تخيل للحظة أنك تعمل في قسم خدمة العملاء في متجر البقالة. ويأتي الزبون ذات مرة ويقول إنه بحاجة إلى إعادة كيس الخبز. على الأرجح، يحتوي المتجر الذي تعمل به بالفعل على مجموعة من القواعد المكتوبة حول كيفية التعامل مع هذا الموقف. تلك المجموعة المكتوبة من القواعد هي ما تُعرف باسم إجراءات التشغيل المعيارية Standard operating procedure (SOP).
"الحرية بدون قواعد لا تعمل. والمجتمعات لا تعمل ما لم يتم تنظيمها بواسطة آداب السلوك." جوديت مارتن
تعتبر إجراءات التشغيل المعيارية Standard operating procedure (SOP) المكتوبة، إرشادات خطوة بخطوة تصف كيفية تنفيذ نشاط روتيني. يجب على الموظفين إكماله بنفس الطريقة بالضبط في كل مرة حتى تظل الأعمال متسقة. تساعد إجراءات التشغيل المعيارية Standard operating procedure (SOP) في الحفاظ على السلامة والكفاءة للإدارات مثل:
• الإنتاج / العمليات.
• المبيعات وخدمة العملاء.
• تدريب الموظفين.
• الأمور القانونية.
• الأمور المالية.
يجب ألا تكون إجراءات التشغيل المعيارية Standard operating procedure (SOP) صعبة القراءة أو مبهمة الصياغة. بل يجب أن تكون مختصرة وسهلة الفهم وتحتوي على خطوات إجراءات بسيطة. و يجب أن توضح إجراءات التشغيل القياسية الجيدة الخطوات بوضوح وأن تبلغ الموظف بأي مخاوف تتعلق بالسلامة.
يجب أن تكون إجراءات التشغيل المعيارية Standard operating procedure (SOP) هي الأساس لتدريب أي موظف جديد. كما ينبغي تحديثها كل عام للتأكد من أن تبقى ذات صلة بالاحتياجات الحالية للمنظمة.
لماذا تحتاج إجراءات التشغيل المعيارية Standard Operating Procedures ؟
يواجه بعض أصحاب الأعمال صعوبة في فهم الأسباب التي تجعل إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) ضرورية. لقد قاموا بالفعل بتدريب موظفيهم، فلماذا يحتاجون إلى وثيقة مكتوبة توضح العملية أيضًا؟
و هذا النوع مثل السؤال لماذا الأطباء لديهم قائمة مكتوبة من الإجراءات التي يتبعونها قبل إجراء الجراحة. أو لماذا تمتلك إدارة الأغذية والأدوية (FDA) قائمة مكتوبة بالإجراءات الخاصة بكيفية معالجة المطاعم للطعام.
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل نشاطك التجاري بحاجة إلى إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) Standard Operating Procedures :
• توفير الوقت والمال
عند اكتمال نفس المهمة بعدة طرق مختلفة، سيستغرق إكمالها وقتًا أطول. ويؤدي وجود إجراء تشغيل معياري (SOP) إلى تبسيط العملية حتى يتمكن الموظفون من إنجاز المزيد في وقت أقل.
• توفير الاتساق
إن وجود إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) يضمن أنه بغض النظر عمن يعمل، يتم الانتهاء من العمليات التجارية بالطريقة الصحيحة.
• تحسين الاتصال
تجعل إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) وظائف موظفيك أكثر سهولة لأنهم لم يعودوا بحاجة إلى تخمين كيفية أداء مهامهم. و لا يتعين عليهم محاولة ارهاق أدمغتهم لتذكر ما قلته لهم عندما تم تعيينهم لأول مرة.
• تسمح لك بمحاسبة موظفيك
كيف يمكنك تقييم موظفيك إذا لم يكن لديك معايير مكتوبة في المكان؟ بدون إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)، تصبح تقييمات الموظف مسألة رأي شخصي، وهو أمر غير عادل لموظفيك.
• تخلق بيئة عمل أكثر أمانًا
عندما يقوم الموظفون بأداء المهام نفسها بطرق مختلفة تمامًا، فإنها ليست فقط غير فعّالة، بل إنها في الواقع مسئولية و عائق بالنسبة إلى عملك. لذا، تضمن إجراءات التشغيل المعيارية قيام الموظفين بأداء مهامهم الوظيفية بطريقة آمنة ومتسقة.
وواحدة من أكبر المفاهيم الخاطئة حول إجراءات التشغيل المعيارية هي أنها سوف تجعل الشركات تصبح جامدة وغير مرنة. و هذا المقال في Harvard Business Review يقوم بعمل رائع في شرح كيف أن وجود أنظمة مناسبة في المكان ليتتبعها الموظفين، يجعل الشركات أكثر مرونة حقًا.
كيفية كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (Standard Operating Procedure)
الآن أنت تعرف ما هي إجراءات التشغيل القياسية ولماذا تحتاجها. ومع ذلك، قد تتسائل كيف يمكنك فعلاً إنشائها بنفسك. تتطلب إجراءات التشغيل المعيارية الكثير من التخطيط والإعداد قبل أن تتمكن من البدء في كتابة المستند. فيما يلي خمس خطوات يجب اتباعها عند إنشاء إجراء التشغيل المعيارية الخاص بك:

  1. تطوير قائمة عمليات عملك

للبدء، اطلب من المدراء التحدث مع موظفيك حول المهام التي يؤدونها في وظائفهم كل يوم. سيتيح لهم ذلك بالبدء في إنشاء قائمة مفصلة بالعمليات التي تحتاج إلى إجراءات تشغيل معيارية (SOP).
ومن هناك، يمكنك مراجعة القائمة مع مديريك والبحث عن أي زيادة أو اسهاب. و سوف تعمل هذه القائمة كنقطة انطلاق لإنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك.

  1. قم بتخطيط العملية

في هذه الخطوة، ستحتاج إلى تحديد صيغة للعملية الخاصة بك. هل تريد أن يكون ذلك دليلاً تفصيليًا أو رسم تخطيطي لسير العمل؟ من هناك يمكنك إنشاء قالب أو نموذج. وستحتاج أيضًا إلى تحديد كيفية إظهار إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك لموظفيك. هل سيكون لديك نسخة مكتوبة منشورة أو هل ستكون نسخة متاحة على الإنترنت؟
هل تريد توضيحًا أكثر تعمقًا حول كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)؟ تحقق من دليلنا الكامل: كيفية كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP).
3. التحدث مع الموظفين
الآن وبعد أن أصبحت لديك قائمة بالعمليات وقمت بإنشاء النموذج الخاص بك، ستحتاج إلى التحدث إلى موظفيك. وهذا أمر مهم لأنه لا يمكنك فهم العملية بشكل كامل ما لم تتحدث مع الأشخاص الذين يقومون بها فعليًا على أساس يومي. ففقط التحدث مع الإدارة لا يكفي.
4. اكتب ومراجعة العملية
بمجرد أن تتحدث مع موظفيك، قم فوراً بإضافة ملاحظاتك إلى النموذج. ومن هناك يمكنك مراجعة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك مع الموظفين مرة أخرى والحصول على مدخلات من مديريك. يجب أيضًا تحديد الشخص المسئول عن الإشراف على إجراءات التشغيل المعيارية وصيانتها.
ضع في اعتبارك أن جميع إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك ينبغي أن تقرأ بنفس الطريقة بينما لا تزال تصف بوضوح وظائف كل مجال من مجالات عملك.
5. مراقبة العملية
إن عملك لم ينتهي بمجرد كتابة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)، فمن أجل أن تظل ذات صلة ومفيدة، يجب عليك المحافظة عليها وتحديثها مرة واحدة على الأقل كل عام.
إن إجراء التشغيل المعياري (SOP) المكتوب لا يتيح فقط لموظفك معرفة كيفية قيامه بعمله، بل يتيح له معرفة السبب. عندما تشرح للموظفين لماذا يتم تنفيذ المهام بطريقة معينة، فمن المرجح أن يتم إكمالها.
إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) تستغرق وقتًا طويلاً لإنشاءها في البداية ولكن الفوائد تستحقها. وسوف يوفر لك الكثير من الوقت والإحباط لاحقًا.
الإستنتاج
إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) هي تعليمات مفصلة ومكتوبة حول كيفية القيام بنشاط تجاري روتيني. فهي سهلة القراءة وتشرح كل تفاصيل العملية الموصوفة. ومن المهم أن تضع في اعتبارك أن إجراء التشغيل المعياري (SOP) الجيد لا يركز على ما يجب القيام به بل بالأحرى كيف يجب أن يتم ذلك. إن إجراء التشغيل المعياري (SOP) هو أداة فعالة يجب أن يتمتع بها كل نشاط تجاري.
ستعطيك إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) فهمًا أفضل لعملياتك التجارية وتساعدك على تحديد كيفية المضي قُدمًا. وستضمن أن جميع الموظفين يقومون بعمليات الأعمال بنفس الطريقة.
إن توفر إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) ستمنحك أيضًا خيار توسيع نطاق عملك بسرعة أكبر. وذلك لأن إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) تسهل تكرار هذه العمليات عبر مؤسستك.
تختار العديد من الشركات تنفيذ إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) من خلال عرض الوثائق المكتوبة في المناطق التي ستكون فيها مرئية بوضوح لجميع الموظفين. ومع ذلك، غالبًا ما تتوفر أدوات أفضل للشركات. ويعد استخدام تطبيق سير العمل مثل Tallyfy طريقة رائعة لإنشاء قاعدة بيانات تفاعلية للمعلومات بدلاً من المستند المرهق. لا تتردد في زيارة صفحة دراسات الحالة الخاصة بنا لقراءة كيف استخدم مالكو الأعمال الآخرون بنجاح تطبيقنا في أعمالهم.