الموضوع: حفظ سجلات المشروع Project Record Keeping
حفظ سجلات المشروع Project Record Keeping
المقدمة
يجب تجميع السجلات المناسبة و الحفاظ عليها طوال مدة المشروع. يؤدى هذا إلى إنشاء سجل محدث لما حدث خلال مسار المشروع و الذى يمكن الإشارة إليه عند الضرورة.
لا يؤدي هذا فقط إلى إنشاء "ذاكرة" أو "ورقة بحثية" للمشروع يمكن من خلالها مراجعة الأنشطة و القرارات ، بل يسمح بإعادة البناء ومراجعة و تحليل الأحداث و الجداول الزمنية في حال نشوب نزاع. غالبًا ما يتم تحديد النزاعات من خلال السجلات المتاحة ، و ليس من خلال الحقائق ، لذا من المهم تجاريًا للأطراف المعنية الاحتفاظ بسجلات جيدة.
هناك عدد من الأسباب وراء حفظ السجلات
متطلبات قانونية
متطلبات تعاقدية
لمراقبة العمل
لحفظ البيانات من أجل العمل القادم
يعتمد مدى حفظ السجلات المطلوبة على نوع المشروع. يجب الحفاظ على التوازن بين الاحتفاظ بسجلات كافية استعدادًا لنشوء نزاع ، ومحاولة تسجيل كل شيء ، وهو أمر صعب ويستغرق وقتًا طويلاً و مكلفًا.
قد يتم تنفيذ بعض متطلبات حفظ السجلات ، مثل تسجيل الاجتماعات على سبيل المثال ، وفقًا لتقدير المنظمة الفردية ، بمعدلات تردد مختلفة و مستويات تفصيل ووقت يجب حفظ السجلات فيه و مناسب للحالات المختلفة . قد تكون السجلات الأخرى مطلوبة قانونيًا أو تعاقديًا ، وفقًا للقواعد المحددة.
على سبيل المثال ، بموجب مخطط التشييد و البناء(CIS) ، يجب أن يحتفظ المقاولون بتسجيل المبلغ الإجمالي لكل دفعة من قِبل المقاولين الفرعيين، بما فى ذلك ضريبة القيمة المضافة و أي اقتطاعات تتم من مدفوعات المقاول الفرعى. يجب الاحتفاظ بهذه التفاصيل لمدة 3 سنوات على الأقل بعد نهاية السنة الضريبية التي تتعلق بها.
في النهاية ، عندما يتم تسليم المبنى المكتمل إلى العميل ، يجب تمرير مجموعة من معلومات السجل إليهم حتى يتمكنوا من تشغيل المبنى.
من المهم أن يكون مستوى السجلات المحفوظة مرتفعًا ، أو قد لا يوفر المعلومات المتوقعة عندما تكون مطلوبة بالفعل. على وجه الخصوص ، يجب أن تكون السجلات مؤرخة (بما في ذلك السجلات الواردة) ، و موقعة ، ويجب أن يكون هناك نظام لإدارة الوثائق في مكان يسمح للتخزين والاسترجاع بكفاءة.
تتم إدارة المعلومات الآن بشكل عام باستخدام برامج متخصصة، و تتوفر أيضًا تطبيقات تجعل إعداد السجلات أسهل وأكثر موثوقية. يمكن أن يسمح ذلك ، على سبيل المثال ، بإنشاء السجلات في الموقع باستخدام الهاتف المحمول ، و التي يتم تحميلها تلقائيًا إلى نظام إدارة مستندات المشروع.
على نحو متزايد ، يتم إعداد معلومات المشروع في شكل نموذج لمعلومات البناء (BIM) ، وقد يشمل ذلك سجلات المشروع و كذلك معلومات التصميم و المواصفات. قد يتم إعداد نموذج معلومات بناء مدمج أو بناء أثناء الانتهاء من أعمال البناء ، التي تتكون من الوثائق و المعلومات غير الرسومية والمعلومات الرسومية التي تحدد المشروع الذي تم تسليمه.
أثناء العملية ، يمكن وصف هذا النموذج بأنه نموذج معلومات الأصول (AIM) ، أي نموذج يوفر جميع البيانات و المعلومات المتعلقة أو المطلوبة لتشغيل الأصل المدمج المكتمل.
قائمة بالسجلات
فيما يلي مجموعة من السجلات التي يمكن حفظها في مشاريع البناء. يرجى الإضافة إلى هذه القائمة:
المناقصات والعقود:
وثائق المناقصة العقد الأصلي.
مناقصة المفاوضات و المراجعات.
مناقصات المقاول الفرعى و العقود و أوامر الشراء و المراسلات.
إدارة العقود:
التعليمات.
الاختلافات والتقديرات.
الشهادات التعاقدية.
إشعارات العقد.
طلبات للحصول على المعلومات
الموارد
سجلات الوقت اليومية.
استخدام المعدات اليومية
سجلات الانتاج اليومية
استخدام و تسليم المواد
استخدام العمالة
جرد الآلات و المواد و المعدات
إدارة المشاريع
تقارير التكلفة
توقعات لاستكمال تقدير التحديثات.
تقارير الإنتاجية.
السجلات الحاسبية (على سبيل المثال ، الدفع ، الحسابات الدائنة والمدينة).
المراسلات.
دقائق الاجتماع.
تقارير مرحلية.
إدارة الموقع:
يوميات الموقع.
تقارير مرحلية.
صور مرحلية.
احوال الطقس.
زوار الموقع.
الحوادث و الإصابات و الصحة
التقييم
الدراسات الاستقصائية.
التكليف.
اختبارات.
تفتيش.
عيوب.
العملية:
سجل الأصول.
ملف الصحة و السلامة
دليل مالك المبنى.
كتاب سجل البناء.
دليل مستخدم البناء.
الاختبار و بيانات التكليف.
الشهادات و الضمانات.
رسومات مدمجة أو نموذج معلومات البناء المُشيد.
الموافقات القانونية و الإعفاءات و الموافقات و الشروط.
شهادات اختبار المعدات.
تراخيص.
سجلات المراسلات ، مثل الرسائل و رسائل البريد الإلكتروني.
من هو مدير المشروع
Project Manager - direction de projet
أحد المديرين الذين يكلفون رسميا بتنفيذ مشروع أو مهمة معينة يتطلب تنفيذ الاشراف على عدد من التخصصات المختلفة فى المنظمة، كمهمة انشاء أحد... (مشاركات: 0)
نموذج خطة المشروع PROJECT PLAN
يستخدم في وضع وتوضيح ملخص المشروع مثل الغرض من المشروع ونظرة عامة للمشروع وأهداف المشروع وغير ذلك
ثم يوضح المستندات الفنية للمشروع ثم ملخص خطة المشروع ثم مستندات... (مشاركات: 0)
المشروع هو عمل مؤقت يتم العمل عليه لإنتاج منتج أو خدمة فريدة من نوعها.
بعض الأمثلة على المشاريع:
- تطوير خدمة أو منتج.
- التأثير على تنظيم المؤسسة أو موظفيها أو طرقها وأنظمتها.
- تصميم سيارة... (مشاركات: 0)
المشروع هو نشاط تستخدم فيه موارد معينة وتنفق من أجله الأموال للحصول على منافع متوقعة خلال فترة زمنية معينة .
وقد يكون المشروع زراعى أو صناعى أو سياحى أو خدمى وقد يكون مشروع كبيرا أو مشروعا صغيرا أو... (مشاركات: 1)
هي احد التطبيقات التي تهدف الى تخطيط وتنفيذ وإنهاء ناجح لعمل ما مرة واحدة أفضل وأوفر وأسرع. (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يشرح النظام المحاسبي لشركات الاستيراد والتصدير والفنادق والقري السياحية وشركات وكالات حجز تذاكر الطيران و شركات العقود والمقاولات والاستثمار العقاري والمستشفيات والمراكز الطبية والجمعيات الأهلية (جمعيات خيرية ونوادى) وشركات البترول
بدء مشروعك الخاص ليس بالأمر المستحيل، كل ما تحتاجه هو معرفة التفاصيل وجمع المعلومات الكافية عن المشروع ومن ثم البدء، وهنا في كورس الاستيراد من موقع علي بابا نختصر عليك هذه الخطوة، حيث نقدم لك كافة المعلومات والتفاصيل الدقيقة لمشروع الاستيراد من موقع علي بابا. ويتناول الكورس أولًا شرح موقع علي بابا، ثم شرح مراحل عملية الشراء بالجملة من موقع علي بابا بداية من خطوة التسجيل على الموقع وتلقي العروض، حتى شحن المنتجات والتخليص الجمركي والاستلام.
برنامج تدريبي يتناول تمكين القيادات الادارية في المؤسسات الرياضية ويشرح منظومة التمكين الاداري وتطوير فرق العمل بالمؤسسات الرياضية وقيادة منظومة حوكمة الاعمال الادارية والمالية وادارة الازمات والمخاطر وعملية التحول الرقمي وقيادة الادارة المالية لغير الماليين في المؤسسات الرياضية
ورش عمل في ادارة الموارد البشرية تهدف الى التدرب على ممارسة أعمال ادارة الموارد البشرية. وينقسم البرنامج الى 6 ورش تدريبية متخصصة. الهدف منها اكساب المشاركين خبرات عملية والمرور بمواقف مشابهة للمواقف التي يقابلها مسئولوا الموارد البشرية في عملهم اليومي.
برنامج تدريبي متخصص في حوكة الشركات يغطي الموضوعات الهامة في هذا المجال مثل مهمة حوكمة الشركة وما هي حوكمة الشركات والنظرية العامة لحوكمة الشركات ومبادئ حوكمة الشركات وفوائد تطبيق حوكمة الشركات وكيف يمكن تأسيس مجلس الإدارة واختيار أعضائه، ومصفوفة صلاحيات الحوكمة طبقا لقانون الشركات وكود الحوكمة وتقييم مجلس الإدارة والخيارات الاستراتيجية لملاك الشركة، ثم ينتقل البرنامج الى مشروع تطبيق الحوكمة وخريطة الطريق لتطبيق ممارسات الحوكمة وكيفية قياس أداء المشروع وادارة المخاطر وتعريف المخاطر ومفاتيح النجاح لإدارة المخاطر وعملية إدارة المخاطر وكيفية قياس المخاطر ومصفوفة ترتيب أولويات المخاطر وسجل المخاطر ومؤشرات الأداء الرئيسية لوظيفة إدارة المخاطر واخيرا مطابقة موقع الشركة الإلكتروني لمتطلبات الحوكمة