الموضوع: أفضل خمس أدوات إدارية في العالم

يمكن لأدوات الإدارة، إذا تم استخدامها بشكل مناسب ، أن تكون من العوامل القوية في التغيير والإجراءات في الشركات. ويمكنهم، على سبيل المثال، المساعدة في تحديد الاستراتيجية وتنفيذها والتعامل مع العملاء والموظفين ومراقبة الأداء.
أنا مهتم دائمًا بمعرفة الأدوات الأكثر شيوعًا وكيفية تحول شعبية أدوات الإدارة المتنوعة وتغييرها. يتم توفير نظرة ثاقبة كبيرة على هذا من خلال أدوات إدارة باين، ومسح الإتجاهات. هذه الدراسة التي أجراها Bain & Company تعطينا صورة عالمية عن اعتماد واتجاهات أدوات الإدارة. وقد تم إنتاجها سنوياً منذ عام 1993 وهي تغطي الآن 12,371 مستجيبًا من أمريكا الشمالية وأوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا وآسيا والمحيط الهادئ وأمريكا اللاتينية.
أظهرت نتائج استطلاع 2013 الذي تم الكشف عنه مؤخرًا أن أفضل أدوات الإدارة الخمسة في العالم هي:
• تخطيط استراتيجي
• إدارة علاقات العملاء
• استطلاعات مشاركة الموظف
• المقارنة المرجعية
• بطاقة الأداء المتوازن
و تعد رؤية التخطيط الاستراتيجي على قمة القائمة ليست مفاجئة حقًا. لطالما كانت مهمة، ولكن عندما يكون المناخ الاقتصادي قاسيًا، فإن التأكد من أن جميع الجهود مركزة على أهم الأشياء أمر حيوي. وفي الأوقات الصعبة، لا تملك الشركات ترف إضاعة الوقت والمال في أمور ليست مهمة حقًا ولا تسهم في استراتيجيتها. في حين أن التخطيط الاستراتيجي يتحسن في معظم الشركات، فإن تنفيذ الإستراتيجية ليس كذلك. ووجد البحث أن 10٪ فقط من الاستراتيجيات، حتى تلك التي صيغت بشكل جيد، يتم تنفيذها بشكل جيد. و أجد أن الاتصال بالاستراتيجية غالبًا ما يكون سيئًا وأن معظم بيانات المهمة والرؤية هي مثال على ذلك. (راجع على سبيل المثال، ما هي هو الخطأ مع بيانات المهمة والرؤية؟)
إذا كان تنفيذ الإستراتيجية يمثل مشكلة ، فمن الجيد أن ترى بطاقة الأداء المتوازن في قائمة أفضل 5 أدوات. في الواقع، إنها تحتل المرتبة الأولى كأداة في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا. يمكن لبطاقة الأداء المتوازن أن تأخذ الناتج من التخطيط الاستراتيجي وتحويله إلى شيء يمكن للشركات تنفيذه. تساعد بطاقة الأداء المتوازن الشركات على تنفيذ استراتيجيتها من خلال (1) إنشاء خريطة إستراتيجية بسيطة من صفحة واحدة تحدد أهم الأهداف الإستراتيجية، (2) مراقبة تنفيذ الإستراتيجية بمؤشرات الأداء الرئيسية ذات المغزى وذات الصلة، (3) ضمان وضع خطط عمل صحيحة لتسليم الأولويات الإستراتيجية. يمكنك أن تجادل بأن بطاقة الأداء المتوازن تأتي بعد التخطيط الاستراتيجي للتأكد من أن الإستراتيجية قد تحولت إلى ممارسة. ومرة أخرى، في الظروف الاقتصادية الصعبة، تحتاج الشركات إلى ضمان ومراقبة أنها تقوم بالأمور الصحيحة. (انظر المنشور الأخير: ما هي بطاقة الأداء المتوازن؟)
تسير المقارنة المعيارية جنبًا إلى جنب مع بطاقة الأداء المتوازن (Balanced Scorecard). يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية توليد معلومات مفيدة فقط إذا تمت مقارنتها بالأهداف والمعايير. يمكن أن تأتي المعايير من داخل الشركة من خلال مقارنة الإدارات ووحدات الأعمال أو يمكن أن تأتي من بحوث الصناعة أو دراسات أفضل الممارسات. هذا هو مرة أخرى انعكاس للنضالات الاقتصادية الحالية التي تواجهها العديد من الشركات. تحتاج الشركات إلى التأكد من أنها تبقى في المقدمة أو قريبة من المنافسة. يمكن إدخال بعض القدرة التنافسية في أنظمتها مع أهداف أداء المقارنة المعيارية وأهداف كل شخص يمكن أن يعزز الإنتاجية . (انظر مشاركتي الأخيرة: ما المقصود بمؤشرات الأداء الرئيسية KPI؟)
تستخدم إدارة علاقات العملاء (CRM) بشكل متزايد من قبل الشركات في محاولة لزيادة ولاء العملاء وتعظيم فرص البيع العابر وربحية العملاء. معظم الشركات تعرف الآن أنها أرخص للحفاظ على العملاء الحاليين من الحصول على عملاء جدد. يمكن بعد ذلك استخدام البيانات والأفكار التي تأتي من أنظمة إدارة علاقات العملاء لتحديد فرص البيع المتقاطع والبيع الإضافي. يستخدم العديد من العملاء الآن أنظمة إدارة علاقات العملاء لفهم قيم حياة العميل واتجاهات العملاء التنبؤية بشكل أفضل. وهذه بدورها معلومات مفيدة يجب أن تغذي منظور العميل لبطاقة الأداء المتوازن.
وأخيرًا، لدينا استطلاعات مشاركة الموظفين في قائمة أفضل 5 أدوات إدارية. بعد كل شيء، لا يزال الموظفون أكثر الأصول قيمة (وغالبًا ما تكون أغلى). لا تزال الحرب العالمية على أفضل المواهب مستعرة وتريد كل شركة أن تحافظ على الموهبة التي اكتسبتها أو تطورت. وبالمثل بالنسبة للعملاء، عادة ما يكلف الكثير من المال لتوظيف وتدريب الموظفين الجدد. كما نعلم أن الموظف المسئول ليس فقط أكثر ولاء بل وأكثر إنتاجية. وكل شبر من الإنتاجية أمر حيوي في الاقتصاد العالمي التنافسي اليوم. وبالمثل بالنسبة إلى معلومات العميل، فإن البيانات الواردة من استبيانات مشاركة الموظفين تتغذى على منظور الأشخاص في بطاقة الأداء المتوازن.
في وظيفتي، أقضي الكثير من الوقت في مساعدة الشركات على تحسين أدائها، وبالنسبة لي، فإن هؤلاء الخمسة يقدمون قائمة معقولة من الأدوات لاستخدامها لأي منظمة اليوم ، سواء كانت شركة عالمية كبرى أو شركة صغيرة أو متوسطة الحجم أو وكالة حكومية. فهم بحاجة إلى خطط استراتيجية قوية، وأداة لتنفيذ خطتهم وطرق رصد التقدم وتقييمه. في الوقت نفسه، يتعين عليهم التأكد من أنهم يديرون عملائهم ويشركوا موظفيهم.
كما وجد مسح Bain أن 4 من بين أفضل 5 أدوات تقع في الربع الأعلى لمستويات رضا المستخدمين. والوحيد الذي يتخلف قليلًا هو استطلاعات مشاركة الموظفين، وهو أمر يمكنني التحقق منه من تجربتي الخاصة. وفي العديد من الحالات، تعتبر هذه مجرد عملية قانونية أو نشاط علاقات عامة، وليس مجرد استبيان حقيقي لمشاركة الموظفين. بعد قولي هذا، أرى عمليًا أيضًا العديد من المشكلات في الأدوات الأربعة الأخرى، والتي غالبًا ما يتم تنفيذها في "ما يجب أن يكون لدينا" و "ما هي الطريقة التي يجب أن نتبعها". بدلًا من ذلك، فهي أكثر فعالية عندما تقوم على أساس الشراء الحقيقي والتفاهم وعندما يتم تخصيصها لتلبية الاحتياجات المحددة للشركة.
و كما هو الحال دائمًا، يُرجى إبلاغي برأيك. هل توافق على هذه القائمة وتفسيرها لسبب وجودهم ضمن أفضل 5؟ هل لديك أي تجارب جيدة أو سيئة مع أي من هذه؟ يرجى ترك أي تعليقات أو دروس للمشاركة..