في كل مشاركة تقريبًا حيث يكون هدفي هو صياغة الإستراتيجية، وصلت إلى نقطة حيث المتعاونين الخاصين بي أو عملائي و أحتاج إلى إنشاء سرد للتفكير الجيد الذي ظهر خلال العديد من العمليات التي ربطناها معًا و البدء في كتابة مستند رئيسي أو وثيقة رئيسية، و أحيانًا استدعاء الخطة الإستراتيجية. تتناول هذه المقالة العناصر الأساسية للعملية، وتناقش السياق الاستراتيجي، وتحدد العناصر المحتملة للاستراتيجية، وتستعرض بعض القرارات المهمة التي يجب اتخاذها على طول الطريق، وتختتم بمناقشة الانتقال الصعب من صياغة الإستراتيجية إلى التنفيذ.
العناصر الأساسية (Foundational Elements)
هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من وثائق التخطيط الاستراتيجي، بعضها قصير والبعض الآخر طويل، وبعضها نصي في حين أن البعض الآخر يتميز برسومات وصور، وبعضها توجيهي بينما البعض الآخر فلسفي. ولكن مع كل الاختلاف، تتألق بعض القواسم المشتركة. تنشأ العناصر الأساسية من الأسئلة والاعتبارات المستمدة من عملية صياغة الإستراتيجية. يغطي هذا القسم الاعتبارات المبكرة والسياق الاستراتيجي المهم لوضع خطة استراتيجية مفيدة.
وفي أغلب الأحيان، فإن أولئك الذين يسعون إلى وضع خطة استراتيجية يتصورون أن هناك خطة واحدة مطولة تقرأ مثل الكتاب وتوفر جميع الإجراءات الجماعية اللازمة لتحقيق العظمة على مدى فترة زمنية محددة. هذا النوع من دليل التشغيل الرئيسي للمستقبل هو الأمل الذي يغري كل من المخططين والمديرين التنفيذيين. ويتمسك الكثيرون بحلمهم في إنشاء مثل هذه الوثيقة. في الواقع، هذه الأنواع من الخطط الاستراتيجية محكوم عليها أن تكون مُرَكَّبة على رفوف الكتب لعدد من الأسباب التي يمكن التنبؤ بها. في حين أنها قد تكون وثائق كبيرة بعد وقت قصير من كتابتها، فهي موجودة في عالم متغير وتفقد أهميتها مع مرور كل ربع سنة أو سنة. الرؤى الغامضة تفتقر إلى التفاصيل لتكون قابلة للتنفيذ. الاستراتيجيات الفردية تتحرك في وتيرتها الخاصة وتصبح غير متزامنة. وتظهر تقديرات الموارد التي أجريت عند نقطة التخطيط خطأها بسرعة أثناء التنفيذ. فالموظفون والقادة ينتقلون إلى المناصب ويخرجون منها ويفتقرون إلى المعرفة بما يقومون به ولماذا. وكما يحب زميلي دون نوريس أن يقول"إن هذه الأنواع من الخطط تتحول بسرعة إلى غبار خرافي" وتصبح منسية.
و مبدئي الأساسي هو النظر في الخطة الإستراتيجية ليس كوثيقة كبيرة وحيدة ولكن كنظام للوثائق الحية من أنواع مختلفة تم تطويرها لأغراض متعددة. فيما يلي قائمة ببعض العناصر المحتملة في نظام الوثائق التي أصبحت خطة استراتيجية:

  • الغرض و الإفتراضات (Purpose and Assumptions): الافتراضات الأولية لعملية التخطيط التي تتضمن أشياء مثل الأسس التي تستند إليها الاستراتيجية، وهي جزء من الخطط الحالية التي يجب اختبارها للمضي قدمًا، أو الشروط أو الالتزامات المعترف بها والتي لا يمكن تغييرها، حالات المستقبل المعروفة والتي يجب أن يتم استيعابها في الخطط والإجراءات الناشئة، والمعتقدات حول ما هو ممكن في المستقبل. يجب أن تجيب هذه الوثيقة على السؤال، لماذا تخطط الآن؟
  • الإستراتيجية (Strategy)- هذا هو جوهر الخطة الإستراتيجية ويتضمن عناصر مثل المهمة والرؤية والقيم والاستراتيجيات والأهداف والإجراءات والنتائج وأفق التخطيط والسياق الاستراتيجي. و سأشرح كل عنصر من هذه العناصر بشكل كامل في الأقسام التالية. بالنسبة للكثيرين، هذا هو ما يتبادر إلى الذهن عندما يتم ذكر الخطة الاستراتيجية.
  • الصور (Imagery)- أرغب في تحدي المؤسسات لاختيار إنشاء رسم أو صورة صفحة واحدة تمثل الخطة الإستراتيجية بأكملها. على الرغم من أنني أحيانًا أواجه مقاومة التبسيط المفرط، فقد وجدت أنه في النهاية، تصبح هذه الصفحة المكونة من صفحة واحدة هي المستند الأكثر استخدامًا والمرجع في الوقت الذي يلي فترة التخطيط. يمكن للمديرين التنفيذيين مراجعة استراتيجيتهم بسرعة مع موظفيهم، ومجالس الإدارة الخاص بهم، وعملائهم، وعامة الناس.
  • التنفيذ أو العمل (Implementation or action) - يعرف الكثير من المخططين والقادة أن الإجراءات لابد أن ترافق الإستراتيجية أو يتم إنجاز القليل أو لا شيء. بالنظر إلى ذلك، ستندهش من عدد الخطط الاستراتيجية التي لا تتضمن تفاصيل كافية عن التنفيذ لتنفيذ الاستراتيجية بالكامل. إلى جانب الإجراءات المحددة المطلوبة لتحقيق كل إستراتيجية من استراتيجيات الخطة، يعتمد التنفيذ على كيفية تسلسل الإجراءات وطول المدة المسموح بها لإنجاز أي إجراء، والذي سيكمل الإجراء ويضمن تنفيذه، وما هي النتائج التي ينبغي يجب مراعاتها بمجرد اكتمال العمل.
  • المالية أو التمويل (Financial or funding): و يعد العنصر الأكثر إهمالًا في الخطة الاستراتيجية هو التقدير الصادق للموارد المطلوبة، البشرية والمالية على حد سواء. لذا، توجد العديد من الخطط كأحلام منظمة بدون أي صلة عملية بحقائق تعقيدات تنفيذ الموارد. غالبًا ما يتم وضع استراتيجيات جديدة على جميع العمليات الحالية التي تطلب من الأفراد الانتقال من 100٪ إلى 125٪ من عبء العمل. و مما يثير نفس القدر من الكارثة هي الخطة الاستراتيجية التي تخلق أوامر تحفز المسئولية أو الإجراء. يتمثل النهج الأكثر صدقًا في تضمين استراتيجية مالية وموارد متكاملة وموحدة تترافق مع الرؤية والأهداف.
  • الاتصالات (Communication): يمكن وضع الخطط بأي عدد من الطرق، بعضها مكتوب من قبل مجموعة صغيرة ولكن حكيمة، والبعض الآخر من خلال المشاركة الواسعة والمدخلات. مع النهج الأخير، يعتبر التواصل جزءًا من العملية من البداية. مع السابق، يعتمد نجاح الجهد اعتمادًا كبيرًا على كيفية توصيل الخطة وقبولها من قبل المكلفين بالتنفيذ والإجراءات. أود أن أقترح أن خطة الاتصال ترافق الإستراتيجية، والعمل، وعناصر الموارد في نظام الوثائق.
  • الوحدات أو القسم أو المجالات المتخصصة (Units, division, or specialty areas)- يسأل العديد من الأفراد في المؤسسة كيف يؤثر هذا علي أو على القسم الخاص بي أثناء عملية التخطيط. يمكن أن توجد إستراتيجية في مثل هذه المنظمة المجردة أو مستوى النظام الإيكولوجي بحيث لا يمكن للأفراد فهم ما يجب عليهم فعله. تساعد خطط التنفيذ والتنفيذ هذا ، لكن أفضل الخطط الإستراتيجية تضمن التوافق العمودي. هذا هو الاتصال من أعلى إلى أسفل في المؤسسة. تتطلب بعض الخطط الإستراتيجية خططًا فرعية متوافقة من كل وحدة من وحدات المنظمة أو أقسامها أو مجالات تخصصها.

بالنسبة لكل عنصر من هذه العناصر، أود أن أجيب على كل عدد من الأسئلة التي تساعد في تحديد ما إذا كنا بحاجة إلى مستند أو ما إذا كان يمكن معالجة المشكلة بطريقة أخرى أو في مستند آخر. ما اسم هذا المستند؟ الأسماء مهمة عند العمل مع نظام الوثائق. المزيد من الاعتبارات هي كيفية تعليقها معًا وكيفية تسلسلها. من هو الجمهور؟ ليس كل جزء من الخطة الاستراتيجية مقبولًا أو ضروريًا لكل جمهور. في العديد من الخطط على سبيل المثال، تحتاج تفاصيل التنفيذ أن يراجعها فقط الموظفون والمديرون، في حين أن البيانات الإستراتيجية المهمة مثل الرؤية والقيم تحتاج إلى المشاركة على نطاق واسع. أيضًا، قد تحتاج بعض المستندات إلى إصدارات متعددة لجماهير متعددة. ما النتيجة التي يقودها؟ يجب أن يكون كل مستند في النظام موجودًا لسبب ما وبعده يجب أن يقود إلى نوع من النتائج أو التأثير. ما هي المحتويات؟ هذا غني عن القول، لكن علينا أن نفكر في طول كل وثيقة ومحتوياتها. مختصرة وموجزة أفضل من البديل. وأخيرًا، كيف يتعطل نظام المستندات معًا. لقد أصبح هذا الأمر أسهل بكثير الآن باستخدام مواد ذات ارتباط تشعبي عبر الإنترنت عما كانت عليه في أيام ملزمة الورق.
غالبًا ما أستخدم الرسم التالي في جلسة تخطيط استراتيجي أسميها ورشة الصياغة حيث أعمل مع فريق كتابة الخطة للبدء في تنظيم تفكيرهم حول نظام الوثائق التي قد تنشأ من عملية التخطيط. في بعض الأحيان، أقوم بإنشاء وإكمال شبكة تحتوي على كل سؤال كصفوف والمستندات كأعمدة لفهم نظام الوثائق بشكل أفضل عند تكوين خطة استراتيجية.
لا يمكن معالجة كل هذه الاعتبارات بشكل كامل في بداية المشاركة في التخطيط الاستراتيجي، ومع ذلك، وبدون التدقيق الكامل في الاحتمالات، فإننا ننتهي غالبًا بتوقعات يساء فهمها، أو حتى أسوأ من ذلك، في عملية تخطيط فاشلة. ومع ذلك، من خلال الحوار الصادق حول نظام الوثائق الذي يجب أن ينتج عن عملية التخطيط، يتم إنشاء الإمكانات، ويتم وضع المؤسسة في وضع أفضل للنجاح في هذه العملية.