جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM):كيفية تطوير الوصف الوظيفي
يعد الوصف الوظيفي أداة مفيدة بلغة بسيطة تصف مهام وواجبات ووظائف ومسئوليات منصب ما. فهو يحدد تفاصيل من يقوم بهذا النوع المحدد من العمل، وكيفية انهاء هذا العمل، وتكرار العمل وغرضه من حيث صلته بمهمة الشركة وأهدافها. يعطي الوصف الوظيفي للموظف موردًا واضحًا وموجزًا جدًا لاستخدامه كدليل للأداء الوظيفي. وبالمثل، يمكن للمشرف استخدام وصف الوظيفة كأداة قياس للتأكد من أن الموظف يحقق توقعات الوظائف.
الخطوة 1: إجراء تحليل وظيفي
ستوفر عملية جمع وفحص وتفسير البيانات حول مهام الوظيفة معلومات دقيقة حول الوظيفة حتى تتمكن الشركة من الأداء بكفاءة.
• قم بمقابلة الموظفين لمعرفة المهام التي يتم تنفيذها بالضبط.
• لاحظ كيف يتم تنفيذ المهام.
• اطلب من الموظفين ملء استبيانات أو أوراق العمل.
• جمع البيانات حول الوظائف من الموارد الأخرى مثل مسوحات الرواتب أو دليل التوظيف المهني.
• يجب توثيق النتائج ومراجعتها من قبل الموظف الذي يعمل حاليًا - ومشرفه - لأية تغييرات تتعلق بالمعرفة والمهارات والقدرات والخصائص المادية والعوامل البيئية وبيانات الاعتماد و الشهادات / الخبرة الوظيفية:
• المعرفة - فهم مجموعة من المعلومات التي المكتسبة بواسطة الخبرة أو الدراسة
• المهارة - كفاءة حاضرة يمكن ملاحظتها للقيام بنشاط تعليمي.
• القدرة - الكفاءة لأداء سلوك يمكن ملاحظته أو سلوك ينتج عنه منتج يمكن ملاحظته.
• الخصائص الفيزيائية - الخصائص الجسدية التي يجب أن يتمتع بها الموظف من أجل أداء واجبات الوظيفة مع أو بدون سكن معقول.
• العوامل البيئية - ظروف العمل (داخل أو خارج المكتب).
• أوراق الاعتماد و الشهادات / الخبرة - الحد الأدنى من مستوى التعليم والخبرة والشهادات المقبولة بالنسبة للمنصب.
الخطوة الثانية: تحديد الوظائف و المهام الأساسية
بمجرد تعيين معيار الأداء لوظيفة معينة، يجب تحديد المهام الأساسية للوظيفة. هذا سيوفر وسيلة أفضل لإنشاء متطلبات (ADA).
لوضع معيار الأداء:
• تأكيدأن المهام كجزء من المهام الوظيفية ضرورية حقًا أو شرط من أجل أداء المهمة.
• تحديد التردد الذي يتم تنفيذ المهمة فيه أو مقدار الوقت الذي يقضيه في أداء المهمة.
• تحديد عواقب عدم أداء الوظيفة وما إذا كان ذلك سيضر بتشغيل الشركة أو ينتج عنه عواقب وخيمة.
• تحديد ما إذا كان من الممكن إعادة تصميم المهام أو تنفيذها بطريقة أخرى.
• تحديد ما إذا كان يمكن إعادة تعيين المهام إلى موظف آخر
بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكن لصاحب العمل تحديد ما إذا كانت الوظائف ضرورية أو هامشية. يجب أن يكون استخدام مصطلح "الوظيفة الأساسية" جزءًا من الوصف الوظيفي، ويجب أن ينص صراحةً على كيفية قيام الفرد بأداء الوظيفة. وسيوفر ذلك توجيهات مستقبلية بشأن ما إذا كان من الممكن تنفيذ الوظيفة مع أو بدون إقامة.
الخطوة 3: تنظيم البيانات بشكل صحيح.
قد يختلف هيكل الوصف الوظيفي من شركة إلى أخرى ؛ ومع ذلك ، يجب توحيد جميع توصيف الوظائف داخل الشركة بحيث يكون لها نفس المظهر. يجب تضمين المواضيع التالية:
• التاريخ - عند كتابة وصف الوظيفة.
• ﺣﺎﻟﺔ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ - معفي أو ﻏﻴﺮ ﻣعفي من قوانين العمل العادل ﺗﺤﺖ إﻓﺎدة FLSA، بدوام كُلي، أم بدوام جزئي.

  • المسمى الوظيفي - اسم المنصب.
  • الهدف من المنصب - ما هو المفترض أن يحققه المنصب، وكيف يؤثر على الوظائف الأخرى والتنظيم.
  • تلقي الإشراف - إلى الشخص الذي يبلغ عنه.
  • المسئوليات الإشرافية - التقارير المباشرة، إن وجدت ، ومستوى الإشراف.
  • ملخص العمل - موجز لمسئوليات العمل.
  • المهام الأساسية - المهام التفصيلية والواجبات والمسئوليات.
  • متطلبات الكفاءة أو الموقف - المعرفة والمهارات والقدرات.
  • معايير الجودة والكمية - الحد الأدنى من المستويات المطلوبة لتلبية متطلبات الوظيفة.
  • التعليم والخبرة - المستويات المطلوبة.
  • الوقت المستغرق في أداء المهام - يجب توزيع النسب المئوية، في حال استخدامها ، على 100٪.
  • العوامل المادية - نوع البيئة المرتبطة بالعمل: داخلي / خارجي.
  • ظروف العمل - التحولات ، ومتطلبات العمل الإضافي حسب الحاجة.
  • الأنشطة غير المخطط لها - واجبات أخرى تم تعيينها.
  • تلقي الإشراف – لمن سيقدم الشخص التقارير.
  • المسؤوليات الإشرافية - التقارير المباشرة، إن وجدت، ومستوى الإشراف.
  • ملخص العمل - موجز لمسؤوليات العمل.
  • المهام الأساسية - المهام التفصيلية والواجبات والمسئوليات.
  • متطلبات الكفاءة أو الوظيفة - المعرفة والمهارات والقدرات.

• معايير الجودة والكمية - الحد الأدنى من المستويات المطلوبة لتلبية متطلبات الوظيفة.
• التعليم والخبرة - المستويات المطلوبة.
• الوقت المستغرق في أداء المهام - يجب توزيع النسب المئوية، في حال استخدامها على 100٪.
• العوامل المادية - نوع البيئة المرتبطة بالعمل: داخليًا / خارجيًا.
• ظروف العمل - التحولات، ومتطلبات العمل الإضافي حسب الحاجة.
• الأنشطة غير المخطط لها - واجبات أخرى تم تعيينها.
الخطوة 4: إضافة إخلاء المسئولية.
من المستحسن إضافة عبارة تشير إلى أن وصف الوظيفة غير مصمم لتغطية أو تضمين قائمة شاملة بالأنشطة أو الواجبات أو المسئوليات المطلوبة من الموظف.
الخطوة 5: إضافة خطوط التوقيع.
التوقيعات جزء مهم من التحقق من صحة وصف الوظيفة. وتظهر أن الوصف الوظيفي تمت الموافقة عليه من قبل جميع مستويات الإدارة وأن الموظف يفهم المتطلبات والوظائف الأساسية وواجبات الوظيفة. يجب أن تشتمل التوقيعات على التواقيعات الخاصة بموظف التشغيل الرئيسي أو المسئول الأعلى رتبة والمشرف والموظف.
الخطوة 6: وضع اللمسات الأخيرة.
قم بصياغة الوصف الوظيفي لمراجعة الإدارة العليا والموافقة عليها. تتيح المسودة الفرصة للإدارة العليا لمراجعة أو إضافة أو طرح أي تفاصيل قبل استخدام الوصف الوظيفي النهائي للموظفين والإدارة.
وبمجرد إعادتها من الإدارة، يجب تحديث وصف الوظيفة وإعادة تنسيقه بأي تغييرات. يجب إرساله إلى الإدارة مرة واحدة أخيرة للموافقة النهائية والتوقيعات. يجب الاحتفاظ بأوصاف الوظيفة النهائية في مكان آمن و استخدام النسخ لإعلانات الوظائف والمقابلات وطلبات الإقامة ومراجعات التعويضات وتقييمات الأداء. وقد يرغب أرباب العمل أيضًا في نشرها على الشبكة الداخلية للشركة.