تنطوي الرقابة على ضمان ألا ينحرف الأداء عن المعايير. تتكون السيطرة من ثلاث خطوات، والتي تشمل (1) وضع معايير الأداء ، (2) مقارنة الأداء الفعلي مقابل المعايير ، و (3) اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة. غالبًا ما يتم تحديد معايير الأداء من الناحية النقدية مثل الإيرادات أو التكاليف أو الأرباح، ولكن قد يتم ذكرها أيضًا في مصطلحات أخرى، مثل الوحدات المنتجة أو عدد المنتجات المعيبة أو مستويات الجودة أو خدمة العملاء.
يمكن قياس الأداء بعدة طرق، اعتمادًا على معايير الأداء، بما في ذلك البيانات المالية، وتقارير المبيعات، ونتائج الإنتاج، ورضا العملاء، وتقييم الأداء الرسمي. و يشارك المديرون على جميع المستويات في الوظيفة الإدارية للرقابة إلى حد ما.
لا ينبغي الخلط بين الوظيفة الإدارية للرقابة والتحكم في المعنى السلوكي أو التلاعب. لا تعني هذه الوظيفة أن على المديرين محاولة التحكم أو التلاعب بالشخصيات، أو القيم، أو التوجه، أو عواطف مرؤوسيهم. وبدلاً من ذلك، فإن وظيفة الإدارة هذه تتعلق بدور المدير في اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان اتساق أنشطة المرؤوسين ذات الصلة بالعمل والمساهمة في تحقيق الأهداف التنظيمية والإدارية.
و تتطلب الرقابة الفعالة وجود الخطط، حيث يوفر التخطيط معايير أو أهداف الأداء اللازمة. وتتطلب الرقابة أيضًا فهمًا واضحًا للمسئولية عن الانحرافات عن المعايير. و هناك طريقتان تقليديتان للرقابة هما تدقيق الميزانية والأداء. يتضمن التدقيق فحص السجلات والوثائق الداعمة والتحقق منها. يوفر تدقيق الميزانية معلومات حول مكان المؤسسة فيما يتعلق بما كان مخططًا له أو مدرجًا في الميزانية، بينما قد يحاول تدقيق الأداء تحديد ما إذا كانت الأرقام التي تم الإبلاغ عنها تعكس الأداء الفعلي. على الرغم من أنه غالبًا ما يتم التفكير في السيطرة من حيث المعايير المالية، يجب على المديرين أيضًا التحكم في عمليات الإنتاج والعمليات، وإجراءات تقديم الخدمات، والامتثال لسياسات الشركة، والعديد من الأنشطة الأخرى داخل المنظمة.
تعتبر الوظائف الإدارية للتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على نطاق واسع أفضل وسيلة لوصف وظيفة المدير، وكذلك أفضل طريقة لتصنيف المعرفة المتراكمة حول دراسة الإدارة. على الرغم من حدوث تغييرات هائلة في البيئة التي يواجهها المديرون والأدوات التي يستخدمها المديرون لأداء أدوارهم، إلا أن المديرين ما زالوا يؤدون هذه الوظائف الأساسية.