كيف صنعت SMARTRECRUITERS حالة لتطوير ميزانيتها- HROS
إنه وقت مثير للصناعة. ففي السنوات الثلاث منذ إطلاق نظام جذب المواهب (TAS) لشركة SmartRecruiters من R&D، شهدت صناعة التوظيف هذا النوع من الاضطرابات التكنولوجية التي تحولت فقط عن كل نموذج عمل من حولنا، من التسويق إلى التصنيع، ومن العقارات إلى البيع بالتجزئة، لقد مر وقت طويل على الموارد البشرية، وهو أمر غريب، مع الأخذ في الاعتبار درجة الأهمية التي يوليها كبار رجال الأعمال الأكثر نفوذًا لهذه العملية.
يُعرف إريك شميدت، الرئيس التنفيذي لـ Alphabet، أن "التوظيف يتم تعزيزه باعتباره أهم شيء يفعله القائد". واعتبر مؤسس شركة أبل ستيف جوبز أن أفضل نقطة بارزة في وصف وظيفته هي "القائم بالتوظيف". ومثل العديد من فرق توظيف الشركات، كافحنا مع إيجاد الصيغة الصحيحة لاستثمار وقياس موارد التوظيف لدينا لضمان أقصى تأثير.
ماذا الذي قمنا به
كانت مهمتنا في SmartRecruiters، بأوسع العبارات، هي تناسب أكبر عدد ممكن من المرشحين مع أصحاب العمل المناسبين. كان علينا أن نثبت لمديري التوظيف وإدارات الموارد البشرية أن تطبيق TAS لدينا سيوفر ما يكفي من الوقت لجعله يستحق وقته، ولكن سيكون هناك حاجة إلى الاستثمار في التوظيف. كان علينا أن نبدأ بإثبات ذلك لأنفسنا في فريقنا الخاص.
ما اكتشفناه ادهشنا. فلقد وجدنا أننا لم نكن ننفق ما يكفي على التوظيف. و أدركنا أننا بحاجة إلى تقديم حالة عمل لدعم ذلك، لذا فقد تم إعداد نموذج لعائد الاستثمار من شأنه التحقق من افتراضنا. ولإظهار أن زيادة تكلفة التوظيف كانت أكثر من الإستثمار الجدير بالاهتمام، وضعنا منهجًا واضحًا، وجعلنا من الضروري تعطيل المناهج القديمة، وكذلك زيادة ميزانيات التوظيف.
لماذا قمنا بذلك
إن جزءًا من المشكلة التي تواجه شركات التوظيف في هذا السوق الرقمي الجديد تبرر تكاليف جديدة بالنسبة إلى الشركات التي تطرح أرقامًا على الشركات، كما أن صيغة "إعطني الموظفين Z أموال Z و Y ، وسأقدم لك النجاح في توظيف X" لم تعد قدرة متأصلة في جميع فرق التوظيف. وكان أحد أهدافنا الرئيسية هو جعل عامل النجاح في التوظيف أكثر قابلية للقياس، وجلب مقاييس لا تقبل الجدل إلى مسئولينا التنفيذيين.
دعنَّا نبدأ مع لماذا نتحدث عن هذا على الإطلاق. ووجدت مجموعة بوسطن الاستشارية أن "الشركات البارعة في التوظيف تتمتع بنمو في الإيرادات بمعدل 3.5X و 2X هامش ربح عن أقرانها الأقل قدرة".
أي زيادة في توظيف الإنتاج والإنتاجية لها تأثير على المحصلة النهائية. وحرك هذا نوايا تحليل وفهم أين نحن اليوم، وكيف يمكننا تحسين.
تكمن طرقنا للوصول إلى هذا المستوى في ثلاث من الركائز التي تم تأسيسها بالفعل ، وأول هذه العوامل هي العوامل الرئيسية لتوظيف النجاح ، وفقًا لديلويت كما ذكره برسين "دراسة ممارسة تأثير المواهب المرتفعة، لعام 2016".
تجربة و خبرة الموظف
تتمثل الخطوة الأولى الأكثر أهمية في العثور على مرشحين بارزين وإشراكهم عبر جميع القنوات. إذا لم تكن مهتمًا بالطريقة التي يتم التعامل معها بعد تعاملك معها، فمن المحتمل أن تضيق نطاق مواهبك.
تعاون مديري التوظيف
إن بناء العلاقات العميقة والمبنية على الثقة المتبادلة والقيمة تسمح لموظفي التوظيف بالتماشي مع مديري التوظيف عبر العملية برمتها لاتخاذ قرارات أفضل.
إنتاجية القائم بالتوظيف
يتم تعظيم ضمان توظيف الموارد والتركيز لزيادة الناتج الضروري لتحقيق النجاح.
أراد فريق التوظيف لدينا مواصلة اتخاذ هذه المفاهيم أبعد من ذلك، من حيث القدرة على جذب واختيار وتوظيف أفضل المواهب، لأي دور، عند الطلب وعلى الميزانية. هذا ما عرفناه بأنه توظيف النجاح، وهذا ما ذهبنا إليه.


كيف قمنا بذلك
نحن نتمركز في منطقة الخليج، التي تشتهر بنقص المواهب، مما يزيد من الضغط على محرك التوظيف لدينا. وعلى الرغم من أن التكنولوجيا تبتكر بعشر مرات السرعة التي كانت عليها في السابق، فإن منهجيتنا لتحقيق النجاح في التوظيف يجب أن تستمر. وهو ما يعني أنه يجب علينا تحديد منهجيتنا إلى الحد الذي يمكن فيه لأي مدير توظيف غير متأكد أن يتمكن من رؤية الفوائد المباشرة لهذه العملية.
أولاً، قمنا بإجراء تدقيق داخلي لمعرفة أين وقفنا أنفسنا. لفهم كيفية وصولنا إلى بنود التدقيق والقياس أدناه، سيساعد ذلك في تحديد كيفية حساب بعض المصطلحات التي سنستخدمها.
"ميزانية التوظيف"
تشمل ميزانية التوظيف الخاصة بالمؤسسة جميع تكاليف التوظيف مثل جميع تكاليف اجتذاب المواه، وإنفاق البرنامج، والموظفين الخارجيين، وتكلفة السفر للمرشح، والبنية التحتية التقنية، ولكنها لا تتضمن الوقت الذي يقضيه القائمون على المقابلات وفريق التوظيف أثناء مشاركتهم في العملية.
في الوقت الذي تقيس فيه معظم المنظمات تكلفة التوظيف ، تعتبر المنظمات التطلعية أن موازنة التوظيف هي استثمار مثل ميزانية التسويق لجذب وتنمية المرشحين المثاليين والتعبير عن الميزانية بالنسبة إلى رواتب الأشخاص المعينين. وبالتالي، فإن ميزانية التوظيف هي نسبة مئوية من الراتب الإجمالي للموظفين الجدد أو الرواتب الجديدة (NHP).
تستثمر المؤسسات الرائدة ، في المتوسط واعتمادًا على الصناعة، بين 5 و 15٪ في ميزانية التوظيف الخاصة بهم. يمكن أن يكون هذا إجراءً جيدًا لفهم استثماراتهم مقابل نظراء المؤسسة في توظيف أفضل المواهب.
"سرعة التوظيف"
يقيس سرعة التشغيل شيء واحد بسيط: النسبة المئوية للوظائف المملوءة في الوقت المحدد. لماذا هذا مهم؟ حسناً ، يجيب على سؤال واحد بسيط: هل نستطيع توظيف الأشخاص الذين نحتاجهم عندما نحتاجهم؟ من الأهمية بمكان أن يعرف المسئولون التنفيذيون وفرقهم التنفيذية أن قراراتهم وخططهم يمكن تنفيذها لأن لديهم منظمة اجتذاب مواهب قادرة على التحرك بسرعة وتحقيق النتائج. إذا لم يتمكنوا من ذلك، فإن استغراق المرشحين المناسبين لفترة طويلة من الوقت يعوق قدرة المؤسسة على النمو وتحقيق الأهداف.
ترتبط سرعة التوظيف بدرجة كبيرة بسرعة الأعمال. فحتى سرعة التوظيف 50٪ تعني أنك تستطيع فقط ملء نصف وظائفك في الوقت المحدد. وهذا يعني أنك لا تملك أكبر عدد ممكن من الأشخاص في المؤسسة للمساعدة في تنفيذ الإستراتيجية وتحقيق الأهداف.

عند 80٪ أو أكثر ، تصبح السرعة من الكفاءات الأساسية وتساعد على دفع الأعمال إلى الأمام بشكل أسرع. من الواضح أن التوظيف في الوقت المناسب يمكن أن يكون له تأثير كبير على العمل. ومع ذلك، فهو في الواقع أقل أهمية من المقياس الذي نادراً ما تتبعه معظم المؤسسات - وهو نوعية الأشخاص الذين يتم إعدادهم و تأهيلهم. فالجودة هي دائما أكثر أهمية من الوقت المناسب في التوظيف. حيث أنه لا توجد منظمات تهنئ نفسها على توظيف جميع موظفيها ذوي الجودة المنخفضة في الوقت المناسب.
"صافي نقاط التوظيف"
لا يعد هذا أفضل تحديدًا منذلك لنجاح التوظيف الكلي للشركة من الجودة لأنه يتحدث عن الإنتاجية والإنتاجية النسبية لكل عملية توظيف يتم إجراؤها. وهذا القياس هو صافي نقاط التوظيف أو NHS للشركة. على غرار NPS ، التي تتحدث عن مدى ولاء العملاء التابعين للشركة، فإن NHS، والتي تتراوح من 100 إلى 100 ، تخبرك ما هي النسبة المئوية لموظفيك التي تناسبهم (أي عالية الجودة) لمؤسستك. لحساب NHS، هناك ثلاث خطوات بسيطة:
هذا الرقم، الذي سيتراوح من -100 إلى +100 ، هو عبارة عن صافي نقاط التوظيف ويتحدث عن جودة الأشخاص الذين تقوم المنظمة بتوظيفهم.
بعد أن أنفقنا 6٪ من ميزانيتنا على التوظيف، قمنا بقياس جودة التوظيف مع درجة واحدة مثل NPS، والتي نسميها NHS صافي نقاط التوظيف، من -100 إلى +100 حيث 0 هي متوسط الموظفين الحاليين. وقمنا بتقسيمها على القسم:
التسويق = -50
الهندسة = +91
نجاح العميل = +22
المبيعات = -42
المالية = +100
أخرى = +50
النتيجة؟ -17. وهو ما يمثل خسارة متوسطة قدرها 537 ألف دولار (لدينا صافي نقاط التوظيف (-17) X ميزانية التوظيف الخاصة بنا).
مع NHS (صافي نقاط التوظيف) في متناول اليد، يمكن للمنظمات الآن بسهولة حساب وفهم التأثير الصافي لجودة التوظيف على مؤسستهم.
للقيام بذلك، دعنَّا نقوم بالإفتراضات التالية - أسوأ أداء للموظفين في المنظمة يخلق عبء 1X من مرتباتهم السنوية و أفضل لأداء للموظفين يولد مكاسب 2X من راتبهم السنوي. تظهر هذه الإفتراضات في معظم المؤسسات وهي صحيحة (إن لم تكن أعلى من ذلك) حيث يفوق كبار الموظفين الأرباح بشكل عام نظرائهم من خلال حد أدنى من الأرباح 2X والتوظيف الضعيف (خاصة في القيادة) مما يسبب قدرًا كبيرًا من الإختلال التنظيمي ويبطئ الزخم. تتمثل الخطوة الأخيرة في حساب عائد التوظيف لدى المؤسسة لأي فترة من الوقت / التعيين في ثلاث خطوات بسيطة:
احسب رقمين: صافي "نقاط التوظيف" و "رواتب التوظيف الجديدة" (NHP) - وهو إجمالي الرواتب السنوية للتعيينات الجديدة لأي فترة معينة.
إذا كان صافي نقاط التوظيف غير سلبي: صافي العائد على التوظيف = 2 * NHP x NHS (كنسبة مئوية)
إذا كانت صافي نقاط التوظيف سلبية: صافي العائد عند التوظيف = NHP * NHS (كنسبة مئوية)
إذا كانت الشركة تقوم بتعيين 20 شخصًا براتب يبلغ 50 دولارًا لكل شخص، فسيكون صافي الرواتب الجديدة مليون دولار.
إذا كان لديهم 25 نقطة توظيف ، فسيكون العائد عند التعاقد 1 مليون دولار × 25٪ × 2 = 500000 دولار
إذا كان لديهم نقاط توظيف -10، فسيكون العائد على توظيف 1 مليون دولار -10٪ = - 100,000 دولار
و هذا يسمح للمنظمات بتقييم التأثير المالي لممارسات التوظيف الخاصة بهم. يجب على المنظمات بعد ذلك مقارنة صافي العائد الذي يتلقوه فيما يتعلق بالمبلغ الذي تم إنفاقه على التوظيف - أي موازنة التوظيف.
إن مجرد الحصول على درجة إيجابية يؤدي إلى تحسين إنتاجية الفريق، والنمو الأسرع، وزيادة الوعي بالعلامة التجارية، وتحسين خط مواهب المرشحين، واعتماد التكنولوجيا، وزيادة الإيرادات، وانخفاض الإستنزاف.
لقد وجدنا أنه مع زيادة بنسبة 4٪ فقط من ميزانية التوظيف (أكثر على المكان الذي استثمرنا فيه أدناه)، رفعنا الجودة التعاقدية الجماعية إلى ما يزيد عن 28، وانخفض عائد التوظيف إلى 4.2 مليون دولار.
ﯾﻘﺳم اﻟرﺳم اﻟﺑﯾﺎﻧﻲ أدﻧﺎه ھذه اﻟﻌﻣﻟﯾﺔ وﯾﺟد أﻧﻧﺎ ﺑﻟﻐنا ﻧﺳﺑﺔ 32.5٪ ﻣن اﻟﻣناصب اﻟﻣﻣﻟوﮐﺔ ﻓﻲ اﻟوﻗت اﻟﻣﺣدد.
هناك ثغرات يجب ملؤها، وتبسيطها على كلا جانبي العملية، ولكننا سعداء بالوصول إلى درجة رضا العميل عن 8.3، ومن جانب مدير التوظيف، درجة رضا قدرها 7.1.
لقد قمنا بتعيين اثنين من القائمين بالتوظيف لتحسين العملية، وقمنا بالاستثمار في مصادر مباشرة لشغلالمناصب البدائية مع LinkedIn ولكن ذلك أثبت أنه مستهلك للوقت ومكلف. بدلاً من ذلك ، قمنا بتحسين عائد الاستثمار لدينا على الإعلان عن الوظائف بتحويلات أفضل وإحالات ومخصصات ميزانية أكثر ذكاءً ، باستخدام عملية تعاونية مع بطاقات الأداء الخاصة بالوظيفة (انظر المثال في القسم التالي)، لذلك كان لدينا تقييمات أفضل دون أي تحيز. إن العثور على المزيج المناسب لكل نوع من أنواع العمل أمر بالغ الأهمية، وأخذ ذلك في الاعتبار تحسين تجربة مرشحنا العامة من أول زيارة للتعيين، ولكن أهم شيء فعلناه هو اتباع قواعدنا وعملياتنا دينياً.
كل هذا أدى إلى أ) أفضل تدفق للمرشحين ب) تحسين عملية اتخاذ قرار التوظيف ج) تبسيط العمليات حيث ارتفعت كل من السرعة والجودة بشكل كبير.
والآن بعد أن تمكنا من تحديد أوجه القصور الخاصة بنا وقياس النتائج عند معالجتها، أصبحت معادلة قياس النجاح في التوظيف واضحة بشكل واضح. ما كان عليه مع التكلفة (ميزانية التوظيف)، والسرعة (سرعة التوظيف)، والجودة (صافي نقاط التوظيف).
النتائج الرئيسية
بمجرد حصولك على +/- صافي نقاط التوظيف، يمكنك الجمع بين ذلك وبين ميزانية التوظيف وسرعة التوظيف بالنسبة إلى المقاييس الثلاث الرئيسية لسلسلة تسجيل الأداء، والتي تمثل الصحة وتأثير وظيفة التوظيف. سيخبرك هذا بسرعة عن المكونات التي قد تحتاج إلى بعض العمل:
في هذا المثال، تستثمر المنظمة 7٪ من الرواتب الجديدة في التوظيف. وبهذه الميزانية، فإنها قادرة على الحفاظ على سرعة مقبولة بنسبة 75٪ أثناء توظيف المواهب العظيمة - يتضح ذلك من خلال NHS +52. (من المهم أن نلاحظ أنه حتى لو كان لديك نظام صحي وطني إيجابي، فإن انخفاض سرعة التوظيف لا يزال له تأثير مالي سلبي من خلال أخذ وقت طويل لملء الوظائف).
لتحديد العائد على التوظيف لأي فترة محددة
1. احسب رقمين: صافي نقاط التوظيف (كنسبة مئوية) و الرواتب الجديدة للتوظيف (NHP) - وهي إجمالي الرواتب السنوية للاستحقاقات الجديدة لأي فترة معينة
2. إذا كانت صافي نقاط التوظيف إيجابية: صافي العائد على التوظيف = 2 * NHP x NHS (كنسبة مئوية)
3. إذا كانت صافي نقاط التوظيف سلبية: صافي العائد على التوظيف = NHP * NHS (كنسبة مئوية)
يجب على المنظمات بعد ذلك مقارنة العوائد الصافية فيما يتعلق بالمبلغ الذي تم إنفاقه على التوظيف - أي موازنة التوظيف.
دعنَّا نأخذ ثلاث منظمات توظف 10 أشخاص من خلال الرواتب الجديدة بمبلغ 1 مليون دولار، مع نتائج مختلفة بشكل كبير من حيث القدرة على توظيف المواهب عالية الجودة:
كما نرى، شركة Sad Sad World LLC تستثمر بشكل واضح في التوظيف. ومع ذلك، يفتقرون إلى القدرة والموارد لجذب المرشحين، والمديرين لا يحصلون على خط المواهب الذي يحتاجون إليه، ولا تزال طلبات الشراء مفتوحة لفترة طويلة، وبالتالي فإن الأعمال ليست رشيقة. وتتم التسوية حول الجودة مما يؤدي إلى العديد من التعيينات السيئة. و يعد التأثير المالي المباشر لكل هذا هو خسارة - 500 ألف دولار.
اتخذ Rockstars Only, Inc. منهجًا مختلفًا. من خلال توفير الموارد لجهودهم في توظيف ما يقرب من ثلاثة أضعاف المبلغ Sad Sad World LLC ، دعمت ميزانية التوظيف جميع جهود التوظيف. وعند إقرانها بتوظيفات عالية الجودة أكثر من التعيينات منخفضة الجودة مما أدى إلى نتائج إيجابية في صافي التوظيف ، تمكنت شركة Rockstars Only Inc من تحقيق عائد تدريجي قدره 1 مليون دولار.
و تمتلك Team Not Bad متوسط سرعة التوظيف، ولكن متوسط ميزانية التوظيف. وفي حين أن هذه المقاييس هي بالتأكيد أفضل من Sad Sad World LLC ، فإن Team Not Bad تجعل نفس العدد من التعيينات الجيدة سيئة (0 من صافي العائد المالي للتوظيف) مما يعني أن العائد المالي عند التوظيف هو 0 دولار. مرة أخرى، هذا أفضل من التأثير المالي السلبي، ولكن بالتأكيد ليس رقمًا ترغب في مشاركته في اجتماع مجلس الإدارة.
ما فاتنا
في محاولة لرفع الحظر، بدأنا في استخدام أساليب التوريد المباشر لمعظم الأدوار، لكننا أدركنا بسرعة أننا كنا نهدر الوقت والطاقة في الخارج من أجل الدخول في صفقات المبيعات. ولقد انتهى الأمر بتحويل مزيج المصادر الخاصة بنا نحو الداخل (الإعلان، ...) لأدوار المبتدئين ومعظمها الصادرة (الإحالات، المصادر المباشرة، ..) لمزيد من المناصب العليا.
النقاط الرئيسية
نجاح التوظيف الآن قابل للقياس. حيث تحتاج كل مؤسسة إلى فهم عملية التوظيف وكيفية تأثيرها على سرعة التوظيف. ويمكنهم بعد ذلك مراجعة ميزانية التوظيف الخاصة بهم لتحسين العائد على التوظيف. وسواء تكمن المشكلات في السرعة أو الإنفاق أو الجودة، فستجد معظم الشركات أن وضعها هو مزيج من الثلاثة.
يمكن لفكرة تحليلات المواهب أن تكون مرعبة لتوظيف المستقطبين الذين لا يتقنون البيانات حتى الآن. لذا، كان هدفنا من دراسة الحالة هذه إظهار طريقة واضحة ومباشرة نسبيًا يمكن لقادة المساعدة الفنية تحليل تأثيرها ومعايرة ميزانياتهم / مخرجاتهم لتحقيق النجاح. وإذا ساهمنا في تغيير هذا الوضع على الإطلاق، فسيكون كل شيء يستحق العناء.
التقنيات المستخدمة
نحن نستخدم LinkedIn و Entelo للحصول على مصادر، LinkedIn ، Indeed، niche boards للإعلان عن الوظائف، معايير Corp للتقييم و Outmatch للتحقق المرجعية. وكلها مدمجة أصلاً في نظام اكتساب المواهب SmartRecruiters.