تحليل الاحتياجات: كيفية تحديد الاحتياجات التدريبية

يسلط الفصل الضوء على:

  1. أنواع تحليل الإحتياجات
  2. المعرفة و المهارات و القدرات
  3. التقنيات و الأساليب
  4. قائمة مرجعية لتقييم التقييم

المقدمة (Introduction)
تتطلب بيئة العمل اليوم أن يكون الموظفون مهرة في أداء المهام المعقدة بطريقة تتسم بالكفاءة و الفعالية من حيث التكلفة و بشكل آمن. و يعد التدريب ضروري فهو (أداة لتحسين الأداء) عندما لا يكون أداء الموظفين على مستوى معين أو عند مستوى متوقع من الأداء. ويشير الفرق بين المستوى الفعلي لأداء الوظائف والمستوى المتوقع لأداء الوظائف إلى الحاجة إلى التدريب. لذا، فإن تحديد الاحتياجات التدريبية هو الخطوة الأولى في طريقة موحدة للتصميم التعليمي.
وسيحدد تحليل الاحتياجات التدريبية الناجح أولئك الذين يحتاجون إلى التدريب ونوع التدريب المطلوب. ومن غير المجدي توفير التدريب للأفراد الذين لا يحتاجون إليه أو تقديم نوع خاطئ من التدريب. يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية على استخدام موارد التدريب بشكل جيد.
أنواع تحليل الإحتياجات (Types of Needs Analyses)
تتوفر العديد من تقييمات الاحتياجات لاستخدامها في سياقات التوظيف المختلفة. و إليك المصادر التي يمكن أن تساعدك في تحديد تحليل الاحتياجات التي تناسب وضعك.

  • التحليل التنظيمي (Organizational Analysis). تحليل احتياجات العمل أو الأسباب الأخرى للتدريب المطلوب. تحليل استراتيجيات المنظمة وأهدافها، و غايتها. ما الذي تحاول المنظمة بأكملها تحقيقه؟ و الأسئلة الهامة التي يجيب عليها هذا التحليل هي من هو الشخص الذي قرر أن هذا التدريب يجب أن يتم عقده، و لماذا يعتبر برنامج التدريب هو الحل الموصى به لمشكلة الأعمال التجارية، و ما هو تاريخ المنظمة فيما يتعلق بتدريب الموظفين و غيرها من التدخلات الإدارية.
  • تحليل الشخص (Person Analysis): تحليل التعامل مع المشاركين المحتملين والمدربين المشاركين في العملية. و الأسئلة المهمة التي يجيب عليها هذا التحليل هي من الذي سيتلقى التدريب و مستوى معرفته الحالية حول الموضوع، ما هو أسلوب تعلمه، و من الذي سيقوم بالتدريب. هل يمتلك الموظفون المهارات المطلوبة و اللازمة؟ هل هناك تغييرات في السياسات أو الإجراءات أو البرامج أو المعدات المطلوبة أو اللازمة للتدريب؟
  • تحليل العمل/ تحليل المهام (Work analysis/Task Analysis). تحليل المهام التي يتم تنفيذها. هذا هو تحليل الوظيفة و متطلبات أداء العمل. و يعرف هذا التحليل أيضًا بتحليل المهام أو تحليل الوظائف، و يسعى إلى تحديد الواجبات الرئيسية و مستوى المهارات المطلوبة. مما يساعد على ضمان أن التدريب الذي يتم تطويره سوف يشمل روابط ذات صلة بمحتوى الوظيفة.
  • تحليل الأداء (Performance Analysis). ھل یقوم العاملون بعمل ما یصل إلی المستوى المحدد؟ إذا كان الأداء أقل من التوقعات، هل يمكن أن يساعد التدريب على تحسين هذا الأداء؟ هل هناك فجوة في الأداء؟
  • تحليل المحتوى (Content Analysis): تحليل الوثائق والقوانين والإجراءات المستخدمة في العمل. و هذا التحليل يجيب على أسئلة حول ما هي المعرفة أو المعلومات المستخدمة في هذه الوظيفة. تأتي هذه المعلومات من الكتيبات أو المستندات أو الوائح. و من الهام ألا يتعارض محتوي التدريب مع متطلبات العمل. و يمكن للعامل ذو الخبرة المساعدة (كخبير في الموضوع) في تحديد المحتوى المناسب.
  • تحليل ملائمة التدريب (Training Suitability Analysis). تحليل ما إذا كان التدريب هو الحل المطلوب. فالتدريب هو واحد من عدة حلول لمشاكل العمالة. و مع ذلك، فإنه قد لا يكون دائمًا الحل الأفضل. لذا، من المهم تحديد ما إذا كان التدريب سيكون فعالًا في استخدامه أم لا.
  • تحليل التكلفة و الفائدة ( Cost-Benefit Analysis): تحليل العائد على الإستثمار (ROI) من التدريب، ويؤدي التدريب الفعال إلى عودة القيمة إلى المنظمة أكبر من الاستثمار الأولي لإنتاج التدريب أو إدارته.

المعرفة و المهارات و القدرات (Knowledge, Skills, and Abilities)
غالبا ما يتطلب مكان العمل اليوم من الموظفين أن يكونوا مفكرين مستقلين مسئولين عن اتخاذ قرارات جيدة استنادًا إلى معلومات محدودة. و قد يتطلب هذا النوع من العمل إلى التدريب إذا لم يكن لدى الموظف هذه المهارات. و فيما يلي قائمة بالكفاءات المختلفة التي قد يتطلب من الموظفين أن يمتلكوها من أجل أداء عملهم بشكل جيد.

  • القدرة على التكيف.
  • مهارات تحليلية.
  • توجيه العمل.
  • المعرفة بالأعمال التجارية/ الفطنة.
  • التدريب/ تنمية و تطوير الموظفين.
  • الإتصالات.
  • التركيز على العملاء.
  • اتخاذ القرار.
  • الإدارة المالية.
  • المنظور العالمي.
  • التعاون.
  • مهارات التعامل مع الأخرين.
  • القيادة.
  • تحديد الأهداف.
  • إدارة المخاطر.
  • الإقناع و التأثير.
  • التخطيط.
  • حل المشكلات.
  • إدارة المشروع.
  • التركيز على النتائج.
  • الإدارة الذاتية.
  • العمل بروح الفريق الواحد.
  • التكنولوجيا.

هل المعرفة و المهارات و القدرات لازمة قبل تعيين الموظف؟ هل يتم تضمين هذه المعرفة و المهارات و القدرات في تعين أي وظيفة شاغرة أو إعلانات؟ هل هم بحاجة لذلك؟
التقنيات (Techniques)
و تشمل العديد من التقنيات الأساسية لتقييم الإحتياجات ما يلي:

  • الملاحظة المباشرة.
  • الإستبيان.
  • التشاور مع الأشخاص في المناصب الرئيسية، أو الذين لديهم معرفة محددة.
  • مراجعة المواد المطبوعة ذات الصلة.
  • المقابلات.
  • مجموعات التركيز.
  • التقييمات/ الإستطلاعات.
  • دراسة السجلات و التقارير.
  • عينات و نماذج العمل.

إجراء التحليلات التنظيمية (Conducting an Organizational Analyses)
تحديد الموارد المتاحة للتدريب. ما هي مهمة و أهداف المنظمة فيما يتعلق بتطوير الموظفين؟ و ما هو الدعم الذي ستقدمه الإدارة العليا والمديرون نحو التدريب؟ هل تدعم المنظمة هذه العملية؟ هل هناك موارد كافية (مالية وموظفين)؟
إجراء تحليل العمل/ المهمة (Conducting a Work / Task Analysis)
مقابلة خبراء الموضوع (الشركات الصغيرة و المتوسطة) و العاملين ذوي الأداء المرتفع. و مقابلة المشرفين و المديرين المسئولين. و مراجعة توصيف الوظائف و المعلومات المهنية. و تطوير فهم ما يحتاج الموظفين لمعرفة من أجل أداء وظائفهم.
الأسئلة المهمة التي يجب طرحها عند إجراء تحليل المهام:

  1. ما هي المهام التي يتم تنفيذها؟
  2. كم مرة يتم تنفيذها؟
  3. ما مدى أهمية كل مهمة؟
  4. ما هي المعرفة اللازمة لأداء المهمة؟
  5. ما مدى صعوبة كل مهمة؟
  6. ما هي أنواع التدريب المتاحة؟

راقب الموظف الذي يؤدي الوظيفة. و قم بتوثيق المهام التي يتم تنفيذها. و عند توثيق المهام، تأكد من بدا كل مهمة بفعل عملي. كيف يقارن تحليل المهام هذا بالوصف الوظيفي الحالي؟ هل غاب تحليل المهمة عن أي جزء مهم من الوصف الوظيفي؟ هل تم تنفيذ المهام التي تم حذفها من الوصف الوظيفي؟
قم بتنظيم المهام المُحددة. و تطوير سلسلة المهام، أو ترتيب قائمة المهام حسب الأهمية.
هل هناك اختلافات بين الموظفين ذوي الأداء المرتفع و المنخفض في مهام العمل المحددة؟ هل هناك اختلافات بين الخبراء و المبتدئين؟ هل من شيؤدي توفير التدريب على تلك المهام إلى يتحسين الأداء الوظيفي للموظف؟
و يطلب من معظم الموظفين اتخاذ قرارات بناءًا على المعلومات. كيف يتم جمع المعلومات من قبل الموظف؟ ماذا يفعل الموظف بالمعلومات؟ هل يمكن تدريب هذه العملية؟ أو هل يمكن للتدريب تحسين هذه العملية؟
تحليل المهام المعرفية أو الإدراكية (Cognitive Task Analysis)
تطوير نموذج المهمة. اظهر أين توجد نقاط القرار و ما هي المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات و الإجراءات التي تتخذ بناءًا على تلك المعلومات. يجب أن يكون هذا النموذج تمثيل تخطيطي أو تصويري للمهمة. و يتم تطوير هذا النموذج من خلال مراقبة و مقابلة الموظفين. و الهدف من ذلك هو تطوير النموذج الذي يمكن استخدامه لتوجيه تطوير البرامج التدريبية و المناهج الدراسية.
و نظرًا لأن التدريب يستند إلى مهام وظيفية محددة، فقد يشعر الموظفون بمزيد من الراحة في بذل الجهد للمشاركة في التدريب.
قم بجمع المعلومات حول كيفية تنفيذ المهمة بحيث يمكن استخدمها لتشكيل نموذج للمهمة. راجع المسميات و الأوصاف الوظيفية للحصول على فكرة عن الهام المنجزة. راقب الموظف الذي يؤدي الوظيفة. راجع التدريب الحالي المتعلق بالوظيفة. تأكد من مراقبة كل من الخبراء والمبتدئين للمقارنة.
تحليل الأحداث الهامة (Critical Incident Analysis)
دليل مقابلة الأحداث الهامة.
إجراء تحليل الأداء (Conducting a Performance Analysis)
تستخدم هذه التقنية لتحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب. و مراجعة تقييمات الأداء. و مقابلة المديرين و المشرفين. و البحث عن مقاييس الأداء مثل المعايير و الأهداف.
مصادر بيانات الأداء:

  1. تقييمات الأداء.
  2. الإلتزام بالحصة النسبية/ الكوتا (غير متفق عليه)
  3. مقاييس الأداء.
  4. معدل الدوران.
  5. الإنكماش.
  6. التسريب.
  7. الإفساد و التلف.
  8. الخسائر.
  9. الحوادث.
  10. حوادث السلامة.
  11. التظلمات و الشكاوي.
  12. التغيب عن العمل.
  13. الوحدات اليومية.
  14. الوحدات الاسبوعية.
  15. العائدات.
  16. شكاوي العملاء.

هل هناك اختلافات بين الموظفين ذوي الأداء العالي والمنخفض في كفاءات محددة؟ هل سيؤدي توفير التدريب على تلك الكفاءات إلى تحسين الأداء الوظيفي للموظف؟
القائمة المرجعية لتحليل الإحتياجات التدريبية (Checklist for Training Needs Analysis)
من المفيد أن يكون لديك طريقة منظمة لاختيار التقييم المناسب لاحتياجاتك. و يمكن للقائمة المرجعية أن تساعدك في هذه العملية. يجب أن تلخص قائمتك المرجعية أنواع المعلومات التي تمت مناقشتها أعلاه. على سبيل المثال، هل التقييم صالح للغرض المقصود؟ هل يعتبر موثوق و عادل؟ هل هو فعال من حيث التكلفة؟ هل من المرجح أن ينظر المشاركين إلى هذه الأداة على أنها عادلة و صالحة ؟ فكر أيضًا في سهولة أو صعوبة الإدارة، و الأهداف، وتفسير الموارد المتاحة. إن استكمال قائمة مرجعية لكل اختبار تفكر فيه سيساعدك في مقارنته بسهولة أكبر.