المقدمة (Introduction)
عندما تقوم بتنفيذ مشروع Six Sigma ، فأنت تحاول رفع أداء العملية إلى أعلى مستوى. عندما ترغب في خفض مستوى الخلل، فأنت تريد تقليل ذلك إلى هذا المستوى الذي تمتكلة الشركات ذات الرتبة الأفضل. إذا كنت تقوم بتحسين وقت التسليم، فأنت ترغب في تحسينه إلى المستوى الذي تمتلكه الشركات ذات الرتبة الأفضل. على سبيل المثال، إذا كنت مطعمًا محليًا وبدأت في إجراء خدمة التوصيل إلى المنازل وترغب في تحسين توقيت خدمة التوصيل إلى المنازل، فأنت تريد تحسينه إلى مستوى بيتزا هت أو أي شركة دولية أخرى.
التعريف: ما هي المقارنة المرجعية؟
هي عملية مقارنة أحد العمليات التجارية ومقاييس الأداء لأفضل الممارسات وأفضل الممارسات من الشركات الأخرى.
على سبيل المثال، في حالة وجود مطعم محلي، كما تحدثنا، فإن وقت التسليم هو إحدى العمليات أو مقاييس الأداء، والتي ترغب في تحسينها في الصناعة بشكل أفضل.
أنواع المقارنة المرجعية :
هناك ثلاثة أنواع شائعة من المقارنة المرجعية، وهم:

  • المقارنة المرجعية للعمليات (Process benchmarking)

عندما ترغب في القيام بمقارنة مرجعية لإحدى العمليات مع أفضل عملية في فئتها، على سبيل المثال، إليك عملية التسليم التي تريد مقارنتها مع أفضل عملية تسليم لشركة في نفس الفئة.
مثل عملية التسليم، و عملية إعداد الفواتير

  • المقارنة المرجعية للأداء (Performance benchmarking)

في هذا النوع، تريد تقييم ميزات المنتج أو الخدمة. على سبيل المثال، دعنّا نقول ما إذا كنت مزودًا لخدمات الهاتف المحمول، فأنت تريد قياس سرعة التنزيل لديك مع الأفضل في فئتها.
ميزات المنتجات والخدمات مثل الأميال، سرعة التحميل

  • المقارنة المرجعية الإستراتيجية (Strategic benchmarking)

كيف تتنافس مؤسستك مع الآخرين؟
أنواع المقارنة المرجعية :
هناك طريقة أخرى لتصنيف المقارنة المرجعية يمكن أن تكون داخلية & خارجية.
إذا كنت تقوم بإجراء مقارنة داخلية، فهذا يعني داخل مؤسستك أن لديك عددًا من الصوامع أو الأقسام أو المواقع. قد يكون موقع أو قسم معين هو الأفضل المرتبة. على سبيل المثال، إذا كان أحد مواقعك لديه أفضل وقت للتسليم، فأنت تريد التأكد من أن جميع المواقع الأخرى تستخدم نفس العملية حتى يمكنها أيضًا تحسين وقت التسليم. هذا هو المعيار الداخلي عندما تبحث داخل الشركة لاكتشاف ذات المرتبة الأفضل. و تعتبر المقارنة المرجعية الداخلية سهلة لأنه يمكنك الوصول إلى المعلومات الحساسة، وهو ما لا يمكنك الحصول عليه في حالة المقارنة المرجعية الخارجية.
و تتطلب المقارنة المرجعية الداخلية وقت وموارد أقل.
ومع ذلك، داخل مؤسستك، قد لا يكون لديك عملية ذات مستوى عالمي. ما لديك هو الأفضل داخل مؤسستك، وليس الأفضل على المستوى العالمي، لذلك قد يكون المكسب محدودًا أيضًا. ولكن من المنطقي أن تقوم بالمقارنة المرجعية الداخلية قبل أن تذهب للمفارنة المرجعية الخارجية.
لذا، ابدأ بالاختبار المعياري الداخلي وبعد ذلك يمكنك إلقاء نظرة على المقاييس الخارجية.
خطوات عملية المقارنة المرجعية (Benchmarking Process Steps):

  1. ما هي وظيفة المقارنة المرجعية (D)
  2. ما هو مستوى الأداء الحالي (M)
  3. تحديد ذات الرتبة الأفضل (M)
  4. قارن (A)
  5. الموافقة على الإجراءات اللازمة لتحقيق أو التغلب على ذات الرتبة الأفضل والتنفيذ (I)
  6. المراقبة (C)
  7. الإعادة

يمكنك تنفيذ المقارنة المرجعية باستخدام نهج تحسين DMAIC. يتم تعريف DMAIC، قياس، تحليل، تحسين، مراقبة.
دعنّا نفهم هذه الخطوات السبع المذكورة أعلاه.

  1. تحتاج إلى تحديد مشروع المقارنة المرجعية، ما هي الوظيفة التي يجب قياسها. هذه هي الخطوة الأولى في عملية القياس.
  2. بعد ذلك، تنظر إلى مستوى الأداء الحالي. هذا مهم للغاية عندما تريد تقييم العملية الخارجية. تحتاج حقًا إلى فهم العملية الخاصة بك بمزيد من التفاصيل، ومستوى الأداء الذي أنت فيه. تعرف على عمليتك الداخلية أولاً قبل البدء في القفز إلى شركة خارجية ومحاولة متابعة عمليتها.
  3. حدد العملية ذات الرتبة الأفضل من خلال دراسة قواعد البيانات الخاصة بك، ومعرفة الشركة التي تفعل الأفضل.
  4. ثم قارن هذه العملية ذات الرتبة الأفضل مع العملية الحالية.
  5. بناءًا على تحليل الفجوة الذي تم إجراؤه في الخطوة أعلاه، سيكون لديك عدد من الإجراءات لسد الفجوة بين العملية الحالية والعملية ذات الرتبة الأفضل. قم بتحديد تلك الإجراءات وتحديد أولوياتها واتخاذ تلك الإجراءات.
  6. قم بمراقبة العملية الجديدة الخاصة بك. قد تحتاج إلى تحديث إجراءات العمل الخاصة بك، وتعليمات العمل. قد تضطر إلى توفير تدريب لموظفيك حول طريقة العمل الجديدة هذه.
  7. كرر هذه العملية مرارا وتكرارا.

تحديات المقارنة المرجعية
تمامًا مثل أي تغيير، تحتاج المقارنة المرجعية أيضًا إلى دعم الإدارة. بدون دعم الإدارة، لا بد أن تفشل المقارنة المرجعية.
يجب أن تكون العملية التي يتم تقييمها متوافقة مع الأهداف الإستراتيجية للشركة. و هذه العمليات التي تتوافق مع استراتيجية المنظمة لديها فرصة أكبر للنجاح.
و يعد السبب الآخر لفشل المقارنة المرجعية هو نقص الموارد. و يرتبط هذا بطريقة ما بدعم الإدارة.
يجب أن يكون لديك مزيج مناسب من الأشخاص في فريق المقارنة المرجعية. يمكن أن يشمل ذلك أشخاصًا من عملية العمل المحددة التي تريد تقييمها، أشخاص من فريق Six Sigma، أشخاص متخصصون في إدارة التغيير.
و من أجل المقارنة المرجعية الخارجية الناجحة، فأنت بحاجة إلى شريك مناسب وراغب في مشاركة المعلومات. حتى بالنسبة للمقارنة المرجعية الداخلي أيضًا، يجب أن تواجه السياسة الداخلية، حيث لا ترغب الإدارات أو المواقع في مشاركة هذه المعلومات.
العنصر الأخير في قائمة التحديات هذه هو الاستعداد للتغيير. يجب أن تكون المنظمة مستعدة للتغيير.