من المهم بدء تحقيق داخلي في أقرب وقت ممكن بعد تلقي الشكوى.

عندما يتقدم أحد الموظفين بشكوى ، إما عبر الخط الساخن للشركة، شفهياً إلى مديره أو من خلال أي وسيلة أخرى، من المهم أن تبدأ الشركة عملية التحقيق الداخلي بسرعة. إذا كنت مشتركًا مع التحقيقات الداخلية لشركتك ، فهناك خطوات و أدوات يمكن أن تحسن فعاليتك في إدارة جميع أجزاء التحقيق الداخلي.

يمكن أن تساعدك هذه الخطوات الثمان في تحسين عملية التحقيق داخل بيئة عملك.

اتبع سياسة بيئة العمل Follow Workplace Policy

من المهم اتباع سياسات الشركة للتعامل مع أنواع مختلفة من الادعاءات (المضايقة و التمييز و الخصوصية و السرقة ، و ما إلى ذلك). قد تفرض سياسات بيئة العمل أن أنواع مختلفة من الشكاوى تتطلب إجراءات مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد مدونة قواعد سلوك الشركة مكانًا رائعًا للبدء في جمع المعلومات حول السلوك المتوقع من الموظفين و تحديد ما إذا كان النشاط الذي يتم الإبلاغ عنه ينتهك سياسات بيئة العمل.

هل لدى شركتك وثائق سياسة عمل جيدة؟ إذا لم يكن كذلك ، قم بتنزيل قالب قواعد السلوك المجاني الخاص بنا.

بصرف النظر عن سياسة الشركة التالية ، من المهم التأكد من أن جميع الالتزامات القانونية يتم التمسك بها طوال عملية التحقيق.
2. تحديد ما إذا كان إجراء مزيد من التحقيقات ضروريًا Determine if Further Investigation is Necessary
لا تتطلب جميع الشكاوى إجراء تحقيق شامل ، و لكن من الحكمة عادةً العمل على حل الشكوى لضمان عدم تصعيدها. قد تكون هناك أيضًا حالات يقوم فيها الموظف بتقديم شكوى و لكن لا يطلب القيام بشيء.

على الأقل ، قم بإجراء تحقيق أولي ، و قم بإجراء تحقيقات أساسية للتأكد من أن الحادث ، في الواقع ، قلة المخاطر أو شكوى غير مدعومة بالأدلة. هذه إستراتيجية رائعة لتخفيف المخاطر لضمان حصولك على سجل يحدد إغلاق الحادث دون إجراء تحقيق كامل.

3. تعيين محقق (محققين) Assign Investigator(s)
عين محققًا في القضية ، مع مراعاة أنه قد يكون من الضروري في بعض الأحيان تعيين محقق خارجي. يجب أن يكون الشخص الذي تم اختياره لإجراء التحقيق مستقلاً و موضوعيًا ويجب ألا يكون في موقع سلطة مباشرة على أي من الأشخاص المتورطين في الشكوى.

تحتوي بعض حلول إدارة التحقيقات على محرك لسير العمل يتيح لمديري التحقيق إنشاء قواعد تحدد كيفية تعيين الحالات. على سبيل المثال ، يمكن للبرنامج تعيين الحالة تلقائيًا إلى المحقق المناسب بناءً على موقع الادعاء أو نوع الادعاء أو التعرض للمخاطر أو أي متغير آخر.

4. وضع خطة عمل Create a Plan of Action
حدد خطة عمل و قم بوضع قائمة بالأسئلة التي يجب الإجابة عليها من قبل صاحب الشكوى و موضوع الادعاء و أي شهود. إذا لم يكن لديك حل لإدارة القضايا التحقيقية للمؤسسة ، يمكنك إنشاء خطة التحقيق الخاصة بك.

بحاجة الى مساعدة في التخطيط للتحقيق الخاص بك؟ قم بتنزيل قالب خطة التحقيق المجاني.

ابدأ بالإجابة على الأسئلة التالية:

ما هو الادعاء؟
هل هناك سياسة خاصة بالشركة تتعلق بالسلوك المزعوم؟
من هو صاحب الشكوى؟
ما مسماه الوظيفي؟
من هو موضوع الشكوى؟
ما هو مسماه الوظيفي؟
هل يجب إبلاغ المشرفين و المديرين عن الادعاء؟
هل هناك أي وثائق تتعلق بالادعاء؟
هل هناك أي شهود على السلوك المزعوم؟
من الذي يجب مقابلته؟
أين يجب إجراء المقابلات؟
هل يجب فصل أطراف الشكوى أثناء التحقيق؟
هل هناك حاجة لاتخاذ أي إجراء فوري لضمان سلامة أي شخص له علاقة بالشكوى؟
هل عقد الدعوى مطلوب؟
هل يحتاج قسم تقنية المعلومات إلى المشاركة فى التحقيق؟

5. جمع الأدلة Collect Evidence
جمع و تسجيل أي أدلة داعمة متوفرة لدعم التحقيق. يمكن أن تكون الأدلة أو مستندات قانونية في شكل رسائل بريد إلكتروني أو لقطات فيديو أو تقارير أو مقابلات مع شهود و ما إلى ذلك. من الجيد الحصول على إفادة موقعة من صاحب الشكوى من أجل الحفاظ على سجل تدقيق واضح يوثق الادعاء.

بناءً على نوع الادعاء ، ستكون المقابلات عمومًا هي الجزء الأكثر أهمية في تحقيقك. و يشمل هذا عمومًا الموضوع ، صاحب الشكوى و أي موظفين آخرين شهدوا أو لديهم أي معلومات أخرى تدعم الادعاء الذي يمكن اعتباره دليلاً مفيداً. من المهم توثيق جميع ردودهم إما بتسجيل المقابلات أو تدوين الملاحظات.

تتيح بعض حلول إدارة التحقيق للمحققين إرفاق أي نوع من الملفات الإلكترونية بسجل حالة التحقيق. سيتم تلقائيًا تعيين "مستند قانونى" لكل "مستند قانونى" ملحق بالملف و يمكن تصنيفه (مثل إفادة شاهد أو مستندات أو ما إلى ذلك) مع وصف.

6. التقرير النهائي The Final Report
إنشاء نظرة عامة على التحقيق من خلال تلخيص الأدلة التي تم جمعها و النتائج الموصى بها. قم بتضمين الأدلة الداعمة أو أي قوانين أو لوائح أو سياسات معمول بها في بيئة العمل تتعلق بالقضية ، وحدد مسار العمل اللازم الواجب اتخاذه.

إذا كنت تستخدم برنامج i-Sight لإدارة تحقيقك ، فيمكن إنشاء التقرير النهائي بنقرة واحدة. نظرًا لأن المحققين يستخدمون ملف القضية يوميًا لتسجيل ملاحظاتهم وإرسال رسائل البريد الإلكتروني و تسجيل المستندات القانونية، فقد يتم إعداد التقرير النهائي في غضون دقائق. يختار المحققون ببساطة قالب التقرير النهائي المطلوب وانقر فوق الزر لاستخراج المعلومات من ملف حالة i-Sight في مستند MS Word. و النتيجة هي تقرير نهائي مصقول و متسق يستند إلى ملف حالة إلكتروني شامل و قابل للتدقيق.

إذا كنت لا تستخدم برنامج إدارة الحالات، فقم بتنزيل قالب تقرير التحقيق المجاني لإنشاء تقرير التحقيق النهائي الخاص بك.

7. اتخاذ الإجراءات Take Action
يجب اتخاذ إجراءات تصحيحية، إذا تم اتخاذها ، لتناسب الوضع. يمكن أن تشمل الإجراءات المناسبة ما يلي:


  • تدريب الموظفين
  • إجراءات تأديبية
  • وضع سياسات جديدة
  • مراجعة السياسات الحالية
  • بمجرد تحديد الإجراء المناسب ، اعمل عليه لتصحيح المشكلة في أقرب وقت ممكن.


8. المتابعةFollow Up
إجراء متابعات منفصلة فيما يتعلق بالشكوى. تابع الموضوع للتأكد من أنهم اتخذوا الإجراءات التصحيحية اللازمة و تزويدهم بالأدوات و التدريب اللازمين لإجراء التغييرات. مع صاحب الشكوى ، يجب أن تهدف أسئلة المتابعة إلى التأكد من عدم وجود علامات على الانتقام و التأكد من إدراكهم بأن الوضع قد تم التعامل معه. أخيرًا ، اسألهم عما إذا كانوا قد لاحظوا حدوث تحسن منذ تقديم شكواهم.