يتولى مديرون المكاتب مسئولية الأداء الفعال للمكتب من خلال مجموعة من المهام الإدارية و المالية و التنفيذية.
ما الذى يقوم به مدير المكتب؟ | أصحاب العمل النموذجيين | المؤهلات و التدريب | المهارات الاساسية

يضمن مديرون المكاتب بشكل أساسي حسن سير العمل في المكتب على أساس يومي و يمكنهم إدارة فريق من الموظفين الإداريين أو موظفي الدعم. عادة ما تشمل المسؤوليات:


  • تنظيم الاجتماعات و إدارة قواعد البيانات
  • حجز وسائل النقل و الإقامة
  • تنظيم فعاليات أو مؤتمرات الشركة
  • طلب الأدوات المكتبية و الأثاث
  • التعامل مع المراسلات و الشكاوى و الاستفسارات
  • إعداد الرسائل و العروض التقديمية و التقارير
  • الإشراف و مراقبة عمل الكوادر الإدارية
  • إدارة الميزانيات المكتبية
  • التواصل مع الموظفين و الموردين و العملاء
  • تنفيذ و صيانة الإجراءات / الأنظمة الإدارية المكتبية
  • تفويض المهام للموظفين المبتدئين
  • تنظيم برامج تعريفية للموظفين الجدد
  • ضمان أن سياسات الصحة و السلامة محدثة
  • استخدام مجموعة من حزم البرمجيات
  • حضور اجتماعات مع الإدارة العليا
  • مساعدة وظائف الموارد البشرية في المنظمة عن طريق تحديث سجلات الموظفين و تنظيم المقابلات، و ما إلى ذلك.

ومع ذلك ، بناءً على حجم و هيكل المنظمة ، يمكن أيضًا دمج دور مدير المكتب مع دور وظيفي آخر قائم على المكتب ، على سبيل المثال:


  • مساعد الموارد البشرية
  • سكرتير شركة
  • مدير المرافق (عن طريق تحمل مسؤولية صيانة المبنى)
  • مساعد تسويق.

ستشمل الواجبات في كثير من الأحيان بعض المهام التقليدية للسلطة بنسيلفانيا

أو المسؤول ، و لكن الوظيفة يمكن أن تكون أكثر شمولاً.

أصحاب العمل النموذجين لمديري المكاتب
يجوز لأي مؤسسة أن تضم أكثر من موظف تم تعيينه كمدير مكتب. تشمل أعمال أصحاب العمل الرئيسية:


  • المستشفيات
  • الجامعات
  • المنظمات المالية
  • السلطات المحلية
  • الحكومة المركزية
  • مؤسسات خيرية
  • تجارة صغيرة
  • المصنعين.

يتم الإعلان عن الوظائف عادةً عن طريق لوحات الوظائف و الصحف المحلية و الإقليمية و الوطنية (عبر الإنترنت و المطبوعة) و كذلك عن طريق وكالات التوظيف المتخصصة.

المؤهلات و التدريب المطلوب

قد تكون الشهادة في بعض الأحيان مفيدة و هذه المهنة مفتوحة للخريجين من جميع التخصصات. و مع ذلك ، لا يحدد العديد من أصحاب العمل المؤهلات الأكاديمية كشرط ، بل يشددون على أهمية وجود:

  • خبرة في دور إداري
  • معرفة حزم البرمجيات
  • مهارات إدارة العلاقات الشخصية و الوقت الجيدة.

تعتبرخبرة العمل السابقة في المكاتب أو السكرتارية أو مواجهة العملاء أمور ضرورية (قد يتوقع بعض أصحاب العمل سنتين خبرة على الأقل). يطلب بعض أصحاب العمل أيضًا خبرة سابقة في العمل ضمن دور مكتبي في نفس القطاع. يمكن اكتساب الخبرة ذات الصلة من خلال عمل الوكالة المؤقتة ، و التي قد تؤدي بدورها إلى عمل مكتبى دائم.

المهارات الأساسية لمديري المكاتب

  • الموثوقية و التقدير: ستتعلم غالبًا المسائل السرية
  • التكيف
  • مهارات الاتصال و التفاوض و بناء العلاقات
  • المهارات التنظيمية
  • مهارات تكنولوجيا المعلومات
  • مهارات حل المشاكل
  • المبادرة
  • القيادة و القدرة على "جعل الأشياء تحدث"
  • مهارات الموازنة
  • انتباه للتفاصيل.