Appirio هي شركة خدمات عالمية تساعد العملاء على إنشاء الجيل القادم من تجربة العمل والعملاء باستخدام أحدث التقنيات السحابية. يقدم مستشارونا من ذوي التفكير الحر قيمة لا تضاهى للعملاء من خلال إنشاء استراتيجيات قابلة للتنفيذ ، وتقديم النتائج بسرعة، ومساعدة المؤسسات على التكيف مع عصر جديد مدفوع بالخبرة. نحن نقوم بذلك من خلال تسخير قوة واحدة من أكبر مجتمعات التعهيد الجماعي في العالم وآلاف من مسرعات الحلول المبنية مسبقًا. تُعد Appirio شريكًا موثوقًا به لبعض أكبر العلامات التجارية في العالم ، بما في ذلك YP و Cardinal Health و Coca-Cola و eBay و Facebook و Home Depot و Sony PlayStation و Moen و IBM.
في العام الماضي، حولت Appirio عملية المقابلة التي أجريناها لجعلها أكثر فعالية وكفاءة، لضمان أننا نتخذ قرارات التوظيف الصحيحة وكذلك تقديم تجربة مرشح ممتازة. لقد فعلنا ذلك من خلال توفير التوحيد القياسي، ومكتب كفاءة الوظائف لأسئلة المقابلة المستندة إلى السلوك، وتقييم التقييم المتوافق مع مجال العمل / الدور، والتدريب على المقابلة، والتركيز القوي على الشفافية والاتصالات.
لماذا قمنا بذلك
نظرًا لأن Appirio تطور من شركة ناشئة إلى شركة متوسطة الحجم، فإن عملية المقابلة التي أجريناها لم تتغير لتتكيف مع نمونا وتحولنا. في شهر مايو من عام 2014، قمنا بتنفيذ استبيان عن تجربة المرشح، والتي استحوذت على NPS (درجة المحفز الصافي)، وكذلك ردود الفعل حول المجالات التي يمكن أن نحسنها في عملية التوظيف لدينا. في تحليل البيانات، حددنا التواصل والاستجابة على أنهما مجالان يمكن لفريق التوظيف لدينا إحداث تأثير فوري فيهما. عمل فريقنا بجد لتحسين هذين المجالين ولكننا أدركنا أنه سيكون لدينا تأثير أكثر عمقًا على العمل من خلال تحليل تجربة المرشح و عملية المقابلة من البداية إلى النهاية.
فالتوظيف هو بالفعل جهد جماعي في Appirio، لذلك لا يمكننا سوى الذهاب إلى فريق التوظيف لتحسين تجربة مرشحنا. فنحن حقا في حاجة إلى شراكة و تزويد بقية فرق المقابلة لدينا بالتعليم والمعلومات اللازمة لعمل اختلاف ملحوظ.
من أجل فهم احتياجات عملائنا الداخليين (تعيين المديرين والقادة)، أجرينا مسحًا مع فريق المقابلة لدينا لفهم ما كان يعمل ولا يعمل لهم في سير العمل الحالي. في جمع البيانات، أصبح من الواضح أن فريقنا يحتاج إلى توحيد المعايير في عملية المقابلة بالإضافة إلى التدريب التفصيلي لمقابلينا.
ما الذي قمنا بفعله
نظرنا إلى تجربة المرشح من النهاية إلى النهاية وحددنا كيف يمكننا أن نحدث تأثيرًا على ما أخبرنا به المرشحون أنه كان مهمًا - التواصل وحسن التوقيت واحترام وقتهم. بالإضافة إلى ذلك ، نظرنا أيضًا في الكيفية التي يمكننا بها إنشاء التوحيد القياسي والبنية حول العملية وتوفير تدريب مفصل. خلال الفترة من سبتمبر 2015 إلى مايو 2016، أخذنا كل هذه المعلومات وأعدنا تعريف كل خطوة من العملية؛ لقد قمنا بمحاذاة الأدلة الخاصة بالمقابلة (كل من الثقافة والكفاءة)، وقمنا بتحديث التقييم في ATS لتتناسب مع المقابلة المحددة، وقمنا بعمل التدريبات على المقابلات الفردية وكذلك مديري التوظيف. التدريب مستمر لضمان اعتماد العملية بشكل كامل من قبل الموظفين الحاليين والجدد.
كيف قمنا بذلك
في عام 2015، قمنا بتشكيل فريق عمل مكون من خمسة أعضاء أساسيين في فريق العمل العالمي وتعيين قائد مشروع كان مسئولاً عن وضع خطة المشروع وقيادة الفريق والالتزام بالجدول الزمني للمشروع. وتم بناء خطة المشروع في جدول بيانات Google وعقدت الاجتماعات مرة واحدة أو مرتين في الأسبوع. لقد بدأنا بتوثيق الوضع الحالي لعملية المقابلة الخاصة بنا وتحديد مجالات التحسين على أساس كل من إدخال المرشح و مدير التوظيف.
نظرنا في كل خطوة من العملية وحددنا المقابلات التي كانت حاسمة لتنفيذ توظيف ناجح لـ Appirio. إن المواءمة الثقافية لا تقل أهمية عن أهلية Appirio، لذلك حددنا في المقدمة أننا بحاجة إلى كل من التقييمات الثقافية والكفاءة. نشعر أيضًا أنه من المهم أن يشارك مديرو التوظيف لدينا وأن يلتحق المرشح بفريق شخصي. وقمنا بتبسيط العملية من 10-14 مقابلة في المتوسط ​​إلى 8 والتي تتكون من فحص المرشح، ومقابلة ثقافية، مقابلة الكفاءة، مدير التوظيف، ثم المقابلات الشخصية (تعقد 4 مقابلات شخصية). من أجل توفير التناسق، حددنا بوضوح ما يجعل "Appirian" مزدهرًا (المواءمة الثقافية). بالإضافة إلى ذلك، عملنا مع كل فريق لإنشاء أدلة لمقابلة الكفاءة للذهاب مع مجال أعمالهم. ونتيجة لذلك، أصبح لدى القائمون على المقابلات الآن دليل للإستفادة منه عند إجراء المقابلات الثقافية والكفاءات مقابل طرح الأسئلة التي يشعرون أنها الأفضل. بالإضافة إلى ذلك، قمنا أيضًا بتبسيط تقييمات ردود الفعل التي يجريها القائمون على المقابلة في ATS لدينا لمطابقة المقابلة المحددة ومجال العمل. قبل هذا التغيير، أجرينا تقييمًا واحدًا في ATS الذي طلب من المجيبين لدينا تقييم الثقة والاحترافية والمادة الرمادية في كل مقابلة. كما ساعد تنفيذ الأدلة المزدهرة Appirian والكفاءات في جهودنا للحد من التحيز اللاواعي حيث لم يعد القائمون على إجراء المقابلات يعتمدون على "الشعور الفطري".
قمنا أيضًا بتقييم أنظمتنا وأدواتنا لتحديد:
1. هل لدينا الأدوات الصحيحة؟
2. هل هناك أي شيء من شأنه أن يساعد على توفير تجربة أفضل لمرشحينا وكذلك يساعدنا على اتخاذ قرارات توظيف أفضل؟
نظرنا إلى مجموعة واسعة من منصات الفيديو التي من شأنها أن توفر مقابلات فيديو أحادية الاتجاه وذات اتجاهين، ولكن بسبب عدم القدرة على الاندماج مع ATS لدينا، ومستوى خبرة المرشحين الذين نجري مقابلات معهم، قررنا أن المقابلة واحد أحادية الإتجاه لم تكن مناسبة حاليًا، ولكن شيئًا ما سنواصل تقييمه. في ذلك الوقت، كانت المقابلات الفيديوية ثنائية الاتجاه جزءًا من العملية التي نستخدمها باستخدام Google Hangouts، ومع ذلك، فإننا نواجه عددًا كبيرًا من المشكلات الفنية حيث لم يكن هناك رابط مباشر واحد لكل من المرشح و القائم بالمقابلة للنقر عليه وإحضاره إلى المقابلة. كان هذا يسبب مجموعة من القضايا التي غالبًا ما أدت إلى إعادة جدولة المقابلة. بعد الكثير من البحث والعمل مع فريق تكنولوجيا المعلومات لدينا، تمكنا من تنفيذ عملية Google Hangout جديدة، والتي تسمح لأي شخص بالانضمام من خلال النقر مباشرة على الرابط. يوفر هذا القرار الوقت ويحل المشاكل الفنية.
و بينما كنا ننهي المشروع الأساسي، قمنا بتشكيل فريق إضافي للتركيز على التدريب لضمان التبني وأن جميع أعضاء الفريق فهموا العملية من البداية إلى النهاية. قام هذا الفريق بتطوير وتقديم مجموعة متنوعة من الدورات التدريبية لأكثر من 500 موظف (41٪ من قاعدة موظفينا) تتكون من شخصيات افتراضية، مع أدلة مستخدم إضافية. وتم إجراء جميع الدورات التدريبية من قبل أعضاء فريق التوظيف لدينا عبر مواقعنا العالمية. التدريب مستمر والآن نحن نعمل مع فريق الأكاديمية لمعرفة كيف يمكننا إنشاء حملات بالتنقيط والتدريب المستمر لأولئك الذين ينضمون إلى Appirio حيث قد تتطور حياتهم المهنية إلى مدير توظيف. يتضمن التدريب نظرة عامة على تغييرات العملية لدينا، وكيفية استخدام الأدوات الجديدة، وأيضا قسم حول التحيز اللاواعي.

النتائج الرئيسية
من خلال هذا التنفيذ، شهدنا التغيير والتأثير التاليين:
• زيادة نقاط مؤشر صافي المروجين (NPS) إلى 35 ٪ منذ بداية العام، مقارنة مع 27 ٪ في عام 2015.
• تبسيط عملية المقابلة التي خفضت متوسط الأيام التي يجرى فيها تشغيل مرشحينا 9.5 يوم. و في عام 2015، كان مرشحونا قيد التشغيل في المتوسط ​​لمدة 43 يومًا مقابل 33.5 يومًا على مدار العام حتى تاريخه العالمي من بين 400 موظف (بما في ذلك الموظفين الداخليين).
• عندما سئلنا عما يمكننا تحسينه في عملنا، اختار 29 % من المرشحين "لا تحسين" مقابل 22% في عام 2015.
• خفضت من اختيار التوقيت كمجال للتحسين إلى 20 ٪ منذ بداية العام حتى الآن من 27 ٪ في عام 2015.
• انخفاض أولئك الذين اختاروا الاتصالات كمجال للتحسين إلى 14٪ منذ بداية العام وحتى الآن من 18٪ في عام 2015.
• أن يكون لديك أدلة موحدة حول الثقافة والكفاءة تسمح لفريقنا بتقييم المواهب بشكل عادل ودقيق والذي يعمل على تغيير التركيز على تقييم كل مرشح مقابل الوظيفة والثقة المناسبة.
• أتاح لنا التدريب على العملية الجديدة أن نتقابل أمام فرق المقابلات لدينا لمناقشة التحيزات اللاواعية للمساعدة في الحد من التحيز اللاواعي في الدخول إلى المقابلة (تثقيفهم حول التحيزات اللاواعية التي يمكن أن تتسلل إلى عملية المقابلة).
• بسبب التدريب على التحيز اللاواعي، قمنا بزيادة التنوع في كل من النوع الإجتماعي، و النوع العرقي و الجنسي عام تلة الأخر بنسبة 5% لموظفينا الإناث و 4% للموظفين من غير البشرة البيضاء.
• انخفاض عدد القضايا التقنية المتعلقة بمقابلات الفيديو التي تسمح للمقابلات بالذهاب إلى الوقت المخصص بالكامل ومنسقي التوظيف لدينا لقضاء وقت أقل في الإجابة على الأسئلة.
ردود الفعل من دوراتنا التدريبية:
"لقد شعرت وكأنني أشاهد التلفزيون التفاعلي، عظيم أن نسمع جميع المواقع المختلفة لـ Appirio على الصعيد العالمي. ومن الرائع أن نرى العمل الذي نقوم به من خلال عملية توظيفنا من قبل فريق الموارد البشرية / فريق التوظيف، فنحن نستخدم العملية نفسها لسنوات حتى يكون ذلك في حاجة إلى تغيير. "
"دورة رائعة وإبتكارات / تطورات كبيرة حول مجال توظيف الأشياء. شكرا جزيلًا لهذا. ستكون هذه فائدة كبيرة لـ " Appirio "، وأنا متأكد من أنه كان هناك قدر كبير من العمل لفريق الموارد البشرية للتطوير! "
"شاركت في المقابلة العامة حول التدريب في 12 أبريل، و شعرت أنها كانت رائعة. وكان هناك الكثير من المحتوى الكبير وتفسير الأشياء. على سبيل المثال، لم يكن لدي فكرة كيف عملت هذه الامور قبل ذلك، فهو مساعدة كبيرة وآمل أن العملية تكون أسهل بكثير بالنسبة لنا. كما أحببت التفاعل مع استطلاعات الرأي! "
- نموذج التغذية المرتدة وردود الفعل من الموظفين لدى APPIRIO
ما الذي فاتنا
إن مبادرة تجديد المقابلات والعمليات المضمنة في داخلنا تعتبر تطور. وبينما حققنا نتائج عظيمة في تنفيذنا للعملية الجديدة، فهناك بعض المجالات التي كان من الممكن التركيز عليها أكثر.
• تقدير نطاق المشروع. و الفهم الحقيقي لمدى حجم المبادرة التي أدت إلى تحويل عملية المقابلات بالكامل من البداية إلى النهاية وكسر جميع العناصر، كان من الممكن أن يساعدنا في تبسيط المبادرة أكثر.
• الحصول على الأشخاص المناسبين في الغرفة. إن ضمان تضميننا جميع أصحاب المصلحة المناسبين والتأكد من أن كل موقع عالمي قد تم تضمينه لضمان وجود توافق بين جميع الفرق كان من الممكن أن يساعدنا على تقليل الوقت اللازم لبدء التشغيل.
• معرفة أعمق بالنظم. التأكد من أننا نعمل بشكل وثيق مع محلل نظم التوظيف لدينا لفهم القيود المفروضة مسبقًا على تقنياتنا وما لا يمكننا تحديثه في النظام.
• الحصول على التدريب. التفكير في التدريب في وقت مبكر من المشروع والحصول على المساعدة من قسم التدريب لدينا حول الجداول الزمنية ودعم التسليم. لقد قام فريقنا بعمل رائع من خلال جهود التدريب ولكن لضمان حصولك على دعم كامل من الفريق الأكبر، فإن التدريب على هذا هو جزء أساسي من نقل فلسفة المقابلة إلى شركتك، خاصة عندما يمكن اعتبار أي شخص في المؤسسة هو الشخص القائم بالمقابلة.
• اعتماد و تمكين القائم بالتوظيف. عمل فريق التوظيف لدينا مع الفرق عبر Appirio لإنشاء أدلة وموارد، لكننا لا نعتقد أنها تستغل بالكامل. كان بإمكاننا أن نمضي وقتًا طويلاً في فهم ما سيستخدمونه وكيفية تمكين الأدوات التي تعد موارد سهلة للمقابلات.
النقاط الرئيسية
تأكد من أن لديك الفريق المناسب في المكان والذي يؤدي المشروع باعتباره النطاق الترددي والقدرة على قيادة هذا الجهد واسع النطاق. هناك العديد من الديناميكيات التي قد تصادفك وانت لا تدرك عند بدء المشروع، لذا تأكد من أنك تخزن الوقت في الجدول الزمني للمشروع للعناصر الإضافية التي قد تنشأ. فضمان أن تكون لديك أهداف وتوقعات واضحة ومحددة في بداية المشروع أمر بالغ الأهمية لفهم فريق المشروع للتركيز العام والأماكن التي ينبغي أن يقضي فيها وقته. أن التفكير في كل ما يجب أن يحدث هو كل ما تحتاجه إذا كنت تقوم بتحديث التكنولوجيا الخاصة بك.
التقنيات المستخدمة
Google Hangouts، Google Docs، Hire Right، employeereferrals.com