يتم تعريف التدريب والتطوير ببساطة على أنه "الجهود الرسمية المستمرة التي يتم بذلها داخل المنظمة لتحسين أداء موظفيها". يمكن أيضًا وصف التدريب والتطوير على أنه "عملية تعليمية تنطوي على شحذ المهارات والمفاهيم وتغيير السلوكيات و التوجهات واكتساب المزيد من المعرفة لتحسين أداء الموظفين." في حين أن الأساليب الجديدة قيد التطوير المستمر، فقد أثبتت العديد من أساليب التدريب الشائعة أنها فعّالة للغاية. و تشمل بعض الأمثلة البارزة التوجهات ومحاضرات الصف الدراسي ودراسات الحالة ولعب الأدوار والمحاكاة والتدريب القائم على الكمبيوتر. و قد تركز برامج التدريب والتطوير على الأداء الفردي أو أداء الفريق. من أجل تعظيم وزيادة فعالية برنامج التدريب والتطوير، يجب على المؤسسات أن تقوم باستمرار بتقييم وتحديد احتياجات التدريب والتطوير الحالية لموظفيها لإعدادهم لشغل وظائفهم التالية لتحقيق نمو أعلى. و يتعين على المنظمات أن تدرك أن الموظفين المختلفين سيكون لديهم احتياجات مختلفة وأن هذه الاحتياجات ستتغير مع مرور الوقت مع استمرار هؤلاء العمال في حياتهم المهنية. فعندما تستثمر المنظمة في تحسين معارف ومهارات موظفيها، يتم إرجاع الاستثمار في شكل موظفين أكثر إنتاجية وفعالية. باختصار، يعد التدريب أمرًا ضروريًا للتطوير التنظيمي ونجاحه الذي يعد حقًا مثمرًا لكل من أصحاب العمل والعاملين في المؤسسة. فيما يلي بعض الفوائد المهمة للتدريب والتطوير.
زيادة الإنتاجية (Increased productivity): يعمل التدريب والتطوير بشكل مباشر على تحسين كفاءة الموظفين وإنتاجيتهم. ويبقى الموظفون على اطلاع بالتكنولوجيا الجديدة وبالتالي يستخدمون التكنولوجيا الموجودة بطريقة أفضل. فالموظفين المدربين تدريبًا جيدا يظهرون كل من الأداء الكمي و النوعي. وهناك هدر أقل للوقت والمال والموارد عندما يتم تدريب الموظفين تدريبًا مناسبًا.
إشراف أقل (Less supervision):يعمل التدريب على تحسين مجموعات المهارات الضرورية للموظفين وتمكينهم من معالجة المهام بشكل مستقل. وبعبارة أخرى، فإن الموظف المدرب تدريبًا جيدًا سيكون على دراية جيدة بالوظيفة، وبالتالي فإنه يحتاج إلى أقل قدر من الإشراف.
الحد من الأخطاء والحوادث (Reduction of errors & accidents): تحدث معظم الأخطاء بسبب أن العديد من الموظفين يفتقرون إلى المعرفة المطلوبة والمهارات الدقيقة المطلوبة للقيام بعمل معين. يضمن التدريب والتطوير المستمر حصول الموظفين على المهارات المناسبة في الوقت المناسب. وكلمّا زاد تدريب الموظف، كلمّا قلت فرص ارتكاب الأخطاء في العمل.
تجمع المواهب (Talent pool): يساعد إنشاء مجموعة من الموظفين المتدربين على سد الثغرات عندما يغادر شخص الشركة بشكل غير متوقع - أو إذا قبل نقل أو ترقية. يمكن تدريب الموظفين على مهارة إضافية بسيطة في المبيعات وخدمة العملاء والإدارة والعمليات. كما يعزز التدريب المتبادل أيضًا روح الفريق، حيث يقدر الموظفون التحديات التي يواجهها زملاء العمل.
كشف إمكانات الموظف (Uncover employee potential): معظم الشركات تتغاضى عن المواهب الخفية لموظفيها، ويوفر التدريب والتطوير منصة تحفيزية للموظفين لتبادل أفكارهم مع الإدارة. لقد ثبت أن بعض الموظفين قد يتوقون إلى القيام بدور قيادي في العمل، ولكن نظرًا لعدم وجود برنامج لتطوير القيادة، فإن هؤلاء الأفراد لا تتاح لهم الفرصة لإثبات قدرتهم أو مواصلة تطوير هذه المهارات المخفية. إن السماح للموظفين بحضور هذه البرامج يساعد على اكتشاف قادة الغد ضمن قوة العمل الحالية.
الرضا الوظيفي (Job satisfaction): التدريب والتطوير يجعل الموظفين يشعرون بالرضا أكثر عن الدور الذي يلعبونه في الشركة أو المؤسسة. وذلك مدفوعًا بالقدرة الكبيرة التي يكتسبونها لتنفيذ واجباتهم. فإنهم يشعرون بالإنتماء إلى الشركة أو المؤسسة التي يعملون من أجلها، والطريقة الوحيدة لمكافأتها هي تقديم أفضل الخدمات التي يمكنهم تقديمها.
الحد من دوران الموظفين والتغيب عن العمل (Reduction of turnover and absenteeism): إن تحول الموظفين يكلف الوقت والمال. و يخلق التدريب الشعور بالثقة في عقول الموظفين. إنه يوفر لهم الأمان في مكان العمل. و نتيجة لذلك، يتم تخفيض معدل دوران العمالة والتغيب عن العمل.
معالجة نقاط ضعف الموظف (Address employee weaknesses): لدى معظم الموظفين نقاط ضعف معينة في مكان عملهم، مما يعيقهم عن إعطاء أفضل النتائج. ويساعد التدريب في القضاء على نقاط الضعف هذه، من خلال تعزيز مهارات العمال وحل الحواجز الداخلية. يساعد برنامج التطوير المنظم جيدًا الموظفين على اكتساب مهارات ومعارف مماثلة، وبذلك يصل بهم جميعًا إلى مستوى موحد متقدم. هذا يعني ببساطة أن القوى العاملة بأكملها موثوقة و يمكن الإعتماد عليها، وبالتالي فإن الشركة أو المؤسسة لا يتعين عليها الاعتماد فقط على موظفين محددين.
زيادة الاتساق (Increased consistency): يمنح برنامج التدريب والتطوير المنظم بشكل جيد الموظفين معرفة وخبرة ثابتة. و يضمن الحصول على التدريب المنتظم أن يتمتع جميع الموظفين بخبرة و معرفة متسقة بالمهام والإجراءات، وهو أمر مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بسياسات الشركة وإجراءاتها الأساسية. يساعد التأكد من امتلاك جميع الموظفين للمعرفة المناسبة أيضًا على ضمان إكمال المهام في الوقت المحدد وبدون مشاكل، ولا توجد أسئلة يجب طرحها حول كيفية القيام بالأشياء. يجب أن تكون السلامة والتمييز والأعمال الإدارية من المهام الحاسمة التي تتطلب التدريب. ويشمل ذلك في الغالب الإجراءات الإدارية و أداب المهنة أثناء تنفيذ الواجب.
الحد من وقت التعلم (Reduction in learning time): التدريب المنهجي من خلال المدربين المدربين ضروري لتقليل فترة التدريب. إذا تعلم الموظفون من خلال التجربة والخطأ، فسيستغرقون وقتًا أطول وربما لا يستطيعون تعلم الطرق الصحيحة للقيام بالعمل. هنا يهتم التدريب بكل هذه الأشياء بطريقة مدمجة ويقلل من الإطار الزمني للتعلم الذاتي بشكل كبير.
روح الفريق (Team spirit): يساعد التدريب والتطوير في غرس الشعور بالعمل الجماعي، وروح الفريق، والتعاون بين الفرق. فهو يساعد في غرس الحماس للتعلم داخل الموظفين.
تنمية المهارات (Skills Development): يساعد التدريب والتطوير في زيادة المعرفة والمهارات الوظيفية للموظفين في كل مستوى. كما أنه يساعد على توسيع آفاق الفكر الإنساني والشخصية العامة للموظفين.
الاستخدام الأمثل للموارد (Optimum resource utilization): يساعد التدريب والتطوير بشكل كبير في توفير فرصة وهيكل واسع لتطوير المهارات الفنية والسلوكية للموارد البشرية في المؤسسة، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى الاستخدام الأمثل للموارد، و علاوة على ذلك، فإنه يساعد الموظفين على تحقيق النمو الشخصي.
بالإضافة إلى السيناريوهات المذكورة أعلاه، يؤدي التدريب والتطوير إلى تحسين الربحية و التوجهات الأكثر إيجابية تجاه التوجه نحو الربح، كما أنه يساعد في التطوير التنظيمي، أي أن المنظمة تحصل على اتخاذ قرارات أكثر فعالية وحل المشكلات. و يساعد التدريب والتطوير في فهم وتنفيذ السياسات التنظيمية وبالتالي تطوير المهارات القيادية، والتحفيز، والولاء، و التوجه الأفضل، وغيرها من الجوانب التي عادًة ما يعرضها الموظفون والمديرون الناجحون. و يدل التدريب والتطوير على الالتزام بإبقاء الموظفين على أحدث المعرفة والممارسة.