تحدد مواصفات الوظيفة Job Specification المعرفة والمهارات والتعليم والخبرة والقدرات التي تعتقد أنها ضرورية لأداء وظيفة معينة.
و لقد تم تطوير مواصفات الوظيفة من تحليل الوظيفة.
أهمية تحليل الوظيفة (The Importance of the Job Analysis)
يعد تحليل الوظيفة عبارة عن عملية تستخدم لجمع معلومات حول الواجبات والمسئوليات والمهارات اللازمة والنتائج وبيئة العمل لمهمة معينة. فتحليل الوظيفة مفيد في تقديم نظرة عامة على المتطلبات الأساسية لأي منصب. حيث تحتاج إلى أكبر قدر ممكن من البيانات لوضع وصف وظيفي، وهو نتيجة متكررة لتحليل الوظيفة.
و إذا فقدت معلومات مهمة، فقد ينتهي بك الأمر إلى عدم دفع راتب للموظف بشكل صحيح أو تعيين شخص يفتقر إلى المهارات الأساسية اللازمة لأداء الوظيفة.
و بطريقة مثالية، تم تطوير مواصفات الوظيفة أيضًا من خلال الوصف الوظيفي التفصيلي للشخص الذي تريد تعيينه لوظيفة معينة.
3 مكونات أساسية لمواصفات الوظيفة (3 Essential Components of a Job Specification)
تشمل العناصر الرئيسية للتوصيف الوظيفي ما يلي:
الخبرة (Experience). يحدد هذا عدد سنوات الخبرة التي يحتاجها الفرد ليكون مناسبًا تمامًا للوظيفة التي تسعى لشعلها. يمكن أن يكون هذا رقمًا دقيقًا (على سبيل المثال، خبرة لا تقل عن 20 عامًا) أو يمكن أن يكون فترة زمنية تقريبية (على سبيل المثال، من 15 إلى 20 عامًا من الخبرة). و هذا هو أيضًا المجال الذي تلاحظ فيه تحديدًا ما إذا كانت الوظيفة تتطلب خبرة أكثر تعقيدًا ومسئولية بشكل تدريجي، بالإضافة إلى خبرة إشرافية أو إدارية. قد تكون الخبرة محددة للغاية أيضًا. على سبيل المثال، إذا كان المنصب المطلوب شغله هو مدير تسويق مستحضرات صيدلانية، فقد تشير مواصفات الوظيفة إلى أن المرء يحتاج إلى 20 عامًا من المعرفة و الخبرة بتسويق العلامة التجارية أو المنتجات الصيدلانية العامة.
التعليم (Education). هذه الفئة تختلف اختلافًا كبيرًا. على سبيل المثال، قد تتطلب الوظيفة الحصول على درجة علمية مدتها سنتان أو أربع سنوات، أو درجة الدراسات العليا أو دبلوم عالي. قد تحتاج أيضًا إلى ذكر أن هناك حاجة إلى تدريب معين، أو أن الشهادات مطلوبة للوظيفة. إذا لم تكن هناك متطلبات تعليمية للوظيفة، فيجب ذكر ذلك أيضًا.
المهارات المطلوبة والمعرفة والخصائص (Required skills, knowledge, and characteristics). تبحث هذه الفئة في المهارات والمعرفة والخصائص الشخصية للأفراد الذين أدوا المهمة بنجاح في الماضي. أو، يمكنك اختيار استخدام بيانات تحليل الوظيفة لتحديد السمات التي تحتاجها من مرشحك "المثالي". يمكن أيضًا أن يساعدك اجتماع تخطيط التوظيف أو المشاركين عبر البريد الإلكتروني في تحديد هذه المتطلبات لمواصفات الوظيفة. وفي كلتا الحالتين، هذا مجال تحتاج فيه إلى أن تكون مفصلاً للغاية لجذب المرشحين المناسبين للمهارات.
طرق أخرى لمواصفات الوظيفة تساعد في عملية الموارد البشرية
يعد مواصفات الوظيفة مفيد للتوظيف لأنه يساعدك على نشر وظيفتك ومواد التوظيف على موقع الويب الخاص بك. كما يعتبر مواصفات الوظيفة مفيد أيضًا لنشر معلومات نشر الوظائف عبر جميع منصات الوسائط الاجتماعية الشائعة - مثل تويتر و فيسبوك و انستجرام. يمكنك أيضًا استخدام المعلومات لفحص السير الذاتية و كما أنه سيكون مفيدًا عند إجراء المقابلات.
كما يسمح للموظفين بقياس دقيق لما هو مطلوب على أساس يومي من أجل النجاح في الوظيفة. وإذا كنت تميل إلى أن تكون مغمور بالمئات من السير الذاتية، فمواصفات الوظيفة يعد طريقة مفيدة و هادفة وأداة لتضييق المجال وصولاً إلى المرشحين المرغوب بهم حقًا.
إذا لم تقم مطلقًا بتطوير مواصفات الوظيفة، فسوف يساعدك ذلك في إلقاء نظرة على نموذج مواصفات الوظيفة .