إجراءات التشغيل المعيارية A Standard Operating Procedure (SOP )هو مستند يتألف من معلومات خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ المهمة. قد تحتاج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الحالية إلى تعديلها وتحديثها، أو قد تكون في سيناريو حيث عليك كتابة واحدة من البداية. يبدو الأمر شاقاً، لكنه في الحقيقة مجرد قائمة مرجعية. انظر الخطوة 1 للبدء في العملية.
الجزء الأول من ثلاثة:
تنسيق إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)الخاص بك.

  1. اختر التنسيق الخاص بك. لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لكتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP). ومع ذلك، من المحتمل أن يكون لدى شركتك عدد من إجراءات التشغيل المعيارية (Standard Operating Procedure) التي يمكنك الرجوع إليها للحصول على إرشادات التنسيق، مع توضيح كيفية تفضيلها. إذا كان هذا هو الحال، استخدم إجراءات التشغيل المعيارية الموجودة مسبقًا كنموذج. إذا لم يكن الأمر كذلك، فلديك بعض الخيارات:


  • تصميم خطوات بسيطة. هذا هو للإجراءات الروتينية القصيرة، التي لديها القليل من النتائج المحتملة، و لائقة إلى حد ما بهذه النقطة. بصرف النظر عن المبادئ التوجيهية للتوثيق والسلامة اللازمة، فهي في الحقيقة مجرد قائمة من جمل بسيطة تخبر القارئ ما يجب القيام به.
  • تصميم خطوات هرمية. عادة ما يكون ذلك للإجراءات الطويلة - الإجراءات ذات أكثر من عشر خطوات، والتي تتضمن بعض القرارات التي يجب اتخاذها، التوضيح والمصطلحات. عادة ما تكون هذه قائمة بالخطوات الرئيسية مع كل الأجزاء الفرعية بترتيب معين للغاية.
  • تصميم مخطط انسيابي. إذا كان الإجراء أشبه بالخريطة التي تحتوي على عدد لا نهائي من النتائج المحتملة، فقد يكون المخطط الانسيابي هو أفضل رهان لك. هذا هو التنسيق الذي يجب عليك اختياره عندما لا تكون النتائج متوقعة دائمًا.


  1. فكر في جمهورك. هناك ثلاثة عوامل رئيسية يجب مراعاتها قبل كتابة إجراءات التشغيل المعيارية SOP:


  • المعرفة السابقة لجمهورك. هل هم على دراية بمنظمتك وإجراءاتها؟ هل يعرفون المصطلحات؟ تحتاج لغتك لمطابقة المعرفة والاستثمار الخاصة بالقارئ.
  • قدرات اللغة الخاصة بجمهورك. هل هناك أي فرصة لأن يكون الأشخاص الذين لا يتحدثون لغتك هم الذين يقرأون إجراءت التشغيل المعيارية الخاص بك (SOP)؟ إذا كانت هذه مشكلة، فمن الأفضل تضمين الكثير من الصور والرسومات التوضيحية.
  • حجم جمهورك. إذا كان هناك العديد من الأشخاص (الذين هم في أدوار مختلفة) يقرأون إجراءات التشغيل المعيارية الخاصة بك على الفور (SOP)، يجب عليك تنسيق المستند بشكل أشبه بمحادثة في أحد المسرحيات: يكمل المستخدم 1 إجراءًا، يتبعه المستخدم 2 ، وهكذا. وبهذه الطريقة ، يمكن لكل قارئ أن يرى كيف يعد هو أو هي عامل ترس مكمل في الماكينة ذات الزيوت الجيدة.



  1. فكر في علمك و معرفتك. ما يتلخص في هذا هو: هل أنت أفضل شخص يكتب هذا؟ هل تعرف ماذا تستلزمه العملية؟ كيف يمكن أن تسوء؟ كيف تجعلها آمنة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون من الأفضل تسليمها لشخص آخر. لن تؤدي عملية إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) المكتوبة بشكل سيئ - أو غير الدقيقة - إلى خفض الإنتاجية و الإخفاقات التنظيمية فحسب، بل قد تكون غير آمنة ولها تأثيرات سلبية على أي شيء من فريقك إلى البيئة. باختصار، إنها ليست مخاطرة يجب أن تأخذها.


  • إذا كان هذا المشروع قد تم تعيينه بحيث تشعر بأنك مضطر (أو ملزم) بإكماله، فلا تخجل من سؤال أولئك الذين يكملون الإجراء على أساس يومي للمساعدة. فإجراء المقابلات هو جزء طبيعي من أي عملية إنشاء لإجراءات التشغيل المعيارية (SOP).


  1. قرر بين نموذج اجراءات التشغيل المعيارية (SOP) قصيرة أو طويلة الأجل. إذا كنت تكتب أو تحدث إجراءات التشغيل المعيارية لمجموعة من الأفراد على دراية بالبرتوكول، و المصطلحات، وما إلى ذلك، و ستستفيد فقط من إجراء التشغيل المعياري (SOP) القصير و السهل الذي يشبه إلى حد كبير قائمة التحقق، يمكنك فقط كتابته في صيغة قصيرة.


  • بصرف النظر عن الغرض الأساسي والمعلومات ذات الصلة (التاريخ، المؤلف، رقم الهوية، وما إلى ذلك)، فهي في الحقيقة مجرد قائمة قصيرة من الخطوات. و عندما لا تكون هناك حاجة إلى تفاصيل أو توضيح، فهي بمثابة الطريق للمضي قُدمًا.


  1. ضع هدف اجراءات التشغيل المعيارية (SOP) في اعتبارك. ما هو واضح هو أن لديك إجراء داخل مؤسستك يستمر في التكرار مرارًا وتكرارًا. ولكن هل هناك سبب محدد لكون إجراء التشغيل المعياري (SOP) هذا مفيدًا بشكل خاص؟ هل تحتاج إلى التأكيد على السلامة؟ تدابير الامتثال؟ هل يستخدم للتدريب أو على أساس يومي؟ في ما يلي بعض الأسباب التي تجعل إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) ضرورية لنجاح فريقك:

• لضمان الوفاء بمعايير الامتثال.
• لزيادة متطلبات الإنتاج.
• لضمان أن الإجراءات ليس لها تأثير سلبي على البيئة.
• لضمان السلامة.
• لضمان أن كل شيء يسير وفقًا للجدول الزمني.
• لمنع الفشل في التصنيع.
• لاستخدامها كوثيقة تدريب.
• إذا كنت تعرف ما يجب أن تشدد عليه اجراءات التشغيل المعيارية الخاصة بك، فسيكون من الأسهل تنظيم كتابتك حول هذه النقاط. و من الأسهل أيضًا رؤية مدى أهمية إجراءات التشغيل المعيارية الخاصة بك.
الجزء الثاني من ثلاثة:
كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاص بك

  1. تغطية المواد اللازمة. بشكل عام، ستتكون إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الفنية من أربعة عناصر بخلاف الإجراء نفسه:


  • صفحة عنوان الكتاب. يتضمن ذلك 1) عنوان الإجراء، 2) رقم تعريف إجراء التشغيل المعيارية (SOP)، 3) تاريخ الإصدار أو المراجعة، 4) اسم الوكالة / القسم / الفرع الذي ينطبق عليه إجراء التشغيل المعيارية (SOP)، و 5) توقيعات الأشخاص الذين قاموا بالتحضير ووافق على إجراءات التشغيل المعيارية (SOP). يمكن تنسيق ذلك على أي حال، طالما كانت المعلومات واضحة.
  • جدول المحتويات (الفهرس). هذا ضروري فقط إذا كانت إجراءات التشغيل المعيارية لديك طويلة للغاية، مما يسمح بسهولة الرجوع إليها. وما ستجده هنا عبارة عن مخطط عادي بسيط.
  • ضمان الجودة / مراقبة الجودة. فالإجراء لا يعد إجراءًا جيدًا إذا كان لا يمكن التحقق منه. لذا، يجب توفير المواد والتفاصيل اللازمة حتى يتمكن القارئ من التأكد من حصوله على النتائج المرجوة. قد يشمل أو لا يتضمن مستندات أخرى، مثل عينات و نماذج تقييم الأداء.
  • المراجع. تأكد من سرد جميع المراجع المذكورة أو الهامة. إذا كنت تشير إلى إجراءات تشغيل معيارية أخرى (SOP)، فتأكد من إرفاق المعلومات الضرورية في الملحق.
  • قد يكون لدى مؤسستك بروتوكول مختلف عن هذا. إذا كان هناك بالفعل إجراءات التشغيل المعيارية المسبقة التي يمكنك الرجوع إليها، فعليك التخلي عن هذا الهيكل والالتزام بما هو موجود بالفعل.


  1. للإجراء نفسه، تأكد من تغطية ما يلي:

• النطاق والتطبيق. بمعنى آخر، وصف الغرض من العملية وحدودها وكيفية استخدامها. تضمين المعايير، والمتطلبات التنظيمية، والأدوار، والمسئوليات، والمدخلات، والمخرجات.
• المنهجية والإجراءات. اللحم المشكلة - قائمة بجميع الخطوات مع التفاصيل الضرورية ، بما في ذلك المعدات اللازمة. تغطية الإجراءات المتسلسلة وعوامل القرار. معالجة "ماذا لو" والتدخلات المحتملة أو اعتبارات السلامة.
• توضيح المصطلحات. حدد المختصرات، والاختصارات، وكل العبارات غير المستخدمة في اللغة الشائعة.
• تحذيرات الصحة والسلامة. ليتم إدراجها في القسم الخاص بها جنبًا إلى جنب مع الخطوات التي تمثل مشكلة فيها. لا تتستر على هذا القسم.
• المعدات و الإمدادات. قائمة كاملة بما هو مطلوب ومتى، أين يمكن العثور على المعدات، معايير المعدات، إلخ.
• التنبيهات والتدخلات. في الأساس، قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها. قم بتغطية ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ، وما الذي تبحث عنه، وما قد يتداخل مع المنتج النهائي المثالي.
• أعطي كل هذه الموضوعات القسم الخاص بهم (اﻟﺬي ﻳﺮﻣﺰ إﻟﻴﻪ ﻋﺎدة ﺑﺤﺴﺐ اﻷرﻗﺎم أو اﻟﺤﺮوف) ﻟﻠﺤﻔﺎظ ﻋﻠﻰ إﺟﺮاءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك من أن تكون بها إطناب أو أن تكون محيرة و السماح لتسهيل الرجوع إليها.
• هذه ليست بأي حال قائمة شاملة؛ فهذا هو مجرد جزء من فيض الإجراءات. وقد تحدد منظمتك جوانب أخرى تتطلب الاهتمام.

  1. اجعل كتابتك موجزة وسهلة القراءة. افترض انه لا يختار جمهورك قراءة هذا من أجل المتعة. فأنت تريد أن تبقيه قصيرًا وواضحًا - وإلا فإن انتباهه سوف ينحرف أو سيجد المستند ضخمًا ويصعب فهمه. بشكل عام، اجعل الجمل قصيرة قدر الإمكان.

• إليك مثالًا سيئًا: تأكد من تنظيف جميع الأتربة من أعمدة الهواء قبل البدء في استخدامها.
• هنا مثال جيد: قم بتفريغ كل الغبار من أعمدة الهواء قبل الاستخدام.
• بشكل عام ، لا تستخدم الضمير "أنت". يجب أن يكون ضمنيًا. تحدث بالصوت النشط وابدأ جملك بأفعال الأمر.

  1. إذا لزم الأمر، أجر مقابلة مع الموظفين المشاركين في العملية حول كيفية تنفيذهم للمهمة. فآخر شيء تريد القيام به هو كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) التي تعد مجرد شيء غير دقيق. إنك تعرِّض سلامة فريقك للخطر، وفعاليته، ووقته، وأنت تأخذ عملية راسخة، ولا تدفع أي عقل - وهو أمر قد يجده زملاؤك في الفريق مهينًا قليلاً. إذا كنت بحاجة إلى طرح الأسئلة! تريد أن تحصل على هذا الحق.

• بالطبع، إذا كنت لا تعرف، اطلب من مصادر متعددة أن تغطي جميع الأدوار والمسئوليات. وقد لا يتبع أحد أعضاء الفريق إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) أو قد يشارك الآخر فقط في جزء من هذا الفعل.

  1. اختتم الأجزاء الكبيرة من النص مع المخططات والرسوم البيانية. إذا كان لديك خطوة أو اثنتان بهما ترهيب بشكل خاص، فاجعل الأمر سهلاً على القراء باستخدام نوع من الرسم البياني أو الرسم التخطيطي. إنه يسهل القراءة ويمنح الذهن مهلة قصيرة من محاولة فهم كل شيء. وستظهر بشكل أكثر اكتمالا ومكتوبة بشكل جيد بالنسبة لك.



• لا تقم بتضمين هذه البيانات فقط لمعظم إجراءات التشغيل المعيارية SOP الخاصة بك، بل قم بذلك فقط إذا لزم الأمر أو إذا حاولت سد فجوة اللغة.

  1. تأكد من أن كل صفحة تحتوي على تدوين مستند التحكم. من المحتمل أن يكون إجراء التشغيل المعياري الخاص بك واحدًا من العديد من إجراءات التشغيل المعيارية SOPS - ولهذا السبب، نأمل أن يكون لدى مؤسستك نوع من قواعد البيانات الأكبر التي تفهرس كل شيء داخل نظام مرجعي معين. ويعتبر إجراء التشغيل المعياري جزءًا من هذا النظام المرجعي، وبالتالي يحتاج إلى نوع من نظام البرمجية ليتم العثور عليه. وهنا يأتي دور الترميز و التدوين.

• يجب أن تحتوي كل صفحة على عنوان قصير أو رقم معرف ورقم مراجعات وتاريخ و رقم صفحة في الزاوية اليمنى العليا (لمعظم التنسيقات). وقد تحتاج أو لا تحتاج إلى هوامش (أو لديك هذه الحاشية في الهامش)، حسب تفضيلات مؤسستك.
الجزء الثالث من ثلاثة:
ضمان النجاح والدقة

  1. اختبر الإجراء. إذا كنت لا ترغب في اختبار الإجراء الخاص بك، فربما لم تكن قد كتبت بشكل جيد بما فيه الكفاية. اطلب من شخص لديه معرفة محدودة بالعملية (أو الشخص الذي يمثل القارئ العادي) استخدام إجراء التشغيل المعياري لإرشادهم. ما هي المشاكل التي واجهوها؟ إن وجدت، تناولها و قم بإجراء التحسينات اللازمة.

• من الأفضل أن يكون لديك مجموعة من الأشخاص لاختبار إجراء التشغيل المعياري (SOP)الخاص بك. سيكون لدى الأفراد المختلفين قضايا مختلفة، مما يسمح بمجموعة متنوعة من الإجابات (المفيدة)
• تأكد من اختبار الإجراء على شخص لم يفعل ذلك من قبل. فأي شخص لديه معرفة مسبقة سوف يعتمد على معرفته للحصول عليها من خلال ذلك وليس من خلال عملك، وبالتالي هزيمة الغرض.

  1. الإطلاع على إجراء التشغيل المعياري (SOP) من قبل أولئك الذين يقومون بهذا الإجراء بالفعل. في نهاية اليوم، لا يهم ما يفكر به رؤسائك في إجراء التشغيل المعياري (SOP) . بل يهم أولئك الذين يعملون في الواقع. لذا، قبل أن ترسل عملك إلى المستويات الأعلى، اعرض الأشياء الخاصة بك على الأشخاص الذين سيعملون (أو الذين يقومون بذلك). ماذا يعتقدون؟

• السماح لهم بالانخراط و المشاركة والشعور بأنهم جزء من العملية سيجعلهم أكثر عرضة لقبول إجراء التشغيل المعياري (SOP) الذي يعملون عليه. وسيكون لديهم حتمًا بعض الأفكار العظيمة!

  1. اطلب من المستشارين وفريق ضمان الجودة مراجعة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP). بمجرد أن يعطيك الفريق المضي قدمًا، أرسله إلى مستشاريك. فمن المحتمل أن يكون لديهم قدر أقل من المدخلات على المحتوى الفعلي نفسه، لكنهم سيعلمونك إذا كان يفي بمتطلبات التنسيق، وإذا كان هناك أي شيء فاتك، أو بروتوكول لجعله جميعًا رسميًا ومدخلًا في النظام.

• قم بتوجيه إجراء التشغيل المعياري (SOP) للموافقات باستخدام أنظمة إدارة المستندات للتأكد من مسارات التدقيق الخاصة بالموافقات. وهذا سوف يختلف من منظمة إلى أخرى. ففي الأساس، أنت تريد كل شيء لتلبية المبادئ التوجيهية واللوائح.
• ستكون التوقيعات ضرورية ولا تواجه معظم المنظمات في الوقت الحاضر مشكلة في قبول التوقيعات الإلكترونية.

  1. بمجرد الموافقة، ابدأ في تنفيذ إجراء التشغيل المعياري (SOP) الخاص بك. قد ينطوي ذلك على تنفيذ تدريب رسمي للعاملين المؤثرين (مثل التدريب في الفصول الدراسية،أو التدريب القائم على الكمبيوتر، إلخ) أو قد يعني أن الورق الخاص بك معلق في الحمام. مهما كان، احصل على انجاز عملك هناك! فأنت عملت لأجل ذلك، و قد حان وقت الأعتراف و التقدير!

• تأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك لا تزال جارية. إذا كان قد تم إصدارها قديمًا، قم بتحديثها، واحصل على إعادة الموافقة على التحديثات وتوثيقها، ثم أعد توزيع إجراء التشغيل المعياري (SOP) حسب الضرورة. فسلامة فريقك و الإنتاجية و النجاح أمر مهم.