الموضوع: الجدولة الفعالة للوقت

الجدولة الفعالة
هل تحقق الإستفادة القصوى من وقتك؟
إنه نهاية يوم عمل مزدحم أخر، وعلى الرغم من أنك وصلت المكتب مبكرًا وغادرت في وقت متأخر، فإنك لا تشعر كما لو كنت قد أنجزت أي شيء مهم.
من السهل جدًا حدوث ذلك. في مواجهة الاجتماعات التي لا نهاية لها، والانقطاع المتكرر، والمهام العاجلة في اللحظة الأخيرة، يمكنك أن تكون مشغولاً طوال اليوم دون تحقيق أي تقدم في المشاريع والأهداف ذات الأولوية العالية.
لهذا من المهم معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك، مما يجعل الوقت مناسبًا للعمل الذي يهم بالفعل، بينما لا نزال نترك الوقت للتطوير الشخصي والعائلة والأصدقاء.
أهمية الجدولة
الجدولة هي فن تخطيط أنشطتك بحيث يمكنك تحقيق أهدافك وأولوياتك في الوقت المتاح لديك. و عندما يتم ذلك بشكل فعَّال، فإنه يساعدك على:
• فهم ما يمكنك تحقيقه بواقعية في وقتك.
• التأكد من وجود ما يكفي من الوقت للمهام الأساسية.
• إضافة وقت طوارئ للأشياء "غير المتوقعة".
• تجنب تولي أكثر مما تستطيع التعامل معه.
• العمل بثبات نحو أهدافك الشخصية والمهنية.
• امتلاك وقت كافي للعائلة والأصدقاء وممارسة الرياضة والهوايات.
• تحقيق توازن جيد بين العمل والحياة.
الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه، لكننا غالبًا ما نضيعه أو نستخدمه بشكل غير فعال. تساعدك الجدولة على التفكير في ما تريد تحقيقه في يوم أو أسبوع أو شهر، وتبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.
كيفية جدولة وقتك
حدد وقتًا منتظمًا للقيام بالجدولة - في بداية كل أسبوع أو شهر، على سبيل المثال.
هناك عدد من الأدوات المختلفة للاختيار من بينها. طريقة بسيطة وسهلة للحفاظ على الجدول الزمني هو استخدام القلم والورقة ، وتنظيم وقتك باستخدام مخطط أسبوعي.
يمكنك أيضًا استخدام التطبيقات والبرامج مثل Google Calendar® و MS Outlook® و Business Calendar. اختر أداة جدولة تناسب حالتك، والبنية الحالية لعملك، وذوقك الشخصي، وميزانيتك.
أهم شيء عند اختيار مخططك هو أنه يتيح لك إدخال البيانات بسهولة، ويسمح لك بعرض فترة زمنية مناسبة (اليوم / الأسبوع / الشهر) في مستوى التفاصيل التي تحتاجها.
بمجرد أن تقرر الأداة التي تريد استخدامها، قم بإعداد جدولك بالطريقة التالية:
الخطوة 1: تحديد الوقت المتاح
ابدأ بتأسيس الوقت الذي تريد توفيره لعملك.
ومدى الوقت الذي تقضيه في العمل يجب أن يعكس تصميم وظيفتك وأهدافك الشخصية في الحياة.
على سبيل المثال، إذا كنت تحث على الترقية، فقد يكون من الحكمة العمل بعد الساعات العادية كل يوم لإظهار تفانيك.و من ناحية أخرى، إذا كنت تريد أن يكون لديك متسع من الوقت لأنشطة خارج العمل، فقد تقرر القيام بساعات العمل الخاصة بك وليس أكثر.
الخطوة 2: جدولة الإجراءات الأساسية
بعد ذلك، قم بتخطيط الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها للقيام بعمل جيد. فهذه غالبًا ما تكون الأشياء التي يتم تقييمك مقابلها.
على سبيل المثال، إذا كنت تدير أشخاصًا، فتأكد من توفر الوقت الكافي للتعامل مع المشكلات الشخصية لأعضاء الفريق، والتدريب، واحتياجات الإشراف. أيضًا، إتاحة الوقت للتواصل مع رئيسك والأشخاص الرئيسيين من حولك.
الخطوة 3: قم بجدولة الأنشطة ذات الأولوية العالية
قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك، وجدولتها في الأنشطة ذات الأولوية العالية والعاجلة، بالإضافة إلى مهام الصيانة الأساسية التي لا يمكن تفويضها أو تجنبها.
حاول ترتيب تلك المهام للأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية - على سبيل المثال، بعض الأشخاص في أقصى درجات النشاط والكفاءة في الصباح، بينما يركز البعض الآخر بشكل أكثر فعالية في فترة ما بعد الظهر أو المساء. (إن مقالتنا "هل هذه مهمة صباحية" يمكن أن تساعدك في تحديد أفضل الأوقات في اليوم.)
الخطوة 4: جدولة الوقت للطوارئ
بعد ذلك، حدد بعض الوقت الإضافي للتعامل مع الحالات الطارئة. ستخبرك الخبرة عن الكمية التي تسمح بها - بشكل عام، كلما كانت وظيفتك غير قابلة للتنبؤ، كلما زاد وقت الاحتياج الذي ستحتاج إليه. (إذا لم تقم بجدولة هذا الوقت، فستستمر حالات الطوارئ وستنتهي بالعمل في وقت متأخر).
فالانقطاعات المتكررة يمكن أن تأكل وقتك. و تعلم كيفية إدارتها يمكن أن يقلل من مقدار وقت الطوارئ الذي تحتاج إلى تخصيصه. وسيكون من الصعب التنبؤ ببعض الانقطاعات، لكن ترك بعض المساحة المفتوحة في جدولك يمنحك المرونة التي تحتاجها لإعادة ترتيب المهام والرد على المشكلات الهامة عند ظهورها.
الخطوة 5: جدولة الزمن التقديري
المساحة التي تركتها في مخططك هي "الوقت التقديري": الوقت المتاح لتقديم أولوياتك وتحقيق أهدافك. قم بمراجعة قائمة المهام والأهداف الشخصية ذات الأولوية، وقم بتقييم الوقت الذي تحتاجه لتحقيقهم، وقم بجدولتهم.
الخطوة 6: قم بتحليل أنشطتك
إذا وجدت، عند وصولك إلى الخطوة الخامسة، أن لديك وقتًا تقديريًا قليلًا أو معدومًا، فأنت بحاجة إلى الرجوع من خلال الخطوات الثانية والثالثة والرابعة، والتساؤل عما إذا كانت جميع المهام التي أدخلتها ضرورية للغاية. قد يكون من الممكن تفويض بعض الأشياء أو معالجتها بطريقة أكثر فعالية من حيث الوقت.
و تعد واحدة من أهم الطرق التي يمكنك من خلالها بناء النجاح هي تعظيم الإستفادة التي يمكنك تحقيقها مع وقتك. زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه من خلال تفويض الآخرين، أو الاستعانة بمصادر خارجية، أو استخدام التكنولوجيا لآلية أكبر قدر ممكن من عملك. و هذا سوف يحررك لتحقيق أهدافك.
إذا وجدت أن الوقت التقديري الخاص بك لا يزال محدودًا، فقد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن عبء العمل الخاص بك أو طلب المساعدة. استخدم جدولك المعد سلفًا كدليل على التزاماتك الثقيلة. هذا يوضح لرئيسك في العمل مدى تنظيمك الجيد، وقد يجعله أكثر تقبلاً لطلبك!



النقاط الرئيسية
الجدولة هي العملية التي تخطط من خلالها لكيفية استخدام وقتك. يمكن القيام بذلك بشكل جيد زيادة الفعالية والحد من مستويات التوتر لديك.
اتبع هذه العملية ذات الست خطوات لإعداد جدولك:
1. حدد الوقت المتاح لديك.
2. خطط المهام الأساسية التي يجب عليك القيام بها للنجاح في وظيفتك.
3. قم بجدولة المهام العاجلة ذات الأولوية العالية وأنشطة "التدبير المنزلي" الحيوية.
4. حدد الوقت المناسب للطوارئ للتعامل مع الأحداث و الانقطاعات غير المتوقعة.
5. قم بجدولة الأنشطة التي تتناول أولوياتك وأهدافك الشخصية في الوقت المتبقي.
6. قم بتحليل الأنشطة الخاصة بك لتحديد المهام التي يمكن تفويضها، أو الاستعانة بمصادر خارجية.
من المهم أن الجدول الزمني الخاص بك يوفر الوقت لتحقيق أهدافك المهنية والشخصية. إذا كان لديك القليل من الوقت التقديري أو بدونه عند وصولك إلى الخطوة الخامسة، قم بإعادة بمراجعة المهام الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان يمكنك القيام بها بشكل مختلف - وإلا، فسوف تعاني من عدم التوازن بين الحياة و العمل.