كتابة مهام و واجبات الوظيفة / الكفاءات الأساسية


عند كتابة الوصف الوظيفي ، يعد قسم "مهام الوظيفة \ الواجبات الأساسية/ الكفاءات الأساسية" أحد أصعب الأقسام التي يجب كتابتها. الغرض من هذا القسم هو تحديد العمل الذي يجب القيام به في الوظيفة و الأشياء التي سيكون الموظف مسؤولاً عنها. إنها أيضًا المعلومات الأكثر أهمية لعمليات إدارة المواهب الأخرى لأنها تحدد المعايير التي يجب استخدامها للتقييم و التطوير.

غالبًا ما ينتهي هذا القسم بقائمة طويلة جدًا و مفصلة عن المهام التي يصعب الحفاظ عليها ، و لكن حتى أكثر صرامة بالنسبة للموظف أن يتذكر و يتقدم بطلب في عمله اليومي. علاوة على ذلك ، غالبًا ما تكون قائمة المهام الطويلة غير قابلة للاستخدام عندما يحين الوقت لإنشاء طلبات توظيف أو تقييم أداء الموظف أو تلبية احتياجات التطوير أو تحديد مسارات التعلم أو مقارنة الوظائف لإنشاء تصنيف / جدول الأجور.
فكيف تكتب مسؤوليات الوظيفة الفعالة و التى يمكن التحكم فيها ، مع الاحتفاظ بكل التفاصيل المهمة؟ كيف يمكنك التأكد من أن الموظف يعرف بوضوح ما هو متوقع منه و ما المسئول عنه؟

كما يوضح الدكتور جوردون ميدلوك ، مستشار إدارة المواهب لدى HRIZONS ، هناك ثلاثة أساليب عامة لكتابة مسؤوليات الوظيفة أو الوظائف الأساسية أو الكفاءات الوظيفية المحددة. أنها تنطوي على كتابة:


  • قائمة مهام مفصلة ،
  • قائمة المسؤوليات الوظيفية و المهام المرتبطة بها ، أو
  • قائمة الكفاءات الوظيفية المحددة.

لكل نهج مزاياه وقيوده

ما هي مسؤوليات الوظيفة؟
المسؤوليات الوظيفية هي ما تستخدمه المنظمة لتحديد العمل الذي يجب القيام به في وظيفة ما و الوظائف التي يكون الموظف مسؤولاً عنها. تتضمن مسؤوليات الوظيفة أيضًا المعلومات الأكثر أهمية لعمليات إدارة المواهب الأخرى نظرًا لأنها تحدد المعايير التي يجب استخدامها لتقييم الموظفين و تطويرهم.

قائمة المهام التفصيلية
ربما تكون قائمة المهام المفصلة هي الطريقة الأسهل ، والطريقة التقليدية لوصف مسؤوليات الوظيفة.

لإنشاء قائمة المهاما لوظيفة ، ستمر بيوم نموذجي في الوظيفة و تدون المهام التي يتم تنفيذها.


  • فعل نشط
  • وصف المهمة
  • النتيجة\ الحصيلة المقصودة

فيما يلي مثال على قائمة مهام لمهنة "مساعد طبي":


  • يساعد في العلاج الذي أمر به الطبيب كما يشرف عليها الطبيب أو الممرضة المُسجلة. يؤدي تحديد المهام السريرية.
  • مقابلات المرضى، و يقيس علامات حيوية و يسجل المعلومات على مخططات المرضى. تجهيز غرف العلاج لفحص المرضى.
  • يؤدي الواجبات الكتابية الأساسية بما في ذلك الرد على الهواتف ، و الحفاظ على السجلات ، و حفظ الملفات.
  • إدارة المواد الأساسية لتشمل ترتيب و تخزين اللوازم. يساعد في الحفاظ على بيئة نظيفة و منظمة.
  • يوفر تغطية للموظفين الإداريين في المكاتب حسب الحاجة ، مثل الدعوة لنتائج المختبر ، و تسجيل العينات في خزانة الأدوية ، و التحقق من الأدوية منتهية الصلاحية ، و حفظ الملفات و الرد عليها.
  • جدولة الاختبارات و الإجراءات للأطباء و يحصل على ما قبل التصديق / التفويض المسبق لهذه الاختبارات و الإجراءات على النحو المطلوب من قبل شركة التأمين.
  • يعمل مع موظفي المركز لتنسيق تدفق المرضى و لضمان أن العمليات تعمل بسلاسة. يسحب مخططات المريض.
  • عند الضرورة ، ينسق مع غرفة العمليات للتأكد من العمليات الجراحية للمريض بشكل صحيح و توافر جميع المعدات اللازمة للإجراءات.
  • يستدعي الصيدليات لإعادة ملء الوصفات الطبية تحت إشراف الطبيب و الحصول على تراخيص الوصفات الطبية و إعادة تعبئة الوصفات الطبية على النحو المطلوب في التأمين.
  • إعداد مخططات المرضى قبل الزيارات المجدولة مع النماذج المطلوبة و جمع المعلومات الطبية ذات الصلة من السجل الطبي الإلكتروني و من خارج المكاتب الطبية و مرافق الاختبار. يعد المخططات وفقا لتفضيلات كل طبيب الفردية. يكمل جميع الوثائق اللازمة بما في ذلك سجلات التحصين.
  • ينفذ الإجراءات المعملية. يكمل بدقة و يقدم الأوراق إلى المختبر المناسب على أساس عقود الرعاية.
  • يستقبل و يعطي إحالات للمرضى.
  • إدخال بيانات الجدولة بدقة. توثيق الإلغاء و الأضافات. يدخل جميع التركيبة السكانية بشكل صحيح و بدقة. يُكمل التحقق من صحة التأمين لجميع المرضى.


بينما ينتج عن هذا النهج قائمة مهام شاملة إلى حد ما ، فإن القائمة طويلة جدًا و لا يمكن استخدامها. ولا يُحدد أو يعكس أي أولوية للمهام. من الصعب أيضًا استخدام هذه القائمة في طلبات التوظيف أو نماذج تقييم الأداء أو لتحديد أنشطة التعلم و التطوير المناسبة.
قائمة مسؤوليات الوظيفة و مهامها

يحدد هذا النهج التالي عادةً 3-7 مسؤوليات مهمة أو وظائف أساسية لكل دور.

كما هو الحال مع قائمة المهام:

تابع يومًا عاديًا في العمل و اكتب المهام التي يتم تنفيذها.
ومن ثم:

اكتب قائمة بالمهام و اجمع المهام المماثلة في المسؤوليات الوظيفية أو الوظائف الأساسية. الوظيفة الأساسية هي مسؤولية تعتبر ضرورية لأداء الوظيفة.
لكل مسؤولية وظيفية أو وظيفة أساسية ، اكتب بيان مُساءلة يدعم عمليات إدارة المواهب لديك.
فيما يلي مثال لوظيفة أساسية للمُخرج:

استراتيجية و تخطيط الموارد البشرية على نطاق المؤسسة

قيادة إستراتيجية قصيرة و طويلة المدى على مستوى المؤسسة و جهود لبتخطيط لتحديد كيفية نشر المستشفى لأنظمة الموارد البشرية الإضافية (أنظمة الطرف الثالث و / أو الأنظمة الداخلية) أثناء إدارة علاقات أصحاب المصلحة الرئيسيين مع رعاة الإدارة و المستخدمين الداخليين و شركاء الأعمال الخارجيين .
يتضمن الأداء القوي إتقان المهارات و المهام و السلوكيات التالية ذات الصلة:

كن همزة الوصل الرئيسية مع قيادة الموارد البشرية لتخطيط و تنفيذ جهود الكيان. تنسيق احتياجات التدريب و اختبار مشروع الكيان المستمر.
العمل بشكل تعاوني مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد مجالات التحسين و تفكيك المشكلات و تطوير نهج الحل.
في حين أن هذا النهج يؤدي إلى قائمة أكثر قابلية للإدارة ، فإنه لا يسهل تخطيط المهام و الوظائف الأساسية إلى الكفاءات. قد يكون من الصعب أيضًا استخدام هذه القائمة في طلبات التوظيف أو نماذج تقييم الأداء أو تحديد أنشطة التعلم و التطوير المناسبة.

قائمة الكفاءات الوظيفية المحددة
يدعوك هذا النهج الثالث إلى إعادة صياغة المهام الأساسية أو مسؤوليات الوظيفة ككفاءات وظيفية محددة. إنها الطريقة التي أوصى بها خبير الموارد البشرية و المستشار الدكتور جوردون ميدلوك من HRIZONS.

نظرًا لأنه يستخدم الكفاءات كأساس له، يسمح هذا النهج بأكبر قدر من التكامل مع برامج إدارة المواهب الأخرى. إنه يتجنب ازدواجية المعلومات بين المسؤوليات الوظيفية / الوظائف الأساسية و الكفاءات في مكتبتك. و هذا يعني أيضًا استخدام نفس مجموعة الكفاءات في جميع تقييمات الأداء.

باتباع هذا النهج ، تحتاج الكفاءات في مكتبتك إلى تضمين النتائج أو الحصيلة التي يجب أن توضج مع الكفاءة و وصف الكفاءة في الوظيفة، و ليس فقط القدرة أو الأهلية. مع هذه التفاصيل الإضافية ، يمكن استخدام الكفاءات بشكل أكثر فعالية لتقييم الأداء و تحديد احتياجات التعلم / التطوير.

كجزء من قسم المسؤوليات الوظيفية / الوظائف / الكفاءات الأساسية ، يتضمن بيان الكفاءات الخاصة بالوظيفة ما يلي:



  • اسم الكفاءة

وصف موجز يتضمن:

  • ملخص المهام و / أو السلوكيات التي سيقوم بها الشخص و يكون مسؤولاً عنها
  • النتائج التي يكون الشخص مسؤولاً عنها
  • العملاء الداخليون و / أو الخارجيون حيث يكون الشخص مسؤولاً أمامهم
  • قائمة بالمهام و / أو السلوكيات المحددة و القابلة للقياس التي تميز الأداء الناجح


يجب أن يكون لكل وظيفة 3-7 كفاءات خاصة بالوظيفة تعكس الأشياء التي تكون مسؤولة عنها.

فيما يلي بعض الأمثلة عن الكفاءات الخاصة بالوظيفة ، و التي يستخدمها مركز سانت أنتوني الطبي التابع لعملاء Halogen Software (المصدر: التوصيف الوظيفي الديناميكي الذي يحفز الأداء (الويبينار) ، غوردون ميدلوك ، HRIZONS ، سوزان بيتي ، مركز سانت أنتوني الطبي).

تقييم النظم السريرية

يُكمل تقييم دقيق لجميع الأنظمة البدنية المطلوبة دون أي شكاوى من المريض و ضمان سلامة المرضى و جودة العناية.

إكمال تقييم الأنظمة البدنية للمرضى خلال ثلاثين (30) دقيقة من دخول المريض ، خلال ساعة واحدة من بداية الخدمة من أجل التغيير، و عند النقل أو الخروج من الوحدة.
يُكمل تقييم جميع الأنظمة المطلوبة، بما في ذلك الجهاز العصبي ، القلب و الأوعية الدموية ، الجهاز التنفسي ، الجهاز الهضمي ، الجهاز البولي التناسلي ، العضلات و العظام ، تكاملي ، شق / جرح / التجهيز، النفسية / و عدم الراحة / الألم.
ثلاث حالات أو أقل من حالات عدم الامتثال وعدم وجود شكاوى مشروعة فيما يتعلق بمراجعات المخططات.
لا توجد حالات عدم امتثال و لا شكاوى مشروعة لعمليات النقل أو التصريف من الوحدة.
وثائق تحول التقييم على السجل الطبي في غضون ساعتين (2) من بدء العمل ، و عمليات إعادة التقييم و تغيير الوثائق في السجل الطبي وفقا للمبادئ التوجيهية.

المُسائلة

تحمل مسؤولية الإجراءات الخاصة ، بما في ذلك تأثير القرارات الخاصة على المرضى و الآخرين. يتخذ الإجراء المناسب عندما ينتهك أي شخص في المنظمة المعايير أو اللوائح. يتصرف بطريقة تُظهر النزاهة الشخصية العميقة و يعمل كمثال إيجابي داخل المنظمة. ينظر إلى نفسه على أنه انعكاس للمنظمة عن طريق متابعة الالتزامات و الاعتراف أي أخطاء قد يرتكبها.

معايير الخدمة

يغير السلوكيات بناءً على الملاحظات ، عندما ينظر آخرون إلى السلوكيات على أنها مُسيئة أو مُحرجة.

التمسك بجميع السياسات و الإجراءات التي حددها القديس أنتوني.

يعامل الآخرين باحترام و بصورة نشطة عندما يتحدث شخص ما معهم.

يرحب بالآخرين في المصاعد و الممرات ، و ما إلى ذلك ، كما يستدعي الموقف - AIDET.

كما ترون ، يمكن بسهولة استخدام هذه الكفاءات الخاصة بالوظيفة في الطلب الوظيفى أو في نموذج تقييم الأداء. يمكنك أيضًا تحديد أنشطة التعلم التي من شأنها أن تساعد في تطوير هذه الكفاءات الخاصة بالوظيفة.