لديك أشخاص يعملون معك. و بالفعل تعتمد عليهم لإنجاز المهمة، لأن نجاح عملك يعتمد الى حد كبير على أدائهم. وأحد أهم الأجزاء من وظيفتك - وغالبًا ما تكون غير سارة - هو التأكد من قيام الأفراد بعملهم بشكل جيد.
يقوم معظم الناس بعمل جيد معظم الوقت. وهناك عدد قليل منهم يسبب مشاكل في بعض الأحيان. وكل منهم يرتكب خطأ بين الحين. لذا، ستحتاج إلى معالجة المشاكل و الأخطاء. قد تقول، "ليس لدي الوقت. لدي الكثير من الأشياء الأخرى التي يجب القيام بها - الميزانيات، التقارير، التعامل مع العملاء، إلخ. " وهذا أبعد ما يكون عن الصواب. عليك أن تنجز الأمور من خلال موظفيك، حيث أنه لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك. لذا، يجب عليك تخصيص وقت لإصلاح مشاكل الأداء.
منذ أكثر من 30 عامًا كمستشار إداري ومدرب تنفيذي، تلقيت نوعًا واحدًا من طلب الخدمة أكثر من أي نوع آخر: إصلاح مشكلات الأداء. على الرغم من أنني ساعدت العديد من مالكي ومديري الشركات في حل هذه المشكلات، إلا أنني أفضل تعليمهم كيفية القيام بذلك بأنفسهم وعدم الاعتماد عليّ. فالأعمال اليوم تنافسية. و يجب أن تحصل على أفضل النتائج من الأشخاص الذين يعملون معك.
تختلف مشاكل الأداء من فرد إلى آخر ومن حالة إلى أخرى. فكما أنه لا توجد مشكلتان متشابهتان تمامًا،ولا توجد طريقة واحدة لإصلاحهم. من ناحية أخرى، لقد وجدت أن معظم مشاكل الأداء تندرج في واحدة من 11 فئة. يمكنك استخدام نهج مشابه لإصلاح المشكلات التي تندرج ضمن فئة معينة.
لا يوجد حل واحد لجميع مشاكل الأداء. فكل واحد فريد من نوعه للفرد والوضع. و في هذه المقالة، سوف أصف كل فئة من الفئات الإحدى عشرة، وأشرح الأسباب الكامنة ورائها، ثم أقترح ما يجب فعله لحل مشاكل الأداء التي تندرج في كل فئة. عندما تنتهي من القراءة، يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن كيفية تحديد الأنواع الـ 11 الأكثر شيوعًا من مشكلات الأداء، ولماذا تحدث وكيفية إصلاحها.
المشكلة 1: لا يعرف الأشخاص الذين يعملون معك ما الذي يُفترض أن يفعلوه.
لماذا يحدث هذا: أنت لم تحدد توقعات ومعايير واضحة. و لم تعزز أهمية التوقعات والمعايير التي حددتها.
الحل: اشرح بالضبط ما تتوقع منهم أن يفعلوه وكيف يحتاجون إلى القيام بذلك. صف بوضوح كيف يبدو الأداء الجيد.
المشكلة 2: لا يعرف الأشخاص الذين يعملون معك سبب قيامهم بما يجب عليهم فعله.
لماذا يحدث هذا: لم تشرح الأسباب التجارية لتوقعاتك ومعاييرك. لم تشرح المزايا الشخصية التي سيراها الأشخاص إذا قاموا بتلبية توقعاتك ومعاييرك.
الحل: اشرح الأسباب الكامنة وراء معايير الأداء. تأكد من أن الناس يفهمون لماذا يُطلب منهم القيام بما يفترض أن يفعلوه.
المشكلة 3: الأشخاص الذين يعملون معك لا يعرفون كيف يفعلون ما يفترض أن يفعلوه.
لماذا يحدث هذا: أنت تضع افتراضات غير صحيحة حول مستوى المعرفة والمهارة للأشخاص الذين يعملون معك. و لم تدرب موظفيك جيدًا. لم يستخدم الموظفين مهارة محددة في بعض الوقت. لقد تغيرت المتطلبات الوظيفية. وانزلق الموظفون في العادات السيئة ونسوا الطريقة الصحيحة لفعل الأشياء.
الحل: علم الناس كيفية القيام بالمهمة بشكل صحيح: 1) أخبرهم بكيفية القيام بذلك. 2) وضح لهم كيفية القيام بذلك. 3) راقبهم وهم يحاولون القيام بذلك. 4) قم بتعزيز ما يفعلونه بشكل جيد. 5) قم بإعادة توجيه ما يفعلونه بشكل سيء أو غير صحيح. تأكد من أنهم يستطيعون القيام بما يجب القيام به بشكل صحيح.
المشكلة 4: يعتقد الأشخاص الذين يعملون معك أن طريقتك لا تعمل أو أن طريقتهم أفضل.
لماذا يحدث هذا: يفكر موظفو اليوم لأنفسهم. و هم أكثر عرضة لتحدي التعليمات التي لا معنى لهم. أنت لا تتعامل مع تحديات الموظفين واهتماماتهم بطريقة منفتحة ومحترمة.
الحل: استمع إلى مخاوفهم. استخدم أفكارهم إن أمكن. تأكد من قبولهم لما يتعين عليهم القيام به وكيف ينبغي عليهم فعل ذلك.
المشكلة 5: يعتقد الأشخاص الذين يعملون من أجلك أن المهام والأنشطة الأخرى أكثر أهمية.
لماذا يحدث هذا: معظم الوظائف لها أولويات متعددة ومتنافسة. في كثير من الأحيان، يركز الناس على مهمة واحدة – على حساب الآخرى. فالناس في وقت ما يصبحون ضحايا لـ "التركيز على مهمة واحدة، حيث أنه لا يمكن القيام بالأمرين معًا"، أي ماذا تريد، السرعة أو الجودة؟ ما هو أكثر أهمية، إجراء مكالمات المبيعات أو ملء التقارير؟ لا يمكنني القيام بالأمرين ".
الحل: لا تقبل " التركيز على مهمة واحدة، حيث أنه لا يمكن القيام بالأمرين معًا ". وعلّم الناس "عبقرية احتضان عدد من الأشياء في نفس الوقت". اجعل كل شخص مسئولاً عن تلبية أو تجاوز جميع المعايير المرتبطة بالوظيفة.
المشكلة 6: يعتقد الأشخاص الذين يعملون معك أنهم يؤدون عملهم بطريقة مقبولة.
لماذا يحدث هذا: لا تقدم تعليقات منتظمة وكافية عن الأداء. في غياب ردود الفعل، يعتقد الناس أنهم يقومون بعمل جيد.
الحل: زود كل من يعمل معك بتعليقات صادقة حول مدى أدائهم بشكل منتظم.
المشكلة 7: أنت تكافئ عدم الأداء.
لماذا يحدث هذا: لا تحمّل الأشخاص مسؤولية الوفاء بتوقعات الوظيفة. يُسمح للموظفين بتجنب الوظائف الصعبة أو غير السارة التي يقومون بها بشكل سيء. أنت تعطي هذه المهام للآخرين. تقوم بترقية أو نقل الأشخاص لإخراجهم من مجموعة العمل الخاصة بك. أنت تعطي مشكلة الأداء الكثير من الاهتمام.
الحل: حمّل الأشخاص مسئولية أداء وظائفهم. لا ترتب فوضى الأخرين نيابًة عنهم. حافظ على عبء العمل متعادل و متوازن. تبني فلسفة DBMAPWOAS (لا تجلب لي مشكلة بدون حل). إصلاح المشاكل - لا تروج لها أو تنقلها.
المشكلة 8: الأداء الجيد يشبه العقاب.
لماذا يحدث هذا: أنت تعطي الموظفين الجيدين (الأشخاص الذين تثق بهم وتعتمد عليهم) مزيدًا من العمل الشاق و المزعج. أنت لا تكافئ أصحاب الأداء المتميز من الناحية المالية، وذلك باستخدام العذر "إنه النظام". أنت تعتبر أداء العامل الكفؤ أمرًا مسلمًا به. أنت لا تستمع إلى موظفي الأداء العالي.
الحل: لا تستخدم عذر "هذا هو النظام" لمعاقبة أصحاب الأداء الجيد الذين يعملون معك. استمع إلى موظفيك عندما يقترحون طرقًا لمعالجة المشكلات. لا تجعل عملهم أكثر صعوبة من خلال تجاهل اقتراحاتهم.
المشكلة 9: أنت لا تكافئ الأداء الجيد.
لماذا يحدث هذا: أنت تنزعج من التعبير و المجاملات. و تفترض أن الناس يعرفون أنك تعتقد أنهم يقومون بعمل جيد. كما تعتقد أن المال هو الطريقة الوحيدة لمكافأة شخص ما.
الحل: المال ليس هو الطريقة الوحيدة لمكافأة الأداء الجيد. قم بالاستماع إلى المحطة الإذاعية WII- FM (ما في الأمر بالنسبة لي). يستمر الناس في فعل الأشياء التي يكافئون من أجلها. قم بمكافأة الأداء الجيد. كن في الوقت المناسب. كن دقيقًا. كن مخلصًا. اشرح كيف يلائم الأداء الجيد الصورة الكبيرة.
المشكلة 10: أنت تجيز الأداء الضعيف.
لماذا يحدث هذا: لا تحب معاقبة الموظفين الذين لا يقومون بعمل جيد.
الحل: سيكون أداء معظم الأشخاص جيدًا طالما أنهم يعرفون ما يجب القيام به وكيفية القيام بذلك. ستحتاج الغالبية العظمى من الناس إلى أكثر من مجرد تنبيه لطيف (محادثة حول كيفية فشلهم في تلبية التوقعات) لإعادتهم إلى المسار الصحيح. عندما لا تنجح عملية الدفع و التنبيه، عادًة ما تؤدي استخدام رسالة قوية (بيان صريح بالنتائج السلبية المحتملة). و عندما لا تعمل الرسالة القوية، قد يكون من الضروري وجود 24X في الرأس (تجربة العواقب السلبية). تقديم عواقب سلبية عندما يجب. افعل ذلك ببطء، خطوة بخطوة. لا تستخدم الرسالة القوية أو 24X على الرأس عندما تقوم بالتنبيه اللطيف.
المشكلة 11: يواجه الأشخاص الذين يعملون معك عقبات لا يمكنهم التحكم فيها و السيطرة عليها.
لماذا يحدث هذا: هناك سياسات وإجراءات وممارسات تنظيمية تمنع الموظفين من الأداء على مستوى عالي. لا يدرك الموظفين أن لديهم القدرة على إزالة أي عقبة أو التغلب عليها. الناس يفتقرون إلى المهارات اللازمة لفعل ما يلزم للقيام بأداء جيد.
الحل: اجعل من السهل على الناس أداء مهامهم. قم بتحديد وتغيير السياسات والإجراءات والممارسات التي تشكل في الواقع عقبات أمام الأداء الجيد. استمع إلى موظفيك عندما يشيرون إلى شيء يحتاج إلى تغيير حتى يتمكنوا من القيام بعملهم بشكل أفضل. تأكد من أن الموظفين لديهم المهارات والأدوات اللازمة للقيام بعمل جيد.
إليكم الأمر: 11 نوعًا من مشاكل الأداء، ولماذا تحدث وماذا تفعل حيالها. نأمل أن تكون حصلت على بعض المعرفة الجديدة. لكن كما أخبرت الجماهير و أنا أتحدث، "لا تكفي المعرفة". ولكن نأمل أن تأخذ هذه المعرفة وتستخدمها.