إذا كان من الممكن برمجة الموارد المادية بشكل منهجي ، فلماذا لا يمكن تطبيق نفس المنهج على الموارد البشرية؟
هذا ما يحاول تخطيط القوى العاملة القيام به.

تخطيط القوى العاملة هو عملية لضمان أن تكون القوى البشرية الأساسية متاحة وجاهزة ، من حيث العدد والتخصصات ، عند الحاجة. يوجد تعريف واحد لتخطيط القوى العاملة:
"تخطيط القوى العاملة هو العملية التي تستعد من خلالها الإدارة للحصول على الأنماط و الأعداد المطلوبة من الأفراد في الأماكن المناسبة و في الوقت المناسب من أجل تحقيق أهداف الشركة و الأفراد".

إذن، تخطيط القوى العاملة ضروري لكل شركة تتوقع النمو الطبيعي و التوسع السريع و تنوع خطوط الإنتاج أو حتى التخفيضات.

الغرض الأساسي من تخطيط القوى العاملة ، كما هو الحال مع أي جانب آخر من جوانب التخطيط ، هو الاستعداد للمستقبل من خلال الحد من الارتياب و الشك. و له هدف أساسي يتمثل في الحد من عدم اليقين الذي يتعلق بمحاذاة الموظفين و تعيينهم و تطويرهم لتلبية الاحتياجات المستقبلية.
ما مدى معقولية مهاجمة المشكلة قبل أن تتصاعد؟ عندما لا تكون هناك حاجة للاحتياجات المستقبلية ، فإن النتائج هي التأخير في توظيف الأشخاص و نقص العاملين المدربين بشكل غير كافي ، و شغل الوظائف دون النظر بشكل مناسب في المؤهلات المطلوبة و التدريب اللازم.


و من الناحية الأساسية ، فإن تخطيط القوى العاملة هو جهد منظم يشمل على ثلاثة عناصر أساسية:
1. توقعات القوى العاملة: ما هو نوع و عدد الموظفين المطلوبين – و متى.
2. جرد القوة العاملة: ما هي المواهب و القدرات المتاحة بالفعل لشغل احتياجاتك الهامة و المتوقعة.
3. برمجة التوظيف : ما هي جداول التوظيف الخارجية أو المساعدة الداخلية للموظفين الواعدين ، و ذلك من أجل تلبية الاحتياجات المفصّلة في بحثك من حيث العدد.

و مع ذلك ، يعنى تخطيط القوى العاملة أكثر من مجرد مطابقة الاحتياجات التقديرية مع محركات التعيين المقابلة. للحصول على نتائج أفضل ، من الجيد تطوير المواهب قبل الحاجة ، خاصة للوظائف العليا. لا يزال من الأفضل التطوير المهنى الذي يتم فيه دمج قدرات و طموحات الموظفين مع أهداف الشركة.
وأخيرًا ، فإن المنتج الثانوي لتخطيط القوى العاملة هو تجنب خطرالزوال . في الوضع الحالي ، حيث تتغير التكنولوجيا بل و تلغي بغض الوظائف أيضَا، من الحكمة أن نكون مستعدين للالتزام بتلك التغييرات مع قوى عاملة ماهرة.