبة أم لا. على سبيل المثال، قد لا يكون الموظف الذي يؤدي أدءًا أدنى من التوقعات موظفًا سيئًا، ولكنه قد يكون في وظيفة خاطئة. قد يكشف تقييم أداء الموظف الحالي ومهاراته ومصالحه أنها مناسبة بشكل أفضل لموقف آخر - خاصة إذا كان يتفوق في مجالات غير قابلة للقياس الكمي، مثل تطوير علاقات العمل التعاونية وإظهار الجهد الحقيقي في أداء المهام المسندة له.
يعد التقليل في القوى العاملة، بناءً على أداء الموظفين، غرضًا آخر لأنظمة تقييم الأداء. ومع ذلك، إذا كانت شركتك تعمل على تقليل القوى العاملة، فقد لا تكون لديك القدرة على الاستغناء و تسريح الموظفين الذين يقل أدائهم عن مستوى توقعاتك فقط. ومع ذلك، إذا كان بإمكانك استخدام الأداء لتبرير إنهاء عمل الموظفين الذين ينتقصون بشكل واضح من الحد الأدنى لشركتك ولا يساهمون في ما تعتقد أنه كامل إمكاناتهم، فإن نتائج تقييمات الأداء ستكون بمثابة دفاع قوي عن إنهاء العمل.
وجهة نظر الموظف
ومن وجهة نظر صاحب العمل، تخدم أنظمة تقييم الأداء العديد من الأغراض في وظيفة تخطيط القوى العاملة للموارد البشرية. لكن الغرض من أنظمة تقييم الأداء قد يكون أكثر أهمية من وجهة نظر الموظف. من حيث يعد تقييم الأداء بالنسبة للموظف مقياس هام لمدى القيام بعمله في وظيفته. وفي حين أن درجة الكمال على مقياس التصنيف البياني تلقى استحسانًا جيدًا من قبل أي موظف، فإن هناك أيضًا قدرًا من الفخر في معرفة المشرف الخاص بك على عملك الجاد. وعلى العكس من ذلك، فإن الموظف الذي يتفوق في بعض المجالات ولكنه يحتاج إلى تحسين في مجالات آخرى يستفيد من تقييم دقيق للأداء حتى يعرف أين يمكن أن يستفيد من التوجيه أو التدريب أو الدعم الإشرافي.