تركز جميع مستويات الإدارة على هدف واحد: إنتاج منتجات عالية الجودة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. وفي حين قد يقضي كبار القادة وقتهم في عمل خطط استراتيجية طويلة الأجل ويعمل المشرفون على الخطوط مع الموظفين في العمليات اليومية، فإن الهدف العام هو نفسه. ومع ذلك، فإن التحسين المستمر للجودة وزيادة الفعالية أمران صعبان بدون رؤية الوضع الحالي للإنتاج. ويوفر قياس كفاءة الموظفين فرصة لمعرفة ما يعمل بشكل جيد وحيث تكون التعديلات الإضافية ضرورية.
أهمية كفاءة الموظف في تحقيق أهداف العمل
حتى أكثر العمليات انسيابية تتطلب إدخال الموظفين، ومدى نجاح هؤلاء الموظفين في التأثير على نجاح العملية. في نهاية المطاف، يمكن قياس الكفاءة بالوقت أو المال أو كليهما. فقياس كفاءة الموظفين يجعل من الممكن تحديد المناطق التي يتباطأ فيها العمل. ويساعدك هذا في إجراء تعديلات على العملية أو أداء الموظفين. و يمكن للتحسينات الصغيرة أن يكون لها تأثير جوهري طويل الأجل على نتائج أعمال الشركة.
يمكن للأنشطة التجارية التي لا تحتوي على مقاييس كفاءة الموظفين أن تبدأ العملية عن طريق اختيار ما يجب قياسه وكيفية تعريف النجاح. بعد تحديد وقياس المقاييس، يمكنك دمجها في تقييمات أداء الموظفين وخطط الأداء والأهداف الشخصية لضمان التحسين. يشير بعض القادة إلى القلق من أن تحديد المقاييس ومحاسبة الموظفين على أهداف الكفاءة سيقلل من مستويات المشاركة. لحسن الحظ، أثبتت الأبحاث أن هذا ليس هو الحال. في الواقع، يقدّر الموظفون أهدافًا محددة قابلة للقياس، ومستويات المشاركة ترتفع عندما يقدّم المديرون تعليقات منتظمة. ووفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة جالوب، فإن معدلات دوران الموظفين تقل بنسبة 14.9 % بالنسبة للموظفين الذين يتلقون تعليقات حول نقاط قوتهم.
توثيق سير عمل الشركة
قم بتقسيم كل عملية عمل وسير عمل الشركة إلى مهام محددة بدقة وحدد المسئولية عن إكمال كل نشاط. يساعدك توثيق مهام عمل الشركة على تحديد مقاييس قابلة للقياس حول الوقت والتكلفة. و تدعم خرائط سير العمل القادة في تحديد مناطق المشكلة. إنها تجعل من السهل تحديد ما إذا كانت المشكلة تكمن في العملية نفسها، مثل المأزق بسبب عبء العمل المفرط، أو مع الفرد المعين لهذه المهمة.
هناك مجموعة متنوعة من المقاييس التي يمكن حسابها بمجرد تقسيم عبء عمل الموظف إلى مهام. تعد المقاييس التالية من أهم المقاييس التي يمكن استخدامها للقياس لتحسين الفعالية العامة لنشاطك التجاري:
• متوسط الوقت لاستكمال المهام في سير العمل لكل موظف أو في المجموع
• عدد المهام المخصصة لكل موظف
• التكلفة لإكمال المهمة لكل موظف
• وقت الاستجابة لكل مهمة
استخدام المعايير لقياس النجاح
قامت الشركات التي لها تاريخ طويل في قياس مقاييس كفاءة الموظفين بجمع البيانات لتحديد نجاح الموظف، وتتم مقارنة البيانات الجديدة بالمعلومات التاريخية. ومع ذلك، إذا كنت قد بدأت للتو في برنامج لقياس وتحليل مقاييس كفاءة الموظفين، فلا تزال هناك طرق دقيقة لقياس مدى نجاح الموظف.
استخدم البيانات التي تم جمعها لمقارنة أداء الموظفين في نفس الدور الوظيفي. تطبيق التحليل الإحصائي لتحديد المعايير. من خلال هذه المعايير، يمكنك المضي قدمًا في إنشاء الأهداف للمهام النهائية وأعباء عمل الموظفين والميزانيات.
قم بمقارنة الأداء بين الموظفين لتحديد التوقعات ووضع أهداف واقعية فردية وعلى مستوى الشركة. سواء اخترت ربط الأداء بالحوافز المالية أم لا، فإن مجرد تحديد الأهداف يمكن أن يلهم الأداء المحسن من القوى العاملة لديك. وقد وجدت دراسة أجريت في عام 2015 أن أداء العمال ارتفع من 12% إلى 15% عند وضع الأهداف، حتى بدون وجود حوافز مالية ترعاها الشركة لتحقيق الأهداف.
يوفر أداء الأفراد مقابل المعايير فرصة لتحديد أصحاب الأداء المنخفض. وتعتبر هذه المعلومات بالغة الأهمية في تقديم الدعم والتدريب والموارد المناسبة لضمان استيفاء جميع الموظفين لمعايير الأعمال.
أخيرًا، لا يخبرك قياس كفاءة الموظفين ببساطة عن أي الموظفين هم الأفضل أداءًا. كما يسلط الضوء على مهام سير العمل التي تحتاج إلى تحسين على أساس أوقات الاستجابة المتوقعة وأوقات الاستجابة الفعلية.
استخدام برنامج إدارة عمليات الأعمال (BPM) لقياس كفاءة الموظف
هناك مجموعة من الإمتيازات و الفوائد لنشاطك التجاري عندما تنفذ برنامجًا لقياس مقاييس كفاءة الموظفين. ومع ذلك، ستدرك الفوائد فقط إذا قمت بإكمال هذه العملية بشكل متناسق ودقيق. ببساطة، فالأساليب التقليدية التي تعتمد على جداول البيانات والحسابات اليدوية ليست عملية. و يمكن لبرنامج إدارة عمليات الأعمال BPM حساب كفاءة الموظف بدقة من خلال تحديد تكلفة المهام والموظفين والعمليات. وهذا بدوره يساعد على حساب أوقات الاستجابة المتوقعة لهذه المهام والعمليات.
تقدم هذه البرامج عادة مساعدات بصرية تتضمن مجموعة متنوعة من الرسوم البيانية والتقارير، حيث يمكنك الانتقال إلى مصدر البيانات. وتعد القدرة على تحليل إحصاءات العمليات في البيانات الدقيقة أمرًا بالغ الأهمية لإدارة أداء الموظفين وتحسين العمليات بفعالية. يجد المديرون أنه من المفيد أن يكونوا قادرين على رؤية عدد المهام المفتوحة لكل مستخدم والقسم والمجموعة والعملية. يمكن للرسوم البيانية المخصصة تتبع التغييرات في كفاءة الموظفين بمرور الوقت. و هذا يعطيك المعلومات التي تحتاج إليها لتحديد ما إذا كانت تعديلات العملية والتدريب وأساليب التحسين الأخرى فعالة.
يمكن لبرنامج إدارة عمليات الأعمال BPM الخاص بك إنشاء تقارير SLA (اتفاقية مستوى الخدمة) لحساب الوقت المستغرق لإكمال العمليات والمهام. وسوف تظهر عندما مرت العمليات والمهام على أوقات الانتهاء المخصصة لها. ونتيجة لذلك ، تعتبر العديد من الشركات أن تقرير جيش تحرير السودان هو أهم المعلومات المتاحة. فهي تسمح للمدراء بتحديد أهداف لكل عملية، أو مهمة، أو كل مجموعة من المهام في العملية.