لكل هدف يراد تحقيقه فلا بد من وضع خطه له , حيث أن التخطيط يسبق التنفيذ و عملية التنفيذ تحتاج إلى رقابة للتأكد من أن التنفيذ يسير مع الخطط الموضوعة .
و تعتبر الرقابة أحد ووظائف الإدارة التي يمكن عن طريقها أن ينم التأكد من أن كل فرد في المنظمة يقوم بالأعمال المكلف بها في الوقت المناسب و يستخدم الموارد المناسبة بما يحقق الأهداف المحددة سابقا .
أغراض الرقابة الإدارية :

  • التأكد من دقة الأداء و الانجاز و أنه يتم وفق الخطط الموضوعة .
  • معرفة المشكلات التي تعترض التنفيذ و تحليلها و إزالتها .
  • تساعد المنظمة في أن تعدل من نفسها و تحسن أدائها .
  • تفيد في صياغة أهداف جديدة للمنظمة .
  • التأكد من أن العمليات الفنية تسير وفقا للأصول المعروفة .
  • التأكد كم قيام العاملين بواجباتهم طبقا لما هو مقرر و كشف جوانب القصور في الأداء لتقويمها
  • تقييم أداء المنظمة بإدارتها و أقسامها .

أنواع الرقابة الإدارية :

  • الرقابة الداخلية (الذاتية ):

و تعني وجود رقابة ذاتية تراقب بها الإدارة نفسها .و تقوم على خلق الأدوات و الوسائل الرقابية و إدماجها في الهيكل و البناء التنظيمي للوحدة الإدارية و تضمن عدم خروج الأداء الوظيفي عن النطاق المحدد من قبل الإدارة.
و هي تتطلب فهما مرنا لمختلف الاعتبارات التي تتحكم في أداء العاملين بالمنظمة , و هي تمارس من خلال التدرج الوظيفي إلى جانب أجهزة الرقابة .

  • الرقابة الخارجية : و تتولاها جهات مستقلة عن السلطة التنفيذية داخل المنظمة و تستهدف الكشف عما يكون قد وقع من أخطاء و انحرافات لم تكشفها الرقابة الداخلية .
  • وسائل الرقابة الإدارية :
  • الإشراف و الملاحظة : حيث يقوم على الاتصال المباشر بالعاملين و توجيه النصح و التوجيه لهم و مكافآتهم على إجادتهم و عقابهم حال إهمالهم . و هي تتم على كافة المستويات الإدارية عن طريق الإشراف و الملاحظة .
  • التفتيش : و التفتيش يهدف للتأكد من حسن أداء الأعمال و سلامة الإجراءات و الكشف عن الأخطاء و مسبباتها و تحديد المتسبب فيها.
  • التقارير : و هي قد تكون شفوية أو مكتوبة و تشمل التقارير الإنشائية و الرقمية و الخرائط و الإشكال البيانية و النقد و توجيه اليوم و التحريات و المتابعة و الميزانيات التقديرية و السجلات و الإحصاءات .
  • مجالات الرقابة :

الرقابة على الإنتاج أو الخدمات المقدمة من خلال المنظمات للتأكد من أن الكميات المطلوب انجازها تتحقق بالمستوى المطلوب .

  • الرقابة المالية على أوجه الإيرادات و المصروفات .
  • الرقابة على مستلزمات الإنتاج .
  • الرقابة على التكاليف و على الوقت .

مراحل العملية الرقابية :

  1. مرحلة وضع المعايير .
  2. قياس نتائج التنفيذ و مقارنتها بالمعايير .
  3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية .

أسس الرقابة السليمة :

  • أن نظم الرقابة يجب أن يعكس أو يلاحظ أزوجه النشاط المختلفة في المنظمة و حاجتها .
  • يجب أن تكشف الرقابة الانحرافات عن خطط العمل بسرعة و في وقت مناسب .
  • أن تتسم أنظمة الرقابة بالمرونة .
  • أن تتمشى أنظمة الرقابة مع الجهاز التنظيمي للقسم أو الإدارة أو المنظمة .
  • أن يكون النظام الرقابي اقتصاديا .
  • الوضوح و السهولة .
  • أن يمكن النظام الرقابي من التصرفات الصحيحة .
  • أن تتسم الأنظمة الرقابية بالموضوعية .

إن الرقابة عملية في غاية الأهمية للمنظمات المعاصرة و هي عملية حتمية و أرى أن الرقابة الذاتية ينبغي التأكيد عليها و أن تفعل من خلال تنمية مستوى الولاء للمنظمة و هذا يستلزم جهودا مميزة من قبل أفراد الإدارة العليا و إدارة حكيمة تراعي اعتبارات و مصالح كل الأطراف في المنظمة و بما يزيد من الولاء و بالتالي تتحقق الرقابة الذاتية من العاملين أنفسهم و بالتالي تنعكس على الأداء في صورة إيجابية .