تم تحسين نموذج وصف وظيفة مدير المكتب Office Manager للنشر في لوحات الوظائف أو صفحات الوظائف عبر الإنترنت. من السهل تعديلها لشركتك.

قائمة بمسؤوليات مدير المكتب:
جدولة الاجتماعات و المواعيد داخل المكتب
تنظيم تخطيط المكاتب و ترتيب الأدوات المكتبية و المعدات
الحفاظ على حالة المكتب و ترتيب الإصلاحات اللازمة

ملخص الوظيفة
نحن نبحث عن مدير مكتب لتنظيم و تنسيق مهام الإدارة و الإجراءات المكتبية. دورك هو خلق و الحفاظ على بيئة عمل ممتعة و ضمان مستويات عالية من الفعالية التنظيمية و التواصل و السلامة.
ما الذى يقوم به مدير المكتب؟
تتضمن واجبات و مسؤوليات مدير المكتب جدولة الاجتماعات و المواعيد و ترتيبات اللوازم المكتبية و تحية الزائرين و تقديم الدعم الإداري العام لموظفينا. فالخبرة السابقة كمدير مكتب أمامي أو مسؤول مكتب ستكون ميزة لك. يجب أن يتمتع مدير المكتب الناجح أيضًا بخبرة في مجموعة متنوعة من برامج المكتب (أدوات البريد الإلكتروني و جداول البيانات و قواعد البيانات) و يكون قادرًا على التعامل مع الواجبات الإدارية بدقة.

في النهاية ، يجب أن يكون مدير المكتب قادراً على ضمان حسن سير العمل في المكتب و المساعدة في تحسين إجراءات الشركة و التشغيل اليومي.

المسؤوليات
الشخص المسؤول عن واجبات مدير المكتب بما في ذلك:

  • اعمال صيانة
  • المراسلات
  • اللوازم
  • المعدات
  • فواتير
  • المهمات
  • التسوق
  • جدولة الاجتماعات و المواعيد
  • تنظيم تخطيط المكاتب و ترتيب الأدوات المكتبية و المعدات
  • الحفاظ على حالة المكتب و الإصلاحات اللازمة
  • مشاركة قسم الموارد البشرية لتحديث و صيانة سياسات المكتب حسب الضرورة
  • تنظيم العمليات و الإجراءات المكتبية
  • التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية
  • تأكد من أن دفع فواتير جميع العناصر و في الوقت المحدد
  • إدارة مفاوضات العقود و الأسعار مع بائعي المكاتب و مقدمي الخدمات و التأجير
  • إدارة مكتب ميزانية G&A ، و ضمان تقديم تقارير دقيقة و في الوقت المناسب
  • تقديم الدعم العام للزوار
  • المساعدة في عملية التأهيل للموظفين الجدد
  • معالجة استفسارات الموظفين بشأن مشكلات إدارة المكاتب (مثل الأدوات المكتبية و ترتيبات الأجهزة و السفر)
  • الاتصال بموردي إدارة المرافق ، بما في ذلك خدمات التنظيف و التموين و الأمن
  • خطط لأنشطة داخلية أو خارجية، مثل الحفلات و الاحتفالات و المؤتمرات



المتطلبات
اثبات خبرة كمدير مكتب أو مدير مكتب أمامي أو مساعد إداري
معرفة مسؤوليات مكتب المدير و الأنظمة و الإجراءات
الكفاءة في استخدام برامج (MS Excel و MS Outlook ، على وجه الخصوص)
تجربة عملية مع الأجهزة المكتبية (مثل أجهزة الفاكس و الطابعات)
الإلمام بأدوات جدولة البريد الإلكتروني ، مثل Email Scheduler و Boomerang
مهارات إدارة وقت ممتازة و القدرة على تعدد المهام و تحديد أولويات العمل
الاهتمام بالتفاصيل و مهارات حل المشكلات
مهارات التواصل الممتازة الكتابية و الشفوية
مهارات تنظيمية و تخطيطية قوية في بيئة سريعة الخطى
العقل الإبداعي مع القدرة على اقتراح التحسينات
شهادة الثانوية؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتير