التخطيط الفصلي (الربع سنوي) - ما تحتاج إلى معرفته لتكون ناجحًا
طرح أحد القُراء بعض الأسئلة المهمة حول التخطيط الفصلي. كيف يعمل التخطيط لمدة 90 يومًا على مستوى عالي، وما العادات اللازمة لإنجاحه؟
اليوم، سوف أغوص في فوائد التخطيط لمدة 13 أسبوعًا في المرة الواحدة. سوف تتعلم أيضًا كيف تتألف أساليب التخطيط الفصلية الشائعة من خمس مراحل. أخيرًا، سوف أتناول بعض التفاصيل حول كيفية استخدام خطتك لاتخاذ قرارات يومية.
قبل أن أبدأ في القيام بأي تخطيط و تحديد للأهداف، كنت اختلط بالأخرين، و اتركهم يقررون أولوياتي. و حتى بعد إنجاز عدد كبير من المهام، لم يكن ذلك مرضيًا و لم يتم أبدًا. ذلك لأنني كنت أفعل بشكل أساسي ما يهم الآخرين، وخاصًة في العمل. لم يتم ذلك أبدًا لأن النجاح لم يتم تحديده بشكل ملموس.
جربت قرارات السنة الجديدة وتحديد الأهداف السنوية. لقد بدأت بطموحات كبيرة. بحلول شهر مارس، نسيت قراراتي، وبحلول شهر يوليو، شعرت بالفشل.
هناك طرق لتحديد الأهداف السنوية وتقسيمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها، وقد جربت ذلك أيضًا. كانت المشكلة التي واجهتها هي أن عملية التخطيط كانت مرهقة وغير مرنة. كيف يفترض بنا أن نعرف أين سنكون بعد عام؟
بناءًا على اختبار أساليب التخطيط المختلفة، فقد استقريت على التخطيط لمدة 13 أسبوعًا. هذا هو 12 أسبوعًا للوصول إلى الهدف وأسبوع واحد للراحة والإنتعاش.
ما الذي يميز التخطيط الفصلي (الربع سنوي)؟
تتمثل ميزة التخطيط الفصلي في تحقيق أهداف تفخر بها ثم الانتقال إلى العملية لتحقيقها. أمثلة على الأشياء التي أنجزتها باستخدام أهداف ربع سنوية: إعادة تشغيل موقع ويب، وزيادة الدخل بمقدار معين شهريًا، وإعداد الاستعانة بمصادر خارجية لمهمتي التجارية الأكثر استهلاكًا للوقت.
السبب الأكثر ذكرًا لإجراء التخطيط على أساس ربع سنوي هو أن المدى الزمني لمدة 90 يومًا مثالي لوضع أهداف بحجم مناسب. نحن نبالغ في تقدير ما يمكننا تحقيقه في إطار زمني قصير مثل يوم أو أسبوع، ونقدر ما يمكننا القيام به في إطار زمني طويل، مثل السنة.
تكمن الفائدة العملية لأفق و مدى وقت الربع سنه في أنه جزء من الوقت يمكن تحديده لوضع الأهداف. و من السهل تقسيم ربع السنة لأجزاء أصغر - 3 أشهر و 12-13 أسبوعًا، حيث يمكنك إعداد الأحداث الرئيسية للبقاء على المسار الصحيح. بسبب الإطار الزمني والأحداث الأسبوعية، فإنه يوفر لك ميزة ضد التسويف.
و يتمتع التخطيط الفصلي بميزة كبيرة مقارنة بالتخطيط السنوي من خلال تحديد أهداف قابلة للتحقيق والاحتفال بالفوز على طول الطريق. مما يبقيك محفز و على المسار الصحيح.
الخطط تتغير أيضًا إذا بقيت على المسار الصحيح مع ما خططت له في بداية العام الماضي، لم أكن لأكتب هذا الآن. فالتخطيط الفصلي يمنحك حرية تغيير المسار في نقاط الفحص العادية و المنتظمة.
أيضا، لا تقلل من قوة تحديد ما هو مهم بالنسبة لك وكتابته. فالأشخاص الذين يكتبون أهدافهم هم أكثر عرضة لتحقيقها.
التخطيط الفصلي للأعمال والأهداف الشخصية
كانت مقدمتي للتخطيط لمدة 90 يومًا عندما بدأت وظيفة جديدة قبل بضع سنوات. لقد كان دورًا جديدًا للشركة، وكان من المهم تأسيسها بعناية. و لقد استعارت نموذج خطة مدته 30-60- 90 يومًا من صديق كان في كلية إدارة الأعمال وكان له دور وظيفي مماثل.
أفضل جزء؟ حدد بوضوح ما يمكنني فعله في أول 90 يومًا لإظهار القيمة على الفور. وقد نقلت هذه الخطة إلى مديري والشركة، لذلك عرف الجميع ما يمكن توقعه. لقد أحب مدير قسم آخر الخطة كثيرًا، وطالب موظفيه الجدد بوضع خططهم الخاصة بـ 30-60-90 يومًا.
وبسبب هذه الخطة، أنجزت ما أعتزم القيام به وأقمت علاقات تجارية هامة على طول الطريق.
لذلك، يعمل التخطيط الفصلي لصالح أهداف العمل. ماذا عن الأهداف الشخصية؟
يمكن أن يكون أي هدف مناسبًا للتخطيط الفصلي طالما يمكنك تحديد معايير النجاح ويمكن تقسيم الهدف إلى معالم رئيسية. فالتمرين، وفقدان الوزن، والمشاركة في العمل التطوعي - كل هذه الأنشطة تعمل مع إطار التخطيط الفصلي.
المراحل الخمس للتخطيط الفصلي (الربع سنوي)
تشتمل جميع أساليب التخطيط الفصلية التي بحثتها على خمس مراحل مشتركة. تحدث المرحلة الأولى مرة واحدة في البداية، ويمكنك مراجعتها سنويًا أو عند حدوث تغييرات كبيرة. تتمثل العملية الفصلية المكررة في الانتقال من المرحلتين الثانية والخامسة كل ثلاثة أشهر.
المرحلة الأولى: تحديد رؤيتك. فكر في موضوع أو اتجاه شامل واكتبه وفقًا لقيمك. هناك العديد من الطرق الصحيحة للقيام بذلك. الشيء المهم هو أنك تنظر بعيدًا إلى المستقبل وما تقدره حقًا على المدى الطويل. بدون هذا ، قد ينتهي بك الأمر إلى تحقيق أهداف لن تجعلك سعيدًا.
المرحلة الثانية: الوعي بالموقف. تقييم أين أنت في حياتك أو عملك. راجع ما تم إنجازه في الربع الماضي. قم بتحديد نقاط الألم و العناء الحالية.
المرحلة الثالثة: تحديد و تعريف الهدف. اطرح الأفكار الخاصة بهدفك. اسأل نفسك، أين أريد أن أكون في 90 يومًا؟ اصقل الهدف واكتبه. اكتب سبب أهمية تحقيق هذا الهدف لك.
المرحلة الرابعة: تقسيم الأهداف إلى أجزاء يمكن تحقيقها. عادًة ما تكون هذه الإجراءات يومية أو أسبوعية أو شهرية.
المرحلة الخامسة: تنفيذ ورصد التقدم المحرز. الحفاظ على تحمل المسئولية وتتبع التقدم المحرز لمعرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات. احتفل بالفوز على طول الطريق.
كم الوقت الذي تستغرق عملية التخطيط؟
يمكن أن تستغرق عملية التخطيط الفصلية أقل من يوم واحد أو ما يصل إلى بضع ساعات في اليوم موزعة على أسبوع.
أنت بالتأكيد لا تريد التسرع في هذه العملية. فوجود معالم و أحداث جيدة البناء أمر بالغ الأهمية لنجاحك.
على الرغم من أنه يطلق عليه أحيانًا التخطيط الفصلي، إلا أنه يمكنك البدء في أي وقت خلال العام. حدد فقط تواريخ البدء والانتهاء التي تناسب موقفك.
استخدام خطتك لاتخاذ القرارات اليومية
وجود خطة يساعدك في اتخاذ الخيارات الصحيحة على أساس يومي. عند ظهور الأولويات المتنافسة، يمكنك الرجوع إلى خطتك وتذكير نفسك لماذا التزمت بها. لهذا السبب من المهم جدًا تدوين خطتك والأسباب التي تجعلك ترغب في الالتزام بها.
عندما تأتي مسألة الأولويات، انظر إلى هدفك، واقرأ السبب الخاص بك، وقرر أن تفعل الشيء الذي يدفعك نحو هدفك. ثم تجاهل ما ينافس هدفك.
عندما تبدو المهمة عاجلة، توقف واسأل عما سيحدث إذا لم تقم بذلك اليوم. ربما لن يحدث شيء. إذا كان يجب القيام به هذا الأسبوع ولكن ليس اليوم، فقم بجدولة ذلك ليوم غد. أكمل خطتك لليوم قبل العمل على أولويات الآخرين.
أتعرف ماذا يساعدني أيضًا؟ الاحتفاظ بقائمة "الأشياء التي لا يجب القيام بها". بالنسبة لي، هذه قائمة محددة، مع خطتي. الأنشطة المغرية التي لا تقرّبني من هدفي المعلن تذهب على تلك القائمة عندما أبدأ في التفكير يجب أن أعمل حقا على شيء لا علاقة له بهدفي، فإن قائمة "الأشياء التي لا يجب القيام بها" تبقيني على المسار الصحيح.
عادات لغرسها من أجل التغيير المستمر
سوف تحتاج إلى الالتزام ببعض العادات للحفاظ على نظام التخطيط الفصلي (الربع سنوي).
عندما تخطط لأهم مهامك لهذا اليوم، قم بتضمين مهمة ستدفعك نحو هدفك. قم بهذا الإجراء أولاً، أو قم بجدولتها في التقويم الخاص بك.
لاحظ عندما يتنافس التزام مع هدفك. عندما تلاحظ حدوث ذلك، توقف و ارجع إلى خطتك.
راجع خطتك في بداية كل أسبوع، وبشكل مثالي بمجرد الجلوس للعمل كل يوم. أجد أنه من المفيد نشر ملخص على مكتبي أو في المخطط. يجب الحفاظ على الهدف الكامل والمعالم و الأحداث حيث ستشير إليها بسهولة وكثيرًا. يعمل نظام حفظ الملاحظات مثل Evernote جيدًا لهذا الغرض.
قم بالاحتفاظ بسجلات للمساءلة الشخصية وقياس التقدم المحرز الخاص بك. السجل البصري للتقدم المحرز الخاص بك سوف يحفزك ويبقيك مسئولاً أمامك. يصبح من الواضح ما إذا كنت عملت على هدفك. تعد تقاويم الحائط وأجهزة تتبع العادة طريقتين فعالتين.
راجع التقدم المحرز الخاص بك كل شهر وفي نهاية فترة 3 أشهر. سجل نتائجك واستخدمها لتحسين العملية خلال الفترة المقبلة.
و في النهاية، خذ اسبوع اجازة للراحة. قد يكون هذا صعبًا إذا كنت مدفوعًا و محفزًا للغاية، لكنه جزء أساسي من العملية. يمنحك أخذ استراحة من البحث عن الهدف مساحة ذهنية للرجوع إلى الوراء والتفكير في المكان الذي ترغب في الذهاب إليه بعد ذلك.
من أين تبدأ مع التخطيط لمدة 90 يومًا
أنا أؤمن ببدء تحقيق بعض الانتصارات الصغيرة. ابدأ بهدف واحد وعملية بسيطة. قم بالبناء على ذلك كل ربع سنة و سترون النجاح المتزايد.
لبدء عملية موجهة، أوصي باستخدام دفتر يومية الهدف. وسوف يرشدك خلال كل خطوة لإنشاء الهدف. ثم يساعدك على تقسيمها إلى إجراءات يمكنك القيام به أسبوعيا للوصول إلى هناك. لقد استخدمت مجلة سيلف، وفي تقييمي ذكرت بعض منها. اختر الشخص الذي تتواصل معه و تابعه.
لست بحاجة الى قراءة جميع أنظمة التخطيط الفصلية المختلفة. فلديهم جميعًا نفس العناصر الأساسية. و لكن الشيء المهم هو اختيار أحدهم والبدء!